In diesem Artikel:

1. Interne Kommunikation Definition
2. Grundpfeiler der internen Kommunikation
3. Die 5 besten Instrumente für die Unternehmenskommunikation
4. Digitale Kommunikationsstrategien erfolgreich umsetzen
5. Maßnahmen zur Messung der Effektivität
6. Interne Kommunikation Beispiele
7. Fazit

Mit der voranschreitenden Digitalisierung setzen Unternehmen auf neue Strategien, um die Kundenkommunikation zu verbessern. Laut Statistik nutzen im Jahr 2024 ungefähr 19 % die Vorteile digitaler Tools, um mit Kunden zu kommunizieren – 2023 waren es nur 11 %.

Doch auch in der internen Kommunikation sollten Unternehmen digitale Methoden priorisieren, um Effektivität und Flexibilität zu erhöhen. Deshalb nennen wir nachfolgend die Best Practices für eine bessere Kommunikation im Team.

Das Wichtigste in Kürze

Digitale Tools versprechen eine effektive Kommunikation und fördern die Flexibilität sowie auch den Informationsaustausch zwischen Mitarbeitenden. Am besten eignen sich kollaborative Tools wie Slack und Asana, Digital Signage Anwendungen, E-Learning-Plattformen, Instant Messaging Services und Mobile Apps.

Um diese Instrumente erfolgreich zu etablieren, sollten Führungskräfte ihre Mitarbeiter schulen, mit Eingewöhnungsphasen planen und regelmäßiges Feedback einholen. Zudem sind in der internen Kommunikation bestimmte Herausforderungen zu beachten, beispielsweise technische Ausfälle und dass Tools nach ihrer Zweckmäßigkeit ausgewählt werden.

Interne Kommunikation Definition

Die interne Kommunikation beschreibt alle Methoden und Vorgehensweisen für den Informationsaustausch zwischen Mitarbeitenden. Hierbei etablieren Unternehmen verschiedene Instrumente, um den Austausch zu fördern, damit sich die Mitarbeitermotivation, die Teamarbeit und die Effektivität, beispielsweise bei der Zielsetzung, erhöhen.

Grundpfeiler der internen Kommunikation

Transparenz

Kommunikationsinstrumente sind nur hilfreich, wenn sie den offenen und transparenten Dialog zwischen Mitarbeitern fördern. Die interne Kommunikation darf nicht daran scheitern, dass ein unzureichender Austausch von Informationen besteht. Und dieses Problem ist in den meisten Firmen präsent: Laut einer Umfrage gaben 74 % an, dass die interne Kommunikation nicht gut genug ist und sie dadurch das Gefühl haben, keine Neuigkeiten zu erfahren.

Zweckorientierung

Kommunikation und der Unternehmenserfolg gehen Hand in Hand. Die interne Kommunikation verbessern klappt nur, wenn die ausgewählten Instrumente ein bestimmtes Ziel verfolgen oder Vorteile wie mehr Effizienz und Flexibilität versprechen.

Einbindung der Mitarbeiter

Mitarbeiter einzubinden bedeutet, dass man bei der Wahl der Kommunikationsinstrumente auch die verschiedenen Wünsche und Kenntnisse der Angestellten berücksichtigt. Beispiel: Wenn 15 von 20 Mitarbeitern bisher nur Asana genutzt haben, ist es wenig zielführend, Trello als Tool für das Projektmanagement zu etablieren. Umfragen und Feedback helfen dabei, die besten Instrumente der internen Kommunikation zu identifizieren.

Vielfältige Kommunikationswege

Für eine bessere Kommunikation sollten Teams verschiedene Instrumente nutzen, darunter Projektmanagement-Tools, E-Mails, Meeting-Tools oder sogar ein eigenes Social Intranet. Durch die Vielfalt ist es möglich, Informationen über verschiedene Wege auszutauschen.

Feedbackkultur

Die Möglichkeit, Feedback zu geben und zu erlangen, spielt eine wichtige Rolle in der internen Kommunikation. Führungskräften ist es dadurch möglich, auf die Wünsche der Mitarbeiter einzugehen, Ideen zu berücksichtigen und die Effektivität zu erhöhen.

Die 5 besten Instrumente für die Unternehmenskommunikation

Kollaborative Plattformen

Anwendungen wie Slack oder Asana sind zielführende Maßnahmen, um die interne Kommunikation zu verbessern. Das Team tauscht sich untereinander aus und hat die Möglichkeit, Gruppen für verschiedene Projekte zu erstellen. Zudem erfolgt der Dialog ortsunabhängig und Mitarbeiter können flexibel auf Nachrichten reagieren. Auch Team-Calls und das Erstellen von To-do-Listen ist möglich, um die Zusammenarbeit zu fördern.

Slack-Dashboard | Quelle: https://slack.com/intl/de-de/resources/using-slack/apps-and-workflows

Bei der Nutzung dieser Tools ist es wichtig, die Organisation zu berücksichtigen. Aufgaben geraten schnell durcheinander und wenn sich nicht jeder um die Pflege seines Boards kümmert, werden indirekt falsche Informationen kommuniziert.
Ein Beispiel hierfür ist die To-do-Liste von Asana – Mitarbeiter können ihre Aufgaben abhaken, um anderen mitteilen, dass sie erledigt sind. Kümmern sich einzelne aber nicht darum, bleibt der Rest des Teams in Ungewissheit oder denkt, dass die Aufgaben noch zu erledigen sind. Deshalb ist es wichtig, jeden Mitarbeiter zu unterweisen, sodass derartige Missverständnisse ausbleiben.

Kanban-Board von Asana | Quelle: https://blog.asana.com/2016/11/introducing-boards/

Zu den Kommunikations-Tools zählen auch Anwendungen wie Teams, Google Meet oder Zoom. Diese ermöglichen Mitarbeitern die ortsunabhängige Teilnahme an Meetings, wodurch das Team flexibler arbeitet.

Mobile Apps

Durch hauseigene Mobile Apps verbessern Unternehmen die interne Kommunikation. Warnhinweise und Neuigkeiten erreichen viele Personen, zudem können sich die Mitarbeitenden von überall aus für Veranstaltungen anmelden. Hierbei ist die Programmierung einer eigenen App nicht notwendig, denn über Anwendungen wie Staffbase ist es möglich, ein Intranet aufzubauen.

Staffbase | Quelle: https://staffbase.com/en/sharepoint-integrations/

Die Vorteile für die interne Kommunikation liegen auf der Hand: Mitarbeiter haben schnell Zugang zu Neuigkeiten und können diese flexibel abrufen. Mobile Apps versprechen auch einen besseren Informationsfluss als Zeitungen oder Magazine, denn sie sind ortsunabhängig zugänglich. Darüber hinaus verbessert sich auch das Engagement, denn Mitarbeiter können sich direkt und mit wenigen Klicks für Veranstaltungen anmelden.

Ein weiterer Vorteil ist die Langlebigkeit der Informationen. Magazine oder Zeitungen bekommen regelmäßig neue Auflagen, hingegen sind ältere Neuigkeiten jederzeit über mobile Apps abrufbar. Von dieser Flexibilität profitieren auch die Firmen, denn sie müssen keine Magazine in den Druck geben – sie sparen Geld und Neuigkeiten werden innerhalb weniger Minuten über die App bereitgestellt. Letzteres ist vor allem bei akuten Hinweisen sinnvoll, beispielsweise zu Hygienevorschriften.

Ebenfalls möglich ist die Erweiterung um Gamification-Elemente. Firmen können ihre Angestellten mit Punkten belohnen, wenn sie an Veranstaltungen teilnehmen. Das wirkt sich laut einer Umfrage positiv auf die Produktivität aus.

Digital Signage

Eine zentrale Herausforderung digitaler Kommunikationsinstrumente besteht darin, dass sie nicht jeder im Team nutzt. Dadurch profitieren nicht alle vom Informationsfluss oder ihnen entgehen die aktuellen Nachrichten. Unternehmen können jedoch nicht überwachen, ob alle Mitarbeitenden sich über die Mobile App informieren – und das wirkt sich nachteilig auf die Kommunikation aus.

Viele unserer Kunden haben diese Erfahrungen gemacht und nutzen deshalb die Stärken von Digital Signage. Displays, zum Beispiel in Pausenräumen, stellen den Informationsfluss sicher und werten das Unternehmensimage auf.

Doch Unternehmen profitieren beim Einsatz von Digital Signage nicht nur von einem Verteiler für Intranet-Neuigkeiten. So ist es beispielsweise auch möglich, die Displays als Connector für kollaborative Anwendungen zu nutzen, um Mitteilungen aus Slack oder Teams zu kommunizieren.

Zudem können interne Stellen ausgeschrieben werden, um sie mit bestehenden Mitarbeitern zu besetzen und die Fluktuationsrate zu verringern. Und durch die Touchscreen-Funktion können Mitarbeiter direkt eine Bewerbung oder auch digitale Feedbackbögen ausfüllen.

-> Hier erfährst du mehr über die Vorteile von Digital Signage für die Mitarbeiterkommunikation

Der größte Vorteil von Digital Signage Displays besteht jedoch in der Reichweite. Mobile Apps erfordern ein aktives Handeln, denn Mitarbeiter müssen sie selbst öffnen – Displays stehen hingegen an ausgewählten Standorten, um Aufmerksamkeit zu gewinnen. Digital Signage ist somit eine passive Ergänzung der Kommunikationsstrategie und erreicht das Team an Standorten mit viel Personenverkehr (z. B. Kantine oder Pausenräume).

Digitale Schulungen und E-Learning

Die interne Kommunikation verbessern bedeutet auch, Mitarbeiter gleichermaßen zu fördern. Und hierfür eignen sich digitale Schulungen. Es gibt verschiedene E-Learning-Plattformen für Unternehmen, darunter iSpring Learn LMS, Talent LMS oder Litmos. Theoretisch besteht auch die Möglichkeit, Kurse über Udemy zu veröffentlichen und sie dem Team kostenlos bereitzustellen.

Der primäre Vorteil solcher Plattformen besteht in der Flexibilität. Digitale Schulungen finden nicht live statt – stattdessen können sie einmal aufgenommen und dann jederzeit abgerufen werden. Langfristig sparen Firmen finanzielle und zeitliche Ressourcen, denn sie müssen keine Veranstaltungen organisieren. Es ist regelrecht notwendig, die Schulungen in das Portal hochzuladen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden innerhalb einer gesetzten Frist daran teilnehmen.

Instant Messaging Tools

Instant Messaging Tools wie WhatsApp oder Telegram verknüpfen die Mitarbeitenden über Gruppenchats. Sie unterstützen die Unternehmensziele durch flexible Kommunikation und Absprachen im Team. Und so gut wie jeder Angestellte weiß mit solchen Diensten umzugehen – denn immerhin nutzen mehr als 80 % der Bevölkerung WhatsApp (Quelle). Und das ist ein entscheidender Faktor, denn Mitarbeiter müssen die Instrumente für eine zweckorientierte Nutzung verstehen.

