In diesem Artikel:

1. Use Cases: Definition 
   
2. Welchen Nutzen haben Use Cases?
3. Tipps und Fragen für die richtige Formulierung
   
4. Das sind die Vorteile
5. Umsetzung in der Praxis
6. Use Case Beispiel
   
7. Use Case vs. User Story: Was ist der Unterschied?
8. Fazit

Das Wichtigste zusammengefasst:

• Use Cases sind Anwendungsszenarien, welche das sichtbare Verhalten eines Systems aus der Nutzerperspektive beschreiben.
• Es gibt zwei bekannte Ansätze für Use Case-Szenarien.
• Die Ziele von Anwendungsszenarien sind klar zu definieren.

Use Cases: Bilde das Fundament deiner Produkt- und Geschäftsmodellentwicklung

Was muss ein System leisten? Vor dieser Frage stehen Unternehmen häufig bei der Entwicklung neuer Produkte oder Geschäftsmodelle. Die Einbindung von Systemen, Akteuren und Systemgrenzen verschaffen einen guten Gesamtüberblick in der Entwicklungsphase, auch bei Systemen mit komplexen Anforderungen. So wird schlussendlich sichergestellt, dass es bei der Nutzung einer Anwendung keine unerwarteten Hürden oder gar gravierende Fehler gibt.

Use Cases: Nützlich für eine Vielzahl von Systemen | Quelle: Canva.com

Die Möglichkeiten Use Cases durchzuführen sind verschieden, doch gerne werden dafür Diagramme verwendet, denn sie verschaffen Übersicht. Außerdem bieten Diagramme den Vorteil, Anforderungen und relevante Details visuell abzubilden. Damit ergibt sich das perfekte Fundament für die Entwicklung deiner Produkte oder Geschäftsmodelle. Doch vorab ist es wichtig zu wissen, was es mit Anwendungsszenarien auf sich hat, welchen Nutzen Unternehmen daraus haben, wie die Anforderungen richtig zu definieren sind und wie sie in der Praxis funktionieren.

Use Cases: Definition

Unter Use Cases (zu Deutsch: Anwendungsfälle) versteht man die Dokumentation von Systemfunktionen. Es spielt dabei keine Rolle, ob das System existiert oder sich in der Planungsphase befindet, denn unabhängig davon wird das Ziel verfolgt, das sichtbare Verhalten eines Systems aus der Nutzerperspektive zu beschreiben.

Ein Nutzer muss nicht zwingend eine Person sein, auch Systeme und Rollen kommen als Akteure für Anwendungsfälle in Frage. Diese Akteure interagieren mit dem System, um ein vordefiniertes Ziel zu erreichen. Der Prozess erfolgt nach einem festgelegten Ablauf unter der Berücksichtigung alternativer Abläufe.

Use Cases wurden ursprünglich vor allem in der Softwareentwicklung eingesetzt. Da die Anforderungen an Prozessen innerhalb eines Systems unabhängig von der Branche gestiegen sind, finden sie mittlerweile in allen möglichen Bereichen Anwendung.

Was sind Business Use Cases?

Business Use Cases sind eine spezifizierte Abwandlung von klassischen Anwendungsfällen und beschreiben die Interaktion mit Geschäftsbereichen oder Geschäftsprozessen. Stakeholder definieren die Ziele und Business Use Cases sorgen dafür, diese Ziele zu verstehen und Lösungsansätze auszuarbeiten. Ein konkreter Unterschied zu klassischen Anwendungsszenarien ist die Dauer – System Use Cases sind meistens innerhalb kurzer Zeit abgeschlossen, die Business-Variante beansprucht durchaus mehrere Wochen oder gar Monate.

Welchen Nutzen haben Use Cases?

Use Cases verfolgen immer ein Ziel, meistens die Optimierung von bestehenden Systemen. Darin birgt jedoch die Gefahr, dass es zu einem Fehlschlag oder gar Abbruch kommt. Die Interaktion zwischen Akteur und System zielt darauf ab, alle Eventualitäten und möglichen Szenarien innerhalb eines Systems durchzuspielen, um die notwendigen Anforderungen zu ermitteln. Diese Szenarien sind jedoch nicht immer genau definiert, wodurch es oft zu Unterbrechungen während der Testphase kommt. Das verursacht schlussendlich auch höhere Kosten, wodurch die Szenarien unterbrochen oder nur teilweise abgeschlossen werden. Der Nutzen besteht also darin, Systeme aus Sicht von Testern / Akteuren zu optimieren, jedoch ist ein vordefiniertes Ziel oft nicht erreichbar, denn einer der getesteten Anwendungsfälle läuft unter Umständen darauf hinaus, dass die Anforderungen nicht erfüllt sind.

Uses Cases: Ein wichtiger Bestandteil funktionsfähiger Strategien für Systeme jeglicher Art | Quelle: Canva.com

Use Case Beschreibung: Tipps und Fragen für die richtige Formulierung

Das von Ivar Jacobson im Jahr 1987 geschaffene Konzept lässt sich in zwei Ansätzen unterteilen.

Der erste Ansatz ist die Spezifikation, bei der natürlich-sprachliche Informationen enthalten sind, sogenannte “Narratives”. Diese Informationen werden als textliche Vorlage verfasst, und beinhaltet folgende Elemente:

• Name des Anwendungsfalls
• Akteure
• Auslöser / Trigger Event
• Beschreibung des Ablaufs
• Detaillierte Beschreibung der einzelnen Arbeitsschritte
• Beschreibung alternativer Abfolgen
• Bedingungen, die vor und nach dem Use Case relevant sind
• Darstellung der Hürden und möglicher Fehler

Der zweite Ansatz erfolgt über Diagramme. Diese Vorgehensweise ist systematisch gesehen dieselbe, doch Diagramme sind aufgrund ihrer Visualisierung leichter zu verstehen. Ein weiterer Unterschied zu der Spezifikation liegt darin, dass die Beschreibungen sich nicht auf Abläufe beziehen, sondern auf die Zusammenhänge zwischen einer Menge von Anwendungsfällen und den involvierten Akteuren.

Die Wahl muss aber nicht zwingend auf entweder Spezifikation oder Use Case Diagramme fallen. Die beiden Methoden und ihre Vorgehensweisen ergänzen sich im Use Case Prozess und liefern in Kombination eine genaue Auswertung der Ziele zur Ermittlung der Anforderungen an ein System.

Um Use Cases richtig zu definieren, kannst du bestimmte Fragen heranziehen, um den Prozess so effektiv und zielführend wie möglich zu erstellen.

Folgende 10 Fragen helfen bei der Erstellung von Anwendungsfällen:

• Welche Akteure nutzen das System und was sind ihre Ziele?
• Wie komplex sind die Anforderungen, mit denen sich ein Akteur befassen muss?
• Welches Ziel muss erreicht werden?
• Wie oft wird das Testszenario durchgeführt?
• Welche Bedingungen müssen erfüllt sein?
• Was sind die Bedingungen für einen erfolgreichen Abschluss?
• Welche Szenarien und welche Alternativen Szenarien sind ersichtlich?
• Was sind die möglichen Fehler bei jedem Schritt des Anwendungsfalls?
• Welche Schritte muss der Akteur durchlaufen?
• Was sind die Reaktionen des Systems auf die vom Akteur vorgenommenen Schritte?

Was sind die Vorteile von Use Cases?

Use Cases sorgen in erster Linie für Klarheit. Die Interaktion zwischen Akteur und System sorgt dafür, dass das Systemverhalten für Nutzer und Personen verständlich kommuniziert und die Anforderungen an ein System mit Beziehungen klar werden. Anwendungsfälle sind leicht zu erstellen und gut verständlich für alle beteiligten Akteure. Das verschafft für Unternehmen Flexibilität bei der Definition von Systemzielen und der anschließenden Umsetzung.

Die gute Gesamtübersicht gewährt zudem Einblicke in Details, zum Beispiel Informationen über einen Use Case oder ein System. Diese Einblicke verschaffen den involvierten Akteuren ein bessere Orientierung, wodurch die Anforderungen schlussendlich besser definiert werden.

Das Zusammenspiel aus Spezifikation und Diagramm ermöglicht zudem eine transparente Vermittlung von Details, welche aufgrund der Visualisierung leicht verstanden werden.

Gibt es auch Nachteile?

Je nach Voraussetzungen und Anforderungen bestehen mit Use Cases auch Nachteile. Der Fokus von Use Cases liegt auf der Hauptfunktionalität, deshalb werden Details vernachlässigt und unerwartete Szenarien bleiben dadurch übersehen.

Ein weitere Nachteil besteht in der komplexen, teils statistischen Natur von Use Cases. Die Anzahl an Anwendungsfällen und deren Interaktionen steigen schnell an, was das Management erschwert. Noch komplizierter wird es durch den Umstand, dass Use Cases nicht alle Änderungen erfassen. 

Umsetzung in der Praxis

Beziehungen, Systeme, Akteure – das ganze Konzept klingt zunächst eher theoretisch. Da ist die Frage nach den Praxisbezügen durchaus berechtigt. Prinzipiell weisen Anwendungsszenarien immer eine praktische Komponente auf, denn die Zielsetzung sieht vor, dass Funktionen innerhalb eines Systems getestet werden. Anwendungsbeispiele reichen von der Bedienung einer Kaffeemaschine bis hin zum Software Testing, daher erfüllen alle systematischen Funktionsweisen die Voraussetzungen für einen Anwendungsfall. Für dich ist als Take-Away für die Praxis wichtig: Bei Use Cases wird immer ein Ziel verfolgt, das die Beziehung zwischen System und Akteur überprüft. Sobald die beiden Voraussetzungen, also System und Akteur, gegeben sind, ist ein Use Case möglich.

Use Case Beispiel

Um dir ein besseres Gespür für die Praxis zu vermitteln, schauen wir uns als Beispiel den Anwendungsfall “Digital Signage Speisekarte im Restaurant bedienen und Bestellung aufgeben” an.

Name: Digital Signage Speisekarte im Restaurant bedienen und Bestellung aufgeben.

Akteure: Zwei Testpersonen. Eine geht regelmäßig im Restaurant essen, die andere zum ersten Mal.

Auslöser / Trigger Event: Womöglich ist die Speisekarte nicht intuitiv genug.

Kurzbeschreibung: Zwei Akteure testen die Funktionsweise der Speisekarte, dessen Bedienung womöglich fehlerhaft oder nicht intuitiv ist.

Beschreibung der einzelnen Schritte: Der Akteur geht zur Speisekarte / Hardware. Er bedient die Hardware mit seinen Fingern und wählt die Speisen seiner Wahl. Über ein Feld gelangt er zum Kassenbereich. Er schließt die Bestellung ab und bezahlt. Der Akteur bekommt eine Bestellnummer zugeteilt.

