WAS BEDEUTET MONITORING? DEFINITION, VORTEILE & DATENSCHUTZ

In diesem Artikel:

1. Prozessüberwachung gewinnt an Relevanz
2. Monitoring: Bedeutung und Definition
3. Wie funktioniert Monitoring?
4. Die verschiedenen Arten im Überblick
5. Was bedeutet Fernwartung?
   
6. Die Vor- und Nachteile von Monitoring
7. Monitoring-Tools und -Software: Welche gibt es?
8. Der Unterschied zwischen Monitoring, Reporting & Controlling
9. Datenschutz und Wartungsvertrag: Was gibt es rechtlich zu beachten?
10. Fazit
    

 

Das Wichtigste in Kürze:

• Monitoring beschreibt Prozesse zur Dokumentation, Gewährleistung von Sicherheit und Auswertung relevanter Daten
• Die Überwachung dieser Prozesse spielt bei der Auswertung von Zielkennzahlen eine wichtige Rolle
• Es gibt verschiedene Arten des Monitoring
• Um mögliche Missverständnisse im Bereich Datenschutz zu vermeiden, empfehlen wir einen Wartungsvertrag

 

Prozessüberwachung gewinnt an Relevanz

Mit den wachsenden Möglichkeiten der Digitalisierung gestalten sich die Arbeitsprozesse von Unternehmen zunehmend effizienter. So automatisiert zum Beispiel Software die Prozesse und spart Kosten. Doch die Vorteile bestehen nicht nur im Nutzen von neu etablierten Arbeitsmethoden, sondern auch bei deren Messbarkeit. FRAMR nennt die Vorteile von Monitoring und welche Schritte sowie Hürden zu berücksichtigen sind.

 

 

Monitoring: Bedeutung und Definition

Der Begriff “Monitoring” bedeutet auf Deutsch übersetzt “Überwachung” und beschreibt alle Prozesse zur Messung und Auswertung bestimmter Daten unter Einsatz technischer Hilfsmittel.

Die kontrollierten Vorgänge sind je nach Branche und Einsatzgebiet verschieden. Häufiges Ziel des Monitorings ist die Erfassung, Messung und Beobachtung unternehmerischer Vorgänge, um Sicherheit und Qualitätsstandards zu gewährleisten. Der Sicherheitsaspekt ist besonders wichtig, denn eine genaue Beobachtung technischer Prozesse verschafft schnelle Reaktionsmöglichkeiten, um Ausfälle zu verhindern und notwendige Updates durchzuführen.

Monitoring kommt für so gut wie alle Branchen in Frage und die Möglichkeiten der Prozessüberwachung sind breit gefächert. Monitoring kommt in der Medizin, bei Digital Signage, im Bereich der Suchmaschinenoptimierung und im Finanzwesen zum Einsatz. Je nach Branche variieren Nutzen und Zielsetzung. Vor allem im Online Marketing bietet das Monitoring attraktive Möglichkeiten, denn Unternehmen bekommen einen genauen Einblick in relevante Kennzahlen und können somit ihre Prozesse sukzessiv optimieren.

 

Wie funktioniert Monitoring?

Grundvoraussetzung des Monitorings ist die Verbindung zwischen Software und der Netzwerkinfrastruktur, damit die gewünschten Prozesse gemessen werden. Um einwandfreie Funktionalität zu gewährleisten, sind moderne und vor allem hochwertige Techniken erforderlich.

Durch den Einsatz von Monitoring Software haben Unternehmen die Möglichkeit, bestimmte Datensätze zu erheben und auszuwerten. Im Vordergrund steht jedoch nicht zwingend die Auswertung von wirtschaftlichen Kennzahlen, sondern zum Beispiel auch die Überwachung von Hardware oder der Netzwerkinfrastruktur.

In den meisten Fällen beanspruchen Unternehmen die Dienstleistungen von Drittanbietern aus dem IT-Bereich. Sie bekommen gegen Entgelt eine Lizenz und im Gegenzug ist die Nutzung von Monitoring-Software gestattet. Da Monitoring-Programme nicht leicht zu bedienen sind, ist häufig eine Einarbeitungsphase oder eine interne Schulung notwendig. Alternativ bleibt die Möglichkeit der Fernwartung, wodurch die gesamte Monitoring-Infrastruktur über einen externen Anbieter erfolgt.