WhatsApp-Gruppen eignen sich, um Veranstaltungen oder wichtige Hinweise zu kommunizieren. Sie ersetzen jedoch keine Anwendungen für das Projektmanagement oder Meetings. Sie sollten daher nur ergänzend eingesetzt werden.

Digitale Kommunikationsstrategien erfolgreich umsetzen

Um besagte Maßnahmen erfolgreich zu nutzen, sind bestimmte Aspekte zu beachten. Es ist nämlich sicherzustellen, dass eine Kommunikationsstrategie für die gesamte Belegschaft funktioniert und niemand außen vor bleibt.

Einführungen und Schulungen

Die verschiedenen Instrumente der internen Kommunikation haben eines gemeinsam: Nicht alle Mitarbeitenden sind mit ihnen vertraut. Die meisten haben Erfahrung im Umgang mit Online-Meeting-Anwendungen oder Instant Messaging Services, aber nicht mit E-Learning-Plattformen oder Projektmanagement-Dienste.

Betrachte die Mitarbeitenden wie Zielgruppen, die verschiedene Bedürfnisse haben und deren Kenntnisstand sich unterscheidet. Deshalb sind Workshops, Inhouse-Schulungen, Meetings oder Schritt-für-Schritt-Leitfäden wichtig, damit alle Mitarbeitenden ein Gespür für die Nutzung digitaler Instrumente entwickeln.

Eingewöhnungsphasen beachten

Die interne Kommunikation ist ein Erfolgsfaktor des Unternehmens, denn nur mit transparenter Kommunikation ist die zielgerichtete Umsetzung von Projekten möglich. Doch wenn neue Instrumente der internen Kommunikation etabliert werden, ist mit einer Eingewöhnungsphase zu planen.

Das Team muss zunächst einen Workflow entwickeln, um Informationen effektiv auszutauschen. Nicht jeder denkt von Anfang an daran, seine Aufgaben in Asana oder Trello abzuhaken – und nicht jeder informiert sich über die hauseigene Mobile App bezüglich Veranstaltungen oder Neuigkeiten. Ein verbindlicher Leitfaden oder ein strukturiertes Konzept hilft dabei, feste Routinen in der Kommunikation zu etablieren.

Ausfälle vorbeugen

Eine Herausforderung der internen Kommunikation mit digitalen Medien besteht in dem Ausfallrisiko. Internetprobleme und Serverüberlastungen erschweren die Kommunikation oder dass Mitarbeiter an Meetings teilnehmen. Deshalb ist es sinnvoll, alternative Lösungen zu etablieren, um Ausfällen vorzubeugen.

Eine Möglichkeit besteht darin, dass wichtige Meetings nur vor Ort im Unternehmen stattfinden. Zudem sollten wichtige Informationen nicht nur über Slack, sondern auch über WhatsApp kommuniziert werden. Das erhöht zwar den Aufwand, aber nur minimal und dein Team ist auf der sicheren Seite.

Feedback einholen

Führungskräfte sollten sich regelmäßig Feedback ihrer Mitarbeiter einholen. Damit stellen Unternehmen sicher, dass jeder die Instrumente effektiv nutzt und sie versteht. Feedbackbögen oder digitale Umfragen sind zielführende Maßnahmen für die Auswertung, ob Mitarbeiter die Anwendungen als sinnvoll betrachten oder wie sie die interne Kommunikation bewerten.

Ganz wichtig: Feedback gilt es zu berücksichtigen. Umfragen durchzuführen ist nicht zielführend, wenn sie Unternehmen nicht zur Verbesserung der Kommunikation heranziehen. Suche das Gespräch mit den Angestellten und erkenne das Optimierungspotenzial.

Ressourcen prüfen

Unternehmen müssen sich bei der Wahl der Instrumente auch damit befassen, wie viele Ressourcen zur Verfügung stehen. Nicht nur finanzielle Ressourcen für beispielsweise Digital Signage Displays, sondern auch personelle Ressourcen für die Contenterstellung. Die hauseigene Mobile App oder Digital Signage Anwendungen verbessern die interne Kommunikation nur, wenn sie ansprechende Inhalte kommunizieren.

Im Kern müssen sich Unternehmen mit folgenden Fragen befassen:

• Haben wir genug finanzielle Ressourcen für die Anschaffung oder Programmierung von Anwendungen?
• Über welches Know-how verfügen wir, um Content zu erstellen oder Schulungen für die Anwendungen durchzuführen?
• Wer kümmert sich längerfristig darum, Content zu erstellen?
• Wie stellen wir sicher, dass Mitarbeiter an verpflichtenden Online-Schulungen teilnehmen? Wer prüft das?

Die Kleinigkeiten beachten

Die interne Kommunikation scheitert oft an Kleinigkeiten. Zum Beispiel, dass Mitarbeiter versehentlich ihre Push-Benachrichtigungen deaktivieren. Hierbei geht die Transparenz verloren und einzelne Mitarbeiter können sich nicht am Dialog beteiligen. Derartige Hürden sind von Anfang zu beseitigen – deshalb empfehlen wir ein Konzept, das nicht nur die Anforderungen definiert, sondern auch mögliche Hürden im Umgang mit digitalen Anwendungen aufzeigt.

Verschiedene Instrumente vereinen

Um die interne Kommunikation ganzheitlich zu optimieren, sollten Unternehmen verschiedene Instrumente und Anwendungen miteinander kombinieren. Digital Signage ist beispielsweise eine zielführende Maßnahme, um Informationen aus der Mobile App zu ergänzen. Und mit WhatsApp-Gruppen stellt das Team sicher, dass wichtige Neuigkeiten nicht verloren gehen, weil jemand die Push-Benachrichtigungen von Asana deaktiviert hat.

Für die Kombination diverser Instrumente spricht, dass Unternehmen verschiedene Stärken miteinander kombinieren. Slack nutzen viele für die Team-Kommunikation, doch kaum jemand für Anrufe. Hierbei ist es möglich, auf Anwendungen wie Zoom zurückzugreifen.

Maßnahmen zur Messung der Effektivität

Engagement der Mitarbeiter

Die Engagement-Rate gibt Auskunft darüber, wie viele Mitarbeiter an Umfragen teilnehmen oder sich für interne Stellenausschreibungen bewerben. Doch auch die Teilnehmerzahl für Online-Schulungen oder die Anzahl erledigter Aufgaben im Projektmanagement-System sind aussagekräftige Maßstäbe.

Relevant ist letztendlich die Qualität des Engagements. Teilnahmen an Online-Schulungen sind nicht aussagekräftig, wenn nur wenige Mitarbeiter die Weiterbildung abschließen. Und Umfragen bieten dem Unternehmen auch keinen Mehrwert, wenn sie keine Erkenntnisse liefern. Hier sind Maßnahmen einzuleiten, um die Engagement-Qualität zu verbessern, beispielsweise die bestehenden Fragebögen anzupassen.

Warum ist diese KPI wichtig?

Die Engagement-Rate gibt Aufschluss über die Schwächen der internen Kommunikation. Bei einem zu schlechten Engagement erreichen Nachrichten oder Content möglicherweise nicht genug Personen oder es fehlt an Transparenz in der Kommunikation. Auch deaktivierte Push-Benachrichtigungen sind möglicherweise der Grund. Hier müssen Unternehmen ansetzen und die Hintergründe in Erfahrung bringen, beispielsweise durch Umfragen oder verbindliche Meetings.

Mitarbeiterzufriedenheit

Zur Bewertung der internen Kommunikation ist die Mitarbeiterzufriedenheit der wichtigste Maßstab. Durch Umfragen und Feedbackbögen erfährt das Unternehmen, ob Mitarbeiter mit der Kommunikationsstrategie zufrieden sind und wo es noch Verbesserungspotenzial gibt.

Warum ist diese KPI wichtig?

Die interne Kommunikation funktioniert nur, wenn alle an einem Strang ziehen. Die Anwendungen müssen für alle funktionieren, denn nur so ist ein effektiver Austausch möglich. Es ist nicht zielführend, wenn einzelne Personen mit den Anwendungen überfordert sind oder sie die Tools gar nicht nutzen. Durch Feedback erfährst du, weshalb es Schwierigkeiten in der Kommunikation gibt.

Wirksamkeit und Informationsdurchdringung

Dieser KPI misst, wie gut die Informationen von der Führungsebene zu allen Mitarbeitern durchdringen. In der digitalen Kommunikation ist es schwieriger, den Informationsfluss sicherzustellen, denn es findet kein persönlicher Austausch zwischen den Betroffenen statt.

Rückfragen in Meetings oder auch in Gruppenchats helfen dabei, eine effektive interne Kommunikation sicherzustellen. Und auch regelmäßige Hinweise zu Veranstaltungen sind hilfreich. Doch Unternehmen sollten Wege finden, um den zusätzlichen Aufwand für Rückfragen oder Hinweise zu minimieren – auch hier verweisen wir nochmal auf das bereits erwähnte Konzept oder einen verbindlichen Leitfaden.

Warum ist diese KPI wichtig?

Wie bereits erwähnt, funktioniert die interne Kommunikation nur, wenn alle an einem Strang ziehen. Alle Mitarbeitenden müssen Informationen erlangen, um sich aktiv an der Teamarbeit zu beteiligen.

Interne Kommunikation Beispiele

Die oben gezeigten Beispiele für interne Kommunikation sind Kunden unserer Digital-Signage-Software. Sie kombinieren Social-Media-Module, Text und Visuals für einprägende Botschaften, um die Mitarbeiterkommunikation zu verbessern.

Fazit

Die interne Kommunikation ist ein wichtiger Aspekt der Zusammenarbeit. Vor allem digitale Maßnahmen sind zielführend, um den Dialog zwischen Mitarbeitern zu fördern und die Kommunikation effizienter zu gestalten. Es ist jedoch zu beachten, dass die Kommunikation transparent erfolgt und alle Angestellten die Tools auch bedienen können.

In diesem Artikel:

1. Digitalisierung im Unternehmen: Wieso viele scheitern
2. Die Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen
3. Überblick: Vorteile für deine Kunden
4. Geschäftsprozesse digitalisieren: So gelingt die Umsetzung
5. Nachteile der Digitalisierung im Unternehmen: Das sagen Arbeitnehmer
6. Digitalisierung im Unternehmen: Beispiele
7. Fazit

Kurzfassung: Was sind die Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen?

Die Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen sind Wettbewerbsförderung, besserer Kundenservice, leichtere Personalbeschaffung, Ausbau der Kommunikationsstrukturen, Modernisierung der Arbeitsplätze, mehr Messbarkeit, Automatisierung und finanzielle Entlastung. 

