In diesem Artikel:

1. Definition: Was ist ein Use Case? 
   
2. Welchen Nutzen haben Use Cases?
3. Das sind die Vorteile
4. Umsetzung in der Praxis
5. Use Cases Beschreibung: Die zwei Ansätze
   
6. Use Case Beispiel

Gründe für Use Cases: Fehler identifizieren, Informationen sammeln, Anforderungen definieren, Prozesse optimieren, Analysen durchführen

Das Wichtigste zusammengefasst:

• Use Cases sind Anwendungsszenarien, welche das sichtbare Verhalten eines Systems aus der Nutzerperspektive beschreiben (z. B. die Nutzung eines interaktiven Displays aus Sicht eines Kunden im Einkaufszentrum).
• Es gibt zwei bekannte Ansätze für Use Case-Szenarien, nämlich Spezifikation und Diagramme.
• Die Ziele von Anwendungsszenarien sind klar zu definieren, um sie erfolgreich umzusetzen.
• Der primäre Vorteil von Use Cases besteht darin, dass sie für Klarheit sorgen und Unternehmen von Flexibilität bezüglich der Definition von Systemzielen und deren Umsetzung profitieren.
• Um die Ergebnisse von Use Cases effektiv zu interpretieren, empfehlen wir die Berücksichtigung von KPIs und Monitoring-Tools.

Definition: Was ist ein Use Case?

Use Cases (zu Deutsch: Anwendungsfälle) beschreiben das Verhalten von Systemen aus Sicht eines Nutzers. Ein Nutzer muss nicht zwingend eine Person sein, auch Systeme und Rollen kommen als Akteure für Anwendungsfälle in Frage. Diese Akteure interagieren mit dem System, um ein vordefiniertes Ziel zu erreichen, beispielsweise die Funktionalität technischer Abläufe oder die User Experience von Geschäftsprozessen.

Wichtig für die Praxis: In der Theorie klingen Use Cases sehr abstrakt. Doch für die Praxis können Use Cases schon etwas ganz Einfaches sein wie „Kann jemand die Kaffeemaschine problemlos bedienen?“ Daher sind Use Cases auch nicht auf Branchen oder Einsatzbereiche beschränkt.

Abgrenzung zu Case Studies
Viele verwenden die Begriffe „Use Case“ und „Case Study“ als Synonym, doch sie unterscheiden sich in ihrer Bedeutung. Use Cases beschreiben bestimmte Interaktionen zwischen Akteuren und Systemen. Case Studies hingegen sind reale Fallstudien, die ein Projekt oder dessen Vorgang darstellen.

Welchen Nutzen haben Use Cases?

Use Cases verfolgen immer ein Ziel, meistens die Optimierung von bestehenden Systemen und Prozessen. Die Interaktion zwischen Akteur und System zielt darauf ab, alle Eventualitäten und möglichen Szenarien innerhalb eines Systems durchzuspielen, um die notwendigen Anforderungen zu ermitteln.

Beispiel: Ein Use Case zielt nicht nur darauf ab, beispielsweise den Checkout-Prozess eines Online-Shops zu testen. Sondern darauf, alle möglichen Checkout-Abläufe zu testen. Ziel ist also eine ganzheitliche Betrachtung unter Aspekten der Funktionalität und Usability, um beispielsweise Fehler zu identifizieren.

Was sind die Vorteile von Use Cases?

• Klarheit schaffen: Interaktionen zwischen Akteur und System werden klar und verständlich dargestellt sowie auch Anforderungen an das System nachvollziehbar definiert werden.

• Einfache Erstellung und Verständlichkeit: Leicht zu erstellen und für alle beteiligten Akteure verständlich.

• Gute Gesamtübersicht: Gewährleistung von Einblicken in Details (z. B. Informationen über einen Use Case oder ein System) und verbesserte Orientierung für Akteure bei der Definition von Anforderungen.

• Transparente Vermittlung von Details: Klare Darstellung von Details. Visualisierung macht komplexe Zusammenhänge zudem leichter verständlich.

• Flexibilität: Anpassbar an verschiedene Akteure und deren Bedürfnisse. Unterstützt Unternehmen außerdem bei der Definition von Zielen und deren Umsetzung.

