In diesem Artikel:

1. Definition: Was ist ein Use Case? 
   
2. Welchen Nutzen haben Use Cases?
3. Das sind die Vorteile
4. Umsetzung in der Praxis
5. Use Cases Beschreibung: Die zwei Ansätze
   
6. Use Case Beispiel

Gründe für Use Cases: Fehler identifizieren, Informationen sammeln, Anforderungen definieren, Prozesse optimieren, Analysen durchführen

Das Wichtigste zusammengefasst:

• Use Cases sind Anwendungsszenarien, welche das sichtbare Verhalten eines Systems aus der Nutzerperspektive beschreiben (z. B. die Nutzung eines interaktiven Displays aus Sicht eines Kunden im Einkaufszentrum).
• Es gibt zwei bekannte Ansätze für Use Case-Szenarien, nämlich Spezifikation und Diagramme.
• Die Ziele von Anwendungsszenarien sind klar zu definieren, um sie erfolgreich umzusetzen.
• Der primäre Vorteil von Use Cases besteht darin, dass sie für Klarheit sorgen und Unternehmen von Flexibilität bezüglich der Definition von Systemzielen und deren Umsetzung profitieren.
• Um die Ergebnisse von Use Cases effektiv zu interpretieren, empfehlen wir die Berücksichtigung von KPIs und Monitoring-Tools.

Definition: Was ist ein Use Case?

Use Cases (zu Deutsch: Anwendungsfälle) beschreiben das Verhalten von Systemen aus Sicht eines Nutzers. Ein Nutzer muss nicht zwingend eine Person sein, auch Systeme und Rollen kommen als Akteure für Anwendungsfälle in Frage. Diese Akteure interagieren mit dem System, um ein vordefiniertes Ziel zu erreichen, beispielsweise die Funktionalität technischer Abläufe oder die User Experience von Geschäftsprozessen.

Wichtig für die Praxis: In der Theorie klingen Use Cases sehr abstrakt. Doch für die Praxis können Use Cases schon etwas ganz Einfaches sein wie „Kann jemand die Kaffeemaschine problemlos bedienen?“ Daher sind Use Cases auch nicht auf Branchen oder Einsatzbereiche beschränkt.

Abgrenzung zu Case Studies
Viele verwenden die Begriffe „Use Case“ und „Case Study“ als Synonym, doch sie unterscheiden sich in ihrer Bedeutung. Use Cases beschreiben bestimmte Interaktionen zwischen Akteuren und Systemen. Case Studies hingegen sind reale Fallstudien, die ein Projekt oder dessen Vorgang darstellen.

Welchen Nutzen haben Use Cases?

Use Cases verfolgen immer ein Ziel, meistens die Optimierung von bestehenden Systemen und Prozessen. Die Interaktion zwischen Akteur und System zielt darauf ab, alle Eventualitäten und möglichen Szenarien innerhalb eines Systems durchzuspielen, um die notwendigen Anforderungen zu ermitteln.

Beispiel: Ein Use Case zielt nicht nur darauf ab, beispielsweise den Checkout-Prozess eines Online-Shops zu testen. Sondern darauf, alle möglichen Checkout-Abläufe zu testen. Ziel ist also eine ganzheitliche Betrachtung unter Aspekten der Funktionalität und Usability, um beispielsweise Fehler zu identifizieren.

Was sind die Vorteile von Use Cases?

• Klarheit schaffen: Interaktionen zwischen Akteur und System werden klar und verständlich dargestellt sowie auch Anforderungen an das System nachvollziehbar definiert werden.

• Einfache Erstellung und Verständlichkeit: Leicht zu erstellen und für alle beteiligten Akteure verständlich.

• Gute Gesamtübersicht: Gewährleistung von Einblicken in Details (z. B. Informationen über einen Use Case oder ein System) und verbesserte Orientierung für Akteure bei der Definition von Anforderungen.

• Transparente Vermittlung von Details: Klare Darstellung von Details. Visualisierung macht komplexe Zusammenhänge zudem leichter verständlich.

• Flexibilität: Anpassbar an verschiedene Akteure und deren Bedürfnisse. Unterstützt Unternehmen außerdem bei der Definition von Zielen und deren Umsetzung.

Umsetzung in der Praxis: Ansätze und Beispiel

Anwendungsbeispiele reichen von der Bedienung einer Kaffeemaschine 8einfach) bis hin zum Software-Testing (komplex). Daher erfüllen alle systematischen Funktionsweisen die Voraussetzungen für einen Anwendungsfall.

Für dich ist als Take-Away für die Praxis wichtig: Bei Use Cases wird immer ein Ziel verfolgt, das die Beziehung zwischen System und Akteur überprüft. Sobald die beiden Voraussetzungen, also System und Akteur, gegeben sind, ist ein Use Case möglich. 

-> Doch die erfolgreiche praktische Umsetzung erfordert bewährte Ansätze und geht mit bestimmten Fragen einher. Darauf gehen wir nachfolgend ein. 

Use Case Beschreibung: Die zwei Ansätze

Das von Ivar Jacobson im Jahr 1987 geschaffene Konzept lässt sich in zwei Ansätzen unterteilen.

Der erste Ansatz ist die Spezifikation, bei der natürlich-sprachliche Informationen enthalten sind, sogenannte “Narratives”. Diese Informationen werden als textliche Vorlage verfasst, und beinhaltet folgende Elemente:

• Name des Anwendungsfalls
• Akteure
• Auslöser / Trigger Event
• Beschreibung des Ablaufs
• Detaillierte Beschreibung der einzelnen Arbeitsschritte
• Beschreibung alternativer Abfolgen
• Bedingungen, die vor und nach dem Use Case relevant sind
• Darstellung der Hürden und möglicher Fehler

Der zweite Ansatz erfolgt über Diagramme. Diese Vorgehensweise ist systematisch gesehen dieselbe, doch Diagramme sind aufgrund ihrer Visualisierung leichter zu verstehen. Ein weiterer Unterschied zu der Spezifikation liegt darin, dass die Beschreibungen sich nicht auf Abläufe beziehen, sondern auf die Zusammenhänge zwischen verschiedenen Use Cases und den involvierten Akteuren.

Beispiel Digital Signage: Eine Spezifikation beschreibt genau, wie ein Content Manager eine Werbeanzeige hochlädt, validiert, auf Displays abspielt und Daten sammelt. Sie geht auf Fehlerquellen wie Formatprobleme oder Verbindungsfehler ein. Ein Diagramm dagegen zeigt, wie Use Cases wie „Content hochladen“, „Werbeanzeige anzeigen“, „Statistiken abrufen“ und „Display verwalten“ mit Akteuren wie Content Managern, Kunden und Administratoren zusammenhängen.

Die Wahl muss aber nicht zwingend auf entweder Spezifikation oder Use Case-Diagramme fallen. Die beiden Methoden und ihre Vorgehensweisen ergänzen sich im Use Case-Prozess und liefern in Kombination eine genaue Auswertung der Ziele zur Ermittlung der Anforderungen an ein System.

Doch wie baut man Use Cases richtig auf, um die beiden Ansätze zu nutzen?
Um Use Cases richtig zu definieren, kannst du bestimmte Fragen heranziehen, um den Prozess so effektiv und zielführend wie möglich zu gestalten.

Folgende 15 Fragen helfen bei der Erstellung von Anwendungsfällen:

1. Kontext und Ziele festlegen
Was ist der Kontext des Use Cases?
Welches Ziel muss erreicht werden?

2. Akteure und ihre Rollen identifizieren
Welche Akteure nutzen das System und was sind ihre Ziele?
Welche Rollen und Berechtigungen haben Akteure?

3. Anforderungen und Bedingungen klären
Wie komplex sind die Anforderungen, mit denen sich ein Akteur befassen muss?
Welche Schnittstellen werden verwendet?
Welche Ressourcen werden benötigt?
Welche Bedingungen müssen erfüllt sein?

4. Szenarien und Abläufe definieren
Welche Schritte muss der Akteur durchlaufen?
Was sind die Reaktionen des Systems auf die vom Akteur vorgenommenen Schritte?
Welche Szenarien und welche alternativen Szenarien sind ersichtlich?

5. Fehlerquellen und Testdurchführung
Was sind die möglichen Fehler bei jedem Schritt des Anwendungsfalls?
Wie oft wird das Testszenario durchgeführt?

6. Erfolgskriterien und Ergebnisbewertung
Was sind die Bedingungen für einen erfolgreichen Abschluss?
Wie werden die Ergebnisse ausgewertet und bemessen?

-> Praxistipp: Die Fragen dienen der Orientierung. Du musst selber für dich abwägen, wie die Anforderungen definiert werden!

Use Case Beispiel

Um dir ein besseres Gespür für die Praxis zu vermitteln, schauen wir uns als Beispiel den Anwendungsfall “Digitale Werbetafel” an.