Digitalisierung im Unternehmen: Wieso viele scheitern

Die Digitalisierung schreitet voran. Eine vom 14. Februar 2022 veröffentlichte Statistik zeigt, dass sich 35 Prozent der deutschen Unternehmen als Vorreiter der Digitalisierung betrachten und wiederum 44 Prozent geben an, dass sie ihren Umsatz durch digitale Maßnahmen steigerten.
Aus einer weiteren Statistik vom Mai 2022 hervor, dass deutsche Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden ungefähr 234 Milliarden Euro in Dienstleistungsprojekte zur Digitalisierung investiert haben. 

Die Zahlen wirken vielversprechend. Doch aufgrund der Komplexität gestaltet sich die Digitalisierung in Unternehmen als Herausforderung. Die Etablierung digitaler Prozesse erfordert Umstrukturierungen und Mitarbeiter müssen den Umgang mit neuen Anwendungen lernen. Auf strategischer Ebene sind möglicherweise externe Berater notwendig und Unternehmen benötigen weiteres Personal. Der finanzielle Aufwand ist enorm. 

Das ist jedoch kein Grund den Wandel aufzuhalten oder gar zu überdenken, denn digitale Maßnahmen ersetzen analoge Prozesse zielführend. Ein gutes Beispiel hierfür ist das Marketing: Immer mehr Unternehmen setzen auf Webseiten, SEO und Social Media. Online-Prozesse sind nämlich leichter messbar und ermöglichen dadurch einen effizienten Einsatz der verfügbaren Ressourcen. Zudem erschließen Unternehmen eine überregionale Zielgruppe und haben mehr kreativen Spielraum bei der Markenkommunikation. 

Unser Tipp: Digitalisiere deine Unternehmensprozesse schrittweise und strukturiere nicht alles von heute auf morgen um. Canvas, Audits oder agile Methoden unterstützen dabei, die notwendigen Schritte nach Priorität zu ordnen. 

Die Vorteile der Digitalisierung für Unternehmen

• Die Digitalisierung fördert Wettbewerb und Innovation
• Besserer Service für Kunden
• Leichtere Beschaffung von Personal
• Ausbau der Kommunikationsstrukturen im Unternehmen
• Modernisierung von Arbeitsplätzen
• Bessere Messbarkeit von Prozessen
• Optimierung und Automatisierung der Unternehmensprozesse
• Finanzielle Einsparmöglichkeiten

Digitalisierung fördert Wettbewerb und Innovation

Der wachsende Wettbewerb erfordert innovative Ideen und aussagekräftige USPs, mit denen sich Unternehmen von Konkurrenten abheben. Und durch den digitalen Wandel bestehen zusätzliche Möglichkeiten, um die eigene Marke zu stärken. Beispiel hierfür ist die zielgerichtete Kommunikation von USPs und Targeting bei der Zielgruppenansprache.

Hierbei ermöglicht der Wettbewerb einige Chancen; Mitbewerber erkennen nämlich ebenfalls die Vorteile der Digitalisierung und optimieren ihre Prozesse basierend auf den sich anpassenden Wünschen der Zielgruppe. Was aber zunächst als Nachteil erscheint, fördert dein Unternehmen sogar, denn auf einem ständig wachsenden Markt mit viel Konkurrenz bist du in der Position, am Ball zu bleiben und Neues zu bieten. Und durch den Wettbewerb gibt es keinen Stillstand, was ständig Spielraum für mehr Innovation auf dem Markt verschafft. 

Ein passendes Beispiel hierzu sind Streaming-Dienste. Der Erfolg von Netflix hat Unternehmen wie Amazon und Disney das Potenzial in diesem Bereich aufgezeigt. Und durch den Wettbewerb bringen sich die Anbieter in die Position, das Angebot des jeweils anderen zu überbieten. Davon profitiert der Verbraucher mit einer besseren Auswahl. 

Besserer Service für Kunden

Die Zentralisierung von Arbeitsprozessen verspricht einen besseren Kundenservice. Ein gutes Beispiel hierfür ist der Bereich Digital Signage – durch den zentralisierten, Cloud basierten Lösungsansatz erfolgen Wartungsarbeiten ganzheitlich und nicht jeder Kunde wird, zumindest beim Cloud-Hosting, einzeln betreut. Das spart personelle sowie finanzielle Ressourcen und der zentralisierte Service garantiert eine dauerhafte Funktionsfähigkeit. 

Auch im Verhältnis Abnehmer (von Digital Signage) und Endkunde bestehen Vorteile in puncto Service. Digital Signage Terminals ermöglichen die eigenständige Navigation und Kunden haben Zugriff auf wichtige Informationen. 

Leichtere Personalbeschaffung

Eine freie Stelle ausschreiben, auf Bewerbungen warten und ein langes Auswahlverfahren durchführen – so sah die Personalbeschaffung lange aus und auch im Jahr 2024 ist das bei vielen Unternehmen noch gängige Praxis. Im Zuge der Digitalisierung änderte sich das jedoch und Unternehmen kommen leichter an Personal, Stichwort: Social Recruiting.

Dahingehend haben sich auch neue Möglichkeiten in der ortsunabhängigen Zusammenarbeit mit Freiberuflern ergeben. Vor allem kleinere Start-Ups und Gründerteams ziehen daraus einen Vorteil, denn Freelancer-Portale ermöglichen eine unkomplizierte sowie flexible Auftragserteilung ohne dauerhafte Personalbindung. Durch die Remote Arbeit (Home Office) der Freelancer sind keine zusätzlichen Büroräume erforderlich und das spart Kosten.

Modernisierung von Arbeitsplätzen

Viele Unternehmen verfolgen mit der Digitalisierung das Ziel, analoges Arbeiten so gut es geht durch den Einsatz moderner Techniken zu erweitern, um bestehende Arbeitsplätze zu erhalten. Im digitalen Wandel sind seither jedoch auch viele neue Berufsfelder entstanden, vor allem in den Bereichen IT und Digitalmarketing. Bereits existierende Tätigkeiten gewinnen zusätzlich an Relevanz (z. B. Webdesign) und eher analoge Bereiche durchlaufen eine digitale Veränderung (z. B. Designer für Print, die jetzt digitale Medien gestalten).

Die Digitalisierung im Unternehmen erleichtert aber auch die interne Kommunikation. Durch kollaborative Plattformen wie Slack und Asana oder Online-Meeting-Tools wie Zoom bestehen mehr Flexibilität und Transparenz im Dialog und bei der gemeinschaftlichen Arbeit an Projekten. 

Konzept zur Verbesserung der internen Kommunikation im Unternehmen

Bessere Messbarkeit von Prozessen

Vor allem im digitalen Marketing zeigt sich dieser Vorteil. Über Tools wie Google Analytics und Matomo sind Kennzahlen wie Reichweite und Klickrate problemlos abrufbar und gewähren genaue Einblicke in den Erfolg der ergriffenen Maßnahmen. Doch nicht nur im Marketing profitieren Unternehmen von besserer Messbarkeit, denn jeder digitale Prozess basiert auf auswertbaren Kennzahlen.

In unserem Blogartikel “Was ist Monitoring?“ konkretisieren wir die Vorteile der Prozessüberwachung in Unternehmen und welche Software dir dafür zur Verfügung steht.

Optimierungspotenzial bestehender Prozesse

Jeder Prozess durchläuft eine Testphase und es ist zunächst ungewiss, ob etwas funktioniert oder nicht. Doch gerade die Messbarkeit digitaler Prozesse bietet Optimierungspotenzial, denn es ist anhand der Zahlen sofort erkennbar, ob eine etablierte Maßnahme den gewünschten Erfolg verspricht.

Auch hier eignet sich digitale Werbung wieder als Beispiel. Facebook Werbeanzeigen oder Google Ads versprechen nicht nur viel Reichweite und mehr Leads, die Auswertung der Daten gibt zudem Aufschluss darüber, welche Vorgehensweisen oder welche Art der Werbeanzeigen am besten performen. Das wiederum ermöglicht einen effizienten und zielgerichteten Einsatz verfügbarer Ressourcen, wodurch exponentielles Wachstum erfolgt.

Kosteneinsparungen

Bleiben wir beim Beispiel digitale Werbung: Die Optimierung digitaler Werbung, sei es inhaltlich oder strategisch, spart langfristig gesehen Ressourcen und für die Zukunft weißt du, welche Werbemaßnahmen und -ansätze funktionieren. Dieser dauerhafte Optimierungsprozess sorgt über Jahre hinweg für immense finanzielle Einsparungen und zudem besteht die Möglichkeit, mehr über die Interessen sowie Bedürfnisse deiner Zielgruppe zu erfahren. Eine Win-Win-Situation, denn du sparst Geld und zugleich richtest du dein Marketing gezielter auf potentielle Kunden aus.

Anmerkung: Unsere Beispiele berücksichtigten hauptsächlich das Marketing, doch auch andere Unternehmensbereiche profitieren von den bisher genannten Vorteilen. Ob Personal, Logistik, Marketing oder Produktion, die Vorteile der Digitalisierung für Unternehmen bestehen bereichs- und auch branchenübergreifend.

Überblick: Vorteile der Digitalisierung für deine Kunden

• Besserer Self-Service (z. B. durch Digital Signage oder eigenständige Recherchen)
• Schnellere Kommunikation über E-Mail
• Mehr Flexibilität und Effizienz durch Online-Meetings (mit Business-to-Business-Kunden)
• Transparenter Informationsaustausch (z. B. über die Website oder Social Media)
• Verbesserte Benutzererfahrung durch Gamification und Visuals 

Geschäftsprozesse digitalisieren: So gelingt dir die Umsetzung

Um digitale Geschäftsprozesse zu etablieren, sind für die Bedarfsermittlung bestehende Ansätze auszuwerten. Anschließend erfolgt die Strategieentwicklung mit Umsetzung. Hierbei sollten Unternehmen die Digitalisierung einzelner Teilbereiche fokussieren, um Schritt-für-Schritt neue Prozesse zu etablieren. 

Beispiel: Im Team entscheidet ihr, die Webseite eures Unternehmens für Suchmaschinen zu optimieren und zugleich gebt ihr die Entwicklung einer App in Auftrag. Hierbei kommt es darauf an, welchen Schritt ihr als erstes fokussiert und auch, welche Strategie ihr für die einzelnen Schritte, also Suchmaschinenoptimierung und App-Entwicklung, festlegt.

Das klingt jetzt erstmal sehr vereinfacht dargestellt, denn je nach Prozess beansprucht Digitalisierung im Unternehmen mehr Zeit. Im Kern sieht der Prozess aber immer gleich aus: Die Ist-Situation auswerten, Verbesserungspotenzial erkennen und dann eine Strategie für die Umsetzung entwickeln.

Beispiel für einen komplexeren Prozess ist der Einsatz von Projektmanagement-Tools wie Asana. Die interne Kommunikation ist in vielen Unternehmen eine Baustelle, denn es gibt keine zentralen Punkte und der Informationsfluss findet oft per Mail statt. Es gilt also die interne Kommunikation durch kollaborative Plattformen zu erweitern. 
Die Umsetzung gestaltet sich deshalb schwierig, weil nicht jeder mit solchen Anwendungen vertraut ist. Es wird dauern, bis die Zusammenarbeit über Plattformen wie Asana funktioniert. Und genau solche Hürden sind bei der Strategie zu berücksichtigen.