Umsetzung in der Praxis: Ansätze und Beispiel

Anwendungsbeispiele reichen von der Bedienung einer Kaffeemaschine 8einfach) bis hin zum Software-Testing (komplex). Daher erfüllen alle systematischen Funktionsweisen die Voraussetzungen für einen Anwendungsfall.

Für dich ist als Take-Away für die Praxis wichtig: Bei Use Cases wird immer ein Ziel verfolgt, das die Beziehung zwischen System und Akteur überprüft. Sobald die beiden Voraussetzungen, also System und Akteur, gegeben sind, ist ein Use Case möglich. 

-> Doch die erfolgreiche praktische Umsetzung erfordert bewährte Ansätze und geht mit bestimmten Fragen einher. Darauf gehen wir nachfolgend ein. 

Use Case Beschreibung: Die zwei Ansätze

Das von Ivar Jacobson im Jahr 1987 geschaffene Konzept lässt sich in zwei Ansätzen unterteilen.

Der erste Ansatz ist die Spezifikation, bei der natürlich-sprachliche Informationen enthalten sind, sogenannte “Narratives”. Diese Informationen werden als textliche Vorlage verfasst, und beinhaltet folgende Elemente:

• Name des Anwendungsfalls
• Akteure
• Auslöser / Trigger Event
• Beschreibung des Ablaufs
• Detaillierte Beschreibung der einzelnen Arbeitsschritte
• Beschreibung alternativer Abfolgen
• Bedingungen, die vor und nach dem Use Case relevant sind
• Darstellung der Hürden und möglicher Fehler

Der zweite Ansatz erfolgt über Diagramme. Diese Vorgehensweise ist systematisch gesehen dieselbe, doch Diagramme sind aufgrund ihrer Visualisierung leichter zu verstehen. Ein weiterer Unterschied zu der Spezifikation liegt darin, dass die Beschreibungen sich nicht auf Abläufe beziehen, sondern auf die Zusammenhänge zwischen verschiedenen Use Cases und den involvierten Akteuren.

Beispiel Digital Signage: Eine Spezifikation beschreibt genau, wie ein Content Manager eine Werbeanzeige hochlädt, validiert, auf Displays abspielt und Daten sammelt. Sie geht auf Fehlerquellen wie Formatprobleme oder Verbindungsfehler ein. Ein Diagramm dagegen zeigt, wie Use Cases wie „Content hochladen“, „Werbeanzeige anzeigen“, „Statistiken abrufen“ und „Display verwalten“ mit Akteuren wie Content Managern, Kunden und Administratoren zusammenhängen.

Die Wahl muss aber nicht zwingend auf entweder Spezifikation oder Use Case-Diagramme fallen. Die beiden Methoden und ihre Vorgehensweisen ergänzen sich im Use Case-Prozess und liefern in Kombination eine genaue Auswertung der Ziele zur Ermittlung der Anforderungen an ein System.

Doch wie baut man Use Cases richtig auf, um die beiden Ansätze zu nutzen?
Um Use Cases richtig zu definieren, kannst du bestimmte Fragen heranziehen, um den Prozess so effektiv und zielführend wie möglich zu gestalten.

Folgende 15 Fragen helfen bei der Erstellung von Anwendungsfällen:

1. Kontext und Ziele festlegen
Was ist der Kontext des Use Cases?
Welches Ziel muss erreicht werden?

2. Akteure und ihre Rollen identifizieren
Welche Akteure nutzen das System und was sind ihre Ziele?
Welche Rollen und Berechtigungen haben Akteure?

3. Anforderungen und Bedingungen klären
Wie komplex sind die Anforderungen, mit denen sich ein Akteur befassen muss?
Welche Schnittstellen werden verwendet?
Welche Ressourcen werden benötigt?
Welche Bedingungen müssen erfüllt sein?

4. Szenarien und Abläufe definieren
Welche Schritte muss der Akteur durchlaufen?
Was sind die Reaktionen des Systems auf die vom Akteur vorgenommenen Schritte?
Welche Szenarien und welche alternativen Szenarien sind ersichtlich?

5. Fehlerquellen und Testdurchführung
Was sind die möglichen Fehler bei jedem Schritt des Anwendungsfalls?
Wie oft wird das Testszenario durchgeführt?

6. Erfolgskriterien und Ergebnisbewertung
Was sind die Bedingungen für einen erfolgreichen Abschluss?
Wie werden die Ergebnisse ausgewertet und bemessen?