Beschreibung alternative Schritte: Der Akteur wählt versehentlich das falsche Gericht und muss in das Menü zurück. Er möchte nochmal den Kassenbereich verlassen und seine Bestellung erweitern.

Vor- und Nachbedingungen: Es soll möglich sein, einfach und intuitiv seine Bestellung aufzugeben.

Systemgrenzen und Fehler: Touchscreen übernehmen die Eingabe nicht richtig.

Das Beispiel ist eher vereinfacht dargestellt, doch das spielt keine Rolle. Mit dem Beispiel sollst du letztendlich ein Gespür dafür entwickeln, wie Anwendungsfälle in der Praxis aussehen und vor allem funktionieren. Insbesondere komplexe Anwendungen erfordern eine detaillierte Beschreibung mit mehreren Akteuren und definierten Alternativszenarien.

Probiere es selbst: Überlege dir ein Szenario passend zu deinem Unternehmen und bringe es textuell auf’s Papier! Du wirst überrascht sein, welche Alternativen dir einfallen und wie genau ein solcher Prozess beschrieben werden kann.

Use Case vs. User Story: Was ist der Unterschied?

Bei Use Cases und User Storys handelt es sich um zwei verschiedene Techniken aus der Softwareentwicklung, um Anforderungen und Funktionalitäten zu beschreiben. Beide Techniken zielen darauf ab, die Bedürfnisse von Nutzern zu verstehen und die Entwicklung von Softwareprodukten zu planen. 

Die unterschiede basieren auf vier Ebenen:

• Abstraktionsebene: Use Cases beschreiben die Interaktion zwischen Nutzern und Systemen über mehrere Schritte und Szenarien. User Stories sind hingegen weniger abstrakt und fokussieren eine bestimmte Nutzeranforderung. 
• Struktur: Use Cases sind gut strukturiert mit einer Beschreibung, Vorbedingung, Auslöser, Hauptablauf und alternativen Abläufen. User Stories sind hingegen weniger strukturiert und werden oft nach dem Format “Als [Benutzer] möchte ich [Funktion], damit [Nutzen].
• Details: Use Cases sind sehr detailliert und umfassen meistens mehrere Szenarien. User Stories sind weniger detailliert, damit sie anpassungsfähiger bleiben. 
• Verwendung in der agilen Entwicklung: Bei agilen Entwicklungsmethoden wie Scrum kommen Use Cases eher weniger zum Einsatz. Sie sind dafür zu umfangreich. User Stories werden hingegen häufiger eingesetzt, weil sie flexibel sind und in kurzen Entwicklungszyklen leicht umgesetzt werden können. 

Unser abschließender Tipp

Planung und Transparenz sind für erfolgreiche Anwendungsfälle wichtig. Lege den beteiligten Akteuren alle relevanten Informationen vor und involviere so viele Mitarbeiter wie nötig. Mehr Mitarbeiter bedeutet auch, dass die Prozesse komplexer werden, doch die Ergebnisse versprechen eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen.

Versetze dich in die Akteure und welche Ziele sie verfolgen. Daraus erkennst du die Beziehung zwischen den Beteiligten und dem System. Darüber hinaus ist es wichtig, die Vor- und Nachbedingungen richtig festzulegen. Hierbei ist genau zu definieren, welche Bedingungen zu Beginn und nach Abschluss erfüllt sein müssen.

Je genauer die Arbeitsabläufe vorab definiert sind, desto besser. Es ist nicht zu empfehlen, automatisierte oder vordefinierte / standardisierte Prozesse zu nutzen, denn sie ermöglichen keine individuelle Beurteilung der Anforderungen. 

-> Leseempfehlungen: 7 Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen

Fazit

Use Cases bieten eine gute Möglichkeit, Systeme und ihre Funktionsweisen zu definieren und besser zu verstehen. Die komplexen Anforderungen an Systemen bringen die Gefahr von Ausfällen oder Hindernissen mit sich, doch mit Hilfe von Anwendungsfällen können diese Eventualitäten vorab getestet und die dahinterstehenden Prozesse optimiert werden. Vor allem die Optimierung von Geschäftsprozessen verschafft Vorteile, denn Unternehmen können gezielter auf die Wünsche und Ziele ihrer Stakeholdern eingehen.

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Quellen:

https://asana.com/de/resources/what-is-a-use-case

https://www.microtool.de/wissen-online/was-sind-use-cases/

Bilder: © Canva.com

In diesem Artikel:

1. Digitalisierung im Unternehmen: Zu viele verschlafen den Trend
2. Warum Digitalisierung wichtig ist
3. Die Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen
4. Vorteile für deine Kunden
5. So gelingt die Umsetzung
6. Nachteile der Digitalisierung
7. Digitalisierung im Unternehmen: Beispiele
8. Fazit
9. FAQ

Digitalisierung im Unternehmen: Zu viele verschlafen den Trend

Der digitale Wandel schreitet voran, doch nicht alle Unternehmen ziehen erfolgreich mit. Irgendwo ist das verständlich, denn der Umstieg auf digitale Prozesse geschieht nicht von heute auf morgen. Nichtsdestotrotz entgehen vor allem klein- und mittelständischen Unternehmen Möglichkeiten, wenn sie aktuelle Trends verschlafen und ihre Strategien nicht neu ausrichten. 

Bevor wir uns den Vorteilen der Digitalisierung genauer widmen, untersuchen wir die Ist-Situation und welche Schwierigkeiten bei der digitalen Umstrukturierung von Unternehmensprozessen bestehen. Abschließend blicken wir auch auf mögliche Nachteile, um einen besseren Gesamtüberblick zum Thema zu geben.

Vorab ein Appell: Denke bei Digitalisierung nicht zu kompliziert. Jedes Unternehmen durchläuft den Weg zum Ausbau digitaler Prozesse, sei es in der internen Kommunikation oder im Bereich Werbung. Es geht nicht nur um die großen Schritte, wodurch ein analoges Unternehmen plötzlich zum Tech-Giganten transformiert. Die nachfolgenden Ausführungen gleichen daher keiner Anleitung in Richtung “Wie verwende ich weniger Papier im Betrieb”, sondern beziehen sich eher auf die Digitalisierung von internen Prozessen (z. B. Marketing und Personalbeschaffung).

Mobilität und Social Media sind zwei Aushängeschilder des digitalen Fortschritts | © NordWood Themes

Die Vorteile der Digitalisierung in Unternehmen sind vielen bekannt. Dank des technischen Fortschritts bestehen finanzielle Einsparmöglichkeiten, Unternehmen erwirtschaften nachhaltiger und bieten ihren Kunden flexible Lösungen. Schwierigkeiten zeigen sich häufig bei der Umsetzung – deshalb haben wir nachfolgend Tipps vorbereitet, um dir den Weg für die Digitalisierung deines Unternehmens zu ebnen und dich besser für Umsetzungsmaßnahmen vorzubereiten.

→ Leseempfehlung: Was sind Use Cases? Definiton und Beispiele

Warum Digitalisierung im Unternehmen wichtig ist

Auch wenn die Digitalisierung in Unternehmen voranschreitet, sind die Prozesse und Kompetenzen noch ausbaufähig. Eine vom 14. Februar 2022 veröffentlichte Statistik zeigt, dass sich 35 Prozent der deutschen Unternehmen als Vorreiter der Digitalisierung betrachten und wiederum 44 Prozent geben an, dass sie ihren Umsatz durch digitale Maßnahmen steigerten.*

Der Fortschritt ist also erkennbar, jedoch besteht noch viel auszuschöpfendes Potential. Andere Länder, vor allem die USA, sind wesentlich fortgeschrittener und nutzen bereits digitale Technologien, die in der DACH-Region noch nicht oder weniger zum Einsatz kommen. Ein gutes Beispiel hierfür sind AI Anwendungen, die aber in Deutschland mittlerweile auch immer beliebter werden. Ein Beispiel hierfür sind generative AI-Anwendungen wie ChatGPT.

Bereits vor der Entwicklung von Künstlicher Intelligenz haben deutsche Unternehmen die Vorteile der Digitalisierung in der Arbeitswelt erkannt. So geht aus einer Statistik von Mai 2022 hervor, dass deutsche Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden ungefähr 234 Milliarden Euro in Dienstleistungsprojekte zur Digitalisierung investiert haben. Die Bereitschaft zur Digitalisierung ist daher vorhanden, aber wieso scheint es so langsam voranzugehen?

Die eigentliche Herausforderung liegt in der fehlenden Macher-Mentalität. Das Unternehmertum steht ohnehin schon vor diversen Hürden (z. B. finanziell oder bürokratisch) und Prozesse zur Digitalisierung verbessern die Situation nicht: Der erste Schritt erfordert externe Berater oder den Ausbau interner Personalstrukturen. Dann erfolgt die Strategieentwicklung, welche unzählige Rücksprachen im Team voraussetzt. Im nächsten Schritt folgt die Umsetzung, welche mit einem hohen finanziellen Investment einhergeht.
Alleine der Gedanke an diesen Prozess hält viele Unternehmen davon ab, die notwendigen Schritte in die Wege zu leiten und digitale Maßnahmen umzusetzen.

Das ist jedoch kein Grund den Wandel aufzuhalten oder gar zu überdenken, denn digitale Maßnahmen ersetzen analoge Prozesse sukzessive. Ein gutes Beispiel hierfür ist das Marketing: Immer weniger Unternehmen setzen auf die Printmedien, sondern auf Webseiten, Suchmaschinenoptimierung und Social Media. Online-Prozesse sind nämlich leichter messbar und ermöglichen dadurch einen effizienteren Einsatz von verfügbaren Ressourcen. Jedoch verfügen nur wenige Unternehmen über die Möglichkeit, verschiedene Online-Marketingmaßnahmen gleichzeitig umzusetzen. Hieraus bestehen aber kaum Nachteile, denn selbst wenn sich ein Unternehmen ausschließlich auf die Suchmaschinenoptimierung fokussiert, profitiert es bereits von Vorteilen, obwohl andere Maßnahmen (z. B. Social Media) noch nicht greifen.

Daher unser Tipp: Digitalisiere deine Unternehmensprozesse schrittweise und strukturiere nicht alles von heute auf morgen um. Dadurch minimiert sich der Aufwand und du stellst eine verhältnismäßige Kostenstruktur sicher.