 

Die Arten des Monitoring

Es gibt unterschiedliche Arten des Monitorings. Häufig erfolgt eine Unterteilung in Firmen- Kunden- und Marktmonitoring. Diese Unterteilung ist noch spezifischer möglich (z. B. Website-Monitoring). Wir nennen nachfolgend gängige Methoden, denen man häufig in der Praxis begegnet.

 

Application Performance Monitoring

Ziel des Application Performance Monitoring ist die Überprüfung der Funktionalität von Anwendungen und Programmen, um das Benutzererlebnis zu verbessern. Hierbei stehen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung, um das festgelegte Ziel zu erreichen. So unterstützen die verwendeten Tools dabei, Fehler zu entdecken und wichtige Informationen über die Datenübertragungsgeschwindigkeit zu erlangen.

 

Business Transaction Monitoring

Beim Business Transaction Monitoring steht, wie der Name verrät, die Überwachung von Geschäftstransaktionen im Vordergrund. Ziel ist die Optimierung von Prozessen, welche direkt mit einer Geschäftstransaktion zusammenhängen. Beispiele hierfür sind der Bestellprozess eines Online Shops und Online-Bezahlvorgänge.

 

System Monitoring

Ziel des System Monitors ist die Leistungsüberprüfung eines Computers. Im ersten Schritt werden wichtige Maßstäbe vordefiniert, beispielsweise die Leistung eines Netzwerks oder die verfügbare Menge an Arbeitsspeicher. Unter Berücksichtigung dieser Vorgaben erfolgt schließlich die Auswertung.

 

Was bedeutet Fernwartung?

Im Zusammenhang mit dem Monitoring wird auch häufig die Fernwartung genannt. Damit ist gemeint, dass die Verwaltung von Monitoring Software über eine zentrale Stelle vorgenommen wird und der Zugriff auf die Software und Hardware auch von der Ferne aus möglich ist. Gutes und verlässliches Hosting ist unerlässlich, denn technische Schwierigkeiten und erforderliche Updates führen im schlimmsten Fall zu Ausfällen.

Eine häufig genutzte Methode der Fernwartung ist Cloud Monitoring. Die zentralisierte Datensicherung über Cloud basierte Lösungen ist mit einem geringen Risiko verbunden, weil Software und andere technische Anwendungsmöglichkeiten auch ohne Internetverbindung funktionieren. Außerdem sind durch Cloud Computing höchste Sicherheitsstandards gewährleistet, weil die Verwaltung über professionell geschützte Rechenzentren erfolgt.

 

Was sind die Vorteile von Monitoring?

Die Vorteile vom Monitoring bestehen darin, die Qualität und Sicherheit der überwachten Prozesse sicherzustellen. Des Weiteren ermöglicht das Monitoring eine schnelle Reaktion auf Ausfälle und Aktualisierungs- sowie Wartungsarbeiten. Auch im Bereich Marketing profitieren Unternehmen, denn relevante KPIs sind leichter auszuwerten.

Die Vorteile von Monitoring im Überblick:

• Sicherheit gewährleisten
• Marketing KPIs auswerten
• Verbesserungspotential erkennen
• Updates durchführen
• Schnell auf Ausfälle reagieren
• Bereitstellung von wichtigen Funktionen
• Prävention

 

Sicherheit gewährleisten

Mit einer gezielten Überwachung erfolgen notwendige Wartungsarbeiten unter Einhaltung hoher Sicherheitsstandards. Das Monitoring verhindert die Störung unternehmensinterner Abläufe und gewährleistet reibungslose Abläufe.

