Zuletzt aktualisiert am: 04.03.2026

In diesem Artikel:

1. Definition: Was ist ein Use Case? 
   
2. Welchen Nutzen haben Use Cases?
3. Das sind die Vorteile
4. Umsetzung in der Praxis
5. Use Cases Beschreibung: Die zwei Ansätze
   
6. Use Case Beispiel

Gründe für Use Cases: Fehler identifizieren, Informationen sammeln, Anforderungen definieren, Prozesse optimieren, Analysen durchführen

Das Wichtigste zusammengefasst:

• Use Cases sind Anwendungsszenarien, welche das sichtbare Verhalten eines Systems aus der Nutzerperspektive beschreiben (z. B. die Nutzung eines interaktiven Displays aus Sicht eines Kunden im Einkaufszentrum).
• Die Ziele von Anwendungsszenarien sind klar zu definieren, um sie erfolgreich umzusetzen.
• Der primäre Vorteil von Use Cases besteht darin, dass sie für Klarheit sorgen und Unternehmen von Flexibilität bezüglich Zielsetzung und Umsetzung profitieren.
• Um die Ergebnisse von Use Cases effektiv zu interpretieren, empfehlen wir die Berücksichtigung von KPIs und Monitoring-Tools.

Definition: Was ist ein Use Case?

Use Cases (zu Deutsch: Anwendungsfälle) beschreiben das Verhalten von Systemen aus Sicht eines Nutzers. Ein Nutzer muss nicht zwingend eine Person sein, auch Systeme und Rollen kommen als Akteure für Anwendungsfälle in Frage. Diese Akteure interagieren mit dem System, um ein vordefiniertes Ziel zu erreichen, beispielsweise die Funktionalität technischer Abläufe oder die User Experience von Geschäftsprozessen.

Wichtig für die Praxis

In der Theorie klingen Use Cases sehr abstrakt. Doch für die Praxis können Use Cases schon etwas ganz Einfaches sein wie „Kann jemand die Kaffeemaschine problemlos bedienen?“ Daher sind Use Cases auch nicht auf Branchen oder Einsatzbereiche beschränkt.

Abgrenzung zu Case Studies

Viele verwenden die Begriffe „Use Case“ und „Case Study“ als Synonym, doch sie unterscheiden sich in ihrer Bedeutung. Use Cases beschreiben bestimmte Interaktionen zwischen Akteuren und Systemen. Case Studies hingegen sind reale Fallstudien, die ein Projekt oder dessen Vorgang darstellen.

Welchen Nutzen haben Use Cases?

Use Cases verfolgen als Ziel die Optimierung von bestehenden Systemen und Prozessen. Die Interaktion zwischen Akteur und System zielt darauf ab, alle Eventualitäten und möglichen Szenarien innerhalb eines Systems durchzuspielen, um die notwendigen Anforderungen zu ermitteln.

Beispiel

Ein Use Case berücksichtigt alle möglichen Checkout-Abläufe eines Online-Shops, nicht nur einen einzigen Checkout-Vorgang. Ziel ist also eine ganzheitliche Betrachtung unter Aspekten der Funktionalität und Usability, um beispielsweise Fehler zu identifizieren.

Was sind die Vorteile von Use Cases?

• Klarheit schaffen: Interaktionen zwischen Akteur und System werden klar und verständlich dargestellt sowie auch Anforderungen an das System nachvollziehbar definiert werden.

• Einfache Erstellung und Verständlichkeit: Leicht zu erstellen und für alle beteiligten Akteure verständlich.

• Gute Gesamtübersicht: Gewährleistung von Einblicken in Details (z. B. Informationen über einen Use Case oder ein System) und verbesserte Orientierung für Akteure bei der Definition von Anforderungen.

• Transparente Vermittlung von Details: Klare Darstellung von Details. Visualisierung macht komplexe Zusammenhänge zudem leichter verständlich.

• Flexibilität: Anpassbar an verschiedene Akteure und deren Bedürfnisse. Unterstützt Unternehmen außerdem bei der Definition von Zielen und deren Umsetzung.

Umsetzung in der Praxis: Ansätze, Konzept, Darstellung

Anwendungsbeispiele reichen von der Bedienung einer Kaffeemaschine (einfach) bis hin zum Software-Testing (komplex). Daher erfüllen alle systematischen Funktionsweisen die Voraussetzungen für einen Anwendungsfall.

Für dich ist als Take-Away für die Praxis wichtig: Bei Use Cases wird immer ein Ziel verfolgt, das die Beziehung zwischen System und Akteur überprüft. Sobald die beiden Voraussetzungen, also System und Akteur, gegeben sind, ist ein Use Case möglich. 

-> Doch die erfolgreiche praktische Umsetzung erfordert bewährte Ansätze und geht mit bestimmten Fragen einher. Darauf gehen wir nachfolgend ein. 

Use Case Beschreibung: Die zwei Ansätze

Das von Ivar Jacobson im Jahr 1987 geschaffene Konzept lässt sich in zwei Ansätzen unterteilen.

Der erste Ansatz ist die Spezifikation, bei der natürlich-sprachliche Informationen enthalten sind, sogenannte “Narratives”. Diese Informationen werden als textliche Vorlage verfasst, und beinhaltet folgende Elemente:

• Name des Anwendungsfalls
• Akteure
• Auslöser / Trigger Event
• Beschreibung des Ablaufs
• Detaillierte Beschreibung der einzelnen Arbeitsschritte
• Beschreibung alternativer Abfolgen
• Bedingungen, die vor und nach dem Use Case relevant sind
• Darstellung der Hürden und möglicher Fehler

Der zweite Ansatz erfolgt über Diagramme. Diese Vorgehensweise ist systematisch gesehen dieselbe, doch Diagramme sind aufgrund ihrer Visualisierung leichter zu verstehen. Ein weiterer Unterschied zu der Spezifikation liegt darin, dass die Beschreibungen sich nicht auf Abläufe beziehen, sondern auf die Zusammenhänge zwischen verschiedenen Use Cases und den involvierten Akteuren.

Beispiel Digital Signage

Eine Spezifikation beschreibt genau, wie ein Content Manager eine Werbeanzeige hochlädt, validiert, auf Displays abspielt und Daten sammelt. Sie geht auf Fehlerquellen wie Formatprobleme oder Verbindungsfehler ein. Ein Diagramm dagegen zeigt, wie Use Cases „Content hochladen“, „Werbeanzeige anzeigen“, „Statistiken abrufen“ und „Display verwalten“ mit Akteuren wie Content Managern, Kunden und Administratoren zusammenhängen.

Die Wahl muss aber nicht zwingend auf entweder Spezifikation oder Use Case-Diagramme fallen. Die beiden Methoden und ihre Vorgehensweisen ergänzen sich im Use Case-Prozess und liefern in Kombination eine genaue Auswertung der Ziele zur Ermittlung der Anforderungen an ein System.

Wie baut man Use Cases richtig auf, um die beiden Ansätze zu nutzen?

Ziehe folgende 15 Fragen heran, um Use Cases richtig zu definieren:

1. Kontext und Ziele festlegen
Was ist der Kontext des Use Cases?
Welches Ziel muss erreicht werden?

2. Akteure und ihre Rollen identifizieren
Welche Akteure nutzen das System und was sind ihre Ziele?
Welche Rollen und Berechtigungen haben Akteure?

3. Anforderungen und Bedingungen klären
Wie komplex sind die Anforderungen, mit denen sich ein Akteur befassen muss?
Welche Schnittstellen werden verwendet?
Welche Ressourcen werden benötigt?
Welche Bedingungen müssen erfüllt sein?

4. Szenarien und Abläufe definieren
Welche Schritte muss der Akteur durchlaufen?
Was sind die Reaktionen des Systems auf die vom Akteur vorgenommenen Schritte?
Welche Szenarien und welche alternativen Szenarien sind ersichtlich?

5. Fehlerquellen und Testdurchführung
Was sind die möglichen Fehler bei jedem Schritt des Anwendungsfalls?
Wie oft wird das Testszenario durchgeführt?

6. Erfolgskriterien und Ergebnisbewertung
Was sind die Bedingungen für einen erfolgreichen Abschluss?
Wie werden die Ergebnisse ausgewertet und bemessen?

-> Praxistipp: Die Fragen dienen der Orientierung. Du musst selber für dich abwägen, wie die Anforderungen definiert werden!

Wie kann man Use Cases visuell darstellen?