-> Praxistipp: Die Fragen dienen der Orientierung. Du musst selber für dich abwägen, wie die Anforderungen definiert werden!

Use Case Beispiel

Um dir ein besseres Gespür für die Praxis zu vermitteln, schauen wir uns als Beispiel den Anwendungsfall “Digitale Werbetafel” an.

Name: Digitale Werbetafel im Einkaufszentrum. 

Akteure: Drei Beteiligte. Das Einkaufszentrum als Betreiber, werbetreibende Unternehmen (z. B. Restaurants in einer Mall) und Besucher/Kunden. 

Auslöser / Trigger Event: Werbetreibende buchen eine Werbefläche über die Plattform des Einkaufszentrums und laden die Inhalte für die digitale Werbetafel hoch.

Kurzbeschreibung: Die digitale Werbetafel im Einkaufszentrum wird verwendet, um zeitgesteuerte und zielgerichtete Werbeanzeigen für verschiedene Unternehmen abzuspielen. Die Anzeigen werden über eine zentrale Plattform hochgeladen, zeitlich geplant und dynamisch an den Kundenstrom angepasst.

Beschreibung der einzelnen Schritte:

• Werbetreibende erstellen Inhalte: Unternehmen erstellen Werbematerialien wie Videos oder Bilder.
• Buchung und Upload: Unternehmen buchen einen Zeitslot über die Plattform und laden die Inhalte hoch.
• Inhalte anpassen: Die Plattform passt die Anzeigen je nach Zeit, Ort und Zielgruppe an.
• Anzeige auf Werbetafel: Inhalte werden auf der digitalen Werbetafel zur gebuchten Zeit angezeigt.
• Datenanalyse und Optimierung: Nach der Anzeige erhalten die Werbetreibenden Berichte zur Wirksamkeit der Kampagne.

Beschreibung alternative Schritte: 

• Alternative Buchung: Falls ein Zeitslot bereits belegt ist, können Unternehmen alternative Slots buchen.
• Anpassung in Echtzeit: Falls Werbeinhalte kurzfristig geändert werden müssen (z. B. auf Basis von Besucherstrom-Änderungen), erfolgt dies automatisch durch die Plattform.

Vor- und Nachbedingungen: 

• Vorbedingungen: Werbetreibende müssen über einen Zugang zur Buchungsplattform verfügen, Inhalte müssen in kompatiblen Formaten vorliegen.
• Nachbedingungen: Nach der Anzeige der Werbung erhalten die Werbetreibenden einen Report zur Performance der Kampagne (z. B. Anzahl der Ansichten).

Systemgrenzen und Fehler: 

• Systemgrenzen: Die Plattform kann möglicherweise nur eine bestimmte Anzahl von Anzeigen gleichzeitig verarbeiten. Bei Überlastung könnte es zu Verzögerungen kommen.
• Fehlerfälle: Mögliche Fehler sind fehlerhafte Uploads, Anzeigeprobleme auf den Bildschirmen oder technische Ausfälle der Werbetafeln. In solchen Fällen müssen Inhalte neu hochgeladen oder Hardware-Probleme behoben werden.

Probiere es selbst: Überlege dir ein Szenario passend zu deinem Unternehmen und bringe es textuell auf’s Papier! Du wirst überrascht sein, welche Alternativen dir einfallen und wie genau ein solcher Prozess beschrieben werden kann.

Unser abschließender Tipp

Planung und Transparenz sind für erfolgreiche Anwendungsfälle wichtig. Lege den beteiligten Akteuren alle relevanten Informationen vor und involviere so viele Mitarbeiter wie nötig. Mehr Mitarbeiter bedeutet auch, dass die Prozesse komplexer werden, doch die Ergebnisse versprechen eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen.

Versetze dich in die Akteure und welche Ziele sie verfolgen. Daraus erkennst du die Beziehung zwischen den Beteiligten und dem System. Darüber hinaus ist es wichtig, die Vor- und Nachbedingungen richtig festzulegen. Hierbei ist genau zu definieren, welche Bedingungen zu Beginn und nach Abschluss erfüllt sein müssen.

Je genauer die Arbeitsabläufe vorab definiert sind, desto besser. Es ist nicht zu empfehlen, automatisierte oder vordefinierte / standardisierte Prozesse zu nutzen, denn sie ermöglichen keine individuelle Beurteilung der Anforderungen. 