Die Vorteile der Digitalisierung für Unternehmen

• Die Digitalisierung fördert Wettbewerb und Innovation
• Besserer Service für Kunden
• Leichtere Beschaffung von Personal
• Ausbau der Kommunikationsstrukturen im Unternehmen
• Modernisierung von Arbeitsplätzen
• Bessere Messbarkeit von Prozessen
• Optimierung und Automatisierung der Unternehmensprozesse
• Finanzielle Einsparmöglichkeiten

Digitalisierung fördert Wettbewerb und Innovation

Der wachsende Wettbewerb erfordert ein ständiges Umdenken bezüglich des eigenen Angebotes und der Kundenkommunikation. Bereits bei der Gründung stellen sich Unternehmen die Frage, inwiefern sie sich mit ihren Produkten oder Dienstleistungen von Mitbewerbern abheben und sich gegenüber ihrer Zielgruppe positionieren. Und durch den digitalen Wandel bestehen zusätzliche Möglichkeiten zum Ausbau interner Prozesse, um das Angebot stetig zu verbessern und die eigene Marke zu stärken.

Hierbei ermöglicht der Wettbewerb einige Chancen; Mitbewerber erkennen nämlich ebenfalls die Vorteile der Digitalisierung und optimieren ihre Prozesse basierend auf den sich anpassenden Wünschen der Zielgruppe. Was aber zunächst als Nachteil erscheint, fördert dein Unternehmen sogar, denn auf einem ständig wachsenden Markt mit viel Konkurrenz bist du in der Position, dauerhaft am Ball zu bleiben und Neues zu bieten. Und durch den Wettbewerb gibt es keinen Stillstand, was ständig Spielraum für mehr Innovation auf dem Markt verschafft.

Besserer Service für Kunden

Die Zentralisierung von Arbeitsprozessen sorgt  dafür, dass Unternehmen ihren Kunden einen besseren Service ermöglichen. Ein gutes Beispiel hierfür ist der Bereich Digital Signage – durch den zentralisierten, Cloud basierten Lösungsansatz erfolgen Wartungsarbeiten ganzheitlich und nicht jeder Kunde wird, zumindest beim Cloud-Hosting, einzeln betreut. Das spart personelle sowie finanzielle Ressourcen und der zentralisierte Service garantiert eine dauerhafte Funktionsfähigkeit. Letzteres wirkt sich zudem positiv auf die Kundenzufriedenheit aus.

Leichtere Personalbeschaffung

Eine freie Stelle ausschreiben, auf Bewerbungen warten und ein langes Auswahlverfahren durchführen – so sah die Personalbeschaffung lange aus und auch im Jahr 2022 ist das bei vielen Unternehmen noch gängige Praxis. Im Zuge der Digitalisierung änderte sich das jedoch und Unternehmen kommen leichter an Personal, insbesondere durch Social-Media-Kanäle wie LinkedIn oder Xing.
Vor allem kleinere Start-Ups und Gründerteams ziehen daraus einen Vorteil, denn Freelancer-Portale wie freelancermap.de ermöglichen eine unkomplizierte sowie flexible Auftragserteilung ohne dauerhafte Personalbindung. Durch die Remote Arbeit (Home Office) der Freelancer sind keine zusätzlichen Büroräume erforderlich und das spart Kosten.

Home Office: Von zuhause aus arbeiten ist einer größten Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen | © Austin Poon

Modernisierung von Arbeitsplätzen

Viele Unternehmen verfolgen mit der Digitalisierung das Ziel, analoge Arbeitsschritte so gut es geht durch den Einsatz moderner Techniken zu erweitern, um bestehende Arbeitsplätze zu erhalten. Im digitalen Wandel sind seither jedoch auch viele neue Berufsfelder entstanden, vor allem in den Bereichen IT und Digitalmarketing. Bereits existierende Tätigkeiten gewinnen zusätzlich an Relevanz (z. B. Webdesign) und eher analoge Bereiche durchlaufen eine digitale Veränderung (z. B. Designer für Print, die jetzt digitale Medien gestalten)

Bessere Messbarkeit von Prozessen

Vor allem im digitalen Marketing zeigt sich dieser Vorteil. Kennzahlen wie Reichweite und Klickrate sind problemlos abrufbar und gewähren genaue Einblicke in den Erfolg der ergriffenen Maßnahmen. Hier helfen vor allem Tools wie Google Analytics oder die Insights bei Social-Media-Kanälen wie Facebook oder Instagram. Doch nicht nur im Marketing profitieren Unternehmen von besserer Messbarkeit, denn jeder digitale Prozess basiert auf auswertbaren Kennzahlen.
In unserem Blogartikel “Was ist Monitoring?“ konkretisieren wir die Vorteile der Prozessüberwachung in Unternehmen und welche Software dir dafür zur Verfügung steht.

Optimierungspotenzial bestehender Prozesse

Jeder Prozess durchläuft eine Testphase und es ist zunächst ungewiss, ob etwas funktioniert oder nicht. Doch gerade die Messbarkeit digitaler Prozesse bietet Optimierungspotenzial, denn es ist anhand der Zahlen sofort erkennbar, ob eine etablierte Maßnahme den gewünschten Erfolg verspricht.

Auch hier eignet sich digitale Werbung wieder als Beispiel. Facebook Werbeanzeigen oder Google Ads versprechen nicht nur viel Reichweite und mehr Leads, die Auswertung der Daten gibt zudem Aufschluss darüber, welche Vorgehensweisen oder welche Art der Werbeanzeigen am besten performen. Das wiederum ermöglicht einen effizienten und zielgerichteten Einsatz verfügbarer Ressourcen, wodurch exponentielles Wachstum erfolgt.

Finanzielle Einsparmöglichkeiten

Bleiben wir beim Beispiel digitale Werbung: Die Optimierung digitaler Werbung, sei es inhaltlich oder strategisch, spart langfristig gesehen Ressourcen und für die Zukunft weißt du, welche Werbemaßnahmen zu berücksichtigen sind und welche nicht. Dieser dauerhafte Optimierungsprozess sorgt über Jahre hinweg für immense finanzielle Einsparungen und zudem besteht die Möglichkeit, mehr über die Interessen sowie Bedürfnisse deiner Zielgruppe zu erfahren – eine Win-In-Situation, denn du sparst Geld und zugleich richtest du dein Marketing gezielter auf potentielle Kunden aus, wodurch du den Umsatz in deinem Unternehmen steigerst.

Anmerkung: Unsere Beispiele berücksichtigten hauptsächlich das Marketing, doch auch andere Unternehmensbereiche profitieren von den bisher genannten Vorteilen. Ob Personal, Logistik, Marketing oder Produktion, die Vorteile der Digitalisierung für Unternehmen bestehen bereichs- und auch branchenübergreifend.

Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen: Zusammenfassung

Der größte Vorteil zeigt sich durch die langfristige Optimierung unternehmensinterner Prozesse. Zu Beginn erfordert die Digitalisierung im Unternehmen finanzielle Investments und eine zielgerichtete Planung, doch dieser Prozess lohnt sich, denn du verschaffst dir bessere Einblicke in die Ergebnisstruktur und erkennst dahingehend Potential, welches dir mit analogen Methoden verwehrt bleibt.

Vorteile der Digitalisierung für deine Kunden

• Kürzere Lieferzeiten
• Schnellere Kommunikation
• Besserer Informationsaustausch (z. B. durch eine FAQ-Sektion)
• Geringere Produktkosten
• Gezielte Interaktion (z. B. durch Gamification)
• Verbesserte Benutzererfahrung

So gelingt dir die Umsetzung

Die gute Nachricht: Digitale Arbeitsprozesse zu etablieren erfordert keine gravierenden Strukturveränderungen im Unternehmen. Stattdessen analysierst du bestehende Prozesse und legst Maßnahmen zur Digitalisierung fest. Wir empfehlen, einzelne Bereiche auszuwählen und für jeden Teilbereich eine Strategie zu entwickeln.
Beispiel: Im Team entscheidet ihr, die Webseite eures Unternehmens für Suchmaschinen zu optimieren und zugleich gebt ihr die Entwicklung einer App in Auftrag. Hierbei kommt es weniger darauf an, welchen Schritt ihr als erstes fokussiert, sondern welche Strategie ihr für die einzelnen Schritte, also Suchmaschinenoptimierung und App-Entwicklung, festlegt.

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Nachteile der Digitalisierung

Der digitale Wandel verspricht eine breite Palette an Vorteilen, doch einige sind noch skeptisch und sehen hauptsächlich die Nachteile der Digitalisierung. Viele kritisieren zum Beispiel, dass Arbeitsplätze durch die Digitalisierung in Gefahr sind. Andere betrachten wiederum den finanziellen Aufwand als große Hürde.

Es ist ein Fehlschluss zu behaupten, dass digitalisierte Arbeitsprozesse zum Verlust von Arbeitsplätzen führen, denn manche Berufe erfordern regelrecht eine Umschulung zum Erlernen neuer Kenntnisse. Gutes Beispiel ist der Beruf des Architekten – vor zehn bis 20 Jahren entstanden Häuser noch auf dem Papier, jetzt werden sie mit digitalen Programmen erstellt. Und dank des Weiterbildungsangebots wissen auch in den 90er Jahren ausgebildete Architekten mit moderner Software umzugehen.

Auch der Einwand, Digitalisierung erfordert hohe Investitionen, ist nicht ganz richtig. Es stimmt, dass z. B. im Marketing viele Testphasen erforderlich sind, um den Erfolg einer Werbemaßnahme abzuschätzen und vor allem Content Marketing ist bekanntermaßen mit einem hohen zeitlichen sowie finanziellen Aufwand verbunden. Es darf aber nicht unerwähnt bleiben, dass sich derartige Investments in den meisten Fällen lohnen und der durchschnittliche Return on Investment im Content Marketing bei vier Prozent liegt*. Dadurch entlarvt sich der vermeintliche Nachteil langfristig gesehen zum Vorteil.

Digitalisierung im Unternehmen Beispiele

• Suchmaschinenmarketing
• Social Media für Recruiting-Maßnahmen nutzen
• Digitale Reportings bereitstellen
• Digitale Kommunikation über Mails oder Monitore
• Produkte für Lager online bestellen
• Formulare für Qualitätsmanagement digital ausfüllen
• Online-Meetings
• Digitale Zeiterfassung

Fazit: Die Vorteile der Digitalisierung überwiegen ganz klar

Digitale Unternehmensprozesse sind im Jahr 2023 nicht mehr wegzudenken. Die Vorteile der Digitalisierung reichen von erhöhter Flexibilität bis hin zu Erweiterung des Wettbewerbs. Viele sehen den digitalen Wandel als Gefahr für Arbeitsplätze, doch gerade der innovative Grundgedanke wird in Zukunft weitere Möglichkeiten schaffen, um analoge Arbeitskraft mit moderner Technik zu vereinen. Unternehmensbereiche wie das Marketing zeigen bereits, welchen Mehrwert die Umsetzung digitaler Strategien für Unternehmen bietet, mal ganz zu Schweigen von den Möglichkeiten, Ressourcen effizienter einzusetzen und Ergebnisse genauer auszuwerten.

FAQ

Nachfolgend beantworten wir häufig gestellte Fragen zu der Digitalisierung in Unternehmen.