Name: Digitale Werbetafel im Einkaufszentrum. 

Akteure: Drei Beteiligte. Das Einkaufszentrum als Betreiber, werbetreibende Unternehmen (z. B. Restaurants in einer Mall) und Besucher/Kunden. 

Auslöser / Trigger Event: Werbetreibende buchen eine Werbefläche über die Plattform des Einkaufszentrums und laden die Inhalte für die digitale Werbetafel hoch.

Kurzbeschreibung: Die digitale Werbetafel im Einkaufszentrum wird verwendet, um zeitgesteuerte und zielgerichtete Werbeanzeigen für verschiedene Unternehmen abzuspielen. Die Anzeigen werden über eine zentrale Plattform hochgeladen, zeitlich geplant und dynamisch an den Kundenstrom angepasst.

Beschreibung der einzelnen Schritte:

• Werbetreibende erstellen Inhalte: Unternehmen erstellen Werbematerialien wie Videos oder Bilder.
• Buchung und Upload: Unternehmen buchen einen Zeitslot über die Plattform und laden die Inhalte hoch.
• Inhalte anpassen: Die Plattform passt die Anzeigen je nach Zeit, Ort und Zielgruppe an.
• Anzeige auf Werbetafel: Inhalte werden auf der digitalen Werbetafel zur gebuchten Zeit angezeigt.
• Datenanalyse und Optimierung: Nach der Anzeige erhalten die Werbetreibenden Berichte zur Wirksamkeit der Kampagne.

Beschreibung alternative Schritte: 

• Alternative Buchung: Falls ein Zeitslot bereits belegt ist, können Unternehmen alternative Slots buchen.
• Anpassung in Echtzeit: Falls Werbeinhalte kurzfristig geändert werden müssen (z. B. auf Basis von Besucherstrom-Änderungen), erfolgt dies automatisch durch die Plattform.

Vor- und Nachbedingungen: 

• Vorbedingungen: Werbetreibende müssen über einen Zugang zur Buchungsplattform verfügen, Inhalte müssen in kompatiblen Formaten vorliegen.
• Nachbedingungen: Nach der Anzeige der Werbung erhalten die Werbetreibenden einen Report zur Performance der Kampagne (z. B. Anzahl der Ansichten).

Systemgrenzen und Fehler: 

• Systemgrenzen: Die Plattform kann möglicherweise nur eine bestimmte Anzahl von Anzeigen gleichzeitig verarbeiten. Bei Überlastung könnte es zu Verzögerungen kommen.
• Fehlerfälle: Mögliche Fehler sind fehlerhafte Uploads, Anzeigeprobleme auf den Bildschirmen oder technische Ausfälle der Werbetafeln. In solchen Fällen müssen Inhalte neu hochgeladen oder Hardware-Probleme behoben werden.

Probiere es selbst: Überlege dir ein Szenario passend zu deinem Unternehmen und bringe es textuell auf’s Papier! Du wirst überrascht sein, welche Alternativen dir einfallen und wie genau ein solcher Prozess beschrieben werden kann.

Unser abschließender Tipp

Planung und Transparenz sind für erfolgreiche Anwendungsfälle wichtig. Lege den beteiligten Akteuren alle relevanten Informationen vor und involviere so viele Mitarbeiter wie nötig. Mehr Mitarbeiter bedeutet auch, dass die Prozesse komplexer werden, doch die Ergebnisse versprechen eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen.

Versetze dich in die Akteure und welche Ziele sie verfolgen. Daraus erkennst du die Beziehung zwischen den Beteiligten und dem System. Darüber hinaus ist es wichtig, die Vor- und Nachbedingungen richtig festzulegen. Hierbei ist genau zu definieren, welche Bedingungen zu Beginn und nach Abschluss erfüllt sein müssen.

Je genauer die Arbeitsabläufe vorab definiert sind, desto besser. Es ist nicht zu empfehlen, automatisierte oder vordefinierte / standardisierte Prozesse zu nutzen, denn sie ermöglichen keine individuelle Beurteilung der Anforderungen. 

In diesem Artikel:

1. Digitalisierung im Unternehmen: Wieso viele scheitern
2. Die Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen
3. Überblick: Vorteile für deine Kunden
4. Fazit

Kurzfassung: Was sind die Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen?

Die Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen sind Wettbewerbsförderung, besserer Kundenservice, leichtere Personalbeschaffung, Ausbau der Kommunikationsstrukturen, Modernisierung der Arbeitsplätze, mehr Messbarkeit, Automatisierung und finanzielle Entlastung. 

Vorteile der Digitalisierung ausschöpfen ist kein Selbstläufer

Die Digitalisierung schreitet voran. Eine vom 14. Februar 2022 veröffentlichte Statistik zeigt, dass sich 35 Prozent der deutschen Unternehmen als Vorreiter der Digitalisierung betrachten und wiederum 44 Prozent geben an, dass sie ihren Umsatz durch digitale Maßnahmen steigerten. Auch der Digitalisierungsindex stieg an – im Jahr 2023 von 108,1 Punkten auf 113,6 Punkten im Jahr 2024 (Quelle). 

Die Zahlen sind vielversprechend. Doch aufgrund der Komplexität gestaltet sich die Digitalisierung in Unternehmen als Herausforderung. Die Etablierung digitaler Prozesse erfordert Umstrukturierungen und Mitarbeiter müssen den Umgang mit neuen Anwendungen lernen. Auf strategischer Ebene sind möglicherweise externe Berater notwendig und Unternehmen müssen neues Personal einstellen. 

Das ist jedoch kein Grund den Wandel aufzuhalten oder gar zu überdenken, denn digitale Maßnahmen ersetzen analoge Prozesse zielführend. Ein gutes Beispiel hierfür ist das Marketing: Immer mehr Unternehmen setzen auf SEO und Social Media. Online-Prozesse sind nämlich leichter messbar und ermöglichen dadurch einen effizienten Einsatz der verfügbaren Ressourcen. Zudem erschließen Unternehmen mehr Reichweite und können auf Grundlage der Daten effektiv skalieren. In unserem Artikel zu den Vorteilen von digitaler Werbung gehen wir genauer darauf ein. 

Die Vorteile der Digitalisierung für Unternehmen

• Die Digitalisierung fördert Wettbewerb und Innovation
• Besserer Kundenservice
• Flexible Personalbeschaffung
• Ausbau der Kommunikationsstrukturen im Unternehmen
• Modernisierung von Arbeitsplätzen
• Bessere Messbarkeit von Prozessen
• Optimierung und Automatisierung der Unternehmensprozesse
• Finanzielle Einsparmöglichkeiten

Digitalisierung fördert Wettbewerb und Innovation

Durch den digitalen Wandel bestehen zusätzliche Möglichkeiten, um die eigene Marke zu stärken, beispielsweise durch Social Media und digitale Werbedisplays.

Hierbei ermöglicht der Wettbewerb einige Chancen; Mitbewerber erkennen nämlich ebenfalls die Vorteile der Digitalisierung und optimieren ihre Prozesse basierend auf den sich anpassenden Wünschen der Zielgruppen. Was zunächst als Nachteil erscheint, fördert dein Unternehmen sogar, denn auf einem ständig wachsenden Markt mit viel Konkurrenz muss jeder proaktiv bleiben. Und durch den Wettbewerb gibt es keinen Stillstand, was ständig Spielraum für mehr Innovation auf dem Markt verschafft. 

Ein Beispiel hierfür ist die Entwicklung von Künstlicher Intelligenz. Im Jahr 2025 kann jeder Web-Inhalte erstellen, denn KI generiert Content innerhalb weniger Minuten. Dadurch erhöht sich der Standard für qualitativen Content, denn der Umgang mit KI erfordert regelrecht Basic-Fähigkeiten und es entstehen viele generische Inhalte. Abheben kann sich nur, wer die Anforderungen an hochwertigem Content kennt und besser sein möchte, sprich: Der Wettbewerb setzt neue Maßstäbe und Zielgruppen/Endkunden bekommen besseren Content.

Besserer Kundenservice

Die Digitalisierung im Unternehmen verspricht einen besseren Kundenservice. Ein Beispiel hierfür ist Digital Signage – externes Hosting ermöglicht die ortsunabhängige  Aktualisierung von Inhalten in Echtzeit. Mit Plakaten ist das nicht möglich – diese müssen neu gestaltet, gedruckt und aufgehängt werden.

Aber profitieren auch Endkunden von der Digitalisierung?
Ja! Über z. B. Social Media werden Angebote flexibel und schnell kommuniziert. Und interaktive Digital Signage-Displays ermöglichen eine eigenständige Navigation in Stores (was sich auch positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirkt).