In diesem Artikel:

1. Digitalisierung im Unternehmen: Wieso viele scheitern
2. Die Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen
3. Überblick: Vorteile für deine Kunden
4. Fazit

Kurzfassung: Was sind die Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen?

Die Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen sind Wettbewerbsförderung, besserer Kundenservice, leichtere Personalbeschaffung, Ausbau der Kommunikationsstrukturen, Modernisierung der Arbeitsplätze, mehr Messbarkeit, Automatisierung und finanzielle Entlastung. 

Vorteile der Digitalisierung ausschöpfen ist kein Selbstläufer

Die Digitalisierung schreitet voran. Eine vom 14. Februar 2022 veröffentlichte Statistik zeigt, dass sich 35 Prozent der deutschen Unternehmen als Vorreiter der Digitalisierung betrachten und wiederum 44 Prozent geben an, dass sie ihren Umsatz durch digitale Maßnahmen steigerten. Auch der Digitalisierungsindex stieg an – im Jahr 2023 von 108,1 Punkten auf 113,6 Punkten im Jahr 2024 (Quelle). 

Die Zahlen sind vielversprechend. Doch aufgrund der Komplexität gestaltet sich die Digitalisierung in Unternehmen als Herausforderung. Die Etablierung digitaler Prozesse erfordert Umstrukturierungen und Mitarbeiter müssen den Umgang mit neuen Anwendungen lernen. Auf strategischer Ebene sind möglicherweise externe Berater notwendig und Unternehmen müssen neues Personal einstellen. 

Das ist jedoch kein Grund den Wandel aufzuhalten oder gar zu überdenken, denn digitale Maßnahmen ersetzen analoge Prozesse zielführend. Ein gutes Beispiel hierfür ist das Marketing: Immer mehr Unternehmen setzen auf SEO und Social Media. Online-Prozesse sind nämlich leichter messbar und ermöglichen dadurch einen effizienten Einsatz der verfügbaren Ressourcen. Zudem erschließen Unternehmen mehr Reichweite und können auf Grundlage der Daten effektiv skalieren. In unserem Artikel zu den Vorteilen von digitaler Werbung gehen wir genauer darauf ein. 

Die Vorteile der Digitalisierung für Unternehmen

• Die Digitalisierung fördert Wettbewerb und Innovation
• Besserer Kundenservice
• Flexible Personalbeschaffung
• Ausbau der Kommunikationsstrukturen im Unternehmen
• Modernisierung von Arbeitsplätzen
• Bessere Messbarkeit von Prozessen
• Optimierung und Automatisierung der Unternehmensprozesse
• Finanzielle Einsparmöglichkeiten

Digitalisierung fördert Wettbewerb und Innovation

Durch den digitalen Wandel bestehen zusätzliche Möglichkeiten, um die eigene Marke zu stärken, beispielsweise durch Social Media und digitale Werbedisplays.

Hierbei ermöglicht der Wettbewerb einige Chancen; Mitbewerber erkennen nämlich ebenfalls die Vorteile der Digitalisierung und optimieren ihre Prozesse basierend auf den sich anpassenden Wünschen der Zielgruppen. Was zunächst als Nachteil erscheint, fördert dein Unternehmen sogar, denn auf einem ständig wachsenden Markt mit viel Konkurrenz muss jeder proaktiv bleiben. Und durch den Wettbewerb gibt es keinen Stillstand, was ständig Spielraum für mehr Innovation auf dem Markt verschafft. 

Ein Beispiel hierfür ist die Entwicklung von Künstlicher Intelligenz. Im Jahr 2025 kann jeder Web-Inhalte erstellen, denn KI generiert Content innerhalb weniger Minuten. Dadurch erhöht sich der Standard für qualitativen Content, denn der Umgang mit KI erfordert regelrecht Basic-Fähigkeiten und es entstehen viele generische Inhalte. Abheben kann sich nur, wer die Anforderungen an hochwertigem Content kennt und besser sein möchte, sprich: Der Wettbewerb setzt neue Maßstäbe und Zielgruppen/Endkunden bekommen besseren Content.

Besserer Kundenservice

Die Digitalisierung im Unternehmen verspricht einen besseren Kundenservice. Ein Beispiel hierfür ist Digital Signage – externes Hosting ermöglicht die ortsunabhängige  Aktualisierung von Inhalten in Echtzeit. Mit Plakaten ist das nicht möglich – diese müssen neu gestaltet, gedruckt und aufgehängt werden.