Kontaktiere uns

*Quelle: https://de.statista.com/themen/6129/digitalisierung-der-arbeit/#topicHeader__wrapper

Bilder: © Canva.com

In diesem Artikel:

1. Was ist Software?
   
2. Was ist Hardware?
3. Was ist der Unterschied zwischen Hardware und Software?
4. Der Unterschied zwischen Hardware und Software am Beispiel von Digital Signage Lösungen

Kurzfassung: Was ist der Unterschied zwischen Hardware und Software?

Software bezieht sich auf die nicht greifbaren Programme, Anwendungen und Daten, die auf einem Computer oder Gerät laufen. Sie steuert die Funktionalität und ermöglicht Aufgaben wie Textverarbeitung oder Spiele. Hardware hingegen umfasst die physischen Komponenten, wie Prozessoren, Speicher und Bildschirme, die die Hardware unterstützen und die Ausführung von Software ermöglichen. 

Was ist Software?

Viele bringen den Begriff “Software” mit Computern in Verbindung und an sich ist das auch richtig. Genauer betrachtet handelt es sich bei Software jedoch um einen Oberbegriff für  alle ausführbaren Programme und deren dazugehörigen Daten. Software beschreibt in vielen Fällen auch ein Skript, das definiert, welche Funktionen ein Software gesteuertes Gerät zu erfüllen hat.

Welche Arten von Software gibt es?

Die Frage nach der Definition wirft auch die Frage auf, ob es unterschiedliche Arten von Software gibt. Die kurze Antwort: Ja, gibt es, sogar viele. Nachfolgend werfen wir einen genaueren Blick auf die verschiedenen Arten von Software.

Open Source

Bei Open Source handelt es sich um kostenlos zur Verfügung gestellte Software. Der Quellcode von Open Source Software ist frei zugänglich und kann beliebig geändert sowie angepasst werden. Bekannte Beispiele sind LibreOffice und Open Office.

Embedded Software

Bei Embedded Software handelt es sich um eine in Hardware eingespielte Software. Hier besteht die Gefahr, dass im nachhinein keine Änderung mehr möglich ist und die Software keine Fehler enthalten darf. Zentrale Heizsysteme eignen sich hier als Beispiel – die Software ist in kleine Geräte eingespielt und die Funktionen sind vordefiniert. Updates oder Änderungen sind individuell nicht mehr möglich.

Cloud-basierte-Lösungen

Der große Vorteil von Cloud-basierten-Softwarelösungen liegt in der Unabhängigkeit. Noch vor einigen Jahren mussten Updates und Verbesserungen intern durchgeführt werden, doch mit Cloud-basierten-Lösungen hat sich das geändert, denn z. B. Wartungsarbeiten werden zentral ausgeführt. Ein gutes Beispiel für Cloud-basierte-Lösungen im Softwarebereich ist Digital Signage. Signage-Lösungen gestalten Unternehmensprozesse unabhängiger, flexibler und vor allem zentralisierter. Letzteres spart langfristig gesehen Kosten und Unternehmen haben die Gewissheit, dass Prozesse zuverlässig im Hintergrund laufen sowie deren Performance verbessert wird.

Paketierte Software

Es ist die wohl bekannteste Art der Software. Paketierte Software definiert sich dadurch, dass jeder Kunde dieselbe Lösung für sein Unternehmen bekommt und regelrecht kleine Änderungen vornehmen kann. Beispiele hierfür sind Microsoft Word oder Microsoft Excel. Die eigentliche Herausforderung solcher Programme besteht darin, dass sie für unterschiedliche Betriebssysteme kompatibel sein müssen und das bei der Programmierung zu berücksichtigen ist. Jeder kennt die regelmäßig notwendigen Updates von Windows, bei denen es sich meistens um Fehlerbehebungen handelt – Ziel dahinter ist oft die Verbesserung der Performance, aber auch Anpassungen bezüglich der Kompatibilität mit verschiedenen Betriebssystemen.

Diese Unterteilung der verschiedenen Softwaretypen kann noch spezifischer vorgenommen werden – häufig erfolgt die Unterscheidung in den Kategorie Standardsoftware, Branchensoftware und individuelle Software. Standardsoftware findet branchenübergreifend Anwendung (z. B. Software zur Rechnungserstellung), Branchensoftware bietet oft Schnittstellen-Lösungen für Unternehmen aus einer bestimmten Branche (z. B. Handelssektor) und die individuelle Software wird speziell für ein bestimmtes Unternehmen entwickelt.

Was ist Hardware?

Hardware beschreibt die physischen Komponenten eines Computersystems und dient als “Hilfsmittel” für die Funktionsfähigkeit von Software. Man unterscheidet zwischen interner und externer Hardware. Interne Hardware sind die nicht sichtbaren Komponenten (beispielsweise im inneren eines Computers), externe Hardware sind hingegen die Geräte, die sich außerhalb eines Computers befinden.

Was gehört zur Hardware?

Beispiele für interne Hardware:

• Prozessor
• Netzteil
• Arbeitsspeicher
• Festplatten
• Laufwerke
• Grafikkarten

Interne Hardware ist zwar auch physisch, doch äußerlich nicht greifbar wie die externe Hardware. Zum Beispiel befindet sich die Festplatte im Innern eines Computers und dient unmittelbar der Funktionsweise des Gerätes.

Beispiele für externe Hardware:

• Monitore
• Drucker
• Maus
• Tastatur
• Faxgeräte

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In diesem Artikel:

1. Digitale Medien und ihr Einfluss auf die Unternehmenskommunikation
2. Was ist digitale Kommunikation?
3. Beispiele
4. Das sind die Vorteile
5. Auf den gezielten Einsatz kommt es an!

Kurzfassung: Was sind die Vorteile digitaler Kommunikation?

Digitale Kommunikation bietet Unternehmen Effizienzvorteile durch schnelle und kostengünstige Informationsübertragung. Sie erleichtert die globale Reichweite und die Möglichkeit zur Zielgruppenansprache. Unternehmen können auch Daten für Analysen sammeln und Kundenbeziehungen stärken. Teamkollaboration wird verbessert, und digitale Marketingstrategien sind besser messbar und anpassbar. Dies trägt zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bei.

Digitale Medien und ihr Einfluss auf die Unternehmenskommunikation

Digitale Medien verändern unser Kommunikationsverhalten. Wir sind von überall aus erreichbar und stehen mit Menschen aus aller Welt in Kontakt. Und wo man vor zwei Jahrzehnten noch zum Hörer greifen musste, versenden Freunde heutzutage einfach eine schnelle Nachricht per WhatsApp. Maximale Flexibilität lässt grüßen. 

Auch Unternehmen haben diese Vorteile für sich erkannt und nutzen die Digitalisierung zur Verbesserung ihrer Kundenkommunikation. Alleine seit Beginn der Corona-Pandemie haben fast 80 % aller befragten Unternehmen ihre digitalen Kommunikationskanäle ausgebaut. Ob Digital Signage, Social Media oder Blog, sowohl die Zielgruppenansprache als auch der interne Austausch erfolgt im Jahr 2023 Großteils digital. 

Die wachsenden Möglichkeiten in der digitalen Kommunikation versprechen eine vielseitige Anwendung. Nicht nur dein Marketing profitiert davon, du kannst auch ortsunabhängig Termine wahrnehmen und deinem Team eine gemeinschaftliche sowie zentralisierte Projektorganisation ermöglichen. 

Was ist digitale Kommunikation?

Digitale Kommunikation beschreibt den Informationsaustausch durch den Einsatz moderner Technologien. In Fachkreisen wird der Begriff als eine eigenständige Kommunikationsart verstanden, während im unternehmerischen Kontext der Austausch zwischen Medium und Endkunde oder der Austausch zwischen Mitarbeitern gemeint ist. 

Im Zusammenhang mit dem Marketing nennen besonders viele die digitale Kommunikation, welche in diesem Kontext alle Maßnahmen zur Verbesserung der Kundeninteraktion beschreibt. Content Marketing und Gamification sind hierbei nur zwei von vielen bekannten Methoden. 

Der Austausch erfolgt hierbei nicht zwingend zwischen zwei Personen, sondern kann auch zwischen Kunde und Software/Anwendung geschehen. So ist es z. B. bei Digital Signage der Fall. 

Digitale Kommunikation Beispiele

Dank digitaler Kommunikation profitieren Unternehmen von einer Vielzahl an Möglichkeiten, um mit ihren Kunden und Mitarbeitern zu interagieren. E-Mails, MS-Office und auch Social Media gehören seit vielen Jahren zum Grundrepertoire. Doch auch andere Anwendungen wie z. B. Meeting- und Projektmanagement-Tools sind mittlerweile fester Bestandteil des Unternehmensalltags.

Konkrete Beispiele für digitale Kommunikation im Unternehmen:

• Social-Media-Kanäle (z. B. Facebook und TikTok)
• Digital Signage
• Content Marketing (z. B. Blogs oder Podcasts)
• Design-Tools (z. B. Canva)
• Einträge in Firmen- und Webverzeichnissen
• Bewertungsportale
• Projektmanagement-Tools (z. B. Asana)
• Chatbots
• WhatsApp
• Meeting-Tools (z. B. Meet oder Zoom)
• Apps
• Cloud-basierte Lösungen (z. B. Google Drive)

Das sind die Vorteile

Der digitale Fortschritt verspricht deinem Unternehmen einige Vorteile in der Kommunikation. Diese betreffen nicht nur die Automatisierung oder das Marketing, sondern auch die Verfügbarkeit und Prozessoptimierung. Hieraus resultieren skalierbare und auch nachhaltige Arbeitsprozesse. 

Nachfolgend gehen wir genauer auf die Vorteile ein und wie dein Unternehmen davon profitiert. Beachte, dass die Vorteile gleichermaßen für eine Vielzahl an Maßnahmen/Anwendungen greifen, wir aber meistens nur ein bis zwei Beispiele zur Veranschaulichung nennen. 

Markenaufbau

Dank Social Media war es noch nie so leicht, eine überregionale oder gar internationale Zielgruppe zu erreichen. Auf Plattformen wie LinkedIn posten viele deutsche Unternehmen auf englisch, weil sie eine breite Zielgruppe erreichen können. Du hast also die Möglichkeit, den Radius deiner Ansprache entscheidend zu erweitern. 

Flexibilität

Digitale Kommunikation ermöglicht flexible Anpassungen bei deinen Marketingmaßnahmen. Mit Digital Signage erstellte Inhalte können in Echtzeit angepasst werden und auch der Zugriff auf andere Anwendungen wie Social Media oder Design-Tools wie Canva erfolgt ortsunabhängig. 