Neben der textuellen Beschreibung können Use Cases auch grafisch abgebildet werden, um Zusammenhänge schneller erfassbar zu machen. Gängige Formen der Visualisierung sind:

• Use-Case-Diagramme (UML): Zeigen Akteure, Systemgrenzen und die zugehörigen Use Cases auf einen Blick.

• Ablauf- oder Flow-Diagramme: Stellen die Reihenfolge von Schritten, Entscheidungen und Alternativen dar.

• Swimlane-Diagramme: Ordnen einzelne Schritte klar den beteiligten Rollen oder Systemen zu.

Use Case Beispiel

Um dir ein besseres Gespür für die Praxis zu vermitteln, schauen wir uns als Beispiel den Anwendungsfall “Digitale Werbetafel” an.

Name: Digitale Werbetafel im Einkaufszentrum. 

Akteure: Drei Beteiligte. Das Einkaufszentrum als Betreiber, werbetreibende Unternehmen (z. B. Restaurants in einer Mall) und Besucher/Kunden. 

Auslöser / Trigger Event: Werbetreibende buchen eine Werbefläche über die Plattform des Einkaufszentrums und laden die Inhalte für die digitale Werbetafel hoch.

Kurzbeschreibung: Die digitale Werbetafel im Einkaufszentrum wird verwendet, um zeitgesteuerte und zielgerichtete Werbeanzeigen für verschiedene Unternehmen abzuspielen. Die Anzeigen werden über eine zentrale Plattform hochgeladen, zeitlich geplant und dynamisch an den Kundenstrom angepasst.

Beschreibung der einzelnen Schritte:

• Werbetreibende erstellen Inhalte: Unternehmen erstellen Werbematerialien wie Videos oder Bilder.
• Buchung und Upload: Unternehmen buchen einen Zeitslot über die Plattform und laden die Inhalte hoch.
• Inhalte anpassen: Die Plattform passt die Anzeigen je nach Zeit, Ort und Zielgruppe an.
• Anzeige auf Werbetafel: Inhalte werden auf der digitalen Werbetafel zur gebuchten Zeit angezeigt.
• Datenanalyse und Optimierung: Nach der Anzeige erhalten die Werbetreibenden Berichte zur Wirksamkeit der Kampagne.

Beschreibung alternative Schritte: 

• Alternative Buchung: Falls ein Zeitslot bereits belegt ist, können Unternehmen alternative Slots buchen.
• Anpassung in Echtzeit: Falls Werbeinhalte kurzfristig geändert werden müssen (z. B. auf Basis von Besucherstrom-Änderungen), erfolgt dies automatisch durch die Plattform.

Vor- und Nachbedingungen: 

• Vorbedingungen: Werbetreibende müssen über einen Zugang zur Buchungsplattform verfügen, Inhalte müssen in kompatiblen Formaten vorliegen.
• Nachbedingungen: Nach der Anzeige der Werbung erhalten die Werbetreibenden einen Report zur Performance der Kampagne (z. B. Anzahl der Ansichten).

Systemgrenzen und Fehler: 

• Systemgrenzen: Die Plattform kann möglicherweise nur eine bestimmte Anzahl von Anzeigen gleichzeitig verarbeiten. Bei Überlastung könnte es zu Verzögerungen kommen.
• Fehlerfälle: Mögliche Fehler sind fehlerhafte Uploads, Anzeigeprobleme auf den Bildschirmen oder technische Ausfälle der Werbetafeln. In solchen Fällen müssen Inhalte neu hochgeladen oder Hardware-Probleme behoben werden.

Probiere es selbst: Überlege dir ein Szenario passend zu deinem Unternehmen und bringe es textuell auf’s Papier! Du wirst überrascht sein, welche Alternativen dir einfallen und wie genau ein solcher Prozess beschrieben werden kann.

Unser abschließender Tipp

Planung und Transparenz sind für erfolgreiche Anwendungsfälle wichtig. Lege den beteiligten Akteuren alle relevanten Informationen vor und involviere so viele Mitarbeiter wie nötig. Mehr Mitarbeiter bedeutet auch, dass die Prozesse komplexer werden, doch die Ergebnisse versprechen eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen.

Versetze dich in die Akteure und welche Ziele sie verfolgen. Daraus erkennst du die Beziehung zwischen den Beteiligten und dem System. Darüber hinaus ist es wichtig, die Vor- und Nachbedingungen richtig festzulegen. Hierbei ist genau zu definieren, welche Bedingungen zu Beginn und nach Abschluss erfüllt sein müssen.

Je genauer die Arbeitsabläufe vorab definiert sind, desto besser. Es ist nicht zu empfehlen, automatisierte oder vordefinierte / standardisierte Prozesse zu nutzen, denn sie ermöglichen keine individuelle Beurteilung der Anforderungen. 

Zuletzt aktualisiert am: 03.03.2026

In diesem Artikel:

1. Statistiken zeigen: Die Digitalisierung schreitet voran
2. Die Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen
3. Überblick: Vorteile für deine Kunden
4. Fazit

Kurzfassung: Was sind die Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen?

Die Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen sind Wettbewerbsförderung, besserer Kundenservice, leichtere Personalbeschaffung, Ausbau der Kommunikationsstrukturen, Modernisierung der Arbeitsplätze, mehr Messbarkeit, Automatisierung und finanzielle Entlastung. 

Statistiken zeigen: Die Digitalisierung schreitet voran

Eine vom 12. März 2025 veröffentlichte Studie zeigt, dass 29 Prozent der Unternehmen ihre Investitionen in die Digitalisierung erhöhen möchten. Auch der Digitalisierungsindex stieg an – im Jahr 2023 von 55,5 Punkten auf 59,4 Punkten im Jahr 2025 (Quelle). Für 2026 steht der Index noch aus. Diese Zahlen deuten auf einen Fortschritt im Bereich der Digitalisierung hin und dass Unternehmen die Vorteile erkennen. 

Die Vorteile der Digitalisierung für Unternehmen

Digitalisierung fördert Wettbewerb und Innovation

Die Konkurrenzsituation zwischen verschiedenen KI-Anbietern zeigt, wie wichtig Digitalisierung für Innovationsförderung und gesunden Wettbewerb ist. Open AI und Google verbessern ihre Anwendungen ChatGPT und Gemini stetig, um ihre Stellung im Wettbewerb zu festigen. Updates wie ChatGPT 5.3 oder Gemini 3 Pro haben Leistungswerte der jeweiligen Anwendung verbessert und im Vergleich zu vor einem Jahr sind Möglichkeiten und Qualität exponentiell gestiegen. 

In der Theorie profitieren davon alle beteiligten Akteure: Nutzer aufgrund der Anwendungsmöglichkeiten, Unternehmen durch Effizienzvorteile und der Markt durch mehr Innovation. Die Praxis zeigt jedoch etwas anderes. So investieren Unternehmen laut dem Fortune Magazine aktuell 93% in Technologien und nur 7% in Menschen. Dieses Ungleichgewicht sorgt mittelfristig für ein Voranschreiten der Technologie ohne Aufbau von Kompetenzen, um diese zu bedienen.

-> Die Vorteile der Digitalisierung bestehen also nur, wenn Investitionen in Technologien UND Akteuren getätigt werden. 

Besserer Kundenservice

Die Digitalisierung im Unternehmen verspricht einen besseren Kundenservice. Ein Beispiel hierfür sind Chatbots: Website-Besucher und potenzielle Kunden können direkt mit einem Unternehmen interagieren und Fragen stellen. Auch Support-Portale verbessern den Service, indem Kunden eigenständig Antworten auf ihre Fragen finden oder Produktanleitungen abrufen. 

FRAMR. Helpdesk: Unser eigenes Supportportal für Kunden 

Flexible Personalbeschaffung

Im Jahr 2025 rekrutieren laut Statista nur noch 30% der Unternehmen über Offline-Kanäle. Aufgrund der Digitalisierung wird die Verlagerung hin zu Online-Kanälen weiter zunehmen, denn mit dem Social Recruiting bestehen folgende Vorteile:

• Unternehmen sammeln verlässliche Daten über Zielgruppen, die mit Recruiting-Werbung interagieren (Alter, Geschlecht, Interessen).
• Durch A/B-Tests können Unternehmen die besten Ansprachen in Recruiting-Werbung herausfinden und das für zukünftige, effektive Kampagnen nutzen.
• Bewerber werden überregional und flexibel angesprochen. 
• Aufgrund der Zielgruppenausrichtung mit Paid Ads gibt es weniger Streuverluste im Vergleich zu Printwerbung. 