Nachteile bei der Digitalisierung im Unternehmen: Das sagen Arbeitnehmer 

Der digitale Wandel verspricht eine breite Palette an Vorteilen, doch viele kritisieren zum Beispiel, dass sich der Arbeitsaufwand durch die Digitalisierung erhöht hat (Quelle). 28 % haben laut einer Umfrage wiederum Angst, dass sie durch die Digitalisierung ihren Arbeitsplatz verlieren. 

Es ist jedoch ein Fehlschluss zu behaupten, dass digitalisierte Arbeitsprozesse zum Verlust von Arbeitsplätzen führen, denn manche Berufe erfordern regelrecht eine Umschulung zum Erlernen neuer Kenntnisse. Gutes Beispiel ist der Beruf des Architekten – vor zehn bis 20 Jahren entstanden Häuser noch auf dem Papier, jetzt werden sie mit digitalen Programmen erstellt. Und dank des Weiterbildungsangebots wissen auch in den 90er Jahren ausgebildete Architekten mit moderner Softwareund Technologien umzugehen.

Ganz klar: Unternehmen sind in der Position, ihre Angestellten zu fördern. Es ist zu einfach gesagt, dass sich Angestellte dem Arbeitsmarkt anpassen müssen, wenn es bestimmte Rahmenbedingungen oder Umstände erschweren. Die digitale Transformation erfordert ein Miteinander, aber Unternehmen müssen fördern und ihr Team schrittweise an digitalisierte Prozesse heranführen. 

Die Entwicklung von generativer KI ist ein weiteres Beispiel dafür, dass Digitalisierung regelrecht neue Fähigkeiten erfordert. Anwendungen wie ChatGPT haben durchaus manche Geschäftsmodelle zerstört (z. B. Texter zu Wortpreisen), aber haben auch neue Arbeitsplätze geschaffen (z. B. AI Prompt Engineering). Und in Berufszweigen wie dem Content Marketing haben sich generative AI-Anwendungen zum wichtigen Hilfsmittel entwickelt. 
Das Voranschreiten von KI hat also dafür gesorgt, dass sich die Ansprüche für manche Berufsfelder erhöhen und ein einfacher Texter sich zunehmend mit verwandten Bereichen (z. B. SEO) befassen muss. Dadurch gehen aber nicht zwingend Arbeitsplätze verloren, der Markt wird mehr Kompetenz-fokussiert. 

Digitalisierung im Unternehmen Beispiele

• Suchmaschinenmarketing
• Social Media für Recruiting-Maßnahmen nutzen
• Digitale Reportings bereitstellen
• Digitale Kommunikation über Mails oder Monitore
• Produkte für Lager online bestellen
• Formulare für Qualitätsmanagement digital ausfüllen
• Online-Meetings
• Digitale Zeiterfassung

Fazit: Die Vorteile der Digitalisierung überwiegen ganz klar

Digitale Unternehmensprozesse sind im Jahr 2024 nicht mehr wegzudenken. Die Vorteile der Digitalisierung reichen von erhöhter Flexibilität bis hin zu Erweiterung des Wettbewerbs. Viele sehen den digitalen Wandel als Gefahr für Arbeitsplätze, doch gerade der innovative Grundgedanke wird in Zukunft weitere Möglichkeiten schaffen, um analoge Arbeitskraft mit moderner Technik zu vereinen. Unternehmensbereiche wie das Marketing zeigen bereits, welchen Mehrwert die Umsetzung digitaler Strategien für Unternehmen bietet, mal ganz zu Schweigen von den Möglichkeiten, Ressourcen effizienter einzusetzen und Ergebnisse genauer auszuwerten.

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In diesem Artikel:

1. Definition: Was ist ein Use Case? 
   
2. Welchen Nutzen haben Use Cases?
3. Use Cases erstellen: Tipps und Fragen für die richtige Formulierung
   
4. Das sind die Vorteile
5. Umsetzung in der Praxis
6. Use Case Beispiel
   
7. Use Case vs. User Story: Was ist der Unterschied?
8. Fazit

Das Wichtigste zusammengefasst:

• Use Cases sind Anwendungsszenarien, welche das sichtbare Verhalten eines Systems aus der Nutzerperspektive beschreiben.
• Es gibt zwei bekannte Ansätze für Use Case-Szenarien, nämlich Spezifikation und Diagramme.
• Die Ziele von Anwendungsszenarien sind klar zu definieren.

Use Cases: Bilde das Fundament deiner Produkt- und Geschäftsmodellentwicklung

Was muss ein System leisten? Vor dieser Frage stehen Unternehmen häufig bei der Entwicklung neuer Produkte oder Geschäftsmodelle. Die Einbindung von Systemen, Akteuren und Systemgrenzen verschaffen einen guten Gesamtüberblick in der Entwicklungsphase, auch bei Systemen mit komplexen Anforderungen.

So wird durch Use Cases schlussendlich sichergestellt, dass es bei der Nutzung einer Anwendung keine unerwarteten Hürden oder gar gravierende Fehler gibt.

Use Cases: Nützlich für eine Vielzahl von Systemen | Quelle: Canva.com

Definition: Was ist ein Use Case?

Unter Use Cases (zu Deutsch: Anwendungsfälle) versteht man die Dokumentation von Systemfunktionen. Es spielt dabei keine Rolle, ob das System existiert oder sich in der Planungsphase befindet, denn unabhängig davon wird das Ziel verfolgt, das sichtbare Verhalten eines Systems aus der Nutzerperspektive zu beschreiben.

Ein Nutzer muss nicht zwingend eine Person sein, auch Systeme und Rollen kommen als Akteure für Anwendungsfälle in Frage. Diese Akteure interagieren mit dem System, um ein vordefiniertes Ziel zu erreichen. Der Prozess erfolgt nach einem festgelegten Ablauf unter der Berücksichtigung alternativer Abläufe.
Use Cases wurden ursprünglich vor allem in der Softwareentwicklung eingesetzt. Da die Anforderungen an Prozessen innerhalb eines Systems unabhängig von der Branche gestiegen sind, finden sie mittlerweile in allen möglichen Bereichen Anwendung.

Häufig gefragt: Was sind Business Use Cases?

Business Use Cases sind eine spezifizierte Abwandlung von klassischen Anwendungsfällen und beschreiben die Interaktion mit Geschäftsbereichen oder Geschäftsprozessen. Stakeholder definieren die Ziele und Business Use Cases sorgen dafür, diese Ziele zu verstehen und Lösungsansätze auszuarbeiten. Ein konkreter Unterschied zu klassischen Anwendungsszenarien ist die Dauer – System Use Cases sind meistens innerhalb kurzer Zeit abgeschlossen, die Business-Variante beansprucht durchaus mehrere Wochen oder gar Monate.

Welchen Nutzen haben Use Cases?

Use Cases verfolgen immer ein Ziel, meistens die Optimierung von bestehenden Systemen. Darin birgt jedoch die Gefahr, dass es zu einem Fehlschlag oder gar Abbruch kommt. Die Interaktion zwischen Akteur und System zielt darauf ab, alle Eventualitäten und möglichen Szenarien innerhalb eines Systems durchzuspielen, um die notwendigen Anforderungen zu ermitteln. Diese Szenarien sind jedoch nicht immer genau definiert, wodurch es oft zu Unterbrechungen während der Testphase kommt. Das verursacht schlussendlich auch höhere Kosten, wodurch die Szenarien unterbrochen oder nur teilweise abgeschlossen werden. Der Nutzen besteht also darin, Systeme aus Sicht von Testern / Akteuren zu optimieren, jedoch ist ein vordefiniertes Ziel oft nicht erreichbar, denn einer der getesteten Anwendungsfälle läuft unter Umständen darauf hinaus, dass die Anforderungen nicht erfüllt sind.

Uses Cases: Ein wichtiger Bestandteil funktionsfähiger Strategien für Systeme jeglicher Art | Quelle: Canva.com

Use Case Beschreibung: Tipps und Fragen für die richtige Formulierung

Das von Ivar Jacobson im Jahr 1987 geschaffene Konzept lässt sich in zwei Ansätzen unterteilen.

Der erste Ansatz ist die Spezifikation, bei der natürlich-sprachliche Informationen enthalten sind, sogenannte “Narratives”. Diese Informationen werden als textliche Vorlage verfasst, und beinhaltet folgende Elemente:

• Name des Anwendungsfalls
• Akteure
• Auslöser / Trigger Event
• Beschreibung des Ablaufs
• Detaillierte Beschreibung der einzelnen Arbeitsschritte
• Beschreibung alternativer Abfolgen
• Bedingungen, die vor und nach dem Use Case relevant sind
• Darstellung der Hürden und möglicher Fehler

Der zweite Ansatz erfolgt über Diagramme. Diese Vorgehensweise ist systematisch gesehen dieselbe, doch Diagramme sind aufgrund ihrer Visualisierung leichter zu verstehen. Ein weiterer Unterschied zu der Spezifikation liegt darin, dass die Beschreibungen sich nicht auf Abläufe beziehen, sondern auf die Zusammenhänge zwischen einer Menge von Anwendungsfällen und den involvierten Akteuren.

Die Wahl muss aber nicht zwingend auf entweder Spezifikation oder Use Case Diagramme fallen. Die beiden Methoden und ihre Vorgehensweisen ergänzen sich im Use Case Prozess und liefern in Kombination eine genaue Auswertung der Ziele zur Ermittlung der Anforderungen an ein System.

Um Use Cases richtig zu definieren, kannst du bestimmte Fragen heranziehen, um den Prozess so effektiv und zielführend wie möglich zu erstellen.

Folgende 10 Fragen helfen bei der Erstellung von Anwendungsfällen:

• Welche Akteure nutzen das System und was sind ihre Ziele?
• Wie komplex sind die Anforderungen, mit denen sich ein Akteur befassen muss?
• Welches Ziel muss erreicht werden?
• Wie oft wird das Testszenario durchgeführt?
• Welche Bedingungen müssen erfüllt sein?
• Was sind die Bedingungen für einen erfolgreichen Abschluss?
• Welche Szenarien und welche Alternativen Szenarien sind ersichtlich?
• Was sind die möglichen Fehler bei jedem Schritt des Anwendungsfalls?
• Welche Schritte muss der Akteur durchlaufen?
• Was sind die Reaktionen des Systems auf die vom Akteur vorgenommenen Schritte?

-> Hier geht es zu mehr Insights des Use Cases

Was sind die Vorteile von Use Cases?

Use Cases sorgen in erster Linie für Klarheit. Die Interaktion zwischen Akteur und System sorgt dafür, dass das Systemverhalten für Nutzer und Personen verständlich kommuniziert und die Anforderungen an ein System mit Beziehungen klar werden. Anwendungsfälle sind leicht zu erstellen und gut verständlich für alle beteiligten Akteure. Das verschafft für Unternehmen Flexibilität bei der Definition von Systemzielen und der anschließenden Umsetzung.