Doch nicht nur im Marketing bestehen Vorteile hinsichtlich der Flexibilität, sondern auch in der Kommunikation über z. B. Zoom. Meetings finden nicht mehr vor Ort statt, sondern können bequem von zu Hause aus durchgeführt werden.

Verfügbarkeit

Mithilfe von Chatbots kommunizieren Unternehmen 24 Stunden am Tag mit ihren Kunden. Und dank Anwendungen wie WhatsApp ist man länger erreichbar als telefonisch im Unternehmen.

In puncto Verfügbarkeit bestehen auch hinsichtlich der Mitarbeiterkommunikation Vorteile, denn an einem Zoom-Meeting kann man auch von unterwegs aus mit dem Smartphone teilnehmen.

Prozessoptimierung und -automatisierung

Digitale Kommunikationsmaßnahmen erheben für Unternehmen relevante Datensätze. Monitoring ermöglicht eine genaue Auswertung der erhobenen Daten, um Prozesse nachhaltig zu optimieren. Hieraus ergeben sich auch Möglichkeiten in der Prozessautomatisierung.

Digital Signage verspricht dir alle Vorteile, die wir in diesem Artikel nennen! Dich erwartet eine moderne und intuitive Art des Marketings, wie du sie noch nie kennengelernt hast. >> Mehr dazu!

Umsatzsteigerung

Digitale Kommunikation fördert das Verständnis individueller Kundenbedürfnisse. Sei es durch Umfragen, Datenauswertungen oder Bewertungen. Das ermöglicht dir eine verbesserte Zielgruppenansprache, um genauer auf individuelle Wünsche einzugehen. Und das wiederum resultiert in Umsatzsteigerungen, denn eine gezielte Ansprache verspricht mehr Verkäufe.

Erkenntnisse aus erhobenen Datensätzen unterstützen auch den analogen Vertrieb. Das verbesserte Kundenverständnis optimiert die Vorgehensweisen deiner Vertriebsmitarbeiter, denn sie können auch besser auf verschiedene Bedürfnisse eingehen.

Kundenfeedback

Bewertungsportale und Referenzbereiche auf Webseiten geben Kunden die Chance, ihre Erfahrungen mit deinem Unternehmen zu teilen. Das verspricht einen offenen Dialog und du erkennst dein Verbesserungspotential. 

Hieraus resultiert ein schöner Synergieeffekt: Bewertungsportale verschaffen dir einen besseren Überblick zu den Wünschen deiner Kunden und du kannst daraufhin Optimierungsmaßnahmen einleiten. Deine Kunden fühlen sich dadurch ernst genommen und binden sich aus Überzeugung langfristig an dein Unternehmen. Zugleich verspricht ein verbessertes Kundenverständnis effizientere Arbeitsprozesse und somit auch mehr Umsatz. 

Nachhaltigkeit

E-Mails und WhatsApp ersetzen so langsam den Postverkehr. Dadurch gelangt weniger Papier in den Umlauf. Und auch digitale Meetings schonen die Umwelt, denn sie ersparen einem den Fahrweg, wodurch weniger CO2 ausgestoßen wird. 

Leichterer Austausch

Digitale Kommunikation vereinfacht den sonst so mühseligen Austausch von Dokumenten. Der Handwerker versendet seinen Arbeitsbericht per Smartphone und Rechnungen kommen innerhalb weniger Sekunden per Mail beim Kunden an. Unternehmen sparen Ressourcen und inhaltliche Fehler bei Dokumenten lassen sich problemlos ausbessern. 

Auch innerhalb eines Unternehmens erfolgt die Kommunikation wesentlich leichter. Projektmanagement-Tools wie Asana zentralisieren die Zusammenarbeit von Teams und dank Zoom oder Google Meet finden Termine gemütlich von Zuhause aus statt. 

Die Nachteile digitaler Kommunikation

Mit der digitalen Kommunikation bestehen auch Nachteile. Informationsüberflutung ist ein Problem, das Mitarbeiter überfordern kann. Missverständnisse aufgrund des Fehlens nonverbaler Kommunikation sind möglich, und Datenschutz- und Sicherheitsrisiken müssen bewältigt werden. Die Abhängigkeit von Technologie macht Unternehmen anfällig für Ausfälle und Cyberangriffe. Soziale Isolation und Ablenkung können die Mitarbeiterproduktivität zudem beeinträchtigen.

Es ist entscheidend, die Vor- und Nachteile der digitalen Kommunikation abzuwägen und angemessene Strategien zur Bewältigung der Herausforderungen zu implementieren.

Nachteile bestehen nur bedingt

Man darf mit Blick auf die Nachteile aber nicht übersehen, dass der digitale Wandel sich den Herausforderungen und genannten Nachteilen annimmt und sie zunehmend meistert. 

Digitale Kommunikation hat sich in den vergangenen Jahren gewandelt. Der Austausch mit Kunden erfolgt nicht mehr statisch und ist auch nicht mehr emotionslos. Intuitive Gestaltungsmöglichkeiten versprechen eine vielseitige sowie abwechslungsreiche Zielgruppenansprache. Denke hierbei nur mal an die kreativen Designs, die dir täglich bei Instagram ins Auge fallen oder die Möglichkeiten im Bereich Gamification. 

Technische Schwierigkeiten sind eine Seltenheit. Website-Hoster erfüllen hohe Qualitätsstandards, wodurch schwerwiegende Störungen praktisch ausgeschlossen sind. 

Mögliche Nachteile gibt es, das ist Fakt. Doch digitale Kommunikationsmaßnahmen durchlaufen einen ständigen Optimierungsprozess, weshalb die Nachteile nur bedingt bestehen. Die Kundenkommunikation wird transparenter, Maßnahmen zur Verbesserung der User Experience gewinnen das Vertrauen von älteren Zielgruppen und Sicherheitsmaßnahmen sowie Verpflichtungen zur DSGVO sichern die Umsetzung der Maßnahmen ab. 

Auf den gezielten Einsatz kommt es an

Digitale Kommunikation verspricht deinem Unternehmen viele Vorteile. Entscheidender Faktor für den zielgerichteten Einsatz bildet eine Abwägung der Maßnahmen. Ein Handwerksbetrieb profitiert z. B. von Digital Signage, aber ein Chatbot auf der Website macht wenig Sinn. 

Ermittle im ersten Schritt deinen individuellen Bedarf und nutze digitale Kommunikationsmaßnahmen zielgerichtet. Von Meeting-Tools wie Zoom oder digitalen Terminkalendern profitiert jedes Unternehmen, aber vor allem im Marketing sind Abstriche vorzunehmen, um bestehendes Budget effizient einzusetzen. 

Bilder: © Canva.com

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Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Konnektivität?
2. Herausforderungen der Konnektivität
3. Die Rolle der Künstlichen Intelligenz
4. Digital Signage: Zentrale Verwaltung in der Praxis 
5. Wieso Konnektivität nicht dasselbe ist wie Digitalisierung
6. Konnektivität: Mittelpunkt der Digitalisierung oder Begleiterscheinung?
7. 4 Säulen für eine erfolgreiche Umsetzung
8. Fazit

Das Wichtigste in Kürze:

• Unter Konnektivität versteht man die Verbindungsfähigkeit zwischen Akteuren und / oder Strukturen (z. B. zwischen Kommunikationssystemen)
• Konnektivität bezieht sich nicht nur auf digitale Prozesse, sondern beschreibt auch die Interaktion zwischen Mensch und KI
• Zentrale Verwaltung (z. B. bei Digital Signage) ermöglicht eine unabhängige Organisation von Strukturen und Inhalten
• Zu den größten Herausforderungen der Konnektivität gehört, Schnittstellen zu schaffen und den Dialog zwischen Mensch und Maschine zu verbessern

Wir leben in einer vernetzten Welt, doch aufgrund des exponentiellen Fortschritts in der Technologie gestaltet sich die Interaktion zwischen Mensch und Maschine zunehmend schwieriger. Innovative Ansätze in den Bereichen Softwareentwicklung und IT ermöglichen komplexere Lösungen, doch zugleich reichen viele menschliche Kompetenzen nicht mehr aus, um dem gerecht zu werden.

Jedoch besteht die Herausforderung der Konnektivität nicht ausschließlich darin, intuitive und benutzerfreundliche IT-Strukturen für bessere Kommunikation zu implementieren, sondern auch darin, soziale Akzeptanz zu schaffen und unsere Gesellschaft besser auf Veränderungen vorzubereiten. 

In diesem Artikel widmen wir uns der Frage nach den Herausforderungen des Trends, welche Rolle Künstliche Intelligenz dabei spielt und inwiefern sich die Konnektivität von Digitalisierung unterscheidet bzw. ihr ähnelt. Außerdem blicken wir abschließend auf vier Säulen, um gute Strukturen und Schnittstellen zwischen Mensch und Maschine zu schaffen.  

Was ist Konnektivität?

Konnektivität befasst sich nicht primär mit der Frage, inwiefern IT-Strukturen sich miteinander vernetzen oder wie Menschen mit ihnen kommunizieren, sondern damit, wie Technologie unsere sozialen Strukturen beeinflusst.

Digitaler Fortschritt gestaltet die Welt intuitiver und flexibler, jedoch zeigt sich bei vielen Menschen weiterhin eine geringe Anpassungsbereitschaft oder es fehlt an Kompetenzen, um sich mit Veränderungen effektiv zu befassen.
Zum einen besteht also ein exponentieller technologischer Fortschritt, während wiederum noch viel Potential im Bereich des Kompetenzaufbaus unausgeschöpft bleibt. Hier greift die Konnektivität und fungiert als Brücke, um diese Diskrepanz auszugleichen.

Das Ziel der Konnektivität besteht also darin, bessere Strukturen zu schaffen, um die Kommunikation zwischen Mensch und Maschine zu verbessern, aber zugleich die Gesellschaft für strukturellen Wandel zu sensibilisieren.
Es etablieren sich nämlich jährlich neue Technologien auf dem Markt, wodurch es praktisch unmöglich scheint, dass unsere Gesellschaft ein Grundverständnis dafür entwickelt, doch genau dieses Ziel gilt es zu erreichen.

Herausforderungen der Konnektivität

Im Wandel befindliche Unternehmens- und Kommunikationsstrukturen gehören zu den größten Herausforderungen der Konnektivität. Diese Bereiche erfordern, wie bereits erwähnt, den Ausbau bestehender Kompetenzen und bessere Dialogstrukturen. Mitarbeiter haben nämlich keine andere Wahl, als sich dem strukturellen Wandel anzupassen, zugleich befinden sich Unternehmen in der Position, Anreize zu schaffen und das neu geschaffene Know-How transparent zu kommunizieren.