Im Bereich der Personalbeschaffung haben sich auch neue Möglichkeiten in der ortsunabhängigen Zusammenarbeit mit Freiberuflern ergeben. Freelancer-Portale (z. B. Freelancermap) ermöglichen eine unkomplizierte sowie flexible Auftragserteilung ohne ein verbindliches Arbeitsverhältnis einzugehen. Durch die Remote Arbeit der Freelancer sind keine zusätzlichen Büroräume erforderlich, wodurch Kosten gespart werden.

Modernisierung von Arbeitsplätzen

Laut des Insight Intelligent Technology Report fokussieren Unternehmen zu 45% die Effizienzvorteile der Digitalisierung, danach folgen Produktivität und Service. Ein Aspekt bleibt aber ungenannt: Die Modernisierung von Arbeitsplätzen. Dabei ist das ein wichtiger Faktor, denn im digitalen Wandel sind neue Berufsfelder entstanden, vor allem in den Bereichen IT und Digitalmarketing. Bereits existierende Tätigkeiten gewinnen zusätzlich an Relevanz (z. B. Webdesign) und eher analoge Bereiche durchlaufen einen digitalen Wandel (z. B. Designer für Print, die jetzt digitale Medien gestalten). Daraus ergeben sich Vorteile in puncto Flexibilität und Arbeitnehmer sind hinsichtlich ihrer Kompetenzen breiter aufgestellt. 

Quelle: Insight Intelligent Technology Report von insight.com

Bessere Messbarkeit von Prozessen

Dieser Vorteil zeigt sich insbesondere im digitalen Marketing. Über Tools wie Google Analytics und Matomo sind relevante KPIs abrufbar und gewähren genaue Einblicke in den Erfolg der ergriffenen Maßnahmen. Basierend darauf erkennen Unternehmen, welche Ansätze im Marketing funktionieren und können das Budget kosteneffizient investieren. Im Offline-Marketing ist das nicht möglich, da keine verlässlichen Daten vorliegen. 

In unserem Blogartikel „Was ist Monitoring?„ konkretisieren wir die Vorteile der Prozessüberwachung in Unternehmen und welche Software dir dafür zur Verfügung steht.

Optimierungspotenzial bestehender Prozesse

Aus der Messbarkeit resultiert auch der Vorteil, dass bestehende Prozesse zielführend optimiert werden. Ein Beispiel hierzu ist das Projektmanagement über Tools wie Asana. Durch die zentrale Erfassung aller Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines lassen sich Engpässe frühzeitig erkennen und analysieren. Wiederkehrende Abläufe können standardisiert und mithilfe von Vorlagen automatisiert werden, was Zeit spart und Fehler reduziert. Gleichzeitig ermöglichen integrierte Analysefunktionen eine kontinuierliche Auswertung von Projektkennzahlen wie Termintreue, Auslastung oder Durchlaufzeiten.

Kosteneinsparungen

Bleiben wir beim Beispiel digitale Werbung: Die Optimierung von digitaler Werbung auf Grundlage von Daten spart langfristig gesehen Ressourcen. Tests sind nämlich messbar und du erkennst, welche Ansätze funktionieren, wodurch Best Practices gezielt skaliert und Testphasen reduziert werden. Dieser dauerhafte Optimierungsprozess ermöglicht über Jahre hinweg finanzielle Einsparungen. Eine Win-Win-Situation, denn du sparst Geld und zugleich richtest du dein Marketing gezielter auf potentielle Kunden aus.

Anmerkung: Unsere Beispiele berücksichtigten hauptsächlich das Marketing, doch auch andere Unternehmensbereiche profitieren von den bisher genannten Vorteilen. Ob Personal, Logistik, Marketing oder Produktion, die Vorteile der Digitalisierung für Unternehmen bestehen bereichs- und auch branchenübergreifend.

Fazit

Die Vorteile der Digitalisierung reichen von erhöhter Flexibilität bis hin zu finanziellen Einsparungen. Viele sehen den digitalen Wandel als Gefahr für Arbeitsplätze, doch gerade der innovative Grundgedanke wird in Zukunft weitere Möglichkeiten schaffen, um analoge Arbeitskraft mit moderner Technik zu vereinen. Unternehmensbereiche wie das Marketing zeigen bereits, welchen Mehrwert die Umsetzung digitaler Strategien für Unternehmen bietet.

Zuletzt aktualisiert am: 03.03.2026

In diesem Artikel:

1. Was ist Software?
   
2. Was ist Hardware?
3. Was ist der Unterschied zwischen Hardware und Software?
4. Der Unterschied zwischen Hardware und Software am Beispiel von Digital Signage Lösungen

Kurzfassung: Was ist der Unterschied zwischen Hardware und Software?

Software bezieht sich auf die nicht greifbaren Programme, Anwendungen und Daten, die auf einem Computer oder Gerät laufen. Hardware hingegen umfasst die physischen Komponenten, wie Prozessoren, Speicher und Bildschirme, die für die Nutzung einer Software erforderlich sind.

Was ist Software?

Software ist ein Oberbegriff für alle ausführbaren Programme und deren dazugehörigen Daten. Software beschreibt in vielen Fällen auch ein Skript, das definiert, welche Funktionen ein Gerät zu erfüllen hat.

Welche Arten von Software gibt es?

Open Source

Bei Open Source handelt es sich um kostenlos zur Verfügung gestellte Software. Der Quellcode von Open Source Software ist frei zugänglich und kann beliebig geändert sowie angepasst werden. Bekannte Beispiele sind LibreOffice und Open Office.

Embedded Software

Bei Embedded Software handelt es sich um eine in Hardware eingespielte Software. Hier besteht die Gefahr, dass im nachhinein keine Änderung mehr möglich ist und die Software möglicherweise Fehler enthält. Zentrale Heizsysteme eignen sich hier als Beispiel: Die Software ist in kleine Geräte eingespielt und die Funktionen sind vordefiniert. Updates oder Änderungen sind individuell nicht mehr möglich.

Cloud-basierte-Lösungen

Der primäre Vorteil von Cloud-basierten-Softwarelösungen liegt in der Unabhängigkeit. Noch vor einigen Jahren mussten Updates und Verbesserungen intern durchgeführt werden, doch mit Cloud-basierten-Lösungen hat sich das geändert, denn z. B. Wartungsarbeiten werden zentral über den Hoster ausgeführt. Ein gutes Beispiel für Cloud-basierte-Lösungen im Softwarebereich ist Digital Signage. Hierfür gibt es auch On-Premise-Lösungen, doch der Großteil unserer Kunden nutzt die Cloud aus Gründen der Flexibilität und Wartung.

Paketierte Software

Es ist die wohl bekannteste Art der Software. Paketierte Software definiert sich dadurch, dass jeder Kunde dieselbe Lösung für sein Unternehmen bekommt und regelrecht kleine Änderungen vornehmen kann. Beispiele hierfür sind Microsoft Word oder Microsoft Excel. Die eigentliche Herausforderung solcher Programme besteht darin, dass sie für unterschiedliche Betriebssysteme kompatibel sein müssen und das bei der Programmierung zu berücksichtigen ist. Jeder kennt die regelmäßig notwendigen Updates von Windows – Ziel dahinter ist oft die Verbesserung der Performance, aber auch Anpassungen bezüglich der Kompatibilität mit verschiedenen Betriebssystemen.

Diese Unterteilung der verschiedenen Softwaretypen kann noch spezifischer vorgenommen werden – häufig erfolgt die Unterscheidung in den Kategorien: Standardsoftware, Branchensoftware und individuelle Software. Standardsoftware findet branchenübergreifend Anwendung (z. B. Software zur Rechnungserstellung), Branchensoftware bietet oft Schnittstellen-Lösungen für Unternehmen aus einer bestimmten Branche (z. B. Handelssektor) und die individuelle Software wird speziell für ein bestimmtes Unternehmen entwickelt.

Welche Software-Art ist die beste?

Für Unternehmen mit hohem Anpassungsbedarf und Wunsch nach Unabhängigkeit sind Open Source oder paketierte Software ideal. Allerdings erfordern sie mehr Wartungsaufwand und hohe Einmal-Investitionen. Embedded Software eignet sich hingegen für spezialisierte Hardware-Lösungen mit stabiler Performance, verspricht jedoch weniger Flexibilität und Unabhängigkeit. Cloud-basierte Lösungen sind perfekt für Unternehmen mit dynamischen Anforderungen, da sie Skalierbarkeit, Flexibilität und automatische Updates bieten. Allerdings verlieren Unternehmen die Datenhoheit. 