Die gute Gesamtübersicht gewährt zudem Einblicke in Details, zum Beispiel Informationen über einen Use Case oder ein System. Diese Einblicke verschaffen den involvierten Akteuren ein bessere Orientierung, wodurch die Anforderungen schlussendlich besser definiert werden.

Das Zusammenspiel aus Spezifikation und Diagramm ermöglicht zudem eine transparente Vermittlung von Details, welche aufgrund der Visualisierung leicht verstanden werden.

Gibt es auch Nachteile?

Je nach Voraussetzungen und Anforderungen bestehen mit Use Cases auch Nachteile. Der Fokus von Use Cases liegt auf der Hauptfunktionalität, deshalb werden Details vernachlässigt und unerwartete Szenarien bleiben dadurch übersehen.

Ein weitere Nachteil besteht in der komplexen, teils statistischen Natur von Use Cases. Die Anzahl an Anwendungsfällen und deren Interaktionen steigen schnell an, was das Management erschwert. Noch komplizierter wird es durch den Umstand, dass Use Cases nicht alle Änderungen erfassen. 

Umsetzung in der Praxis

Beziehungen, Systeme, Akteure – das ganze Konzept klingt zunächst eher theoretisch. Da ist die Frage nach den Praxisbezügen durchaus berechtigt. Prinzipiell weisen Anwendungsszenarien immer eine praktische Komponente auf, denn die Zielsetzung sieht vor, dass Funktionen innerhalb eines Systems getestet werden. Anwendungsbeispiele reichen von der Bedienung einer Kaffeemaschine bis hin zum Software Testing, daher erfüllen alle systematischen Funktionsweisen die Voraussetzungen für einen Anwendungsfall. Für dich ist als Take-Away für die Praxis wichtig: Bei Use Cases wird immer ein Ziel verfolgt, das die Beziehung zwischen System und Akteur überprüft. Sobald die beiden Voraussetzungen, also System und Akteur, gegeben sind, ist ein Use Case möglich.

Use Case Beispiel

Um dir ein besseres Gespür für die Praxis zu vermitteln, schauen wir uns als Beispiel den Anwendungsfall “Digital Signage Speisekarte im Restaurant bedienen und Bestellung aufgeben” an.

Name: Digital Signage Speisekarte im Restaurant bedienen und Bestellung aufgeben.

Akteure: Zwei Testpersonen. Eine geht regelmäßig im Restaurant essen, die andere zum ersten Mal.

Auslöser / Trigger Event: Womöglich ist die Speisekarte nicht intuitiv genug.

Kurzbeschreibung: Zwei Akteure testen die Funktionsweise der Speisekarte, dessen Bedienung womöglich fehlerhaft oder nicht intuitiv ist.

Beschreibung der einzelnen Schritte: Der Akteur geht zur Speisekarte / Hardware. Er bedient die Hardware mit seinen Fingern und wählt die Speisen seiner Wahl. Über ein Feld gelangt er zum Kassenbereich. Er schließt die Bestellung ab und bezahlt. Der Akteur bekommt eine Bestellnummer zugeteilt.

Beschreibung alternative Schritte: Der Akteur wählt versehentlich das falsche Gericht und muss in das Menü zurück. Er möchte nochmal den Kassenbereich verlassen und seine Bestellung erweitern.

Vor- und Nachbedingungen: Es soll möglich sein, einfach und intuitiv seine Bestellung aufzugeben.

Systemgrenzen und Fehler: Touchscreen übernehmen die Eingabe nicht richtig.

Das Beispiel ist eher vereinfacht dargestellt, doch das spielt keine Rolle. Mit dem Beispiel sollst du letztendlich ein Gespür dafür entwickeln, wie Anwendungsfälle in der Praxis aussehen und vor allem funktionieren. Insbesondere komplexe Anwendungen erfordern eine detaillierte Beschreibung mit mehreren Akteuren und definierten Alternativszenarien.

Probiere es selbst: Überlege dir ein Szenario passend zu deinem Unternehmen und bringe es textuell auf’s Papier! Du wirst überrascht sein, welche Alternativen dir einfallen und wie genau ein solcher Prozess beschrieben werden kann.

Use Case vs. User Story: Was ist der Unterschied?

Bei Use Cases und User Storys handelt es sich um zwei verschiedene Techniken aus der Softwareentwicklung, um Anforderungen und Funktionalitäten zu beschreiben. Beide Techniken zielen darauf ab, die Bedürfnisse von Nutzern zu verstehen und die Entwicklung von Softwareprodukten zu planen. 

Die unterschiede basieren auf vier Ebenen:

• Abstraktionsebene: Use Cases beschreiben die Interaktion zwischen Nutzern und Systemen über mehrere Schritte und Szenarien. User Stories sind hingegen weniger abstrakt und fokussieren eine bestimmte Nutzeranforderung. 
• Struktur: Use Cases sind gut strukturiert mit einer Beschreibung, Vorbedingung, Auslöser, Hauptablauf und alternativen Abläufen. User Stories sind hingegen weniger strukturiert und werden oft nach dem Format “Als [Benutzer] möchte ich [Funktion], damit [Nutzen].
• Details: Use Cases sind sehr detailliert und umfassen meistens mehrere Szenarien. User Stories sind weniger detailliert, damit sie anpassungsfähiger bleiben. 
• Verwendung in der agilen Entwicklung: Bei agilen Entwicklungsmethoden wie Scrum kommen Use Cases eher weniger zum Einsatz. Sie sind dafür zu umfangreich. User Stories werden hingegen häufiger eingesetzt, weil sie flexibel sind und in kurzen Entwicklungszyklen leicht umgesetzt werden können. 

Abzugrenzen ist der Use Case auch von der Case Study. Hierbei handelt es sich um eine Fallstudie, die ein Ereignis oder einen bestimmten Fall von der Ausgangslage bis hin zu den Lösungsansätzen schildert. 

-> Erfahre über unsere eigenen Case Studies, wie wir Digital Signage-Lösungen bei unseren Kunden umgesetzt haben. Dich erwarten Insights zu digitalen Werbetafeln, Outdoor-Displays und Anwendungen für die Kundenkommunikation. 

Unser abschließender Tipp

Planung und Transparenz sind für erfolgreiche Anwendungsfälle wichtig. Lege den beteiligten Akteuren alle relevanten Informationen vor und involviere so viele Mitarbeiter wie nötig. Mehr Mitarbeiter bedeutet auch, dass die Prozesse komplexer werden, doch die Ergebnisse versprechen eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen.

Versetze dich in die Akteure und welche Ziele sie verfolgen. Daraus erkennst du die Beziehung zwischen den Beteiligten und dem System. Darüber hinaus ist es wichtig, die Vor- und Nachbedingungen richtig festzulegen. Hierbei ist genau zu definieren, welche Bedingungen zu Beginn und nach Abschluss erfüllt sein müssen.

Je genauer die Arbeitsabläufe vorab definiert sind, desto besser. Es ist nicht zu empfehlen, automatisierte oder vordefinierte / standardisierte Prozesse zu nutzen, denn sie ermöglichen keine individuelle Beurteilung der Anforderungen. 

-> Leseempfehlungen: 7 Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen

Fazit

Use Cases bieten eine gute Möglichkeit, Systeme und ihre Funktionsweisen zu definieren und besser zu verstehen. Die komplexen Anforderungen an Systemen bringen die Gefahr von Ausfällen oder Hindernissen mit sich, doch mit Hilfe von Anwendungsfällen können diese Eventualitäten vorab getestet und die dahinterstehenden Prozesse optimiert werden. Vor allem die Optimierung von Geschäftsprozessen verschafft Vorteile, denn Unternehmen können gezielter auf die Wünsche und Ziele ihrer Stakeholdern eingehen.

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Quellen:

https://asana.com/de/resources/what-is-a-use-case

https://www.microtool.de/wissen-online/was-sind-use-cases/

Bilder: © Canva.com

In diesem Artikel:

1. Was ist Software?
   
2. Was ist Hardware?
3. Was ist der Unterschied zwischen Hardware und Software?
4. Der Unterschied zwischen Hardware und Software am Beispiel von Digital Signage Lösungen

Kurzfassung: Was ist der Unterschied zwischen Hardware und Software?

Software bezieht sich auf die nicht greifbaren Programme, Anwendungen und Daten, die auf einem Computer oder Gerät laufen. Sie steuert die Funktionalität und ermöglicht Aufgaben wie Textverarbeitung oder Spiele. Hardware hingegen umfasst die physischen Komponenten, wie Prozessoren, Speicher und Bildschirme, die die Hardware unterstützen und die Ausführung von Software ermöglichen. 

Was ist Software?

Viele bringen den Begriff “Software” mit Computern in Verbindung und an sich ist das auch richtig. Genauer betrachtet handelt es sich bei Software jedoch um einen Oberbegriff für  alle ausführbaren Programme und deren dazugehörigen Daten. Software beschreibt in vielen Fällen auch ein Skript, das definiert, welche Funktionen ein Software gesteuertes Gerät zu erfüllen hat.

Welche Arten von Software gibt es?

Die Frage nach der Definition wirft auch die Frage auf, ob es unterschiedliche Arten von Software gibt. Die kurze Antwort: Ja, gibt es, sogar viele. Nachfolgend werfen wir einen genaueren Blick auf die verschiedenen Arten von Software.

Open Source

Bei Open Source handelt es sich um kostenlos zur Verfügung gestellte Software. Der Quellcode von Open Source Software ist frei zugänglich und kann beliebig geändert sowie angepasst werden. Bekannte Beispiele sind LibreOffice und Open Office.

Embedded Software

Bei Embedded Software handelt es sich um eine in Hardware eingespielte Software. Hier besteht die Gefahr, dass im nachhinein keine Änderung mehr möglich ist und die Software keine Fehler enthalten darf. Zentrale Heizsysteme eignen sich hier als Beispiel – die Software ist in kleine Geräte eingespielt und die Funktionen sind vordefiniert. Updates oder Änderungen sind individuell nicht mehr möglich.

Cloud-basierte-Lösungen

Der große Vorteil von Cloud-basierten-Softwarelösungen liegt in der Unabhängigkeit. Noch vor einigen Jahren mussten Updates und Verbesserungen intern durchgeführt werden, doch mit Cloud-basierten-Lösungen hat sich das geändert, denn z. B. Wartungsarbeiten werden zentral ausgeführt. Ein gutes Beispiel für Cloud-basierte-Lösungen im Softwarebereich ist Digital Signage. Signage-Lösungen gestalten Unternehmensprozesse unabhängiger, flexibler und vor allem zentralisierter. Letzteres spart langfristig gesehen Kosten und Unternehmen haben die Gewissheit, dass Prozesse zuverlässig im Hintergrund laufen sowie deren Performance verbessert wird.