Aber profitieren auch Endkunden von der Digitalisierung?
Ja! Über z. B. Social Media werden Angebote flexibel und schnell kommuniziert. Und interaktive Digital Signage-Displays ermöglichen eine eigenständige Navigation in Stores (was sich auch positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirkt).

Flexible Personalbeschaffung

Eine freie Stelle ausschreiben, Print-Medien in Auftrag geben und auf postalische Bewerbungen warten – so sah die Personalbeschaffung lange aus und auch im Jahr 2025 ist das bei manchen Unternehmen noch gängige Praxis. Im Zuge der Digitalisierung änderte sich das jedoch und Unternehmen kommen leichter an Personal, Stichwort: Social Recruiting.

Dahingehend haben sich auch neue Möglichkeiten in der ortsunabhängigen Zusammenarbeit mit Freiberuflern ergeben. Vor allem kleinere Start-Ups und Gründerteams ziehen daraus einen Vorteil, denn Freelancer-Portale (z. B. Freelancermap und Malt) ermöglichen eine unkomplizierte sowie flexible Auftragserteilung ohne ein verbindliches Arbeitsverhältnis einzugehen. Durch die Remote Arbeit (Home Office) der Freelancer sind keine zusätzlichen Büroräume erforderlich und das spart zudem Kosten.

Modernisierung von Arbeitsplätzen

Viele Unternehmen verfolgen mit der Digitalisierung das Ziel, analoges Arbeiten mit modernen Technologien zu erweitern. Im digitalen Wandel sind seither jedoch auch neue Berufsfelder entstanden, vor allem in den Bereichen IT und Digitalmarketing. Bereits existierende Tätigkeiten gewinnen zusätzlich an Relevanz (z. B. Webdesign) und eher analoge Bereiche durchlaufen einen digitalen Wandel (z. B. Designer für Print, die jetzt digitale Medien gestalten).

Die Digitalisierung im Unternehmen erleichtert aber auch die interne Kommunikation. Durch kollaborative Plattformen wie Slack und Asana oder Online-Meeting-Tools wie Zoom bestehen mehr Flexibilität im Dialog und bei der gemeinschaftlichen Arbeit an Projekten. 

Konzept zur Verbesserung der internen Kommunikation im Unternehmen

Bessere Messbarkeit von Prozessen

Vor allem im digitalen Marketing zeigt sich dieser Vorteil. Über Tools wie Google Analytics und Matomo sind relevante KPIs abrufbar und gewähren genaue Einblicke in den Erfolg der ergriffenen Maßnahmen. Basierend darauf erkennen Unternehmen, welche Ansätze im Marketing funktionieren und können das Budget kosteneffizient investieren.

In unserem Blogartikel „Was ist Monitoring?„ konkretisieren wir die Vorteile der Prozessüberwachung in Unternehmen und welche Software dir dafür zur Verfügung steht.

Optimierungspotenzial bestehender Prozesse

Aus der Messbarkeit resultiert auch der Vorteil, dass bestehende Prozesse zielführend optimiert werden können. Ein passendes Beispiel hierzu ist das Projektmanagement über Tools wie Asana. 

Durch die zentrale Erfassung aller Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines lassen sich Engpässe frühzeitig erkennen und analysieren. Wiederkehrende Abläufe können standardisiert und mithilfe von Vorlagen automatisiert werden, was Zeit spart und Fehler reduziert. Gleichzeitig ermöglichen integrierte Analysefunktionen eine kontinuierliche Auswertung von Projektkennzahlen wie Termintreue, Auslastung oder Durchlaufzeiten.

So werden Schwachstellen nicht nur sichtbar, sondern können gezielt angepasst werden – etwa durch die Umverteilung von Ressourcen oder die Anpassung von Workflows.

Kosteneinsparungen

Bleiben wir beim Beispiel digitale Werbung: Die Optimierung digitaler Werbung auf Grundlage von Daten spart langfristig gesehen Ressourcen. Tests sind nämlich messbar und du erkennst, welche Ansätze funktionieren, wodurch Best Practices gezielt skaliert und Testphasen reduziert werden.