-> Jedes Modell hat Vor- und Nachteile, die je nach Ziel und Ressourcen eines Unternehmens abgewogen werden müssen. Zudem kommt es nicht nur auf die Software-Art an, sondern welche Vorteile die individuellen Lösungen bieten. 

Was ist Hardware?

Hardware beschreibt die physischen Komponenten eines Computersystems und dient als “Hilfsmittel” für die Funktionsfähigkeit von Software. Man unterscheidet zwischen interner und externer Hardware. Interne Hardware sind die nicht sichtbaren Komponenten (beispielsweise im inneren eines Computers), externe Hardware sind hingegen die Geräte, die sich außerhalb eines Computers befinden.

Was gehört zur Hardware?

Beispiele für interne Hardware:

• Prozessor
• Netzteil
• Arbeitsspeicher
• Festplatten
• Laufwerke
• Grafikkarten

Interne Hardware ist zwar auch physisch, doch äußerlich nicht greifbar wie die externe Hardware. Zum Beispiel befindet sich die Festplatte im Innern eines Computers und dient unmittelbar der Funktionsweise des Gerätes.

Beispiele für externe Hardware:

• Monitore
• Drucker
• Maus
• Tastatur
• Faxgeräte

Was ist der Unterschied zwischen Hardware und Software?

Bei Software handelt es sich um die nicht-physischen Komponenten eines Computers, also um ausführbare Programme und deren dazugehörigen Daten. Die Hardware umfasst hingegen alle physischen Komponenten, die eine Nutzung der Software ermöglichen. An sich hat die Hardware keinen direkten Einfluss auf die Funktion eines Programms, doch ohne Hardware ist die Nutzung von Software nicht bzw. nur bedingt möglich. Hier kommen die physischen Komponenten wie Festplatte, Maus, Drucker und Monitore ins Spiel, damit der Abnehmer die Software bedienen kann.

Wann ist diese Unterscheidung wichtig?
Grundsätzlich hat der Unterschied zwischen Hardware und Software selten eine Bedeutung für die Praxis, denn die meisten Anwendungen benötigen beide Komponenten. Im Bereich der Digital Signage spielt das aber durchaus eine Rolle, denn: Cloud-Software-Lösungen ermöglichen eine flexible Hardware-Wahl, hingegen sind On-Premise-Lösungen oft an spezifische Hardware-Lösungen gebunden.

-> Und das beeinflusst u. a. die Kostenstruktur, Anwendungsmöglichkeiten und Flexibilität.

Betrachtet man die Definition der beiden Komponenten, spielt der Unterschied keine Rolle. Aber die differenzierte Betrachtung von Hardware und Software hat dahingehend Bedeutung, dass die Komponenten bei bestimmten Kaufentscheidungen voneinander abhängig sind bzw. wie sie miteinander interagieren. 

Der Unterschied zwischen Hardware und Software am Beispiel von Digitale Signage Lösungen

Bei Digital Signage handelt es sich um digital-visuelle Bildschirme, um z. B. Bild- und Videomaterial auszuspielen. Im ersten Schritt ist eine Software notwendig, um die Inhalte auf einem digitalen Bildschirm wiederzugeben. Unsere verschiedenen FRAMR Player erfüllen diese Funktion, denn über sie werden die Inhalte gespeichert und aufbereitet. Die FRAMR. Player sind zugleich auch interne Hardware, denn in den Playern selbst sind Arbeitsspeicher und Prozessoren verbaut. Die externe Hardware ist der Monitor zur Ausgabe der Inhalte. 

Zuletzt aktualisiert am: 03.03.2026

In diesem Artikel:

1. Digitale Medien und ihr Einfluss auf die Unternehmenskommunikation
2. Definition: Was ist digitale Kommunikation?
3. Beispiele
4. Das sind die Vor- und Nachteile
5. Digitalen Wandel umsetzen: Darauf kommt es wirklich an

Kurzfassung: Was sind die Vorteile digitaler Kommunikation?

Digitale Kommunikation ermöglicht Unternehmen den Aufbau einer globalen Marke und mehr Flexibilität. Durch Tools werden Prozesse optimiert, mehr Reichweite generiert und der Kundenservice verbessert. Zudem fördern digitale Maßnahmen die Nachhaltigkeit und erleichtern die Kommunikation.

Digitale Medien und ihr Einfluss auf die Unternehmenskommunikation

Digitale Medien verändern unser Kommunikationsverhalten. Wir sind von überall aus erreichbar und stehen mit Menschen aus aller Welt in Kontakt. Und wo man vor zwei Jahrzehnten noch zum Hörer greifen musste, versenden Freunde heutzutage einfach eine schnelle Nachricht per WhatsApp. 

Auch Unternehmen haben diese Vorteile für sich erkannt und nutzen die Digitalisierung zur Verbesserung ihrer Kundenkommunikation. Ob Digital Signage, Social Media oder Blog, sowohl die Zielgruppenansprache als auch der interne Austausch erfolgt im Jahr 2026 großteils digital. 

In diesem Artikel präsentieren wir die Vorteile der digitalen Kommunikation, welche Tools dein Unternehmen nutzen kann und was für die erfolgreiche Umsetzung des digitalen Wandels zu beachten ist. 

Definition: Was ist digitale Kommunikation?

Digitale Kommunikation bezeichnet den Austausch über digitale Technologien, der unabhängig von Ort und Zeit stattfindet. Sie umfasst verschiedene Kanäle wie E-Mails oder Social Media und ermöglicht direkte, flexible und interaktive Dialoge. Der Austausch erfolgt nicht zwingend zwischen Personen, sondern kann auch zwischen Anwendungen geschehen. 

Digitale Kommunikation Beispiele

• Social-Media-Kanäle (z. B. Facebook und TikTok)
• Content Marketing (z. B. Blogs oder Podcasts)
• Design-Tools (z. B. Canva)
• KI-Anwendungen (z. B. ChatGPT)
• Projektmanagement-Tools (z. B. Asana)
• Meeting-Tools (z. B. Meet oder Zoom)
• Apps (z. B. für die Dokumentation)
• Cloud-Lösungen (z. B. Google Drive)

Beachte: Die Beispiele zeigen, dass digitale Kommunikation auch darauf abzielt, mehr Transparenz zu ermöglichen. Der Austausch über Design-Tools fördert z. B. die Kommunikation insofern, dass Mitarbeiter jederzeit auf die Entwürfe zugreifen und diese bearbeiten können. Es findet also kein direkter Austausch statt, aber Arbeitsprozesse werden transparenter gestaltet. 

Take-away: Digitale Kommunikation beruht nicht nur auf aktivem Austausch. Sondern auch darauf, dass Informationen oder Inhalte transparent kommuniziert und zugänglich gemacht werden. 

Die meisten Tools für digitale Kommunikation sind für bestimmte Einsatzbereiche, beispielsweise für das Marketing oder die interne Kommunikation. Es gibt aber Anwendungen, die vielseitig einsetzbar sind, darunter auch Digital Signage. In diesem Artikel lernst du die Vorteile von Digital Signage kennen und wie dein Unternehmen die Anwendungen einsetzen kann. 

Digitale Kommunikation: Vorteile

Reichweite

Dank Social Media war es noch nie so leicht, eine überregionale oder gar internationale Zielgruppe zu erreichen. Auf Plattformen wie LinkedIn posten viele deutsche Unternehmen z. B. auf Englisch, weil sie eine breite Zielgruppe erreichen können. Auch unser Team befolgt diesen Ansatz – der Großteil unserer Kunden kommt aus Österreich, aber wir posten auf Englisch, um eine internationale Zielgruppe zu erschließen. 

Markenaufbau

Analoge Werbemaßnahmen bieten nur eingeschränkte Möglichkeiten für erfolgreiches Branding. Ganz anders ist das bei digitaler Kommunikation – Werbedisplays oder Social-Media-Content sind Eye-Catcher, die aufgrund ihrer beweglichen und interaktiven Elemente ein modernes Markenbild schaffen. Diese visuelle Dynamik hinterlässt einen bleibenden Eindruck und stärkt die Markenwahrnehmung.