Paketierte Software

Es ist die wohl bekannteste Art der Software. Paketierte Software definiert sich dadurch, dass jeder Kunde dieselbe Lösung für sein Unternehmen bekommt und regelrecht kleine Änderungen vornehmen kann. Beispiele hierfür sind Microsoft Word oder Microsoft Excel. Die eigentliche Herausforderung solcher Programme besteht darin, dass sie für unterschiedliche Betriebssysteme kompatibel sein müssen und das bei der Programmierung zu berücksichtigen ist. Jeder kennt die regelmäßig notwendigen Updates von Windows, bei denen es sich meistens um Fehlerbehebungen handelt – Ziel dahinter ist oft die Verbesserung der Performance, aber auch Anpassungen bezüglich der Kompatibilität mit verschiedenen Betriebssystemen.

Diese Unterteilung der verschiedenen Softwaretypen kann noch spezifischer vorgenommen werden – häufig erfolgt die Unterscheidung in den Kategorie Standardsoftware, Branchensoftware und individuelle Software. Standardsoftware findet branchenübergreifend Anwendung (z. B. Software zur Rechnungserstellung), Branchensoftware bietet oft Schnittstellen-Lösungen für Unternehmen aus einer bestimmten Branche (z. B. Handelssektor) und die individuelle Software wird speziell für ein bestimmtes Unternehmen entwickelt.

Was ist Hardware?

Hardware beschreibt die physischen Komponenten eines Computersystems und dient als “Hilfsmittel” für die Funktionsfähigkeit von Software. Man unterscheidet zwischen interner und externer Hardware. Interne Hardware sind die nicht sichtbaren Komponenten (beispielsweise im inneren eines Computers), externe Hardware sind hingegen die Geräte, die sich außerhalb eines Computers befinden.

Was gehört zur Hardware?

Beispiele für interne Hardware:

• Prozessor
• Netzteil
• Arbeitsspeicher
• Festplatten
• Laufwerke
• Grafikkarten

Interne Hardware ist zwar auch physisch, doch äußerlich nicht greifbar wie die externe Hardware. Zum Beispiel befindet sich die Festplatte im Innern eines Computers und dient unmittelbar der Funktionsweise des Gerätes.

Beispiele für externe Hardware:

• Monitore
• Drucker
• Maus
• Tastatur
• Faxgeräte

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In diesem Artikel:

1. Digitale Medien und ihr Einfluss auf die Unternehmenskommunikation
2. Was ist digitale Kommunikation?
3. Beispiele
4. Das sind die Vorteile
5. Auf den gezielten Einsatz kommt es an!

Kurzfassung: Was sind die Vorteile digitaler Kommunikation?

Digitale Kommunikation bietet Unternehmen Effizienzvorteile durch schnelle und kostengünstige Informationsübertragung. Sie erleichtert die globale Reichweite und die Möglichkeit zur Zielgruppenansprache. Unternehmen können auch Daten für Analysen sammeln und Kundenbeziehungen stärken. Teamkollaboration wird verbessert, und digitale Marketingstrategien sind besser messbar und anpassbar. Dies trägt zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bei.

Digitale Medien und ihr Einfluss auf die Unternehmenskommunikation

Digitale Medien verändern unser Kommunikationsverhalten. Wir sind von überall aus erreichbar und stehen mit Menschen aus aller Welt in Kontakt. Und wo man vor zwei Jahrzehnten noch zum Hörer greifen musste, versenden Freunde heutzutage einfach eine schnelle Nachricht per WhatsApp. Maximale Flexibilität lässt grüßen. 

Auch Unternehmen haben diese Vorteile für sich erkannt und nutzen die Digitalisierung zur Verbesserung ihrer Kundenkommunikation. Alleine seit Beginn der Corona-Pandemie haben fast 80 % aller befragten Unternehmen ihre digitalen Kommunikationskanäle ausgebaut. Ob Digital Signage, Social Media oder Blog, sowohl die Zielgruppenansprache als auch der interne Austausch erfolgt im Jahr 2023 Großteils digital. 

Die wachsenden Möglichkeiten in der digitalen Kommunikation versprechen eine vielseitige Anwendung. Nicht nur dein Marketing profitiert davon, du kannst auch ortsunabhängig Termine wahrnehmen und deinem Team eine gemeinschaftliche sowie zentralisierte Projektorganisation ermöglichen. 

Was ist digitale Kommunikation?

Digitale Kommunikation beschreibt den Informationsaustausch durch den Einsatz moderner Technologien. In Fachkreisen wird der Begriff als eine eigenständige Kommunikationsart verstanden, während im unternehmerischen Kontext der Austausch zwischen Medium und Endkunde oder der Austausch zwischen Mitarbeitern gemeint ist. 

Im Zusammenhang mit dem Marketing nennen besonders viele die digitale Kommunikation, welche in diesem Kontext alle Maßnahmen zur Verbesserung der Kundeninteraktion beschreibt. Content Marketing und Gamification sind hierbei nur zwei von vielen bekannten Methoden. 

Der Austausch erfolgt hierbei nicht zwingend zwischen zwei Personen, sondern kann auch zwischen Kunde und Software/Anwendung geschehen. So ist es z. B. bei Digital Signage der Fall. 

Digitale Kommunikation Beispiele

Dank digitaler Kommunikation profitieren Unternehmen von einer Vielzahl an Möglichkeiten, um mit ihren Kunden und Mitarbeitern zu interagieren. E-Mails, MS-Office und auch Social Media gehören seit vielen Jahren zum Grundrepertoire. Doch auch andere Anwendungen wie z. B. Meeting- und Projektmanagement-Tools sind mittlerweile fester Bestandteil des Unternehmensalltags.

Konkrete Beispiele für digitale Kommunikation im Unternehmen:

• Social-Media-Kanäle (z. B. Facebook und TikTok)
• Digital Signage
• Content Marketing (z. B. Blogs oder Podcasts)
• Design-Tools (z. B. Canva)
• Einträge in Firmen- und Webverzeichnissen
• Bewertungsportale
• Projektmanagement-Tools (z. B. Asana)
• Chatbots
• WhatsApp
• Meeting-Tools (z. B. Meet oder Zoom)
• Apps
• Cloud-basierte Lösungen (z. B. Google Drive)

Das sind die Vorteile

Der digitale Fortschritt verspricht deinem Unternehmen einige Vorteile in der Kommunikation. Diese betreffen nicht nur die Automatisierung oder das Marketing, sondern auch die Verfügbarkeit und Prozessoptimierung. Hieraus resultieren skalierbare und auch nachhaltige Arbeitsprozesse. 

Nachfolgend gehen wir genauer auf die Vorteile ein und wie dein Unternehmen davon profitiert. Beachte, dass die Vorteile gleichermaßen für eine Vielzahl an Maßnahmen/Anwendungen greifen, wir aber meistens nur ein bis zwei Beispiele zur Veranschaulichung nennen. 

Markenaufbau

Dank Social Media war es noch nie so leicht, eine überregionale oder gar internationale Zielgruppe zu erreichen. Auf Plattformen wie LinkedIn posten viele deutsche Unternehmen auf englisch, weil sie eine breite Zielgruppe erreichen können. Du hast also die Möglichkeit, den Radius deiner Ansprache entscheidend zu erweitern. 

Flexibilität

Digitale Kommunikation ermöglicht flexible Anpassungen bei deinen Marketingmaßnahmen. Mit Digital Signage erstellte Inhalte können in Echtzeit angepasst werden und auch der Zugriff auf andere Anwendungen wie Social Media oder Design-Tools wie Canva erfolgt ortsunabhängig. 

Doch nicht nur im Marketing bestehen Vorteile hinsichtlich der Flexibilität, sondern auch in der Kommunikation über z. B. Zoom. Meetings finden nicht mehr vor Ort statt, sondern können bequem von zu Hause aus durchgeführt werden.

Verfügbarkeit

Mithilfe von Chatbots kommunizieren Unternehmen 24 Stunden am Tag mit ihren Kunden. Und dank Anwendungen wie WhatsApp ist man länger erreichbar als telefonisch im Unternehmen.

In puncto Verfügbarkeit bestehen auch hinsichtlich der Mitarbeiterkommunikation Vorteile, denn an einem Zoom-Meeting kann man auch von unterwegs aus mit dem Smartphone teilnehmen.

Prozessoptimierung und -automatisierung

Digitale Kommunikationsmaßnahmen erheben für Unternehmen relevante Datensätze. Monitoring ermöglicht eine genaue Auswertung der erhobenen Daten, um Prozesse nachhaltig zu optimieren. Hieraus ergeben sich auch Möglichkeiten in der Prozessautomatisierung.

Digital Signage verspricht dir alle Vorteile, die wir in diesem Artikel nennen! Dich erwartet eine moderne und intuitive Art des Marketings, wie du sie noch nie kennengelernt hast. >> Mehr dazu!

Umsatzsteigerung

Digitale Kommunikation fördert das Verständnis individueller Kundenbedürfnisse. Sei es durch Umfragen, Datenauswertungen oder Bewertungen. Das ermöglicht dir eine verbesserte Zielgruppenansprache, um genauer auf individuelle Wünsche einzugehen. Und das wiederum resultiert in Umsatzsteigerungen, denn eine gezielte Ansprache verspricht mehr Verkäufe.

Erkenntnisse aus erhobenen Datensätzen unterstützen auch den analogen Vertrieb. Das verbesserte Kundenverständnis optimiert die Vorgehensweisen deiner Vertriebsmitarbeiter, denn sie können auch besser auf verschiedene Bedürfnisse eingehen.

Kundenfeedback

Bewertungsportale und Referenzbereiche auf Webseiten geben Kunden die Chance, ihre Erfahrungen mit deinem Unternehmen zu teilen. Das verspricht einen offenen Dialog und du erkennst dein Verbesserungspotential. 

Hieraus resultiert ein schöner Synergieeffekt: Bewertungsportale verschaffen dir einen besseren Überblick zu den Wünschen deiner Kunden und du kannst daraufhin Optimierungsmaßnahmen einleiten. Deine Kunden fühlen sich dadurch ernst genommen und binden sich aus Überzeugung langfristig an dein Unternehmen. Zugleich verspricht ein verbessertes Kundenverständnis effizientere Arbeitsprozesse und somit auch mehr Umsatz. 

Nachhaltigkeit

E-Mails und WhatsApp ersetzen so langsam den Postverkehr. Dadurch gelangt weniger Papier in den Umlauf. Und auch digitale Meetings schonen die Umwelt, denn sie ersparen einem den Fahrweg, wodurch weniger CO2 ausgestoßen wird. 

Leichterer Austausch

Digitale Kommunikation vereinfacht den sonst so mühseligen Austausch von Dokumenten. Der Handwerker versendet seinen Arbeitsbericht per Smartphone und Rechnungen kommen innerhalb weniger Sekunden per Mail beim Kunden an. Unternehmen sparen Ressourcen und inhaltliche Fehler bei Dokumenten lassen sich problemlos ausbessern. 