Der Begriff “Teufelskreis” passt perfekt zur Konnektivität: Wir verabschieden uns so langsam von analogen Strukturen, denn innovative Geschäftsmodelle bestimmten das Marktgeschehen und das gesamte IT-Netzwerk transformiert sich zu einer sozialen Plattform – jedoch hat das alles keinen Wert, wenn Nutzer oder Angestellte diesen kulturell-sozialen Wandel nicht erkennen und mitziehen. Unter dem Strich bleibt also ein dauerhaft technologischer Fortschritt, der jedoch keine Kompetenz findet, um das Potential voll auszuschöpfen. 

In manchen Bereichen besteht jedoch bereits ein gutes Zusammenspiel. Sharing-Plattformen oder Social-Media-Kanäle wie Pinterest sind der Beweis dafür, dass Nutzer die etablierten IT-Strukturen bereits als gesellschaftliche Kommunikationsplattformen für Trends wahrnehmen und sich eine eigene Welt schaffen, um Lifestyle-Inhalte zu teilen. Unternehmen reagieren auf diese Entwicklung und verbessern schrittweise die Usability, um eine einfache sowie intuitive Interaktion zu ermöglichen.

Dieser Wandel zeigt, dass Kommunikation und Benutzererfahrung einen höheren Stellenwert einnehmen als z. B. Kaufanreize zu schaffen. Auch Tech-Giganten wie Google haben diese Entwicklung längst erkannt und setzen neue Prioritäten. Ein gutes Beispiel hierfür ist das “Helpful Content Update”, das in Zukunft solche Website-Inhalte bevorzugt, die Nutzern einen erkennbaren Mehrwert bieten.

Im Kern besteht die Herausforderung der Konnektivität also darin, dass sich Nutzer einem dauerhaften technologischen Wandel anpassen müssen, um darin eine neue Lebenskultur und moderne Gesellschaftsstrukturen zu erkennen. Um diesen Prozess so angenehm wie möglich zu gestalten, positionieren sich Unternehmen mit Maßnahmen, um die Benutzererfahrung zu verbessern.

Die Rolle der Künstlichen Intelligenz

Grundsätzlich gilt Künstliche Intelligenz als der Antrieb technologischen Fortschritts und im Zuge der Digitalisierung nimmt Automatisierung eine immer größere Rolle ein, um Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten sowie Probleme schneller zu lösen. Derartige Systeme findest du aber nicht ausschließlich in hochkomplexen IT-Strukturen, sondern sie stehen dir täglich als Messenger oder Chatbots zur Seite.

Jedoch gehen die Meinungen zur Künstlichen Intelligenz stark auseinander. Die einen sehen darin eine helfende Hand zur Problemlösung, andere fürchten sich vor der Übernahme der Maschinen. Eine einseitige Entwicklung scheint aber eher unrealistisch, jedoch schreitet der digitale Fortschritt schneller voran als dass Nutzer den Umgang mit neuen Technologien lernen. 

Idealerweise schaffen Softwareentwickler und Ingenieure Schnittstellen, wodurch eine problemlose Interaktion zwischen Mensch und KI erfolgt.
Hierfür kommen mehrere Lösungsansätze in Frage: Zum einen besteht die Möglichkeit, dass Menschen zunächst Funktionen und Anforderungen so definieren, dass sie Maschinen im nächsten Schritt verständlich und transparent umsetzen. KI funktioniert nie ohne vordefinierte Anforderungen, jedoch muss auch sichergestellt werden, dass eine Nutzung durch Dritte (z. B. Angestellte oder Endkunden) unkompliziert erfolgt.
Ebenfalls kommt eine Verbesserung der Kommunikationsstrukturen in Frage, um auch bei fortgeschrittener KI einen transparenten Dialog zwischen Mensch und Maschine sicherzustellen. Der Schlüssel lautet hier also “Kommunikation” bzw. dass Softwareentwickler und Ingenieure gute Interaktionsmöglichkeiten sicherstellen.

Digital Signage: Zentrale Verwaltung in der Praxis

Eine weitere Herausforderung der Konnektivität besteht darin, lösungsorientierte Technologien mit guter Administration zu kombinieren. Bei vielen Ideen im Bereich IT handelt es sich um innovative Ansätze zur Verbesserung unternehmensinterner Strukturen oder um Endkunden eine zielgerichtete Lösung zu bieten – doch je besser die Lösung, desto schwieriger gestaltet sich meistens die Verwaltung der Strukturen.

Komplex programmierte Software selbst zu verwalten ist extrem aufwändig, aber eine zentral-externe Administration überfordert Anbieter oftmals. Denke hierbei an die allzu bekannten Schwierigkeiten mit dem Wlan-Router: Jeder hat ein Endgerät für den Internetzugang, aber zugleich sind wir auf die externe Verwaltung eines Drittanbieters angewiesen. Jedoch können sich Unternehmen wie Telekom und Co. bei der Menge an Kunden nicht um alle Schwierigkeiten gleichzeitig kümmern, daher bleibt oftmals nur das Gespräch mit dem Kundensupport, der keine unmittelbaren Lösungen anbietet.

Es gibt jedoch Technologien, die Probleme durch externe Verwaltung ganzheitlich lösen und zugleich eine unkomplizierte Kommunikation zwischen Nutzern und Unternehmen garantieren. Ein gutes Beispiel hierfür ist Digital Signage.

Digital Signage basiert auf dem Grundgedanken, das Benutzererlebnis durch digital-intuitive Prozesse attraktiver zu gestalten. Zugleich besteht die Möglichkeit, sich besser auf dem Markt zu positionieren und durch individuelle Gestaltungsoptionen präzise auf die Bedürfnisse und Wünsche der Zielgruppe einzugehen sowie auch spielerische Elemente zu integrieren.

Auf den ersten Blick erfolgt das typische Zusammenspiel aus Software und Hardware: Eine digitale Applikation stellt Funktionen bereit, welche die Zielgruppe über einen Monitor oder ein Infoterminal nutzt.
Doch Vorteile gehen über den Nutzen hinaus – kurze Kommunikationswege und eine intuitive Handhabung sowie die attraktive Aufmachung durch ein ansprechendes Design bieten Nutzern ein exklusives Erlebnis mit leichter Bedienbarkeit. Durch Sensoren an der Hardware besteht zudem die Möglichkeit, gezielt auf individuelle Bedürfnisse einzugehen. Wenn also zum Beispiel eine ältere Dame vor der Kamera steht, zeigt das Display solche Produkte an, an denen die Frau möglicherweise Interesse hat (z. B. Gartengeräte).
Möglichkeiten, Umfragen zu stellen und sich Kundenbewertungen einzuholen, fördern den Dialog und runden Digital Signage zu einem guten Beispiel für Konnektivität ab. 

Bleibt nur noch ein zu klärender Aspekt übrig: Die externe Verwaltung. Um diese Herausforderung zu meistern, setzen wir von FRAMR auf eine Cloud-basierte Wartung, um Updates gleichzeitig durchzuführen und Schwierigkeiten (z. B. Störungen) parallel zu beheben. Dadurch reduzieren wir die Risikowahrscheinlichkeit auf ein Minimum und gewährleisten ein zielführendes Zusammenspiel aus benutzerfreundlicher Software und sicherer sowie datenschutzkonformer Wartung. Außerdem gewährleisten wir mit unserem Service eine schnelle Abfrage von digitalen Inhalten, um diese zielgerichtet auszuspielen.

Wieso Konnektivität nicht dasselbe ist wie Digitalisierung

Verwechsle nicht den digitalen Fortschritt mit Konnektivität. Technologische Aspekte bilden regelrecht einen Teil des großen Ganzen, ebenso wie die Usability. Als dritter und letzter Faktor gehören die Einflüsse auf unser soziales sowie kulturelles Leben und wie wir Dialoge führen.

Digitalisierung befasst sich im ersten Schritt damit, effiziente und automatisierte Lösungen anzubieten, um z. B. unternehmensinterne Prozesse zu erleichtern. Hierbei zeigt sich jedoch die Schwierigkeit, dass unmittelbar betroffene Personen, zum Beispiel Arbeitnehmer, oftmals keine Vorteile aus dem Fortschritt ziehen, weil sie mit den Technologien nicht umzugehen wissen.

Hier kommt die Konnektivität als Kettenglied ins Spiel. Sie stellt sicher, dass sich digitaler Fortschritt und kommunikative sowie soziale Strukturen vereinen, um sowohl automatisierte und effiziente Arbeitsprozesse sicherzustellen, als auch positiven Einfluss auf das Nutzererlebnis zu nehmen. Idealerweise reicht dieser Einfluss so weit, dass Menschen im digitalen Fortschritt eine neue Kultur erkennen, die sie mit gewohnten Lebensweisen vereinen oder sogar als neues kulturelles Konstrukt an sich heranlassen.

Konnektivität: Mittelpunkt der Digitalisierung oder Begleiterscheinung?

In den vergangenen Jahren zeichnete sich eine Diskrepanz zwischen technologischem Fortschritt und gesellschaftlichem Wandel ab, denn viele IT-Strukturen und Möglichkeiten im Bereich der Softwareentwicklung erfordern weiterhin eine Anpassung an Unternehmenskulturen und analoge Prozesse.

Schlussendlich besteht Fortschritt aber aus dem Zusammenspiel mehrerer Faktoren, weshalb es falsch ist, nur einen Teilbereich genauer zu betrachten. Ohne Konnektivität gibt es keine Digitalisierung und andersrum. Ebenso besteht wenig Sinn darin, den digitalen Fortschritt dauerhaft zu forcieren, wenn keine Maßnahmen für bessere Konnektivität ergriffen werden.

Konnektivität bildet daher weder den Mittelpunkt der Digitalisierung noch ähnelt sie einer Begleiterscheinung. Vielmehr steht ein erfolgreiches Zusammenspiel im Fokus, wodurch ein ganzheitlicher Fortschritt forciert und umgesetzt wird. 

4 Säulen der Konnektivität für eine erfolgreiche Umsetzung

Um Konnektivität und ein erfolgreiches Zusammenspiel mit Digitalisierung weiter zu forcieren, schaffen Unternehmen und involvierte Akteure im Idealfall Rahmenbedingungen für die Umsetzung. Hierfür haben wir vier Säulen festgelegt, die wir nachfolgend vorstellen.

Cloud-basierte Lösungen

Cloud-basierte Lösungen ermöglichen einen kundennahen Service und versprechen zentralisierte Wartungen. Nutzer profitieren zwar täglich von den Stärken innovativer Software, aber sie wissen oft nicht mit technischen Schwierigkeiten (z. B. Störungen) umzugehen. Durch zentrale Verwaltung reagieren Unternehmen schnell und unabhängig auf technische Probleme und stellen notwendige Funktionen sowie Updates zur Verfügung. Das Resultat: Nutzer profitieren von technologischen Stärken, aber um die Schwierigkeiten kümmern sich (Dritt-) Anbieter.