Flexibilität

Digitale Kommunikation verspricht dir in jederlei Hinsicht mehr Flexibilität als analoge Methoden. Hier ein paar Beispiele dazu:

• Marketing: Digital-Signage-Content für Werbedisplays kann in Echtzeit aktualisiert werden. Plakate erfordern hingegen viel Zeit für den Druck, zudem sind Designs nicht kurzfristig abänderbar.
• Kommunikation: Mit Online-Meeting-Tools wie Zoom oder Teams finden Besprechungen ortsunabhängig statt. 
• Projektmanagement: Über Tools wie Notion oder Asana hat dein Team Zugriff auf einen zentralisierten Workspace mit Überblick zu den aktuellen Aufgaben. Die Alternative wären Prints, die nicht flexibel geändert werden können oder aufwändige Briefing-Gespräche.

Verfügbarkeit

Mithilfe von Chatbots gewährleisten Unternehmen einen effektiven Support für 24 Stunden am Tag. Und über WhatsApp-Business können Kunden flexibel den Kontakt aufnehmen. In puncto Verfügbarkeit bestehen auch hinsichtlich der Mitarbeiterkommunikation Vorteile, denn die Teilnahme an einem Online-Meeting ist auch von unterwegs aus möglich. 

-> Probiere es aus: Mit einem Klick auf das Icon unten rechts, kannst du mit unserem Chatbot „Frank“ kommunizieren. Die Anwendung ist mittlerweile ein wichtiger Bestandteil unserer Online-Reputation-Strategie.

Prozessoptimierung 

Digitale Kommunikationsmaßnahmen versprechen mehr Messbarkeit. Und Monitoring ermöglicht eine genaue Datenerhebung für eine anschließend effektive Verarbeitung, um Prozesse nachhaltig zu optimieren. 

Praxistipp: Verliere dich aber nicht in unnötig vielen Messungen! Der Schlüssel für effektive Analytics ist die Priorisierung relevanter KPIs. 

Umsatzsteigerung

Digitale Kommunikation fördert das Verständnis individueller Kundenbedürfnisse, beispielsweise durch Umfragen über interaktive Displays, Datenauswertungen oder Online-Bewertungen. Das ermöglicht dir eine verbesserte Zielgruppenansprache, um genauer auf Wünsche einzugehen. Und das wiederum resultiert in Umsatzsteigerungen, denn eine konkrete Ansprache verspricht mehr Verkäufe durch eine gezielte Ausrichtung der Marketing- und Vertriebsstrategie.

Kundenfeedback

Über Bewertungsportale können Kunden ihre Erfahrungen mit deinem Unternehmen teilen. Dadurch erkennst du Verbesserungspotential und Möglichkeiten im Reputation-Management. Zudem wird dein Unternehmen durch positive Bewertungen als vertrauenswürdig wahrgenommen – das reduziert möglicherweise die Touchpoints, bis potenzielle Kunden etwas kaufen oder Kontakt aufnehmen. 

Nachhaltigkeit

E-Mails und WhatsApp ersetzen so langsam den Postverkehr. Dadurch gelangt weniger Papier in den Umlauf. Und auch digitale Meetings schonen die Umwelt, denn sie ersparen einem den Fahrweg, wodurch weniger CO2 ausgestoßen wird. 

Leichterer Austausch

Digitale Kommunikation vereinfacht den sonst so mühseligen Austausch von Dokumenten. Handwerker können beispielsweise einen Arbeitsbericht der App hochladen und alle Involvierten haben darauf Zugriff. Dadurch besteht nicht nur mehr Transparenz für Kunden, denn über den geteilten Zugriff können Büroangestellte die Daten abrufen und Rechnungen ohne Rücksprache erstellen. 

Die Nachteile digitaler Kommunikation

Datenschutz und Sicherheit

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist die DSGVO zu beachten. Themen wie Sicherheit oder Datenschutz sind aber auch relevant, wenn beispielsweise NDAs über vertrauliche Informationen unterzeichnet wurden. Hierbei ist zu beachten, dass Unbefugte keinen Zugriff auf Cloud-Speicherdienste wie Google Drive haben.

Unser Tipp

Etabliere ein Compliance-System, um mögliche Datenschutzverletzungen vorzubeugen. Dazu gehört, dass Zugriffe und Verantwortlichkeiten genau definiert werden und dein Team ein effektives Datenmanagement aufbaut. Wie wichtig letzteres ist und wie es funktioniert, konkretisieren wir in diesem Artikel. 

-> Für die rechtlichen Aspekte gilt: Kläre die Datenschutzthematik am besten mit einem Anwalt, sofern dein Unternehmen über komplexe Kommunikationsstrukturen verfügt. Die individuelle Rechtsberatung ist ein effektiver und sicherer Weg zur Risikominimierung.

Erreichbarkeit

Ständige Erreichbarkeit ist bei der internen Kommunikation ein Nachteil. Laut einer Studie wirkt sich die ständige Verfügbarkeit negativ auf unser Wohlbefinden aus. Ein Resultat davon, dass viele Führungskräfte ihre Mitarbeiter auch am Wochenende kontaktieren und ihre E-Mails lesen. 

Unsere Empfehlung

Feierabend ist Feierabend. Erwarte am Samstag keine Antwort auf deine WhatsApp-Nachrichten an Mitarbeitern und schaue auch selber am Wochenende nicht in die Mails.
Doch auch die Wahl der richtigen Tools hilft bei der Work-Life-Balance – Wir von FRAMR. nutzen z. B. das Tool „Slack“ für die interne Kommunikation, denn dadurch ist unser Team flexibel erreichbar, aber der Offline-Status signalisiert auch: Ich bin nicht da. Dadurch wissen andere, dass sie keine Antwort erwarten können. 

Fehlende Priorisierung

Viele Unternehmen nutzen zu viele Tools und ziehen deshalb keine Vorteile aus der digitalen Kommunikation. Projektmanagement-Tools sind hierfür ein gutes Beispiel, denn aufgrund von Micromanagement versprechen Anwendungen wie Asana oft nicht die gewünschte Entlastung. Eine Liste zur Gegenüberstellung verfügbarer Tools mit Abwägung der Vor- und Nachteile hilft bei der Priorisierung.

Unsere Empfehlung

Für Projektmanagement und Kommunikation jeweils nur ein Tool verwenden. Und im Marketing solltest du dich besser auf zwei Kanäle fokussieren, diese dann aber effektiv bespielen. 
Unser Team verwendet beispielsweise Slack für die Kommunikation, Odoo für das Projektmanagement und im Marketing begrenzen wir unsere Ressourcen auf den Blog und LinkedIn. Dadurch bleiben die Prozesse zentralisiert und wir können uns auf eine qualitative Content-Produktion konzentrieren. 

Fehlende Kompetenzen und Ressourcen

Fehlende Kompetenzen und Ressourcen ist der Gründe, weshalb Unternehmen nicht von der digitalen Kommunikation profitieren. KI ist ein gutes Beispiel dafür, denn im Jahr 2025 haben sich KI-Anwendungen wie ChatGPT zu einem Sparringpartner entwickelt, den 89% der B2B-Entscheider als Suchquelle nutzen (Quelle). Diesen Fortschritt können Unternehmen aber nicht nutzen, wenn das Know-how der Mitarbeiter für die Anwendung nicht ausreicht oder gar nicht vorhanden ist.

In den wenigsten Fällen sind lange Einarbeitungsphasen notwendig, weshalb fehlende Kompetenzen selten zum Problem werden. Normalerweise lernen Angestellte innerhalb weniger Minuten, wie man über Online-Tools kommuniziert oder sich organisiert. Aber Anwendungen mit größerem Impact (z. B. KI oder komplexe Workflows) erfordern Kompetenzen, die man nur über einen längeren Zeitraum aufbauen kann und in diesen Anwendungen steckt das meiste Potenzial. 

-> Investiere in die Schulungen deiner Mitarbeiter und priorisiere den „Learning by doing“-Prozess. Letzteres kannst du umsetzen, indem zeitlicher Spielraum dafür geschaffen oder Fristen für Projekte verlängert werden. 

Digitalen Wandel umsetzen: Darauf kommt es wirklich an

Digitale Kommunikation verspricht deinem Unternehmen viele Vorteile. Entscheidender Faktor für den zielgerichteten Einsatz bildet aber eine Abwägung der Maßnahmen. Ein Handwerksbetrieb profitiert z. B. von Digital Signage, aber ein Chatbot auf der Website ist weniger zielführend. Zudem ist es für kleine Unternehmen nicht möglich, erfolgreich auf fünf verschiedenen Social-Media-Kanälen zu publizieren.