Auch innerhalb eines Unternehmens erfolgt die Kommunikation wesentlich leichter. Projektmanagement-Tools wie Asana zentralisieren die Zusammenarbeit von Teams und dank Zoom oder Google Meet finden Termine gemütlich von Zuhause aus statt. 

Die Nachteile digitaler Kommunikation

Mit der digitalen Kommunikation bestehen auch Nachteile. Informationsüberflutung ist ein Problem, das Mitarbeiter überfordern kann. Missverständnisse aufgrund des Fehlens nonverbaler Kommunikation sind möglich, und Datenschutz- und Sicherheitsrisiken müssen bewältigt werden. Die Abhängigkeit von Technologie macht Unternehmen anfällig für Ausfälle und Cyberangriffe. Soziale Isolation und Ablenkung können die Mitarbeiterproduktivität zudem beeinträchtigen.

Es ist entscheidend, die Vor- und Nachteile der digitalen Kommunikation abzuwägen und angemessene Strategien zur Bewältigung der Herausforderungen zu implementieren.

Nachteile bestehen nur bedingt

Man darf mit Blick auf die Nachteile aber nicht übersehen, dass der digitale Wandel sich den Herausforderungen und genannten Nachteilen annimmt und sie zunehmend meistert. 

Digitale Kommunikation hat sich in den vergangenen Jahren gewandelt. Der Austausch mit Kunden erfolgt nicht mehr statisch und ist auch nicht mehr emotionslos. Intuitive Gestaltungsmöglichkeiten versprechen eine vielseitige sowie abwechslungsreiche Zielgruppenansprache. Denke hierbei nur mal an die kreativen Designs, die dir täglich bei Instagram ins Auge fallen oder die Möglichkeiten im Bereich Gamification. 

Technische Schwierigkeiten sind eine Seltenheit. Website-Hoster erfüllen hohe Qualitätsstandards, wodurch schwerwiegende Störungen praktisch ausgeschlossen sind. 

Mögliche Nachteile gibt es, das ist Fakt. Doch digitale Kommunikationsmaßnahmen durchlaufen einen ständigen Optimierungsprozess, weshalb die Nachteile nur bedingt bestehen. Die Kundenkommunikation wird transparenter, Maßnahmen zur Verbesserung der User Experience gewinnen das Vertrauen von älteren Zielgruppen und Sicherheitsmaßnahmen sowie Verpflichtungen zur DSGVO sichern die Umsetzung der Maßnahmen ab. 

Auf den gezielten Einsatz kommt es an

Digitale Kommunikation verspricht deinem Unternehmen viele Vorteile. Entscheidender Faktor für den zielgerichteten Einsatz bildet eine Abwägung der Maßnahmen. Ein Handwerksbetrieb profitiert z. B. von Digital Signage, aber ein Chatbot auf der Website macht wenig Sinn. 

Ermittle im ersten Schritt deinen individuellen Bedarf und nutze digitale Kommunikationsmaßnahmen zielgerichtet. Von Meeting-Tools wie Zoom oder digitalen Terminkalendern profitiert jedes Unternehmen, aber vor allem im Marketing sind Abstriche vorzunehmen, um bestehendes Budget effizient einzusetzen. 

Bilder: © Canva.com

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Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Konnektivität?
2. Herausforderungen der Konnektivität
3. Die Rolle der Künstlichen Intelligenz
4. Digital Signage: Zentrale Verwaltung in der Praxis 
5. Wieso Konnektivität nicht dasselbe ist wie Digitalisierung
6. Konnektivität: Mittelpunkt der Digitalisierung oder Begleiterscheinung?
7. 4 Säulen für eine erfolgreiche Umsetzung
8. Fazit

Das Wichtigste in Kürze:

• Unter Konnektivität versteht man die Verbindungsfähigkeit zwischen Akteuren und / oder Strukturen (z. B. zwischen Kommunikationssystemen)
• Konnektivität bezieht sich nicht nur auf digitale Prozesse, sondern beschreibt auch die Interaktion zwischen Mensch und KI
• Zentrale Verwaltung (z. B. bei Digital Signage) ermöglicht eine unabhängige Organisation von Strukturen und Inhalten
• Zu den größten Herausforderungen der Konnektivität gehört, Schnittstellen zu schaffen und den Dialog zwischen Mensch und Maschine zu verbessern

Wir leben in einer vernetzten Welt, doch aufgrund des exponentiellen Fortschritts in der Technologie gestaltet sich die Interaktion zwischen Mensch und Maschine zunehmend schwieriger. Innovative Ansätze in den Bereichen Softwareentwicklung und IT ermöglichen komplexere Lösungen, doch zugleich reichen viele menschliche Kompetenzen nicht mehr aus, um dem gerecht zu werden.

Jedoch besteht die Herausforderung der Konnektivität nicht ausschließlich darin, intuitive und benutzerfreundliche IT-Strukturen für bessere Kommunikation zu implementieren, sondern auch darin, soziale Akzeptanz zu schaffen und unsere Gesellschaft besser auf Veränderungen vorzubereiten. 

In diesem Artikel widmen wir uns der Frage nach den Herausforderungen des Trends, welche Rolle Künstliche Intelligenz dabei spielt und inwiefern sich die Konnektivität von Digitalisierung unterscheidet bzw. ihr ähnelt. Außerdem blicken wir abschließend auf vier Säulen, um gute Strukturen und Schnittstellen zwischen Mensch und Maschine zu schaffen.  

Was ist Konnektivität?

Konnektivität befasst sich nicht primär mit der Frage, inwiefern IT-Strukturen sich miteinander vernetzen oder wie Menschen mit ihnen kommunizieren, sondern damit, wie Technologie unsere sozialen Strukturen beeinflusst.

Digitaler Fortschritt gestaltet die Welt intuitiver und flexibler, jedoch zeigt sich bei vielen Menschen weiterhin eine geringe Anpassungsbereitschaft oder es fehlt an Kompetenzen, um sich mit Veränderungen effektiv zu befassen.
Zum einen besteht also ein exponentieller technologischer Fortschritt, während wiederum noch viel Potential im Bereich des Kompetenzaufbaus unausgeschöpft bleibt. Hier greift die Konnektivität und fungiert als Brücke, um diese Diskrepanz auszugleichen.

Das Ziel der Konnektivität besteht also darin, bessere Strukturen zu schaffen, um die Kommunikation zwischen Mensch und Maschine zu verbessern, aber zugleich die Gesellschaft für strukturellen Wandel zu sensibilisieren.
Es etablieren sich nämlich jährlich neue Technologien auf dem Markt, wodurch es praktisch unmöglich scheint, dass unsere Gesellschaft ein Grundverständnis dafür entwickelt, doch genau dieses Ziel gilt es zu erreichen.

Herausforderungen der Konnektivität

Im Wandel befindliche Unternehmens- und Kommunikationsstrukturen gehören zu den größten Herausforderungen der Konnektivität. Diese Bereiche erfordern, wie bereits erwähnt, den Ausbau bestehender Kompetenzen und bessere Dialogstrukturen. Mitarbeiter haben nämlich keine andere Wahl, als sich dem strukturellen Wandel anzupassen, zugleich befinden sich Unternehmen in der Position, Anreize zu schaffen und das neu geschaffene Know-How transparent zu kommunizieren.

Der Begriff “Teufelskreis” passt perfekt zur Konnektivität: Wir verabschieden uns so langsam von analogen Strukturen, denn innovative Geschäftsmodelle bestimmten das Marktgeschehen und das gesamte IT-Netzwerk transformiert sich zu einer sozialen Plattform – jedoch hat das alles keinen Wert, wenn Nutzer oder Angestellte diesen kulturell-sozialen Wandel nicht erkennen und mitziehen. Unter dem Strich bleibt also ein dauerhaft technologischer Fortschritt, der jedoch keine Kompetenz findet, um das Potential voll auszuschöpfen. 

In manchen Bereichen besteht jedoch bereits ein gutes Zusammenspiel. Sharing-Plattformen oder Social-Media-Kanäle wie Pinterest sind der Beweis dafür, dass Nutzer die etablierten IT-Strukturen bereits als gesellschaftliche Kommunikationsplattformen für Trends wahrnehmen und sich eine eigene Welt schaffen, um Lifestyle-Inhalte zu teilen. Unternehmen reagieren auf diese Entwicklung und verbessern schrittweise die Usability, um eine einfache sowie intuitive Interaktion zu ermöglichen.

Dieser Wandel zeigt, dass Kommunikation und Benutzererfahrung einen höheren Stellenwert einnehmen als z. B. Kaufanreize zu schaffen. Auch Tech-Giganten wie Google haben diese Entwicklung längst erkannt und setzen neue Prioritäten. Ein gutes Beispiel hierfür ist das “Helpful Content Update”, das in Zukunft solche Website-Inhalte bevorzugt, die Nutzern einen erkennbaren Mehrwert bieten.

Im Kern besteht die Herausforderung der Konnektivität also darin, dass sich Nutzer einem dauerhaften technologischen Wandel anpassen müssen, um darin eine neue Lebenskultur und moderne Gesellschaftsstrukturen zu erkennen. Um diesen Prozess so angenehm wie möglich zu gestalten, positionieren sich Unternehmen mit Maßnahmen, um die Benutzererfahrung zu verbessern.

Die Rolle der Künstlichen Intelligenz

Grundsätzlich gilt Künstliche Intelligenz als der Antrieb technologischen Fortschritts und im Zuge der Digitalisierung nimmt Automatisierung eine immer größere Rolle ein, um Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten sowie Probleme schneller zu lösen. Derartige Systeme findest du aber nicht ausschließlich in hochkomplexen IT-Strukturen, sondern sie stehen dir täglich als Messenger oder Chatbots zur Seite.

Jedoch gehen die Meinungen zur Künstlichen Intelligenz stark auseinander. Die einen sehen darin eine helfende Hand zur Problemlösung, andere fürchten sich vor der Übernahme der Maschinen. Eine einseitige Entwicklung scheint aber eher unrealistisch, jedoch schreitet der digitale Fortschritt schneller voran als dass Nutzer den Umgang mit neuen Technologien lernen. 

Idealerweise schaffen Softwareentwickler und Ingenieure Schnittstellen, wodurch eine problemlose Interaktion zwischen Mensch und KI erfolgt.
Hierfür kommen mehrere Lösungsansätze in Frage: Zum einen besteht die Möglichkeit, dass Menschen zunächst Funktionen und Anforderungen so definieren, dass sie Maschinen im nächsten Schritt verständlich und transparent umsetzen. KI funktioniert nie ohne vordefinierte Anforderungen, jedoch muss auch sichergestellt werden, dass eine Nutzung durch Dritte (z. B. Angestellte oder Endkunden) unkompliziert erfolgt.
Ebenfalls kommt eine Verbesserung der Kommunikationsstrukturen in Frage, um auch bei fortgeschrittener KI einen transparenten Dialog zwischen Mensch und Maschine sicherzustellen. Der Schlüssel lautet hier also “Kommunikation” bzw. dass Softwareentwickler und Ingenieure gute Interaktionsmöglichkeiten sicherstellen.