Unterweisungen für die Umsetzung

Arbeitskräfte benötigen Schulungen und Anweisungen, um moderne Technologien zu nutzen. Schaffe daher Rahmenbedingungen, um dein Team besser an Neuerungen heranzuführen. Und damit ist nicht gemeint, jemanden nur kurz zu unterweisen, sondern inhaltlich tiefgehende Schulungen zu organisieren und genug Zeit für die Einfindungsphase einzuplanen.

Fortschritt und ein Auge für Trends

Trends zu verschlafen hat für dich langfristig nur Nachteile. Dir entgehen Möglichkeiten im Wettbewerb und damit verschlechtert sich auch die Positionierung deines Unternehmens. Darüber hinaus bedeutet jeder verschlafene Trend, dass Nachholbedarf bei der Wissensaneignung und -Vermittlung besteht.

Interaktion

Hier kommen wir nochmal auf die bereits erwähnte Benutzerfreundlichkeit zu sprechen. Gute Konnektivität sieht nicht nur die Schulung von Personal vor, sondern auch eine gelungene Kommunikation zwischen Unternehmen und Endkunden. Idealerweise kommunizieren alle Akteure verständlich miteinander, um gute Dialogstrukturen zu etablieren.

Fazit: Schnittstellen schaffen und Interaktion fördern

Schnittstellen schaffen bedeutet auch, Stärken zu vereinen. Der Mensch als denkendes Wesen und Maschinen als effiziente Problemlöser ergeben in Summe eine vielseitig kompetente Macht. Es gilt, dieses vereinte Potential gezielt auszuschöpfen und zu nutzen. 

Hohe Anforderungen und komplexere Strukturen bestimmen unser zukünftiges Leben und ohne Fundament oder adäquate Rahmenbedingungen bleibt ein Bereich stillstehend, während andere Sektoren weiter voranschreiten. Es ist jedoch genau diese Diskrepanz, die bisher dazu führte, dass digitaler Fortschritt schneller voranschreitet als dass Menschen sich Kompetenzen aneignen. Doch gerade diese Kompetenzen im Zusammenspiel mit moderner Technik oder innovativen Geschäftsmodellen ebnen den Weg für ein erfolgreiches Unternehmertum.

Der erste Schritt erfordert eine Sensibilisierung für das Thema. Ohne Grundkenntnisse in den Bereichen Konnektivität und Digitalisierung bleiben die bereits erwähnten Herausforderungen bestehen und das Verbesserungspotential unausgeschöpft.

Ein zielführender Schritt-für-Schritt-Prozess für Konnektivität könnte zum Beispiel wie folgt aussehen:

-> Sensibilisierung für das Thema

-> Berücksichtigung der vier Säulen der Konnektivität

-> Ausbau der Kompetenzen und Usability

-> Wissen und Fähigkeiten in Unternehmensstrukturen integrieren

-> Auf bestehendem Wissen aufbauen, um Diskrepanz zwischen Fortschritt und Akzeptanz / Kompetenz gering zu halten

Zum Abschluss geben wir dir noch eine Frage bzw. einen Impuls mit auf den Weg:
Wie nimmst du Konnektivität wahr und welche Schwierigkeiten siehst du darin?

Selbstreflexion ist der erste Schritt, um seinen eigenen Wissensstand zu einem Thema zu erkennen und inwiefern du bereits damit vertraut bist. Wir sind uns sicher, dass du feststellst, in vielerlei Hinsicht noch nicht genau mit Konnektivität befasst zu sein oder wie du es zu deinem Vorteil nutzt. Doch genau das verdeutlicht den Handlungsbedarf in diesem Bereich. 

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In diesem Artikel:

1. Digitale Kompetenz Definition
2. Welche Rolle spielt digitale Kompetenz? 
3. Die 10 wichtigsten digitalen Fähigkeiten
4. Digitale Kompetenz aufbauen: 5-Schritte-Leitfaden
5. Mögliche Hürden und Herausforderungen
6. Fallen analoge Prozesse bald komplett weg? 
7. Fazit 

DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE

• Digitale Kompetenzen nehmen in der Arbeitswelt einen immer höheren Stellenwert ein.
• Unternehmen streben idealerweise eine Schritt-für-Schritt-Umsetzung an, bei der sie alle Mitarbeiter zielgerichtet einbeziehen.
• Analoge Prozesse verlieren an Relevanz, aber eine vollständige Digitalisierung bestehender Strukturen beansprucht Zeit.

DIGITALE KOMPETENZ DEFINITION

Der Begriff “digitale Kompetenz” beschreibt im Kern alle erforderlichen Fähigkeiten zur Nutzung von Computern und anderen Geräten sowie deren Verwaltung und die Verarbeitung von Informationen über diese Endgeräte. Dazu gehört auch die erfolgreiche Nutzung bestimmter Anwendungen, um Inhalte zu bearbeiten, zu speichern und zu veröffentlichen.

Digitale Kompetenzen beschränkten sich lange darauf, E-Mails zu bearbeiten und Office-Anwendungen wie Word und Excel zu nutzen. Doch die Anforderungen gehen im Jahr 2023 weit darüber hinaus. Cloud-Anwendungen, Online-Meetings und digitale Verwaltung bestimmen den Alltag von Büroangestellten.

Die Erweiterung digitaler Kompetenzen erfordert einen ganzheitlichen Ansatz, der nicht nur die Fähigkeiten von Angestellten berücksichtigt, sondern auch den Ausbau der Unternehmensstrukturen. Stichwort: Digitalisierung.

Unternehmen setzen sich idealerweise das Ziel, sowohl das Wissen ihrer Mitarbeiter als auch die Erneuerung bestehender Strukturen zu fördern. Ohne den Ausbau etablierter Unternehmensstrukturen haben digitale Kompetenzen keinen Mehrwert, wiederum können Mitarbeiter nichts mit digitalisierten Strukturen anfangen, wenn sie über kein entsprechendes Know-How verfügen.

WELCHE ROLLE SPIELT DIGITALE KOMPETENZ?

Immer mehr Angestellte arbeiten im Home-Office und nutzen täglich die Möglichkeiten im Bereich digitaler Kommunikation. Das ist einer von vielen Gründen, weshalb der Ausbau digitaler Kompetenzen zunehmend an Bedeutung gewinnt. Unternehmen sind in der Verantwortung, ihre Teams zu fördern, um effizienter zu arbeiten und reibungslose Arbeitsprozesse sicherzustellen.

Der richtige Umgang mit digitalen Anwendungen hat aber nicht erst in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Bereits 2018 gaben 71 Prozent der Manager im Rahmen einer Umfrage an, dass sie in den nächsten zwei bis drei Jahren neue Einnahmequellen durch digitale Wege erschließen möchten. Die Corona-Pandemie hat diesen Trend zusätzlich beflügelt, denn vor allem der Online-Handel hat seinen Absatz erhöht.

Diese Zahlen und Statistiken untermauern die Relevanz der Digitalisierung. Doch moderne Strukturen setzen entsprechendes Wissen voraus, um von Vorteilen zu profitieren. So hat zum Beispiel ein Online-Shop für Unternehmen wenig Wert, wenn jeder im Team mit der Shop-Administration überfordert ist.

→ Kompetenzerweiterung geht mit dem Ausbau von Unternehmensstrukturen Hand in Hand. Jede Erweiterung oder Anpassung von Prozessen erfordert entsprechendes Know-How. 

DIE 10 WICHTIGSTEN DIGITALEN FÄHIGKEITEN

Von der Digitalisierung sind fast alle Unternehmensbereiche betroffen und jeder setzt unterschiedliche Fähigkeiten voraus. Es gibt daher nicht die eine digitale Fähigkeit, sondern eine Vielzahl an Kompetenzen. Darunter folgende:

Suchmaschinenoptimierung: Essentiell, um die eigene Webseite stärker zu positionieren. Ohne SEO versinkt eine Webseite im Google-Nirwana und mögliche Wettbewerbsvorteile bleiben ungenutzt.

Social-Media-Marketing: Plattformen wie Instagram, LinkedIn und Pinterest entwickelten sich in den vergangenen Jahren zu profitablen Absatzwegen für Unternehmen. Das bestätigen auch Statistiken: Unternehmen verdienten im Jahr 2021 mehr als 150 Milliarden Euro durch Social Media.

Web-Hosting: Dazu gehören die Verwaltung einer Webseite, eines Blogs oder eines Online-Shops. Beim Web-Hosting geht es nämlich nicht nur darum, Inhalte einzupflegen oder neue Unterseiten anzulegen, sondern auch darum, Zahlen auszuwerten und für den Ausbau der Web-Präsenz heranzuziehen.

Content-Produktion: Social Media verspricht kein Wachstum, wenn Unternehmen ihre Kanäle nicht mit den richtigen Inhalten bespielen. Die Möglichkeiten im Content-Marketing reichen vom Bilddesign bis hin zur Videoproduktion.

Digitale Kommunikation: Die Nutzung von Anwendungen wie Zoom oder Google Meet gehört mittlerweile zum Standardwissen für viele Angestellte.

Produktmanagement: Digitale Produkte entwickeln, verwalten, vermarkten und auf Landing Pages einpflegen. Im Fokus steht hierbei oft die Lead-Generierung durch die Vermarktung kostenloser Digitalprodukte, sogenannte “Freebies”.

User Experience: Es dauert nur 50 Millisekunden, bis sich Website-Besucher einen ersten Eindruck machen. Viele Unternehmen ignorieren die User Experience, weil sie sich primär auf technische Anforderungen (z. B. SEO) konzentrieren. Dabei sollte immer der Nutzer im Vordergrund stehen.

Cloud-Lösungen: Der Umgang mit z. B. Google Docs erleichtert die Freigabe von Dateien und erspart das Versenden von Mails mit Anhängen.

Service und Kundenmanagement: Datenbanken und Customer-Relationship-Management-Systeme vereinfachen die Verwaltung von Kundendaten und geben Aufschluss über die Wünsche deiner Zielgruppe.

Programmieren: Die Königsdisziplin unter den digitalen Fähigkeiten. Es gibt mehrere tausend Programmiersprachen, am bekanntesten sind jedoch Java, Python und PHP.

DIGITALE KOMPETENZ AUFBAUEN: 5-SCHRITTE-LEITFADEN

Um die digitale Kompetenz seiner Mitarbeiter zu fördern, sind diverse Maßnahmen zu ergreifen, aber auch mögliche Hürden zu berücksichtigen. Damit die Umsetzung gelingt, haben wir einen Leitfaden für dich vorbereitet. Dieser hilft dir dabei, in fünf Schritten die Kompetenzen deiner Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Medien zu fördern.

KENNE DEN BEDARF DEINES TEAMS UND DEINES UNTERNEHMENS

Der Ausbau von Fähigkeiten erfordert Ressourcen, vor allem Zeit und Geld. Daher setzt der erste Schritt einen Plan sowie eine zielgerichtete Bedarfsermittlung voraus.