 -> Um derartige Fehler zu vermeiden, sollte dein Team zunächst eine Bedarfsanalyse unter Berücksichtigung der individuellen Zielen, personellen Ressourcen und dem verfügbaren Know-how vornehmen. 

Ein abschließender Tipp

Bleibe flexibel. Vor allem durch die Entwicklung von KI befindet sich der digitale Fortschritt in einem ständigen Wandel. Die Zeiten, in denen Unternehmen statische Projektpläne befolgen, sind vorbei. Gewinner werden diejenigen sein, die den Wandel beobachten, Möglichkeiten erkennen und darauf reagieren. 

Zuletzt aktualisiert am: 03.03.2026

In diesem Artikel

1. Definition: Was ist Datenmanagement?
2. Aufgaben des Datenmanagements
3. Drei Schritte für die erfolgreiche Umsetzung deiner Datenmanagement-Strategie
4. Das sind die Herausforderungen
5. Was sind die Vorteile vom Datenmanagement?
6. Tipps für deine Datenmanagement Strategie
   

DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE

• Die Ziele des Datenmanagements sind: Daten zu speichern, zu minimieren und zu archivieren. Außerdem sollen Fehler minimiert und mehr Transparenz geschaffen werden. 
• Die drei Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung: Datensätze verstehen, Daten richtig strukturieren und eine effektive Speicherumgebung einrichten.
• Datenmanagement bietet Vorteile in puncto Sicherheit, Kosten und Effizienz.
• Innovative Lösungen bereiten keine Problem im Bereich Datenschutz, aber bei der Erhebung personenbezogener Daten ist die DSGVO zu beachten. 

Bis 2028 sollen weltweit fast 400 Zettabyte an digitalen Daten generiert werden, also dreimal so viel wie noch 2023 (Quelle). Aus dieser prognostizierten Entwicklung geht hervor, dass Datenmanagement zunehmend an Relevanz gewinnt. Denn große Datenmengen erfordern eine effektive Verarbeitung.

-> In diesem Artikel befassen wir uns mit dem Datenmanagement und seinen Aufgaben. Wir zeigen dir Vor- und Nachteile sowie häufige Herausforderungen. Außerdem erwarten dich Praxistipps für die strategische Umsetzung.

DEFINITION: WAS IST DATENMANAGEMENT?

Datenmanagement bezeichnet den Prozess der Erfassung, Speicherung, Organisation, Pflege und Nutzung von Daten, um ihre Qualität, Verfügbarkeit, Sicherheit und Nutzbarkeit für verschiedene Anwendungen sicherzustellen. Das Datenmanagement umfasst eine breite Palette von Aktivitäten und Methoden, die darauf abzielen, Daten während ihres gesamten Lebenszyklus effizient zu verwalten.

AUFGABEN DES DATENMANAGEMENTS

Das Datenmanagement übernimmt folgende Aufgaben:

• Unkomplizierten Datenzugriff ermöglichen
• Mehr Transparenz
• Automatisierte und effiziente Arbeitsprozesse etablieren
• Sicherheit erhöhen und Datenverluste vermeiden
• Aufbewahrungspflichten nachkommen
• Nicht benötigte oder veraltete Daten eliminieren

Im Kern besteht die Aufgabe des Datenmanagements also darin, unternehmensrelevante Informationen transparent zu speichern und effektiv zu verarbeiten. Stakeholder bekommen dadurch exakte Einblicke in Daten und Strukturen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Außerdem minimieren Unternehmen ihre Fehlerquoten und setzen ihr Budget effizient ein.

Das Datenmanagement beschränkt sich nicht auf bestimmte Bereiche. Viele denken bei Datenspeicherung womöglich an Buchhaltung und Finanzen, aber auch die Auswertung von Marketing-KPIs und Faktoren zur Verbesserung des Qualitätsmanagements werden berücksichtigt.

-> In a Nutshell: Jeder Prozess, der Daten erhebt oder verarbeitet, erfordert ein Datenmanagement.

DREI SCHRITTE FÜR DIE ERFOLGREICHE UMSETZUNG DEINER DATENMANAGEMENT-STRATEGIE

Um eine Datenmanagement-Strategie erfolgreich in der Praxis umzusetzen, sind vorab wichtige Fragen bezüglich Datensätze, Datenstrukturierung und Datenspeicherung zu klären. Die folgenden drei Schritte helfen dir dabei.  

KENNE UND VERSTEHE DEINE DATENSÄTZE

Der erste Schritt einer Datenmanagement-Strategie erfordert Kenntnisse über Daten selbst. Ohne die Datensätze im Unternehmen zu verstehen, kannst du keine zielführende Strategie entwerfen. Eine systematische Analyse berücksichtigt drei Arten von Daten, nämlich personenbezogene Daten, “High-Value”-Firmendaten und öffentliche Daten.

Personenbezogene Daten umfassen alle Datensätze, die deine Zielgruppe und andere natürliche Personen betreffen. Dazu gehören unter anderem Name, Adresse und E-Mail. Für diese Datensätze gilt es die Anforderungen an die DSGVO zwingend zu beachten. In unserem Artikel „Was ist Monitoring?“ greifen wir diese Anforderungen auf und gehen auch auf die Parallelen zwischen Monitoring und Datenmanagement ein. 

Bei “High-Value”-Firmendaten handelt es sich um sensible Unternehmensdaten. Dazu gehören buchhalterische Daten, Steuerunterlagen und Finanzdaten. Die Verschlüsselung dieser Daten hat höchste Priorität.

Öffentliche Daten sind für jedermann zugänglich und betreffen vor allem den Marketingbereich. Unter diese Kategorie fallen beispielsweise Marketing-KPIs wie der Website-Traffic, den Dritte problemlos über Tools wie ahrefs abrufen können. 

STRUKTURIERE DATEN RICHTIG

Zu den bekanntesten Methoden der Datenspeicherung gehören Data-Lake und Data-Warehouse. Beim Data-Lake handelt es sich um einen großen Speicher für Rohdaten, deren Verwendung nicht festgelegt wurde. Hingegen ist das Data-Warehouse eine zentrale Sammlung von Geschäftsdaten, die an einen Zweck gebunden sind.

Data-Lakes sind leicht zugänglich und erfordern für die Modifikation neuer Daten kein spezifisches Wissen. Jedoch können Daten nur mit speziellen Tools oder durch Experten (z. B. Data-Scientists) abgerufen werden. Der Datenzugriff über ein Warehouse erfolgt wesentlich unkomplizierter, dafür ist die Datenänderung mit einem höheren Aufwand verbunden.

Viele Unternehmen nutzen beide Methoden, um deren Vorteile auszuschöpfen. Data-Warehouse erfordert beim Datenabruf weniger Expertise und ist sicherer. Dafür hat Data-Lake Vorteile in puncto Flexibilität und Datenspeicherung.

SPEICHERUMGEBUNG

Das bekannteste Modell der Datenspeicherung ist die Cloud. Diese bietet für Unternehmen eine Vielzahl an Vorteilen, darunter eine sichere Datenspeicherung, mehr Flexibilität und Ausfallsicherheit. Als Alternative greifen viele Unternehmen zu serverbasierten Computerprogrammen in Form einer internen Speicherumgebung – dieser Ansatz ist aber nur sinnvoll, wenn Unternehmen hochsensible Daten verarbeiten, denn in puncto Flexibilität und Kosten sind Cloud-Lösungen effektiver.

Unsere Erfahrung: Im Bereich Digital Signage bevorzugen die meisten Unternehmen eine Cloud-Datenspeicherung. Nicht nur aus Gründen der Flexibilität, sondern vor allem wegen der Kosten. Eigenes Hosting erfordert den Aufbau von internem Know-How sowie eigene Wartung. On-Premise-Lösungen sind nur günstiger, wenn sie gefördert werden und wenig verändert/bearbeitet werden muss.

DAS SIND DIE HERAUSFORDERUNGEN

Datenmanagement hat viele Vorteile (dazu gleich mehr!), doch Unternehmen stehen bei der Etablierung vor einigen Herausforderungen, welche die Umsetzung erschweren. Darunter folgende:

• Fehlendes Know-how
• Datenvolumen
• Anforderungen von Stakeholdern

Fehlendes Know-How

Grundsätzlich ermöglicht das Datenmanagement finanzielle Einsparungen. Durch die Datenverarbeitung gewinnen Unternehmen wichtige Erkenntnisse, um Budget effizient einzusetzen und zielführende Ansätze zu ermitteln. Aber: Wenn niemand diese Daten verarbeiten kann, stehen große Datenmengen sogar im Weg. 