 

Marketing KPIs auswerten

Digitalisierung schafft Messbarkeit. Dank des Monitorings besteht die Möglichkeit, erhobene Datensätze und Ergebnisse direkt auszuwerten und zu dokumentieren. Messungen relevanter Daten haben einen erheblichen Einfluss auf das weitere Geschehen innerhalb des Unternehmens und Entscheider können auf Grundlage der Zahlen weitere wirtschaftliche Maßnahmen festlegen.

 

Verbesserungspotential erkennen

Optimierungen betreffen nicht ausschließlich wirtschaftliche Faktoren oder den Sicherheitsaspekt. Vielmehr haben Unternehmen den Vorteil, alle internen Prozesse zu optimieren, sei es die Dokumentation, den Ausbau von technischen Systemen oder die Reaktionszeit auf mögliche Fehlerbehebungen.

 

Updates durchführen

Updates gewährleisten eine bessere Performance technischer Prozesse und sorgen dafür, dass aktuelle Standards eingehalten werden. Im Softwarebereich sind Funktionen oft nur eingeschränkt nutzbar, sofern wichtige Aktualisierungen nicht durchgeführt werden.

 

Schnell auf Ausfälle reagieren

Ausfälle sind bei Software nicht auszuschließen. Die gezielte Überwachung schafft schnelle Reaktionsmöglichkeiten und die zuständigen Akteure bringen die Systeme wieder zum Laufen.

 

Bereitstellung wichtiger Funktionen

Dieser Vorteile betrifft die Fernwartung. Bei der Aktualisierung des Funktionen-Portfolios erfolgt eine unkomplizierte Erweiterung über eine zentrale Stelle. Neuerungen müssen also nicht eigenständig oder von einem internen Team vorgenommen werden, das übernimmt ein IT-Dienstleister.

Bei Fernwartung profitieren Unternehmen von einer finanziellen Entlastung, denn für das Hosting fallen keine zusätzlichen Personal- oder Schulungskosten für den Einsatz der Monitoring Software an.

 

Prävention

Wichtiger als die Fehlerbehebung ist die Prävention von möglichen Störungen oder Hindernissen. Probleme oder Ressourcenengpässe sollten nicht erst behoben werden, wenn sie präsent sind. Idealerweise erkennen Unternehmen frühzeitig Probleme und reagieren direkt. Probleme oder Fehler bestehen fast immer aus einer Aneinanderreihung fehlerhafter Prozesse, das Monitoring sorgt hier für Transparenz.

Messbar: Eine der wichtigsten Gründe für Monitoring | © REEET Jank

 

Das sind die Nachteile

Datenschutz ist ein wichtiges Thema und in den letzten Jahren nahmen Abmahnungen durch die Verletzung personenbezogener Daten stark zu. Das Monitoring ist keine Grauzone, sofern man rücksichtsvoll mit sensiblen Daten umgeht. Doch das ist genau der Punkt: Um mögliche Datenschutzverletzungen zu vermeiden, ist ein Vertrag erforderlich (weiterlesen!) – bei vielen Kooperationen wird genau dieser Aspekt missachtet und führt schließlich zu Abmahnungen oder anderen Problemen.

Ein weiterer Nachteil besteht darin, sich zu sehr mit Zahlen, Daten und Fakten zu befassen. Auswertungen und messbare Ergebnisse sind wichtig, doch liegt der Fokus ausschließlich auf der Ermittlung und Dokumentation von Kennzahlen, erschwert das womöglich unternehmensinterne Entscheidungen.

Für den ein oder anderen macht das nicht wirklich Sinn, denn Zahlen erleichtern ja normalerweise die Entscheidungen in einem Unternehmen. Betrachten Sie das Ganze jedoch aus einem anderen Blickwinkel: Stellen Sie sich vor, Ihnen stehen für alle Unternehmensprozesse Daten zur Verfügung und zeitgleich haben Ihr Team und Sie unterschiedliche Ideen für die Umsetzung oder Verbesserung der Unternehmensstrukturen. Die Auswahl ist groß und das erschwert eine Entscheidung. Informationen und messbare Ergebnisse sind gut, jedoch verlangsamt eine zu große Informationsflut die Entscheidungsprozesse.

 

Monitoring-Tools und -Software: Welche gibt es?