Dieser dauerhafte Optimierungsprozess ermöglicht über Jahre hinweg finanzielle Einsparungen. Eine Win-Win-Situation, denn du sparst Geld und zugleich richtest du dein Marketing gezielter auf potentielle Kunden aus.

Anmerkung: Unsere Beispiele berücksichtigten hauptsächlich das Marketing, doch auch andere Unternehmensbereiche profitieren von den bisher genannten Vorteilen. Ob Personal, Logistik, Marketing oder Produktion, die Vorteile der Digitalisierung für Unternehmen bestehen bereichs- und auch branchenübergreifend.

-> Du kennst jetzt die Vorteile der Digitalisierung für dein Unternehmen. Aber inwiefern profitieren deine Endkunden?

Überblick: Vorteile der Digitalisierung für deine Kunden

• Besserer Self-Service (z. B. durch Digital Signage oder eigenständige Recherchen)
• Schnellere Kundenkommunikation über E-Mail
• Mehr Flexibilität und Effizienz durch Online-Meetings (mit Business-to-Business-Kunden)
• Transparenter Informationsaustausch und Informationen zu aktuellen Angeboten (z. B. über die Website oder Social Media)
• Verbesserte Benutzererfahrung durch Gamification und dynamischem Content

Fazit

Digitale Unternehmensprozesse sind im Jahr 2025 nicht mehr wegzudenken. Die Vorteile der Digitalisierung reichen von erhöhter Flexibilität bis hin zu finanziellen Einsparungen. Viele sehen den digitalen Wandel als Gefahr für Arbeitsplätze, doch gerade der innovative Grundgedanke wird in Zukunft weitere Möglichkeiten schaffen, um analoge Arbeitskraft mit moderner Technik zu vereinen. Unternehmensbereiche wie das Marketing zeigen bereits, welchen Mehrwert die Umsetzung digitaler Strategien für Unternehmen bietet.

In diesem Artikel

1. Definition: Was ist Datenmanagement?
2. Aufgaben des Datenmanagements
3. Drei Schritte für die erfolgreiche Umsetzung deiner Datenmanagement-Strategie
4. Das sind die Herausforderungen
5. Was sind die Vorteile vom Datenmanagement?
6. Tipps für deine Datenmanagement Strategie
   

DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE

• Die Ziele des Datenmanagements sind: Daten zu speichern, zu minimieren und zu archivieren. Außerdem sollen Fehler minimiert und mehr Transparenz geschaffen werden. 
• Die drei Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung: Datensätze verstehen, Daten richtig strukturieren und eine effektive Speicherumgebung einrichten.
• Datenmanagement bietet Vorteile in puncto Sicherheit, Kosten und Effizienz.
• Innovative Lösungen bereiten keine Problem im Bereich Datenschutz, aber bei der Erhebung personenbezogener Daten ist die DSGVO zu beachten. 

Bis 2028 sollen weltweit fast 400 Zettabyte an digitalen Daten generiert werden, also dreimal so viel wie noch 2023 (Quelle). Aus dieser prognostizierten Entwicklung geht hervor, dass Datenmanagement zunehmend an Relevanz gewinnt. Denn große Datenmengen erfordern eine effektive Verarbeitung.

-> In diesem Artikel befassen wir uns mit dem Datenmanagement und seinen Aufgaben. Wir zeigen dir Vor- und Nachteile sowie häufige Herausforderungen. Außerdem erwarten dich Praxistipps für die strategische Umsetzung.

DEFINITION: WAS IST DATENMANAGEMENT?

Datenmanagement bezeichnet den Prozess der Erfassung, Speicherung, Organisation, Pflege und Nutzung von Daten, um ihre Qualität, Verfügbarkeit, Sicherheit und Nutzbarkeit für verschiedene Anwendungen sicherzustellen. Das Datenmanagement umfasst eine breite Palette von Aktivitäten und Methoden, die darauf abzielen, Daten während ihres gesamten Lebenszyklus effizient zu verwalten.

AUFGABEN DES DATENMANAGEMENTS

Das Datenmanagement übernimmt folgende Aufgaben:

• Unkomplizierten Datenzugriff ermöglichen
• Mehr Transparenz
• Automatisierte und effiziente Arbeitsprozesse etablieren
• Sicherheit erhöhen und Datenverluste vermeiden
• Aufbewahrungspflichten nachkommen
• Nicht benötigte oder veraltete Daten eliminieren

Im Kern besteht die Aufgabe des Datenmanagements also darin, unternehmensrelevante Informationen transparent zu speichern und effektiv zu verarbeiten. Stakeholder bekommen dadurch exakte Einblicke in Daten und Strukturen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Außerdem minimieren Unternehmen ihre Fehlerquoten und setzen ihr Budget effizient ein.