Kommen wir nochmal auf die zehn digitalen Fähigkeiten zurück: Fast jedes Unternehmen profitiert davon, wenn es seine Mitarbeiter im Bereich der digitalen Kommunikation oder im Service schult. Jedoch macht es für die meisten Unternehmen wenig Sinn, in die Programmierkenntnisse zu investieren. Es gibt nämlich nur wenige Firmen, die von internem Know-How in diesem Bereich profitieren.

Folgende Fragen helfen dabei, den Bedarf zielführend zu ermitteln:

• In welcher Branche ist unser Unternehmen tätig?
• Welche Ziele verfolgen wir?
• Was ist der aktuelle Wissensstand der Mitarbeiter?
• Inwiefern profitieren wir vom Ausbau der digitalen Kompetenz?
• Welche Kenntnisse und Fähigkeiten beziehen wir extern?
• Welche Kosten sind mit dem Ausbau digitaler Kompetenzen verbunden?
• Sind Mitarbeiter, die wir für spezielle Bereiche schulen, voraussichtlich noch länger in der Firma?

KENNE DEN MEHRWERT VON WEITERBILDUNGEN

Klar, Weiterbildungen sind ein zielführender Weg, um die Kompetenzen seiner Angestellten auszubauen. Viel wichtiger ist jedoch, in die richtigen Weiterbildungen zu investieren. Online-Plattformen wie Udemy können durchaus wertvolles Wissen vermitteln, doch auf solchen Webseiten gibt es auch Kursanbieter, die nichts von ihrem Fach verstehen. Hier ist es zielführender, auf andere Quellen zurückzugreifen, auch wenn die Weiterbildungen mehr kosten. Greife auf Expertenwissen zurück, um deine Mitarbeiter bestens zu schulen. Das kostet zwar erstmal mehr, aber langfristig gesehen lohnt sich die Investition.

Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit, auf kostenloses Know-How zurückzugreifen. Plattformen wie LinkedIn oder YouTube bieten eine Vielzahl an Weiterbildungsmöglichkeiten. Vor allem im Bereich digitale Kommunikation, Cloud-Bedienung und User Experience sind keine teuren Weiterbildungen erforderlich, um sein Personal adäquat zu schulen.

BEZIEHE EXTERNES WISSEN

In manchen Fällen ist es wesentlich günstiger und auch nachhaltiger, auf externes Wissen zurückzugreifen. Ein Beispiel ist der Aufbau und die Pflege einer Unternehmenswebseite oder die App-Programmierung.

Unternehmen haben auch die Möglichkeit, internes und externes Wissen miteinander zu kombinieren. Auch hierfür eignet sich die Firmenwebseite als Beispiel: Externe Webdesigner oder Programmierer versprechen eine sinnvolle Investition, denn ihre Expertise, auch in den Bereichen SEO und User Experience, erfordert jahrelange Projekterfahrung. Wiederum können interne Mitarbeiter die Verwaltung und Pflege der Webseite übernehmen. Aber auch andere Aufgaben, zum Beispiel die Einpflege neuer Produkte in einen Online-Shop, erfordern kein externes Wissen für die Umsetzung.

Über eine Kosten-Nutzen-Abwägung ermitteln Unternehmen den zielführenden Einsatz ihres Budgets und eine solche Abwägung ist bei jedem Investment heranzuziehen. Als Faustregel geben wir dir jedoch folgenden Tipp mit: Größere Projekte, zum Beispiel den Aufbau einer Webseite oder die Software-Programmierung, gibst du besser in externe Hände. Es beansprucht zu viele Ressourcen, den eigenen Mitarbeitern derartige Kenntnisse zu vermitteln. Wiederum ist es aus Kostengründen zielführender, z. B. den Aufbau der Social-Media-Kanäle intern vorzunehmen.

VERLIERE DICH NICHT IN DETAILS

Expertenwissen verspricht Wettbewerbsvorteile und mehr Wachstumsmöglichkeiten, aber in manchen Fällen reichen die Basics vollkommen aus. Dein Unternehmen benötigt keine Asse im Bereich Google Docs. Genauso hat es keinen Wert, wenn dein Team jede Funktion von Zoom oder Google Meet kennt. Hier reichen die grundlegenden Anwendungsmöglichkeiten vollkommen aus. Wäge also nicht nur ab, welche Maßnahmen zielführend sind, sondern auch in welchem Ausmaß.

BERÜCKSICHTIGE AKTUELLE TRENDS

Der Begriff “digitaler Wandel” beschreibt die Lage treffend: Wir befinden uns in einem Wandel, der keinen Stillstand zulässt. Das bedeutet auch, dass unser Wissensstand regelmäßig sinkt. Noch vor wenigen Jahren hätte niemand gedacht, dass es Social-Media-Kanäle wie TikTok geben wird oder dass der stationäre Handel vermehrt auf E-Commerce setzt. Doch gerade diese unerwarteten Veränderungen bringen Unternehmen in die Position, Wege zu erschließen, um den Wissensstand der Mitarbeiter zu erweitern. Der Ausbau digitaler Kompetenzen ist kein einmaliges Vorhaben, sondern ein dauerhafter Prozess. Leite daher Schritte ein, um den langfristigen Ausbau sowie auch den Erhalt von Know-How zu forcieren.

MÖGLICHE HÜRDEN UND HERAUSFORDERUNGEN

Die Umsetzung eines Plans ist keine Einbahnstraße. Beim Ausbau digitaler Kompetenzen stehen dir und deinen Mitarbeitern womöglich einige Hürden im Weg. Darunter folgende:

• Kein einheitlicher Wissensstand
• Personal-Fluktuation
• Wachsende Anforderungen

KEIN EINHEITLICHER WISSENSSTAND

Weiterbildungen, so zielführend sie auch sind, zeigen eine Schwäche: Die Inhalte richten sich an mehrere Personen. Das hat zur Folge, dass manche Mitarbeiter über einen zu niedrigen oder zu hohen Wissensstand verfügen. Einsteigerorientierte Weiterbildungen haben keinen Mehrwert für erfahrene Mitarbeiter, hingegen sind Angebote für Fortgeschrittene kein guter Ansatz, um Einsteiger an ein Thema heranzuführen.

Lösungsansatz: Orientiere dich weniger an einheitlichen Weiterbildungsangeboten. Hilf deinen Mitarbeitern stattdessen dabei, einen passenden Mentor zu finden. So hat jeder die Möglichkeit, seine Stärken individuell auszubauen.

PERSONAL-FLUKTUATION

Das Angebot an Arbeitgebern wächst. Dadurch sinkt auch zunehmend die Betriebstreue. Für Unternehmen stellt das eine Herausforderung dar, denn mit einem Mitarbeiterwechsel geht auch internes Wissen verloren. So sinnvoll und zielführend die Investition in das Know-How der Mitarbeiter auch sein mag, es hat unter Umständen keinen langfristigen Wert, weil andere Arbeitgeber attraktiver erscheinen.

Lösungsansatz: Priorisiere auch den Ausbau des Arbeitsklimas. Angestellte sind nicht nur Ressourcen, um Unternehmensziele zu erreichen. Es sind auch Menschen. Jobwechsel können kaum vermieden werden, aber Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung tragen dazu bei, die Fluktuationsrate zu verringern.

WACHSENDE ANFORDERUNGEN

Digitaler Fortschritt verspricht Lösungen und vereinfacht unternehmerische Prozesse. Jedoch wachsen auch die Anforderungen bezüglich Bedienung, Verwaltung und Bearbeitung. Das wiederum erfordert höhere Investitionen in die Weiterbildung der Mitarbeiter. Es steht außer Frage, dass die Erweiterung digitaler Kompetenzen Mehrwert verspricht, doch das Investitionsvolumen ist nicht zu unterschätzen.

Lösungsansatz: Die bereits erwähnte Kosten-Nutzen-Abwägung hilft dabei, zielführende Maßnahmen zu ermitteln. Kenne den Wissensstand deines Teams und fokussiere ganzheitliche sowie individuelle Ansätze gleichermaßen.

FALLEN ANALOGE PROZESSE BALD KOMPLETT WEG?

Prognosen zu den zukünftigen Einflüssen der Digitalisierung vermuten einen sukzessiven Wegfall analoger Anwendungen. Doch dieser Prozess beansprucht Zeit. Noch zu viele Unternehmen setzen überwiegend auf analoge Prozesse und auch wenn viele das Ziel der Digitalisierung verfolgen, fehlen oftmals klare Strukturen.

Die Entwicklung bei Start-ups und neu gegründeten Unternehmen lässt vermuten, dass junge Unternehmen von Anfang an fast ausschließlich auf digitale Strukturen setzen.
Unternehmensgröße und schmalere Strukturen spielen hierbei auch eine Rolle. Der digitale Aufbau eines kleinen Unternehmens erfolgt nun mal unkomplizierter als die Umstrukturierung analoger Prozesse bei einer großen Firma mit mehreren 100 Angestellten.

Doch auch große Firmen digitalisieren ihre Prozesse erfolgreich. Statistiken belegen sogar, dass insbesondere Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern die Stärken von Social Media nutzen. Darüber hinaus gibt es kaum ein etabliertes Unternehmen ohne Website und digitaler Marketingstrategie.

In bestimmten Bereichen ist daher durchaus zu erwarten, dass analoge Prozesse langfristig gesehen wegfallen, vor allem im Marketing. Gründe dafür sind die Messbarkeit und dass Unternehmen eine überregionale Zielgruppe ansprechen. Doch digitale Marketingstrategien erfordern auch tiefgehendes Wissen in Bereichen wie Social Media und SEO. Unternehmen sind daher in der Verantwortung, ihre Mitarbeiter zu schulen, damit nicht nur digitale Prozesse voranschreiten, sondern die Umstrukturierung auch Ergebnisse verspricht.

FAZIT: AUF BESTEHENDE FORTSCHRITTE AUFBAUEN

Die Digitalisierung geht voran und somit auch der Ausbau interner Kompetenzen. Neue Trends, vor allem im Marketing, setzen Unternehmen jedoch unter Zugzwang. Der digitale Wandel schreitet unter Umständen nämlich schneller voran als der Wissensstand im Unternehmen wächst.

Es ist abzuwägen, welche Trends und Kompetenzen einen Mehrwert bieten. Außerdem ist es zielführend, bestehende Stärken auszubauen, um fachspezifisches Wissen sicherzustellen. Es macht daher, wie bereits erwähnt, wenig Sinn, sich unnötig in Details zu verlieren. Hingegen hat es im Wettbewerb Nachteile, wenn Unternehmen keine Weiterbildung in bestimmten Bereichen anbieten.

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