Monitoring-Software

Es gibt viele Software-Monitoring-Varianten auf dem Markt und sie alle aufzuzählen sprengt den Rahmen. Daher nehmen wir nachfolgend eine Unterscheidung zwischen drei Arten von Monitoring-Software vor: Software as a Service (SaaS), Proprietär und OpenSource.

 

Software as a Service (SaaS)

Das Software as a Service Hosting definiert sich über die externe Verwaltung der Monitoring Software über einen Drittanbieter. Durch ein Abonnement bekommt der Kunde Zugriff auf die Funktionen. Der größte Vorteil des SaaS-Hostings besteht in der potentiellen Kostenersparnis für Unternehmen, denn es handelt sich um eine Fernwartung, wodurch ein IT-Dienstleister Updates, Installationen, Wartungsarbeiten und Sicherheitsmaßnahmen vornimmt.

 

Proprietäres Monitoring

Erfolgt das Monitoring nicht über die Fernwartung eines externen Anbieters, bieten Lizenzmodelle eine alternative Lösung. Beim proprietären Monitoring bekommen Unternehmen Monitoring Software im Austausch gegen eine monatliche Gebühr. Notwendige Updates und Problembehebungen werden vom Lizenzgeber zur Verfügung gestellt.

 

Open Source Monitoring

Open Source Monitoring Software ist ähnlich dem proprietären Monitoring, jedoch mit einem Unterschied: Die zur Verfügung gestellten Tools sind kostenlos. Weniger Kosten bedeutet jedoch auch weniger Qualität. Notwendige Wartungen sind von Unternehmen selbst auszuführen und das Hosting gestaltet sich aufgrund fehlender Schulungen durchaus kompliziert. Hier empfiehlt sich die Fernwartung über einen externen Anbieter. Das kostet zwar Geld, kommt aber insgesamt noch etwas günstiger als SaaS-Monitoring.

 

Monitoring-Tools

Es gibt verschiedene Monitoring-Tools, die für eine Vielzahl an Anwendungen und Szenarien entwickelt wurden. Am bekanntesten sind Marketing-Tracking-Tools wie Google Analytics. Darüber hinaus gibt es auch noch Cloud-Monitoring-Tools wie AmazonCloudWatch und Azure Monitor oder auch Server-Monitoring-Tools wie Nagios und Zabbix. Sicherheits- und Eventlösungen wie Splunk und QRadar reihen sich auch in das Ensemble der Monitoring-Tools ein.

Für die meisten Anforderungen und Ziele gibt es Monitoring-Tools, die bei der Analyse von KPIs hilfreich sind. Kenne die individuellen  Anforderungen in deinem Unternehmen und informiere dich über Tools für die jeweiligen Anwendungsbereiche. Wenn die Ziele in deinem Unternehmen gesetzt sind und relevante KPIs ermittelt wurden, steht eine Vielzahl an Software zur Verfügung, um Prozesse zu messen und zu optimieren.

 

Was ist der Unterschied zwischen Monitoring, Reporting und Controlling?

Die Begriffe Monitoring, Reporting und Controlling sind nicht als Synonyme zu verstehen, auch wenn sie laut Definition ähnlich klingen.

Monitoring: Das Monitoring beschreibt die Überwachung von technischen Vorgängen. Es ist sozusagen ein Überbegriff für alle Messungen und Beobachtungen von Prozessen innerhalb eines Systems.

Reporting: Beim Reporting steht das Sammeln und Verarbeiten von unternehmensbezogenen Kennzahlen im Vordergrund. Diese Daten halten Unternehmen in sogenannten “Reports” fest und dienen der Optimierung von Prozessen. Das Reporting bezieht sich nicht ausschließlich auf wirtschaftliche Faktoren, sondern allgemein auf Informationen über einen Betrieb.

Controlling: Das Controlling ist ein Zweig der Betriebswirtschaft und befasst sich mit der Planung sowie Koordination eines Unternehmens. Unterschieden wird zwischen strategischen und operativen Controlling. Das strategische Controlling befasst sich mit der Marktanalyse und den möglichen Entwicklungen des Marktgeschehens. Das operative Controlling hingegen übernimmt Aufgaben wie die Budgetverwaltung und die Sicherung der Wirtschaftlichkeit innerhalb eines Unternehmens.