Unser Tipp: Baue internes Know-how für die Datenverarbeitung auf oder beauftrage externe Dienstleister. 

Datenvolumen

Bei zu großen Datenmengen geht die Transparenz möglicherweise verloren. Die meisten kennen das Sprichwort „Wer zu viel misst, misst Mist“ und es bewährt sich in diesem Zusammenhang, denn fast jeder Prozess kann gemessen werden und das erhöht auch die Komplexität.

Unser Tipp: Es sollten klare Ziel-KPIs definiert werden, um sich bei der Datenerhebung auf die wichtigsten Punkte zu konzentrieren. 

Anforderungen von Stakeholdern

Datenmanagement verfolgt das Ziel, lösungsorientierte sowie effiziente Unternehmens- und Arbeitsprozesse zu etablieren. Hierbei sind unter anderem die Anforderungen von Stakeholdern zu berücksichtigen, um gesammelte Daten zielgerichtet auszuwerten und bereitzustellen. Je größer das Unternehmen, desto komplexer sind die Anforderungen von Stakeholdern. Das erschwert möglicherweise ein zielgerichtetes Datenmanagement, denn die Wünsche und Vorstellungen von einzelnen Personen gehen zu weit auseinander.

Daher unser Tipp: Definiere die Anforderungen und wäge ab, was im Rahmen des Möglichen ist. Überschneiden sich die Anforderungen, musst du klar priorisieren und das Gespräch mit Stakeholdern suchen. 

WAS SIND DIE VORTEILE DES DATENMANAGEMENTS?

Die Präventivmaßnahmen für die Herausforderungen wurden eingeleitet? Dann profitiert dein Unternehmen definitiv von diesen Vorteilen:

• Transparenz
• Problemidentifikation
• Störfaktoren eliminieren
• Zielgerichtete Arbeitsprozesse
• Prozessautomatisierung
• Kostenersparnis
• Bessere User Experience
• Kundenbedürfnisse erkennen

Transparenz

Bei der Ansammlung von großen Datenmengen haben Unternehmen kaum Überblick und übersehen daher wichtige Datensätze. Durch eine gezielte Verwaltung verschaffen sich Unternehmen mehr Transparenz und können Daten gezielter auswerten sowie sortieren.

Problemidentifikation

Aus den transparenten Prozessen resultiert eine bessere Problemidentifikation. In Organisationen läuft eine Vielzahl an Interaktionen ab, sei es zwischen Softwareanwendungen oder Protokollen – und gutes Datenmanagement hilft dabei, die durch Prozesse entstandenen Probleme zu identifizieren.

Störfaktoren eliminieren

Das Monitoring der Daten ermöglicht eine unkomplizierte Behebung der Störfaktoren. Außerdem ist es für Unternehmen leichter, Präventionsmaßnahmen zu ergreifen, um weitere Schwierigkeiten in Zukunft zu vermeiden.

Zielgerichtete Arbeitsprozesse

Das primäre Ziel der Datenverwaltung besteht darin, Arbeitsprozesse zu optimieren. Durch transparente Datenauswertungen erkennen Unternehmen ihr Potential und schöpfen es aus. Ob in Personal, Marketing, Buchhaltung oder Qualitätsmanagement. Firmen erkennen über Tracking-Tools wie Matomo beispielsweise welche Marketing-Methoden die meisten Leads generieren . Oder über Umfragen, welche Benefits bei Mitarbeitern gut ankommen und können bestehende Prozesse dahingehend verbessern.

Prozessautomatisierung

Durch Leistungs- und Prozessüberwachung können solche Methoden und Maßnahmen eingestellt werden, die zu viele Ressourcen verbrauchen. Das schafft wiederum Möglichkeiten im Bereich der Prozessautomatisierung.

Beispiel: Bei der Evaluierung von Marketing-Daten erkennen Unternehmen möglicherweise, dass einzelne Schritte oder Testphasen unnötig waren. Diese Prozesse werden zukünftig eingestellt und somit Ressourcen gespart.

Kostenersparnis

Durch die Eliminierung nicht zielführender Prozesse resultieren finanzielle Vorteile. Unternehmen fokussieren sich weniger auf solche Aufgaben und Vorgehensweisen, die keine Erfolge versprechen. Außerdem reduzieren sie den Aufwand für Testphasen und somit auch das finanzielle Investment.

Bessere User Experience

Die Datenverwaltung gibt Aufschluss über Kundenwünsche oder welche technischen Probleme eine Website hat. Auch auf Trends reagieren Unternehmen schneller. Hieraus resultieren Vorteile im Bereich der User Experience und Zielgruppenansprache.

Kundenbedürfnisse erkennen

Feedback und Bewertungen gehören zu den wichtigsten Quellen für Unternehmen, um ihre Zielgruppen besser zu verstehen und Kundenwünsche zu identifizieren. Strukturiertes Datenmanagement hilft dabei, alle gesammelten Datensätze (z. B. Umfragen oder Feedbackbögen) effektiv auszuwerten und Kundenwünsche entsprechend zu erkennen.

TIPPS FÜR DEINE DATENMANAGEMENT-STRATEGIE

Entwickle eine umfassende Strategie

Eine gute und zielgerichtete Planung ist das A und O. Ohne die Anforderungen oder die Ziele von Stakeholdern zu kennen, sammelt dein Unternehmen viele irrelevante Daten. Befasse dich vorab auch mit Fragen bezüglich Speicherorte, Dateiformate,  Monitoring der KPIs und welche datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten sind.

Eine zielführende Strategie beinhaltet folgende Elemente:

• Rollen und Verantwortlichkeiten im Team klären
• Rechtliche Aspekte und Compliance beachten
• Maßnahmen festlegen und planen
• Kriterien für die Auswahl externer Geschäftspartner festlegen

Finde die passende Software

Nutze nur Software, die mit deinen Unternehmenszielen übereinstimmt. Das Angebot auf dem Markt wächst und es gibt Anbieter für verschiedene Zielsetzungen. Befasse dich mit folgenden Fragen, um die richtige Datenmanagement-Software zu finden:

• Was sind unsere Unternehmensziele?
• Welches Budget haben wir?
• Welche Anforderungen muss eine Software erfüllen?
• Erfüllt die Software gesetzliche Voraussetzungen?

Die letzte Frage spielt bei deutscher Software kaum eine Rolle. Englischsprachige Anbieter erfüllen aber möglicherweise nicht die Anforderungen an die DSGVO und dein Unternehmen riskiert dadurch eine Abmahnung. Daher unser Tipp: Zur Not mit einem Anwalt sprechen!

Berücksichtige Veränderungen

Im Bereich Datenmanagement ist in den letzten Jahren viel passiert. Es gibt unterschiedliche Software-Anbieter auf dem Markt, die Ziele von Stakeholdern ändern sich und Kundenbedürfnisse befinden sich in einem dauerhaften Wandel. Datenmanagement bedeutet nicht, einmalig Strukturen für die Datenauswertung und -Verwaltung zu schaffen. Stattdessen erfordern zielgerichtete Prozesse eine regelmäßige Optimierung, um langfristige Ergebnisse sicherzustellen.

10 BEST PRACTICES FÜR DEINE DATENMANAGEMENT STRATEGIE

• Wäge Kosten und Nutzen ab
• Kenne deine Unternehmensziele
• Nutze Datenbanken, welche den Anforderungen deines Unternehmens entsprechen
• Zentralisiere die Kommunikation mit beteiligten Akteuren
• Schule dein Personal
• Informiere Stakeholder und arbeite transparent
• Nutze Data Discovery, um Prozesse nachzuverfolgen und eine gute Compliance zu gewährleisten
• Handle bei der Prozessoptimierung zielstrebig, aber überlegt
• Denke nicht nur an Unternehmensprozesse, sondern auch an die Wirkung auf Kunden
• Verliere dich nicht in Zahlen, sondern orientiere dich auch an die Wünsche deiner Zielgruppe

Zuletzt aktualisiert am: 03.03.2026

Das Wichtigste in Kürze:

• Vorteile: Sowohl digitale Werbung als auch Printmedien haben Vorteile. Digitale Werbung verspricht mehr Reichweite und kann leichter angepasst werden, aber Printwerbung wird aufmerksamer gelesen und stärkt die Markenwahrnehmung aufgrund der physischen Eigenschaften. 
• Business Impact: Die Entscheidung sollte immer danach getroffen werden, welches Format für dein Unternehmen förderlich ist – nicht, was objektiv besser ist.
• Synergien: Je nach Unternehmen und Ziele, funktionieren Printmedien und digitale Medien auch in Kombination.