Flexible Personalbeschaffung

Eine freie Stelle ausschreiben, Print-Medien in Auftrag geben und auf postalische Bewerbungen warten – so sah die Personalbeschaffung lange aus und auch im Jahr 2025 ist das bei manchen Unternehmen noch gängige Praxis. Im Zuge der Digitalisierung änderte sich das jedoch und Unternehmen kommen leichter an Personal, Stichwort: Social Recruiting.

Dahingehend haben sich auch neue Möglichkeiten in der ortsunabhängigen Zusammenarbeit mit Freiberuflern ergeben. Vor allem kleinere Start-Ups und Gründerteams ziehen daraus einen Vorteil, denn Freelancer-Portale (z. B. Freelancermap und Malt) ermöglichen eine unkomplizierte sowie flexible Auftragserteilung ohne ein verbindliches Arbeitsverhältnis einzugehen. Durch die Remote Arbeit (Home Office) der Freelancer sind keine zusätzlichen Büroräume erforderlich und das spart zudem Kosten.

Modernisierung von Arbeitsplätzen

Viele Unternehmen verfolgen mit der Digitalisierung das Ziel, analoges Arbeiten mit modernen Technologien zu erweitern. Im digitalen Wandel sind seither jedoch auch neue Berufsfelder entstanden, vor allem in den Bereichen IT und Digitalmarketing. Bereits existierende Tätigkeiten gewinnen zusätzlich an Relevanz (z. B. Webdesign) und eher analoge Bereiche durchlaufen einen digitalen Wandel (z. B. Designer für Print, die jetzt digitale Medien gestalten).

Die Digitalisierung im Unternehmen erleichtert aber auch die interne Kommunikation. Durch kollaborative Plattformen wie Slack und Asana oder Online-Meeting-Tools wie Zoom bestehen mehr Flexibilität im Dialog und bei der gemeinschaftlichen Arbeit an Projekten. 

Konzept zur Verbesserung der internen Kommunikation im Unternehmen

Bessere Messbarkeit von Prozessen

Vor allem im digitalen Marketing zeigt sich dieser Vorteil. Über Tools wie Google Analytics und Matomo sind relevante KPIs abrufbar und gewähren genaue Einblicke in den Erfolg der ergriffenen Maßnahmen. Basierend darauf erkennen Unternehmen, welche Ansätze im Marketing funktionieren und können das Budget kosteneffizient investieren.

In unserem Blogartikel „Was ist Monitoring?„ konkretisieren wir die Vorteile der Prozessüberwachung in Unternehmen und welche Software dir dafür zur Verfügung steht.

Optimierungspotenzial bestehender Prozesse

Aus der Messbarkeit resultiert auch der Vorteil, dass bestehende Prozesse zielführend optimiert werden können. Ein passendes Beispiel hierzu ist das Projektmanagement über Tools wie Asana. 

Durch die zentrale Erfassung aller Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines lassen sich Engpässe frühzeitig erkennen und analysieren. Wiederkehrende Abläufe können standardisiert und mithilfe von Vorlagen automatisiert werden, was Zeit spart und Fehler reduziert. Gleichzeitig ermöglichen integrierte Analysefunktionen eine kontinuierliche Auswertung von Projektkennzahlen wie Termintreue, Auslastung oder Durchlaufzeiten.

So werden Schwachstellen nicht nur sichtbar, sondern können gezielt angepasst werden – etwa durch die Umverteilung von Ressourcen oder die Anpassung von Workflows.

Kosteneinsparungen

Bleiben wir beim Beispiel digitale Werbung: Die Optimierung digitaler Werbung auf Grundlage von Daten spart langfristig gesehen Ressourcen. Tests sind nämlich messbar und du erkennst, welche Ansätze funktionieren, wodurch Best Practices gezielt skaliert und Testphasen reduziert werden.

Dieser dauerhafte Optimierungsprozess ermöglicht über Jahre hinweg finanzielle Einsparungen. Eine Win-Win-Situation, denn du sparst Geld und zugleich richtest du dein Marketing gezielter auf potentielle Kunden aus.

Anmerkung: Unsere Beispiele berücksichtigten hauptsächlich das Marketing, doch auch andere Unternehmensbereiche profitieren von den bisher genannten Vorteilen. Ob Personal, Logistik, Marketing oder Produktion, die Vorteile der Digitalisierung für Unternehmen bestehen bereichs- und auch branchenübergreifend.

-> Du kennst jetzt die Vorteile der Digitalisierung für dein Unternehmen. Aber inwiefern profitieren deine Endkunden?

Überblick: Vorteile der Digitalisierung für deine Kunden

• Besserer Self-Service (z. B. durch Digital Signage oder eigenständige Recherchen)
• Schnellere Kundenkommunikation über E-Mail
• Mehr Flexibilität und Effizienz durch Online-Meetings (mit Business-to-Business-Kunden)
• Transparenter Informationsaustausch und Informationen zu aktuellen Angeboten (z. B. über die Website oder Social Media)
• Verbesserte Benutzererfahrung durch Gamification und dynamischem Content

Fazit

Digitale Unternehmensprozesse sind im Jahr 2025 nicht mehr wegzudenken. Die Vorteile der Digitalisierung reichen von erhöhter Flexibilität bis hin zu finanziellen Einsparungen. Viele sehen den digitalen Wandel als Gefahr für Arbeitsplätze, doch gerade der innovative Grundgedanke wird in Zukunft weitere Möglichkeiten schaffen, um analoge Arbeitskraft mit moderner Technik zu vereinen. Unternehmensbereiche wie das Marketing zeigen bereits, welchen Mehrwert die Umsetzung digitaler Strategien für Unternehmen bietet.

In diesem Artikel

1. Definition: Was ist Datenmanagement?
2. Aufgaben des Datenmanagements
3. Drei Schritte für die erfolgreiche Umsetzung deiner Datenmanagement-Strategie
4. Das sind die Herausforderungen
5. Was sind die Vorteile vom Datenmanagement?
6. Tipps für deine Datenmanagement Strategie
   

DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE

• Die Ziele des Datenmanagements sind: Daten zu speichern, zu minimieren und zu archivieren. Außerdem sollen Fehler minimiert und mehr Transparenz geschaffen werden. 
• Die drei Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung: Datensätze verstehen, Daten richtig strukturieren und eine effektive Speicherumgebung einrichten.
• Datenmanagement bietet Vorteile in puncto Sicherheit, Kosten und Effizienz.
• Innovative Lösungen bereiten keine Problem im Bereich Datenschutz, aber bei der Erhebung personenbezogener Daten ist die DSGVO zu beachten. 

Bis 2028 sollen weltweit fast 400 Zettabyte an digitalen Daten generiert werden, also dreimal so viel wie noch 2023 (Quelle). Aus dieser prognostizierten Entwicklung geht hervor, dass Datenmanagement zunehmend an Relevanz gewinnt. Denn große Datenmengen erfordern eine effektive Verarbeitung.

-> In diesem Artikel befassen wir uns mit dem Datenmanagement und seinen Aufgaben. Wir zeigen dir Vor- und Nachteile sowie häufige Herausforderungen. Außerdem erwarten dich Praxistipps für die strategische Umsetzung.

DEFINITION: WAS IST DATENMANAGEMENT?

Datenmanagement bezeichnet den Prozess der Erfassung, Speicherung, Organisation, Pflege und Nutzung von Daten, um ihre Qualität, Verfügbarkeit, Sicherheit und Nutzbarkeit für verschiedene Anwendungen sicherzustellen. Das Datenmanagement umfasst eine breite Palette von Aktivitäten und Methoden, die darauf abzielen, Daten während ihres gesamten Lebenszyklus effizient zu verwalten.

AUFGABEN DES DATENMANAGEMENTS

Das Datenmanagement übernimmt folgende Aufgaben:

• Unkomplizierten Datenzugriff ermöglichen
• Mehr Transparenz
• Automatisierte und effiziente Arbeitsprozesse etablieren
• Sicherheit erhöhen und Datenverluste vermeiden
• Aufbewahrungspflichten nachkommen
• Nicht benötigte oder veraltete Daten eliminieren

Im Kern besteht die Aufgabe des Datenmanagements also darin, unternehmensrelevante Informationen transparent zu speichern und effektiv zu verarbeiten. Stakeholder bekommen dadurch exakte Einblicke in Daten und Strukturen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Außerdem minimieren Unternehmen ihre Fehlerquoten und setzen ihr Budget effizient ein.

Das Datenmanagement beschränkt sich nicht auf bestimmte Bereiche. Viele denken bei Datenspeicherung womöglich an Buchhaltung und Finanzen, aber auch die Auswertung von Marketing-KPIs und Faktoren zur Verbesserung des Qualitätsmanagements werden berücksichtigt.

-> In a Nutshell: Jeder Prozess, der Daten erhebt oder verarbeitet, erfordert ein Datenmanagement.