Das Monitoring beschreibt also einen allgemeinen Prozess. Ziel ist es, durch den Einsatz technischer Hilfsmittel an bestimmte Zahlen zu gelangen. Etwas spezifischer ist das Reporting, welches Informationen über einen Betrieb ermittelt. Das Controlling hingegen befasst sich mit den wirtschaftlich relevanten Kennzahlen und trifft auf Grundlage dieser Zahlen die Entscheidungen zur Ressourcenoptimierung.

 

Datenschutz beim Monitoring: Das ist die Rechtslage

Jegliche Verwaltung über Dritte oder die Kopplung mit externen EDV-Systemen wirft die Frage bezüglich des Datenschutzes auf. Die eigentliche Schwierigkeit besteht darin, dass es keine gesetzlichen Regelungen in der DSGVO gibt.

Um mögliche Missverständnisse und Datenschutzverstöße zu verhindern, empfiehlt sich ein Wartungsvertrag. Ein solcher Vertrag regelt nicht nur Rechte und Pflichten der Parteien, sondern greift auch datenschutzrelevante Aspekte auf. Inhaltlich haben die Parteien freien Gestaltungsspielraum, jedoch sollten sich die einzelnen Klauseln auf geltendes Recht beziehen und die Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die Verschwiegenheit darüber klären.

 

Was muss ein Wartungsvertrag beinhalten?

Ein rechtssicherer Wartungsvertrag lässt im Idealfall keinen Spielraum für wage Interpretationen und beantwortet die wichtigsten Fragen zu einer Kooperation zwischen Unternehmen.

Das sind die wichtigsten Bestandteile eines Wartungsvertrags im Überblick*:

• Wartungsgegenstand
• Rechte und Pflichten der Vertragsparteien
• Vertragslaufzeit
• Kündigung
• Leistungsumfang
• Mängelhaftung und Gewährleistung
• Instandhaltungen

Die Bausteine eines rechtssicheren Vertrags sind immer individuell zu klären und festzulegen. Für die Erstellung eines solchen Vertrags gibt es diverse Vorlagen, doch am effizientesten ist die Rücksprache mit einem Anwalt. Verstöße gegen die DSGVO kosten viel Geld und nur eine umfangreiche Rechtsberatung sorgt für Klarheit. Die Risiken reichen weit, denn für den Großteil aller Handlungen im Internet sind Zustimmungen erforderlich. Mit einer guten Rechtsberatung ist man auf der sicheren Seite.

 

Abschließender Tipp: Nutze Backup-Software

Der Einsatz von Software bringt immer gewisse Risiken mit sich, auch wenn Entwicklungsteams hohe Standards berücksichtigen und qualifizierte Software-Tester das Ergebnis überprüfen. Dennoch empfiehlt sich beim Einsatz von Monitoring-Software ein regelmäßiges Backup durchzuführen.

Bei Backup Software handelt es sich um ein zusätzliches Speichermedium, das eine Sicherheitskopie der existierenden Daten vornimmt. Insbesondere im Monitoring kann die Sicherung relevanter Daten ein entscheidender Faktor sein, denn manche Auswertungen (z. B. KPIs) sind für die wirtschaftliche Entwicklung eines Unternehmens wichtig.

 

Fazit

Monitoring erleichtert die Arbeitsprozesse für Unternehmen und ermöglicht den Fokus auf das Kerngeschäft. Einsparpotential gibt es vor allem bei der Auswertung der Kennzahlen, wobei sich Unternehmen nicht zu sehr darauf versteifen sollten. Die zentrale Verwaltung sorgt dafür, dass unternehmensnotwendige Anwendungen sicher eingesetzt und regelmäßig aktualisiert werden. Im Falle einer Fernwartung empfiehlt sich der Abschluss eines Wartungsvertrags, um Unklarheiten bezüglich des Datenschutzes zu beseitigen.

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