Der Übergang von Print zu Digital 

2024 haben die Menschen in Deutschland erstmals mehr digitale Zeitschriften als gedruckte Pendants gelesen. Laut einer Schätzung von Statista wurden digitale Magazine von 37 Millionen und gedruckte Zeitschriften von 32,3 Millionen Menschen gelesen.

Diese Entwicklung zeigt, dass sich Deutschland zunehmend auf den digitalen Wandel einspielt. Doch ist digitale Werbung immer die beste Wahl? Wir ziehen den Vergleich zwischen Print und Digital und wie du für dein Unternehmen die richtige Entscheidung triffst.

Print vs. Digital: Ein schneller Überblick zu den Vorteilen

Print oder digital? Die wichtigsten Entscheidungskriterien

Aktualisierbarkeit & Reaktionsgeschwindigkeit 

In einer sich schnell verändernden Welt zählt vor allem eines: Geschwindigkeit. Wer kurzfristig auf neue Entwicklungen oder Aktionen reagieren muss, stößt mit Printmedien schnell an Grenzen. Denn der Prozess zur Erstellung von Printmedien beinhaltet das Layout, den Druck und die Verteilung – das alles dauert bis zu vier Wochen.

Hingegen ermöglicht digitale Werbung (z. B. Digital Signage) die Aktualisierung und Veröffentlichung von Inhalten innerhalb weniger Minuten – zentral gesteuert, standortübergreifend und in Echtzeit. Die Installation von Displays beansprucht einmalig ein paar Stunden oder Tage, aber die Flexibilität bei Erstellung und Anpassung der Inhalte gleicht das aus. 

Unternehmen, die regelmäßig neue Angebote kommunizieren, Veranstaltungen bewerben oder sicherheitsrelevante Informationen verbreiten, profitieren daher von digitalen Lösungen. Aber aufgrund der Kosteneffizienz sind Printmedien ebenfalls eine zielführende Lösung, wenn Unternehmen ihr Angebot selten aktualisieren und primär eine regionale Zielgruppe ansprechen. 

Reichweite & Messbarkeit

Digitale Lösungen ermöglichen mehr Reichweite und bessere Messbarkeit als Printmedien. Website-Besuche, Social-Media-Engagement und Interaktionen mit digitalen Bildschirmen sind messbar. Hingegen kannst du nicht zurückverfolgen, wie viele Personen einen Flyer oder Plakate gesehen haben. 

In diesem Aspekt haben digitale Lösungen klare Vorteile gegenüber Print. Ohne Messbarkeit investiert dein Unternehmen blind und durchläuft längere Testphasen aufgrund fehlender Daten zur Ermittlung von Best Practices. 

Beispiel: Anhand der Produktsuche-Funktion von interaktiven Displays erkennen Shops, nach welchen Produkten am häufigsten gesucht wird. Sie können ihr Marketing auf Grundlage der Daten gezielter ausrichten und damit auch Testphasen reduzieren. Mit Printmedien bleiben hingegen viele Fragen offen: Werden bestimmte Produkte wegen eines neuen Kataloges gekauft? Oder ist das Zufall? Wie können wir Folgemaßnahmen in der Werbung nun effektiv gestalten, obwohl wir keine faktische Grundlage haben?

Aufmerksamkeit & Interaktion

Eine Studie zeigt, dass die menschliche Aufmerksamkeitsspanne von zwölf auf acht Sekunden gesunken ist. Das erklärt den Erfolg kurzweiliger Formate wie YouTube Shorts, Instagram Reels und TikTok. Entscheidend ist dabei jedoch nicht das Medium an sich – ob digital oder analog –, sondern das Format und der Kontext, in dem Inhalte konsumiert werden. So zeigt eine weitere Studie, dass digitale und gedruckte Flyer gleich lange gelesen werden – vorausgesetzt, sie sind zielgruppengerecht gestaltet und im richtigen Umfeld platziert.

Beispiel: Im Einzelhandel erzielen unsere Kunden mit Digital Signage deutlich mehr Aufmerksamkeit als mit klassischen Printmedien, obwohl beide visuelle Informationen vermitteln. Digitale Displays sind nämlich dynamisch, interaktiv und reagieren auf die sinkende Aufmerksamkeitsspanne, indem sie Inhalte gezielt und kurzweilig präsentieren. Sie bieten zudem eine aktive Nutzerführung durch Shop- und Produktsuche und befinden sich an Orten mit hoher Frequenz. Klassische Plakate hingegen bleiben statisch, können Inhalte weder anpassen noch interaktiv vermitteln und erreichen so in einer reizüberfluteten Umgebung deutlich weniger Wirkung.

Nachhaltigkeit

Papier, Druckfarben, Versand – Print hat eine spürbare ökologische Bilanz. Bei digitalen Kanälen sind kein Papier und keine Druckfarben notwendig, sie benötigen hingegen aber Strom. Beide Medienformen haben also Auswirkungen auf die Umwelt, nur an unterschiedlichen Stellen. Wenn dir Nachhaltigkeit wichtig ist, solltest du daher einen holistischen Blick auf die ökologischen Auswirkungen haben, von der Produktion bis hin zum Lebenszyklus deiner Kommunikationsinstrumente.

An der Stelle ist der Einwand berechtigt, dass Rechenzentren zur Datenspeicherung viel Strom verbrauchen. Und das stimmt auch. Aber mit dem voranschreitenden digitalen Wandel entwickeln Unternehmen neue Möglichkeiten, um ressourcensparend zu arbeiten. Im Bereich Digital Signage ist es z. B. gängige Praxis, langlebige Hardware aus hochwertiger Produktion zu verwenden. Aber auch Cloud-Lösungen rücken seit Jahren aufgrund ihrer energiesparenden Eigenschaften in den Fokus. Für die nachhaltigen Eigenschaften von Digital Signage und die dazugehörigen Maßnahmen gibt es auch einen Begriff: Green Signage. 

Erreichbarkeit und Usability

Aus einer Umfrage geht hervor, dass nur 69,7% der über 60 Jahre alten Senioren das Internet nutzen. Unternehmen mit älteren Zielgruppen, beispielsweise spezialisierte Versicherungen, büßen daher Streuverluste mit Social Media und ihrer Website ein. Die voranschreitende Digitalisierung erschwert auch die Nutzung von digitalen Anwendungen, was bei Senioren ein zusätzlicher Nachteil wird, da sie mit sozialen Medien schwerer zu erreichen sind. 

Im Übrigen haben digitale Medien in puncto Erreichbarkeit ausschließlich Vorteile. Nutzer haben überall Zugriff auf Social Media und Webseiten, um sich mit aktuellen Angeboten und Informationen zu befassen. Es besteht zwar mehr Ablenkungspotenzial, aber dem stehen unzählige Erfolgsgeschichten von digitalen Marken entgegen.

Es kann auch Print UND Digital sein

Digital und Print bilden Synergien, die Unternehmen mehr Vorteile in der Kommunikation, im Marketing und in der Neukundengewinnung versprechen. Ein Beispiel hierfür sind Restaurants, die mit Internetwerbung auf sich aufmerksam machen und mit Stempelkarten die Kundenbindung forcieren. Oder Stores, die mit einem saisonalen Katalog mehr Online-Kunden sowie Website-Besucher gewinnen und durch den Newsletter ihren LTV* erhöhen. 

Je nach Unternehmen und Zielgruppe ist “entweder-oder” der richtige Ansatz. Aber oft profitieren Unternehmen von einer Kombination aus Print und Digital, um ihre Unternehmensprozesse effektiver zu gestalten. 

LTV = Lifetime Value. Also der gesamte finanzielle Wert, den ein Kunde für ein Unternehmen über sein ganzes Leben hinweg hat.

Fazit

Die Wahl zwischen Print und Digital hängt von deinen spezifischen Zielen, Zielgruppen und Ressourcen ab. Während digitale Medien Flexibilität und Reichweite bieten, punkten Printmedien mit Haptik und Wertigkeit. In vielen Fällen ist eine kombinierte Strategie der Schlüssel zum Erfolg.