DREI SCHRITTE FÜR DIE ERFOLGREICHE UMSETZUNG DEINER DATENMANAGEMENT-STRATEGIE

Um eine Datenmanagement-Strategie erfolgreich in der Praxis umzusetzen, sind vorab wichtige Fragen bezüglich Datensätze, Datenstrukturierung und Datenspeicherung zu klären. Die folgenden drei Schritte helfen dir dabei.  

KENNE UND VERSTEHE DEINE DATENSÄTZE

Der erste Schritt einer Datenmanagement-Strategie erfordert Kenntnisse über Daten selbst. Ohne die Datensätze im Unternehmen zu verstehen, kannst du keine zielführende Strategie entwerfen. Eine systematische Analyse berücksichtigt drei Arten von Daten, nämlich personenbezogene Daten, “High-Value”-Firmendaten und öffentliche Daten.

Personenbezogene Daten umfassen alle Datensätze, die deine Zielgruppe und andere natürliche Personen betreffen. Dazu gehören unter anderem Name, Adresse und E-Mail. Für diese Datensätze gilt es die Anforderungen an die DSGVO zwingend zu beachten. In unserem Artikel „Was ist Monitoring?“ greifen wir diese Anforderungen auf und gehen auch auf die Parallelen zwischen Monitoring und Datenmanagement ein. 

Bei “High-Value”-Firmendaten handelt es sich um sensible Unternehmensdaten. Dazu gehören buchhalterische Daten, Steuerunterlagen und Finanzdaten. Die Verschlüsselung dieser Daten hat höchste Priorität.

Öffentliche Daten sind für jedermann zugänglich und betreffen vor allem den Marketingbereich. Unter diese Kategorie fallen beispielsweise Marketing-KPIs wie der Website-Traffic, den Dritte problemlos über Tools wie ahrefs abrufen können. 

STRUKTURIERE DATEN RICHTIG

Zu den bekanntesten Methoden der Datenspeicherung gehören Data-Lake und Data-Warehouse. Beim Data-Lake handelt es sich um einen großen Speicher für Rohdaten, deren Verwendung nicht festgelegt wurde. Hingegen ist das Data-Warehouse eine zentrale Sammlung von Geschäftsdaten, die an einen Zweck gebunden sind.

Data-Lakes sind leicht zugänglich und erfordern für die Modifikation neuer Daten kein spezifisches Wissen. Jedoch können Daten nur mit speziellen Tools oder durch Experten (z. B. Data-Scientists) abgerufen werden. Der Datenzugriff über ein Warehouse erfolgt wesentlich unkomplizierter, dafür ist die Datenänderung mit einem höheren Aufwand verbunden.

Viele Unternehmen nutzen beide Methoden, um deren Vorteile auszuschöpfen. Data-Warehouse erfordert beim Datenabruf weniger Expertise und ist sicherer. Dafür hat Data-Lake Vorteile in puncto Flexibilität und Datenspeicherung.

SPEICHERUMGEBUNG

Das bekannteste Modell der Datenspeicherung ist die Cloud. Diese bietet für Unternehmen eine Vielzahl an Vorteilen, darunter eine sichere Datenspeicherung, mehr Flexibilität und Ausfallsicherheit. Als Alternative greifen viele Unternehmen zu serverbasierten Computerprogrammen in Form einer internen Speicherumgebung – dieser Ansatz ist aber nur sinnvoll, wenn Unternehmen hochsensible Daten verarbeiten, denn in puncto Flexibilität und Kosten sind Cloud-Lösungen effektiver.

Unsere Erfahrung: Im Bereich Digital Signage bevorzugen die meisten Unternehmen eine Cloud-Datenspeicherung. Nicht nur aus Gründen der Flexibilität, sondern vor allem wegen der Kosten. Eigenes Hosting erfordert den Aufbau von internem Know-How sowie eigene Wartung. On-Premise-Lösungen sind nur günstiger, wenn sie gefördert werden und wenig verändert/bearbeitet werden muss.

DAS SIND DIE HERAUSFORDERUNGEN

Datenmanagement hat viele Vorteile (dazu gleich mehr!), doch Unternehmen stehen bei der Etablierung vor einigen Herausforderungen, welche die Umsetzung erschweren. Darunter folgende:

• Fehlendes Know-how
• Datenvolumen
• Anforderungen von Stakeholdern

Fehlendes Know-How

Grundsätzlich ermöglicht das Datenmanagement finanzielle Einsparungen. Durch die Datenverarbeitung gewinnen Unternehmen wichtige Erkenntnisse, um Budget effizient einzusetzen und zielführende Ansätze zu ermitteln. Aber: Wenn niemand diese Daten verarbeiten kann, stehen große Datenmengen sogar im Weg. 

Unser Tipp: Baue internes Know-how für die Datenverarbeitung auf oder beauftrage externe Dienstleister. 

Datenvolumen

Bei zu großen Datenmengen geht die Transparenz möglicherweise verloren. Die meisten kennen das Sprichwort „Wer zu viel misst, misst Mist“ und es bewährt sich in diesem Zusammenhang, denn fast jeder Prozess kann gemessen werden und das erhöht auch die Komplexität.

Unser Tipp: Es sollten klare Ziel-KPIs definiert werden, um sich bei der Datenerhebung auf die wichtigsten Punkte zu konzentrieren. 

Anforderungen von Stakeholdern

Datenmanagement verfolgt das Ziel, lösungsorientierte sowie effiziente Unternehmens- und Arbeitsprozesse zu etablieren. Hierbei sind unter anderem die Anforderungen von Stakeholdern zu berücksichtigen, um gesammelte Daten zielgerichtet auszuwerten und bereitzustellen. Je größer das Unternehmen, desto komplexer sind die Anforderungen von Stakeholdern. Das erschwert möglicherweise ein zielgerichtetes Datenmanagement, denn die Wünsche und Vorstellungen von einzelnen Personen gehen zu weit auseinander.

Daher unser Tipp: Definiere die Anforderungen und wäge ab, was im Rahmen des Möglichen ist. Überschneiden sich die Anforderungen, musst du klar priorisieren und das Gespräch mit Stakeholdern suchen. 

WAS SIND DIE VORTEILE DES DATENMANAGEMENTS?

Die Präventivmaßnahmen für die Herausforderungen wurden eingeleitet? Dann profitiert dein Unternehmen definitiv von diesen Vorteilen:

• Transparenz
• Problemidentifikation
• Störfaktoren eliminieren
• Zielgerichtete Arbeitsprozesse
• Prozessautomatisierung
• Kostenersparnis
• Bessere User Experience
• Kundenbedürfnisse erkennen

Transparenz

Bei der Ansammlung von großen Datenmengen haben Unternehmen kaum Überblick und übersehen daher wichtige Datensätze. Durch eine gezielte Verwaltung verschaffen sich Unternehmen mehr Transparenz und können Daten gezielter auswerten sowie sortieren.

Problemidentifikation

Aus den transparenten Prozessen resultiert eine bessere Problemidentifikation. In Organisationen läuft eine Vielzahl an Interaktionen ab, sei es zwischen Softwareanwendungen oder Protokollen – und gutes Datenmanagement hilft dabei, die durch Prozesse entstandenen Probleme zu identifizieren.

Störfaktoren eliminieren

Das Monitoring der Daten ermöglicht eine unkomplizierte Behebung der Störfaktoren. Außerdem ist es für Unternehmen leichter, Präventionsmaßnahmen zu ergreifen, um weitere Schwierigkeiten in Zukunft zu vermeiden.

Zielgerichtete Arbeitsprozesse

Das primäre Ziel der Datenverwaltung besteht darin, Arbeitsprozesse zu optimieren. Durch transparente Datenauswertungen erkennen Unternehmen ihr Potential und schöpfen es aus. Ob in Personal, Marketing, Buchhaltung oder Qualitätsmanagement. Firmen erkennen über Tracking-Tools wie Matomo beispielsweise welche Marketing-Methoden die meisten Leads generieren . Oder über Umfragen, welche Benefits bei Mitarbeitern gut ankommen und können bestehende Prozesse dahingehend verbessern.

Prozessautomatisierung

Durch Leistungs- und Prozessüberwachung können solche Methoden und Maßnahmen eingestellt werden, die zu viele Ressourcen verbrauchen. Das schafft wiederum Möglichkeiten im Bereich der Prozessautomatisierung.

Beispiel: Bei der Evaluierung von Marketing-Daten erkennen Unternehmen möglicherweise, dass einzelne Schritte oder Testphasen unnötig waren. Diese Prozesse werden zukünftig eingestellt und somit Ressourcen gespart.