Digital Signage: Zentrale Verwaltung in der Praxis

Eine weitere Herausforderung der Konnektivität besteht darin, lösungsorientierte Technologien mit guter Administration zu kombinieren. Bei vielen Ideen im Bereich IT handelt es sich um innovative Ansätze zur Verbesserung unternehmensinterner Strukturen oder um Endkunden eine zielgerichtete Lösung zu bieten – doch je besser die Lösung, desto schwieriger gestaltet sich meistens die Verwaltung der Strukturen.

Komplex programmierte Software selbst zu verwalten ist extrem aufwändig, aber eine zentral-externe Administration überfordert Anbieter oftmals. Denke hierbei an die allzu bekannten Schwierigkeiten mit dem Wlan-Router: Jeder hat ein Endgerät für den Internetzugang, aber zugleich sind wir auf die externe Verwaltung eines Drittanbieters angewiesen. Jedoch können sich Unternehmen wie Telekom und Co. bei der Menge an Kunden nicht um alle Schwierigkeiten gleichzeitig kümmern, daher bleibt oftmals nur das Gespräch mit dem Kundensupport, der keine unmittelbaren Lösungen anbietet.

Es gibt jedoch Technologien, die Probleme durch externe Verwaltung ganzheitlich lösen und zugleich eine unkomplizierte Kommunikation zwischen Nutzern und Unternehmen garantieren. Ein gutes Beispiel hierfür ist Digital Signage.

Digital Signage basiert auf dem Grundgedanken, das Benutzererlebnis durch digital-intuitive Prozesse attraktiver zu gestalten. Zugleich besteht die Möglichkeit, sich besser auf dem Markt zu positionieren und durch individuelle Gestaltungsoptionen präzise auf die Bedürfnisse und Wünsche der Zielgruppe einzugehen sowie auch spielerische Elemente zu integrieren.

Auf den ersten Blick erfolgt das typische Zusammenspiel aus Software und Hardware: Eine digitale Applikation stellt Funktionen bereit, welche die Zielgruppe über einen Monitor oder ein Infoterminal nutzt.
Doch Vorteile gehen über den Nutzen hinaus – kurze Kommunikationswege und eine intuitive Handhabung sowie die attraktive Aufmachung durch ein ansprechendes Design bieten Nutzern ein exklusives Erlebnis mit leichter Bedienbarkeit. Durch Sensoren an der Hardware besteht zudem die Möglichkeit, gezielt auf individuelle Bedürfnisse einzugehen. Wenn also zum Beispiel eine ältere Dame vor der Kamera steht, zeigt das Display solche Produkte an, an denen die Frau möglicherweise Interesse hat (z. B. Gartengeräte).
Möglichkeiten, Umfragen zu stellen und sich Kundenbewertungen einzuholen, fördern den Dialog und runden Digital Signage zu einem guten Beispiel für Konnektivität ab. 

Bleibt nur noch ein zu klärender Aspekt übrig: Die externe Verwaltung. Um diese Herausforderung zu meistern, setzen wir von FRAMR auf eine Cloud-basierte Wartung, um Updates gleichzeitig durchzuführen und Schwierigkeiten (z. B. Störungen) parallel zu beheben. Dadurch reduzieren wir die Risikowahrscheinlichkeit auf ein Minimum und gewährleisten ein zielführendes Zusammenspiel aus benutzerfreundlicher Software und sicherer sowie datenschutzkonformer Wartung. Außerdem gewährleisten wir mit unserem Service eine schnelle Abfrage von digitalen Inhalten, um diese zielgerichtet auszuspielen.

Wieso Konnektivität nicht dasselbe ist wie Digitalisierung

Verwechsle nicht den digitalen Fortschritt mit Konnektivität. Technologische Aspekte bilden regelrecht einen Teil des großen Ganzen, ebenso wie die Usability. Als dritter und letzter Faktor gehören die Einflüsse auf unser soziales sowie kulturelles Leben und wie wir Dialoge führen.

Digitalisierung befasst sich im ersten Schritt damit, effiziente und automatisierte Lösungen anzubieten, um z. B. unternehmensinterne Prozesse zu erleichtern. Hierbei zeigt sich jedoch die Schwierigkeit, dass unmittelbar betroffene Personen, zum Beispiel Arbeitnehmer, oftmals keine Vorteile aus dem Fortschritt ziehen, weil sie mit den Technologien nicht umzugehen wissen.

Hier kommt die Konnektivität als Kettenglied ins Spiel. Sie stellt sicher, dass sich digitaler Fortschritt und kommunikative sowie soziale Strukturen vereinen, um sowohl automatisierte und effiziente Arbeitsprozesse sicherzustellen, als auch positiven Einfluss auf das Nutzererlebnis zu nehmen. Idealerweise reicht dieser Einfluss so weit, dass Menschen im digitalen Fortschritt eine neue Kultur erkennen, die sie mit gewohnten Lebensweisen vereinen oder sogar als neues kulturelles Konstrukt an sich heranlassen.

Konnektivität: Mittelpunkt der Digitalisierung oder Begleiterscheinung?

In den vergangenen Jahren zeichnete sich eine Diskrepanz zwischen technologischem Fortschritt und gesellschaftlichem Wandel ab, denn viele IT-Strukturen und Möglichkeiten im Bereich der Softwareentwicklung erfordern weiterhin eine Anpassung an Unternehmenskulturen und analoge Prozesse.

Schlussendlich besteht Fortschritt aber aus dem Zusammenspiel mehrerer Faktoren, weshalb es falsch ist, nur einen Teilbereich genauer zu betrachten. Ohne Konnektivität gibt es keine Digitalisierung und andersrum. Ebenso besteht wenig Sinn darin, den digitalen Fortschritt dauerhaft zu forcieren, wenn keine Maßnahmen für bessere Konnektivität ergriffen werden.

Konnektivität bildet daher weder den Mittelpunkt der Digitalisierung noch ähnelt sie einer Begleiterscheinung. Vielmehr steht ein erfolgreiches Zusammenspiel im Fokus, wodurch ein ganzheitlicher Fortschritt forciert und umgesetzt wird. 

4 Säulen der Konnektivität für eine erfolgreiche Umsetzung

Um Konnektivität und ein erfolgreiches Zusammenspiel mit Digitalisierung weiter zu forcieren, schaffen Unternehmen und involvierte Akteure im Idealfall Rahmenbedingungen für die Umsetzung. Hierfür haben wir vier Säulen festgelegt, die wir nachfolgend vorstellen.

Cloud-basierte Lösungen

Cloud-basierte Lösungen ermöglichen einen kundennahen Service und versprechen zentralisierte Wartungen. Nutzer profitieren zwar täglich von den Stärken innovativer Software, aber sie wissen oft nicht mit technischen Schwierigkeiten (z. B. Störungen) umzugehen. Durch zentrale Verwaltung reagieren Unternehmen schnell und unabhängig auf technische Probleme und stellen notwendige Funktionen sowie Updates zur Verfügung. Das Resultat: Nutzer profitieren von technologischen Stärken, aber um die Schwierigkeiten kümmern sich (Dritt-) Anbieter.

Unterweisungen für die Umsetzung

Arbeitskräfte benötigen Schulungen und Anweisungen, um moderne Technologien zu nutzen. Schaffe daher Rahmenbedingungen, um dein Team besser an Neuerungen heranzuführen. Und damit ist nicht gemeint, jemanden nur kurz zu unterweisen, sondern inhaltlich tiefgehende Schulungen zu organisieren und genug Zeit für die Einfindungsphase einzuplanen.

Fortschritt und ein Auge für Trends

Trends zu verschlafen hat für dich langfristig nur Nachteile. Dir entgehen Möglichkeiten im Wettbewerb und damit verschlechtert sich auch die Positionierung deines Unternehmens. Darüber hinaus bedeutet jeder verschlafene Trend, dass Nachholbedarf bei der Wissensaneignung und -Vermittlung besteht.

Interaktion

Hier kommen wir nochmal auf die bereits erwähnte Benutzerfreundlichkeit zu sprechen. Gute Konnektivität sieht nicht nur die Schulung von Personal vor, sondern auch eine gelungene Kommunikation zwischen Unternehmen und Endkunden. Idealerweise kommunizieren alle Akteure verständlich miteinander, um gute Dialogstrukturen zu etablieren.

Fazit: Schnittstellen schaffen und Interaktion fördern

Schnittstellen schaffen bedeutet auch, Stärken zu vereinen. Der Mensch als denkendes Wesen und Maschinen als effiziente Problemlöser ergeben in Summe eine vielseitig kompetente Macht. Es gilt, dieses vereinte Potential gezielt auszuschöpfen und zu nutzen. 

Hohe Anforderungen und komplexere Strukturen bestimmen unser zukünftiges Leben und ohne Fundament oder adäquate Rahmenbedingungen bleibt ein Bereich stillstehend, während andere Sektoren weiter voranschreiten. Es ist jedoch genau diese Diskrepanz, die bisher dazu führte, dass digitaler Fortschritt schneller voranschreitet als dass Menschen sich Kompetenzen aneignen. Doch gerade diese Kompetenzen im Zusammenspiel mit moderner Technik oder innovativen Geschäftsmodellen ebnen den Weg für ein erfolgreiches Unternehmertum.

Der erste Schritt erfordert eine Sensibilisierung für das Thema. Ohne Grundkenntnisse in den Bereichen Konnektivität und Digitalisierung bleiben die bereits erwähnten Herausforderungen bestehen und das Verbesserungspotential unausgeschöpft.

Ein zielführender Schritt-für-Schritt-Prozess für Konnektivität könnte zum Beispiel wie folgt aussehen:

-> Sensibilisierung für das Thema

-> Berücksichtigung der vier Säulen der Konnektivität

-> Ausbau der Kompetenzen und Usability

-> Wissen und Fähigkeiten in Unternehmensstrukturen integrieren

-> Auf bestehendem Wissen aufbauen, um Diskrepanz zwischen Fortschritt und Akzeptanz / Kompetenz gering zu halten

Zum Abschluss geben wir dir noch eine Frage bzw. einen Impuls mit auf den Weg:
Wie nimmst du Konnektivität wahr und welche Schwierigkeiten siehst du darin?

Selbstreflexion ist der erste Schritt, um seinen eigenen Wissensstand zu einem Thema zu erkennen und inwiefern du bereits damit vertraut bist. Wir sind uns sicher, dass du feststellst, in vielerlei Hinsicht noch nicht genau mit Konnektivität befasst zu sein oder wie du es zu deinem Vorteil nutzt. Doch genau das verdeutlicht den Handlungsbedarf in diesem Bereich. 

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