Kostenersparnis

Durch die Eliminierung nicht zielführender Prozesse resultieren finanzielle Vorteile. Unternehmen fokussieren sich weniger auf solche Aufgaben und Vorgehensweisen, die keine Erfolge versprechen. Außerdem reduzieren sie den Aufwand für Testphasen und somit auch das finanzielle Investment.

Bessere User Experience

Die Datenverwaltung gibt Aufschluss über Kundenwünsche oder welche technischen Probleme eine Website hat. Auch auf Trends reagieren Unternehmen schneller. Hieraus resultieren Vorteile im Bereich der User Experience und Zielgruppenansprache.

Kundenbedürfnisse erkennen

Feedback und Bewertungen gehören zu den wichtigsten Quellen für Unternehmen, um ihre Zielgruppen besser zu verstehen und Kundenwünsche zu identifizieren. Strukturiertes Datenmanagement hilft dabei, alle gesammelten Datensätze (z. B. Umfragen oder Feedbackbögen) effektiv auszuwerten und Kundenwünsche entsprechend zu erkennen.

TIPPS FÜR DEINE DATENMANAGEMENT-STRATEGIE

Entwickle eine umfassende Strategie

Eine gute und zielgerichtete Planung ist das A und O. Ohne die Anforderungen oder die Ziele von Stakeholdern zu kennen, sammelt dein Unternehmen viele irrelevante Daten. Befasse dich vorab auch mit Fragen bezüglich Speicherorte, Dateiformate,  Monitoring der KPIs und welche datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten sind.

Eine zielführende Strategie beinhaltet folgende Elemente:

• Rollen und Verantwortlichkeiten im Team klären
• Rechtliche Aspekte und Compliance beachten
• Maßnahmen festlegen und planen
• Kriterien für die Auswahl externer Geschäftspartner festlegen

Finde die passende Software

Nutze nur Software, die mit deinen Unternehmenszielen übereinstimmt. Das Angebot auf dem Markt wächst und es gibt Anbieter für verschiedene Zielsetzungen. Befasse dich mit folgenden Fragen, um die richtige Datenmanagement-Software zu finden:

• Was sind unsere Unternehmensziele?
• Welches Budget haben wir?
• Welche Anforderungen muss eine Software erfüllen?
• Erfüllt die Software gesetzliche Voraussetzungen?

Die letzte Frage spielt bei deutscher Software kaum eine Rolle. Englischsprachige Anbieter erfüllen aber möglicherweise nicht die Anforderungen an die DSGVO und dein Unternehmen riskiert dadurch eine Abmahnung. Daher unser Tipp: Zur Not mit einem Anwalt sprechen!

Berücksichtige Veränderungen

Im Bereich Datenmanagement ist in den letzten Jahren viel passiert. Es gibt unterschiedliche Software-Anbieter auf dem Markt, die Ziele von Stakeholdern ändern sich und Kundenbedürfnisse befinden sich in einem dauerhaften Wandel. Datenmanagement bedeutet nicht, einmalig Strukturen für die Datenauswertung und -Verwaltung zu schaffen. Stattdessen erfordern zielgerichtete Prozesse eine regelmäßige Optimierung, um langfristige Ergebnisse sicherzustellen.

10 BEST PRACTICES FÜR DEINE DATENMANAGEMENT STRATEGIE

• Wäge Kosten und Nutzen ab
• Kenne deine Unternehmensziele
• Nutze Datenbanken, welche den Anforderungen deines Unternehmens entsprechen
• Zentralisiere die Kommunikation mit beteiligten Akteuren
• Schule dein Personal
• Informiere Stakeholder und arbeite transparent
• Nutze Data Discovery, um Prozesse nachzuverfolgen und eine gute Compliance zu gewährleisten
• Handle bei der Prozessoptimierung zielstrebig, aber überlegt
• Denke nicht nur an Unternehmensprozesse, sondern auch an die Wirkung auf Kunden
• Verliere dich nicht in Zahlen, sondern orientiere dich auch an die Wünsche deiner Zielgruppe

In diesem Artikel:

1. Was ist Software?
   
2. Was ist Hardware?
3. Was ist der Unterschied zwischen Hardware und Software?
4. Der Unterschied zwischen Hardware und Software am Beispiel von Digital Signage Lösungen

Kurzfassung: Was ist der Unterschied zwischen Hardware und Software?

Software bezieht sich auf die nicht greifbaren Programme, Anwendungen und Daten, die auf einem Computer oder Gerät laufen. Sie steuert die Funktionalität und ermöglicht Aufgaben wie Textverarbeitung oder Spiele. Hardware hingegen umfasst die physischen Komponenten, wie Prozessoren, Speicher und Bildschirme, die die Hardware unterstützen und die Ausführung von Software ermöglichen. 

Was ist Software?

Viele bringen den Begriff “Software” mit Computern in Verbindung und an sich ist das auch richtig. Genauer betrachtet handelt es sich bei Software jedoch um einen Oberbegriff für  alle ausführbaren Programme und deren dazugehörigen Daten. Software beschreibt in vielen Fällen auch ein Skript, das definiert, welche Funktionen ein Software gesteuertes Gerät zu erfüllen hat.

Welche Arten von Software gibt es?

Die Frage nach der Definition wirft auch die Frage auf, ob es unterschiedliche Arten von Software gibt. Die kurze Antwort: Ja, gibt es, sogar viele. Nachfolgend werfen wir einen genaueren Blick auf die verschiedenen Arten von Software.

Open Source

Bei Open Source handelt es sich um kostenlos zur Verfügung gestellte Software. Der Quellcode von Open Source Software ist frei zugänglich und kann beliebig geändert sowie angepasst werden. Bekannte Beispiele sind LibreOffice und Open Office.

Embedded Software

Bei Embedded Software handelt es sich um eine in Hardware eingespielte Software. Hier besteht die Gefahr, dass im nachhinein keine Änderung mehr möglich ist und die Software keine Fehler enthalten darf. Zentrale Heizsysteme eignen sich hier als Beispiel – die Software ist in kleine Geräte eingespielt und die Funktionen sind vordefiniert. Updates oder Änderungen sind individuell nicht mehr möglich.

Cloud-basierte-Lösungen

Der große Vorteil von Cloud-basierten-Softwarelösungen liegt in der Unabhängigkeit. Noch vor einigen Jahren mussten Updates und Verbesserungen intern durchgeführt werden, doch mit Cloud-basierten-Lösungen hat sich das geändert, denn z. B. Wartungsarbeiten werden zentral ausgeführt. Ein gutes Beispiel für Cloud-basierte-Lösungen im Softwarebereich ist Digital Signage. Signage-Lösungen gestalten Unternehmensprozesse unabhängiger, flexibler und vor allem zentralisierter. Letzteres spart langfristig gesehen Kosten und Unternehmen haben die Gewissheit, dass Prozesse zuverlässig im Hintergrund laufen sowie deren Performance verbessert wird.

Paketierte Software

Es ist die wohl bekannteste Art der Software. Paketierte Software definiert sich dadurch, dass jeder Kunde dieselbe Lösung für sein Unternehmen bekommt und regelrecht kleine Änderungen vornehmen kann. Beispiele hierfür sind Microsoft Word oder Microsoft Excel. Die eigentliche Herausforderung solcher Programme besteht darin, dass sie für unterschiedliche Betriebssysteme kompatibel sein müssen und das bei der Programmierung zu berücksichtigen ist. Jeder kennt die regelmäßig notwendigen Updates von Windows, bei denen es sich meistens um Fehlerbehebungen handelt – Ziel dahinter ist oft die Verbesserung der Performance, aber auch Anpassungen bezüglich der Kompatibilität mit verschiedenen Betriebssystemen.

Diese Unterteilung der verschiedenen Softwaretypen kann noch spezifischer vorgenommen werden – häufig erfolgt die Unterscheidung in den Kategorie Standardsoftware, Branchensoftware und individuelle Software. Standardsoftware findet branchenübergreifend Anwendung (z. B. Software zur Rechnungserstellung), Branchensoftware bietet oft Schnittstellen-Lösungen für Unternehmen aus einer bestimmten Branche (z. B. Handelssektor) und die individuelle Software wird speziell für ein bestimmtes Unternehmen entwickelt.

Was ist Hardware?

Hardware beschreibt die physischen Komponenten eines Computersystems und dient als “Hilfsmittel” für die Funktionsfähigkeit von Software. Man unterscheidet zwischen interner und externer Hardware. Interne Hardware sind die nicht sichtbaren Komponenten (beispielsweise im inneren eines Computers), externe Hardware sind hingegen die Geräte, die sich außerhalb eines Computers befinden.

Was gehört zur Hardware?

Beispiele für interne Hardware:

• Prozessor
• Netzteil
• Arbeitsspeicher
• Festplatten
• Laufwerke
• Grafikkarten

Interne Hardware ist zwar auch physisch, doch äußerlich nicht greifbar wie die externe Hardware. Zum Beispiel befindet sich die Festplatte im Innern eines Computers und dient unmittelbar der Funktionsweise des Gerätes.

Beispiele für externe Hardware:

• Monitore
• Drucker
• Maus
• Tastatur
• Faxgeräte

Was ist der Unterschied zwischen Hardware und Software?

Bei Software handelt es sich um die nicht-physischen Komponenten eines Computers, also um ausführbare Programme und deren dazugehörigen Daten. Die Hardware hilft bei der Funktionsweise der Software – an sich hat die Hardware keinen direkten Einfluss auf die Funktion eines Programms, doch ohne Hardware ist die Nutzung von Software nicht bzw. nur bedingt möglich. Hier kommen die physischen Komponenten wie Festplatte, Maus, Drucker und Monitore ins Spiel, damit der Abnehmer die Software bedienen kann.

Der Unterschied zwischen Hardware und Software am Beispiel von Digitale Signage Lösungen

Die Unterscheidung zwischen Hardware und Software wird meistens am Beispiel eines Computers vorgenommen, dabei gibt es mittlerweile wesentlich mehr Geräte und Programme, die eine zusätzliche Perspektive auf die praktikable Nutzung der Komponenten gewährt.

Digital Signage Lösungen beschreiben den Einsatz digital-visueller Bildschirm, um Bild- und Videomaterial in kompakter Form auszuspielen. Am häufigsten sieht man Bildschirme mit digitalen Inhalten in Einkaufszentren. Die Inhalte werden über eine zentrale Stelle ausgespielt – so ist es üblich, dass Bildschirm und Programm nicht vom selben Anbieter kommen. Ein klassisches Beispiel für das Zusammenspiel aus Hardware und Software.

Doch eins nach dem anderen. Wie funktioniert Digital Signage unter Berücksichtigung des Unterschieds zwischen Hardware und Software? 

Im ersten Schritt ist eine Software notwendig, um die Inhalte auf einem digitalen Bildschirm auszuspielen. Unsere verschiedenen FRAMR Player erfüllen diese Funktion, denn über sie werden die Inhalte gespeichert, aufbereitet und ausgespielt. Es handelt sich um eine Cloud-basierte-Softwarelösung, denn Wartungsarbeiten und Verwaltung im Allgemeinen erfolgen über eine Cloud. Die FRAMR Player sind zugleich auch interne Hardware, denn in den Playern selbst sind Arbeitsspeicher und Prozessoren verbaut. Die externe Hardware ist der Monitor zur Ausgabe der Inhalte.

Was auf den ersten Blick unkompliziert erscheint, erfordert unzählige Arbeitsschritte und ein bestens qualifiziertes Team aus Programmierern. Die Anforderungen an das Zusammenspiel zwischen Hardware und Software erfordern viele Arbeitsschritte und die Berücksichtigung hoher technischer Standards. Doch auch gestalterische Elemente bei der Ausspielung bzw. der Umsetzung der Software sind zu berücksichtigen, um ein gutes Benutzererlebnis zu ermöglichen.

In diesem Artikel:

1. Digitale Medien und ihr Einfluss auf die Unternehmenskommunikation
2. Was ist digitale Kommunikation?
3. Beispiele
4. Das sind die Vorteile
5. Auf den gezielten Einsatz kommt es an!

Kurzfassung: Was sind die Vorteile digitaler Kommunikation?

Digitale Kommunikation bietet Unternehmen Effizienzvorteile durch schnelle und kostengünstige Informationsübertragung. Sie erleichtert den Ausbau der Reichweite und die Möglichkeit zur Zielgruppenansprache. Unternehmen können auch Daten für Analysen sammeln und Kundenbeziehungen stärken. Die Teamkollaboration wird verbessert und digitale Marketingstrategien sind besser messbar. 

Digitale Medien und ihr Einfluss auf die Unternehmenskommunikation

Digitale Medien verändern unser Kommunikationsverhalten. Wir sind von überall aus erreichbar und stehen mit Menschen aus aller Welt in Kontakt. Und wo man vor zwei Jahrzehnten noch zum Hörer greifen musste, versenden Freunde heutzutage einfach eine schnelle Nachricht per WhatsApp. Maximale Flexibilität lässt grüßen. 

Auch Unternehmen haben diese Vorteile für sich erkannt und nutzen die Digitalisierung zur Verbesserung ihrer Kundenkommunikation. Ob Digital Signage, Social Media oder Blog, sowohl die Zielgruppenansprache als auch der interne Austausch erfolgt im Jahr 2025 Großteils digital. 

Die wachsenden Möglichkeiten in der digitalen Kommunikation versprechen eine vielseitige Anwendung. Nicht nur dein Marketing profitiert davon, du kannst auch ortsunabhängig Termine wahrnehmen und deinem Team eine gemeinschaftliche sowie zentralisierte Projektorganisation ermöglichen. 

Was ist digitale Kommunikation?

Digitale Kommunikation beschreibt den Informationsaustausch durch den Einsatz moderner Technologien. In Fachkreisen wird der Begriff als eine eigenständige Kommunikationsart verstanden, während im unternehmerischen Kontext der Austausch zwischen Medium und Endkunde oder der Austausch zwischen Mitarbeitern gemeint ist. 

Im Zusammenhang mit dem Marketing nennen besonders viele die digitale Kommunikation, welche in diesem Kontext alle Maßnahmen zur Verbesserung der Kundeninteraktion beschreibt. Content Marketing und Gamification sind hierbei nur zwei von vielen bekannten Methoden. 

Der Austausch erfolgt hierbei nicht zwingend zwischen zwei Personen, sondern kann auch zwischen Kunde und Software/Anwendung geschehen. So ist es z. B. bei Digital Signage der Fall. 

Digitale Kommunikation Beispiele

Dank digitaler Kommunikation profitieren Unternehmen von einer Vielzahl an Möglichkeiten, um mit ihren Kunden und Mitarbeitern zu interagieren. E-Mails, MS-Office und auch Social Media gehören seit vielen Jahren zum Grundrepertoire. Doch auch andere Anwendungen wie z. B. Meeting- und Projektmanagement-Tools sind mittlerweile fester Bestandteil des Unternehmensalltags.

Konkrete Beispiele für digitale Kommunikation im Unternehmen:

• Social-Media-Kanäle (z. B. Facebook und TikTok)
• Digital Signage
• Content Marketing (z. B. Blogs oder Podcasts)
• Design-Tools (z. B. Canva)
• Einträge in Firmen- und Webverzeichnissen
• Bewertungsportale
• Projektmanagement-Tools (z. B. Asana)
• Chatbots
• WhatsApp
• Meeting-Tools (z. B. Meet oder Zoom)
• Apps
• Cloud-basierte Lösungen (z. B. Google Drive)

Das sind die Vorteile

Der digitale Fortschritt verspricht deinem Unternehmen einige Vorteile in der Kommunikation. Diese betreffen nicht nur die Automatisierung oder das Marketing, sondern auch die Verfügbarkeit und Prozessoptimierung. Hieraus resultieren skalierbare und auch nachhaltige Arbeitsprozesse. 

Nachfolgend gehen wir genauer auf die Vorteile ein und wie dein Unternehmen davon profitiert. Beachte, dass die Vorteile gleichermaßen für eine Vielzahl an Maßnahmen/Anwendungen greifen, wir aber meistens nur ein bis zwei Beispiele zur Veranschaulichung nennen. 

Markenaufbau

Dank Social Media war es noch nie so leicht, eine überregionale oder gar internationale Zielgruppe zu erreichen. Auf Plattformen wie LinkedIn posten viele deutsche Unternehmen auf englisch, weil sie eine breite Zielgruppe erreichen können. Du hast also die Möglichkeit, den Radius deiner Ansprache entscheidend zu erweitern. 

Flexibilität

Digitale Kommunikation ermöglicht flexible Anpassungen bei deinen Marketingmaßnahmen. Mit Digital Signage erstellte Inhalte können in Echtzeit angepasst werden und auch der Zugriff auf andere Anwendungen wie Social Media oder Design-Tools wie Canva erfolgt ortsunabhängig. 

Doch nicht nur im Marketing bestehen Vorteile hinsichtlich der Flexibilität, sondern auch in der Kommunikation über z. B. Zoom. Meetings finden nicht mehr vor Ort statt, sondern können bequem von zu Hause aus durchgeführt werden.

Verfügbarkeit

Mithilfe von Chatbots kommunizieren Unternehmen 24 Stunden am Tag mit ihren Kunden. Und dank Anwendungen wie WhatsApp ist man länger erreichbar als telefonisch im Unternehmen.

In puncto Verfügbarkeit bestehen auch hinsichtlich der Mitarbeiterkommunikation Vorteile, denn an einem Zoom-Meeting kann man auch von unterwegs aus mit dem Smartphone teilnehmen.

Prozessoptimierung und -automatisierung

Digitale Kommunikationsmaßnahmen erheben für Unternehmen relevante Datensätze. Monitoring ermöglicht eine genaue Auswertung der erhobenen Daten, um Prozesse nachhaltig zu optimieren. Hieraus ergeben sich auch Möglichkeiten in der Prozessautomatisierung.

Umsatzsteigerung

Digitale Kommunikation fördert das Verständnis individueller Kundenbedürfnisse. Sei es durch Umfragen, Datenauswertungen oder Bewertungen. Das ermöglicht dir eine verbesserte Zielgruppenansprache, um genauer auf individuelle Wünsche einzugehen. Und das wiederum resultiert in Umsatzsteigerungen, denn eine gezielte Ansprache verspricht mehr Verkäufe.

Erkenntnisse aus erhobenen Datensätzen unterstützen auch den analogen Vertrieb. Das verbesserte Kundenverständnis optimiert die Vorgehensweisen deiner Vertriebsmitarbeiter, denn sie können auch besser auf verschiedene Bedürfnisse eingehen.

Kundenfeedback

Bewertungsportale und Referenzbereiche auf Webseiten geben Kunden die Chance, ihre Erfahrungen mit deinem Unternehmen zu teilen. Das verspricht einen offenen Dialog und du erkennst dein Verbesserungspotential. 

Hieraus resultiert ein schöner Synergieeffekt: Bewertungsportale verschaffen dir einen besseren Überblick zu den Wünschen deiner Kunden und du kannst daraufhin Optimierungsmaßnahmen einleiten. Deine Kunden fühlen sich dadurch ernst genommen und binden sich aus Überzeugung langfristig an dein Unternehmen. Zugleich verspricht ein verbessertes Kundenverständnis effizientere Arbeitsprozesse und somit auch mehr Umsatz. 

Nachhaltigkeit

E-Mails und WhatsApp ersetzen so langsam den Postverkehr. Dadurch gelangt weniger Papier in den Umlauf. Und auch digitale Meetings schonen die Umwelt, denn sie ersparen einem den Fahrweg, wodurch weniger CO2 ausgestoßen wird. 

Leichterer Austausch

Digitale Kommunikation vereinfacht den sonst so mühseligen Austausch von Dokumenten. Der Handwerker versendet seinen Arbeitsbericht per Smartphone und Rechnungen kommen innerhalb weniger Sekunden per Mail beim Kunden an. Unternehmen sparen Ressourcen und inhaltliche Fehler bei Dokumenten lassen sich problemlos ausbessern. 

Auch innerhalb eines Unternehmens erfolgt die Kommunikation wesentlich leichter. Projektmanagement-Tools wie Asana zentralisieren die Zusammenarbeit von Teams und dank Zoom oder Google Meet finden Termine gemütlich von Zuhause aus statt. 

Die Nachteile digitaler Kommunikation

Mit der digitalen Kommunikation bestehen auch Nachteile. Informationsüberflutung ist ein Problem, das Mitarbeiter überfordern kann. Missverständnisse aufgrund des Fehlens nonverbaler Kommunikation sind möglich, und Datenschutz- und Sicherheitsrisiken müssen bewältigt werden. Die Abhängigkeit von Technologie macht Unternehmen anfällig für Ausfälle und Cyberangriffe. Soziale Isolation und Ablenkung können die Mitarbeiterproduktivität zudem beeinträchtigen.

Es ist entscheidend, die Vor- und Nachteile der digitalen Kommunikation abzuwägen und angemessene Strategien zur Bewältigung der Herausforderungen zu implementieren.

Nachteile bestehen nur bedingt

Man darf mit Blick auf die Nachteile aber nicht übersehen, dass der digitale Wandel sich den Herausforderungen und genannten Nachteilen annimmt und sie zunehmend meistert. 

Digitale Kommunikation hat sich in den vergangenen Jahren gewandelt. Der Austausch mit Kunden erfolgt nicht mehr statisch und ist auch nicht mehr emotionslos. Intuitive Gestaltungsmöglichkeiten versprechen eine vielseitige sowie abwechslungsreiche Zielgruppenansprache. Denke hierbei nur mal an die kreativen Designs, die dir täglich bei Instagram ins Auge fallen oder die Möglichkeiten im Bereich Gamification.

Technische Schwierigkeiten sind eine Seltenheit. Website-Hoster erfüllen hohe Qualitätsstandards, wodurch schwerwiegende Störungen praktisch ausgeschlossen sind. 

Mögliche Nachteile gibt es, das ist Fakt. Doch digitale Kommunikationsmaßnahmen durchlaufen einen ständigen Optimierungsprozess, weshalb die Nachteile nur bedingt bestehen. Die Kundenkommunikation wird transparenter, Maßnahmen zur Verbesserung der User Experience gewinnen das Vertrauen von älteren Zielgruppen und Sicherheitsmaßnahmen sowie Verpflichtungen zur DSGVO sichern die Umsetzung der Maßnahmen ab. 

Auf den gezielten Einsatz kommt es an

Digitale Kommunikation verspricht deinem Unternehmen viele Vorteile. Entscheidender Faktor für den zielgerichteten Einsatz bildet eine Abwägung der Maßnahmen. Ein Handwerksbetrieb profitiert z. B. von Digital Signage, aber ein Chatbot auf der Website macht wenig Sinn. 

Ermittle im ersten Schritt deinen individuellen Bedarf und nutze digitale Kommunikationsmaßnahmen zielgerichtet. Von Meeting-Tools wie Zoom oder digitalen Terminkalendern profitiert jedes Unternehmen, aber vor allem im Marketing sind Abstriche vorzunehmen, um bestehendes Budget effizient einzusetzen. 

In diesem Artikel:

1. Cloud basierte Lösungen: Digital Signage und mehr
2. Cloud Computing einfach erklärt
3. Das sind die Vorteile für Unternehmen
4. Cloud basierte Lösungen: Anwendungsbeispiel für die zentrale Datenspeicherung
5. Die möglichen Nachteile von Cloud basierten Lösungen
6. Datensicherheit: Sind die Bedenken begründet?
7. Fazit
8. FAQ

Cloud basierte Lösungen für Unternehmen: Digital Signage und mehr

Die Digitalisierung veranlasst Unternehmen dazu, ihre Arbeitsprozesse neu auszurichten und flexibler zu gestalten. Cloud basierte Lösungen bieten eine Vielfalt an Vorteilen und stärken die Position im Wettbewerb mit Konkurrenten. Doch welche Vorteile sind das und wie sieht es mit datenschutzrechtlichen Aspekten aus? Wir haben die Antwort auf diese und ähnliche Fragen.

Cloud Computing einfach erklärt

Um den Begriff einer Cloud finden sich viele Definitionen. Die meisten sehen darin eine Möglichkeit, ohne Internetverbindung auf Inhalte zuzugreifen, andere sehen darin eine flexible Methode zur Datenspeicherung auf einem externen Träger. Grundsätzlich bieten Cloud basierte Lösungen die Möglichkeit der ortsunabhängigen Speicherung von Daten sowie auch den ortsunabhängigen Zugriff, doch darüber hinaus bestehen noch weitere Anwendungsmöglichkeiten. 

Häufig fällt der Begriff “Cloud” im Zusammenhang mit Speicherplätzen wie Google Drive, aber die Anwendungsmöglichkeiten reichen wesentlich weiter. Cloud basierte Lösungen stellen auch ortsunabhängige Applikationen zur Verfügung. Bestes Beispiel: Digital Signage Lösungen.
Die cloudbasierte Nutzung von Signage-Lösungen zielt darauf ab, Video- und Bildmaterial auch ohne Internetverbindung bereitzustellen. Außerdem profitieren Unternehmen von externen Servern, damit Drittanbieter sich um das Hosting kümmern. Externe Datenspeicherung fließt hier zwar als Nutzen mit rein, doch der eigentliche Vorteil besteht im flexiblen Zugriff auf Inhalte und Content.

Cloud basierte Lösungen für Unternehmen bieten also nicht nur ein sinnvolles Speichermedium, im Vordergrund steht nämlich auch, mögliche Hürden bei der Kommunikation mit Endkunden und Mitarbeitern zu überwinden.

© Microsoft Presse

Das sind die Vorteile für Unternehmen

Für Unternehmen bedeutet die Umstellung auf Cloud basierte Lösungen, dass sie zusätzliche Vorteile bei der Nutzung und Bereitstellung digitaler Lösungen haben. Die Nutzungsmöglichkeiten begrenzen sich aber nicht ausschließlich auf die Datenspeicherung, denn es gibt auch eine breite Palette an Vorteilen in den Bereichen Kosten und Hosting.

Die Vorteile von Cloud basierten Lösungen im Überblick:

• Bessere Organisation und mehr Flexibilität
• Sichere Datenspeicherung
• Wettbewerbsvorteil und Fokus auf Kompetenzen
• Flexible Wiedergabe neuer Medien
• Geringere Kosten
• Ausfallsicherheit

Bessere Organisation und mehr Flexibilität

Cloud basierte Lösungen für Unternehmen ermöglichen eine flexible und unkomplizierte Umsetzung von Applikationen. Das zentralisierte Datenmanagement sorgt für mehr Sicherheit und wichtige Updates erfolgen über den Hoster.

Sichere Datenspeicherung

Bedenken bezüglich der Sicherheit von Cloud Computing sind bei einem seriösen Anbieter unbegründet. Die Speicherung erfolgt nämlich über ein professionell geschütztes Rechenzentrum, das keinerlei Zugriff Unbefugter ermöglicht. 

Wettbewerbsvorteil und Fokus auf Kompetenzen

Cloud Computing bedeutet Automatisierung der Arbeitsprozesse und das erleichtert auch die Implementierung von neuen Applikationen. Das verschafft mehr Vorteile im Wettbewerb und die automatisierten Prozessen ermöglichen einen besseren Fokus auf das Kerngeschäft. 

Flexible Wiedergabe neuer Medien

Vor allem im Bereich Digital Signage bieten Cloud basierte Lösungen für Unternehmen höhere Flexibilität. Sind die Inhalte einmal erstellt, erfolgt die problemlose Wiedergabe über die Cloud.

Geringere Kosten

Höhere Flexibilität, weniger Personalaufwand und unkomplizierte Adaptionsmöglichkeiten ermöglichen Kosteneinsparungen. Die Selbstverwaltung von Inhalten erfordert zusätzliches Personal und um Ausfälle kümmert sich keine zentrale Stelle, wodurch es im schlimmsten Fall zu Verzögerungen oder Ausfällen kommt.

Ausfallsicherheit

Externe Datenspeicher durchlaufen regelmäßige Wartungsarbeiten und erfüllen höchste Sicherheitsstandards. Der plötzliche Verlust wichtiger Daten ist somit ausgeschlossen.

Cloud basierte Lösungen: Anwendungsbeispiel für die zentrale Datenspeicherung

Cloud basierte Lösungen für Unternehmen sind vielfältig und in verschiedenen Bereichen sowie Branchen zu finden. Auch digitale Werbetafeln ermöglichen die zentrale Datenspeicherung und eine unkomplizierte Content-Wiedergabe. Dadurch hast du jederzeit Zugriff auf deine Inhalte und die Administration erfolgt über einen individuellen Zugang. Dank Signage-Lösungen entfallen Kosten für die Einrichtung eines eigenen Serverbereichs und wichtige Updates sowie Wartungsarbeiten übernimmt der Hoster. Das gewährleistet maximale Sicherheit und du sparst Ressourcen.

Externes Hosting ermöglicht schließlich auch kostengünstige Abo- und Lizenzmodelle. Ein eigener Server und die damit eingehenden Wartungsarbeiten verursachen hohe Kosten und wenn es zu unerwarteten Schwierigkeiten kommt, zahlst du nochmal drauf. Cloud basierte Signage-Lösungen verschaffen dir hingegen eine klare Kostenstruktur zu guten Tarifen.

FRAMR. DIE EINFACHE UND INTUITIVE DIGITAL SIGNAGE LÖSUNG MIT CLOUD BASIERTEM SERVICE

Zeige deine digitalen Medieninhalte auf jedem handelsüblichen Display – vom TV bis zur LED–Wand! Das ist Digital Signage, und dabei unterstützen wir dich mit FRAMR. Die Lösung zur einfachen und intuitiven Verwaltung und Präsentation von Medieninhalten.

Die Nutzung von FRAMR läuft über eine hauseigene, sichere und in der EU verwalteten Cloud. Unterstützt wird sie durch ein dazwischen geschaltetes Content Delivery Network (CDN) zur sicheren Auslieferung. Wir übernehmen die Wartungsarbeiten und bieten eine zentrale Datenspeicherung zu fairen Abo-Preisen. Unsere Produkte steuern verschiedene Endgeräte an und bieten eine breite Palette an Vorteilen, angefangen bei viel Speicherplatz bis hin zu qualitativ hochwertiger Auflösung und leistungsstarken Prozessoren. Unsere Produkte sind zudem alle DSGVO-konform.

Die möglichen Nachteile von Cloud basierten Lösungen

Mögliche Nachteile erschweren die Entscheidung, ob sich Cloud basierte Lösungen lohnen oder ob die Selbstverwaltung eine bessere Alternative darstellt. Die Nutzung von Cloud Computing geht mit keiner schwerwiegenden Entscheidung einher, wenn es sich um kleine Anwendungen handelt (z. B. Google Drive). Aber bei komplexeren Applikationen (z. B. IT-Dienstleistungen) erfolgt idealerweise eine Abwägung, ob sich die Anwendung lohnt.

Die Nachteile im Überblick:

• Abhängigkeit vom Drittanbieter
• Datensicherheit
• Einschränkung bei der Individualisierung
• Erforderlichkeit einer stabilen Internetverbindung

Abhängigkeit von Drittanbieter

Drittanbieter kümmern sich darum, dass Anwendungen einwandfrei funktionieren und keine technischen Schwierigkeiten entstehen. Hieraus ergibt sich jedoch eine gewisse Abhängigkeit dem Anbieter gegenüber. Du hast keinerlei Kontrolle über die im Hintergrund laufenden Prozesse und grundlegende Veränderungen an der Dienstleistung erfolgen über den Hoster.

Datensicherheit

Die wohl größte Sorge im Zusammenhang mit Cloud basierten Lösungen besteht darin, dass gespeicherte Daten verlorengehen. Grundsätzlich sind große Datenverluste eher unwahrscheinlich, aber nicht unmöglich. Wie bereits erwähnt, hast du keinerlei Kontrolle über die technischen Prozesse und was im Hintergrund passiert. Die Verantwortung zwecks Datensicherheit liegt beim Anbieter.

Einschränkung bei der Individualisierung

Abhängig vom Anbieter, hast du eingeschränkten Gestaltungsspielraum bei Nutzung der zur Verfügung gestellten Dienste. Im Bereich Contenterstellung bist du kaum eingeschränkt, aber eine grundlegende Veränderung bestehender Prozesse bleibt dir dennoch verwehrt. Anbieter stellen dir ausgewählte Funktionen oder Möglichkeiten zur Verfügung und daraus ergibt sich dein Gestaltungsspielraum.

Erforderlichkeit einer stabilen Internetverbindung

Die meisten Unternehmen haben keinerlei Schwierigkeiten mit der Internetverbindung, aber Ausnahmen bestätigen die Regel. Sei dir bewusst, dass der Zugriff auf eine Cloud gutes Internet erfordert. Sofern deine Internetleitung keine hohe Leistung ermöglicht, gibt es womöglich Schwierigkeiten bei der Anwendung.

Datensicherheit: Sind die Bedenken begründet?

Ein häufiges Argument gegen Cloud basierte Lösungen ist die fehlende Sicherheit bei der Datenverarbeitung. Jedoch gibt es keinen Grund für derartige Bedenken. Die Kommunikation zwischen Internet-Dienst und dem lokalen Datenträger erfolgt verschlüsselt und ist sicher vor fremden Zugriffen. Außerdem sind externe Datenspeicher-Lösungen passwortgeschützt.

Doch der Datenverlust ist nicht ganz ausgeschlossen. Schwächen in der Programmierung führen durchaus zu Problemen, und nicht zureichend abgesicherte Anmeldeprozesse bieten Hacker eine Plattform. Gerade weil Cloud basierte Lösungen eine unkomplizierte Anwendung ermöglicht, machen sich viele Nutzer Gedanken wegen der Sicherheit. Doch keine Sorge, gute Software gewährleistet höchste Sicherheitsstandards und es ist unwahrscheinlich, dass wichtige Daten verlorengehen. Denke nur mal an Google Drive: Millionen von Menschen nutzen den Service täglich, aber Meldungen über Datenverluste im großen Umfang gibt es kaum.

Fazit

Cloud basierte Lösungen für Unternehmen sind ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsfaktor. Anbieter profitieren, denn sie gestalten die unternehmerische Organisation leichter und Investitionskosten für Server Hardware fallen weg. Doch auch Verbraucher oder Endkunden ziehen einige Vorteile daraus, darunter die netz- und ortsunabhängige Nutzung der Dienste sowie eine gute Sicherung der eigenen Daten. Außerdem sparen Unternehmen langfristig gesehen Kosten und zeitliche Ressourcen.

FAQ

Abschließend beantworten wir häufig gestellte Fragen zu Cloud basierten Lösungen.

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