Das Datenmanagement beschränkt sich nicht auf bestimmte Bereiche. Viele denken bei Datenspeicherung womöglich an Buchhaltung und Finanzen, aber auch die Auswertung von Marketing-KPIs und Faktoren zur Verbesserung des Qualitätsmanagements werden berücksichtigt.

-> In a Nutshell: Jeder Prozess, der Daten erhebt oder verarbeitet, erfordert ein Datenmanagement.

DREI SCHRITTE FÜR DIE ERFOLGREICHE UMSETZUNG DEINER DATENMANAGEMENT-STRATEGIE

Um eine Datenmanagement-Strategie erfolgreich in der Praxis umzusetzen, sind vorab wichtige Fragen bezüglich Datensätze, Datenstrukturierung und Datenspeicherung zu klären. Die folgenden drei Schritte helfen dir dabei.  

KENNE UND VERSTEHE DEINE DATENSÄTZE

Der erste Schritt einer Datenmanagement-Strategie erfordert Kenntnisse über Daten selbst. Ohne die Datensätze im Unternehmen zu verstehen, kannst du keine zielführende Strategie entwerfen. Eine systematische Analyse berücksichtigt drei Arten von Daten, nämlich personenbezogene Daten, “High-Value”-Firmendaten und öffentliche Daten.

Personenbezogene Daten umfassen alle Datensätze, die deine Zielgruppe und andere natürliche Personen betreffen. Dazu gehören unter anderem Name, Adresse und E-Mail. Für diese Datensätze gilt es die Anforderungen an die DSGVO zwingend zu beachten. In unserem Artikel „Was ist Monitoring?“ greifen wir diese Anforderungen auf und gehen auch auf die Parallelen zwischen Monitoring und Datenmanagement ein. 

Bei “High-Value”-Firmendaten handelt es sich um sensible Unternehmensdaten. Dazu gehören buchhalterische Daten, Steuerunterlagen und Finanzdaten. Die Verschlüsselung dieser Daten hat höchste Priorität.

Öffentliche Daten sind für jedermann zugänglich und betreffen vor allem den Marketingbereich. Unter diese Kategorie fallen beispielsweise Marketing-KPIs wie der Website-Traffic, den Dritte problemlos über Tools wie ahrefs abrufen können. 

STRUKTURIERE DATEN RICHTIG

Zu den bekanntesten Methoden der Datenspeicherung gehören Data-Lake und Data-Warehouse. Beim Data-Lake handelt es sich um einen großen Speicher für Rohdaten, deren Verwendung nicht festgelegt wurde. Hingegen ist das Data-Warehouse eine zentrale Sammlung von Geschäftsdaten, die an einen Zweck gebunden sind.

Data-Lakes sind leicht zugänglich und erfordern für die Modifikation neuer Daten kein spezifisches Wissen. Jedoch können Daten nur mit speziellen Tools oder durch Experten (z. B. Data-Scientists) abgerufen werden. Der Datenzugriff über ein Warehouse erfolgt wesentlich unkomplizierter, dafür ist die Datenänderung mit einem höheren Aufwand verbunden.

Viele Unternehmen nutzen beide Methoden, um deren Vorteile auszuschöpfen. Data-Warehouse erfordert beim Datenabruf weniger Expertise und ist sicherer. Dafür hat Data-Lake Vorteile in puncto Flexibilität und Datenspeicherung.

SPEICHERUMGEBUNG

Das bekannteste Modell der Datenspeicherung ist die Cloud. Diese bietet für Unternehmen eine Vielzahl an Vorteilen, darunter eine sichere Datenspeicherung, mehr Flexibilität und Ausfallsicherheit. Als Alternative greifen viele Unternehmen zu serverbasierten Computerprogrammen in Form einer internen Speicherumgebung – dieser Ansatz ist aber nur sinnvoll, wenn Unternehmen hochsensible Daten verarbeiten, denn in puncto Flexibilität und Kosten sind Cloud-Lösungen effektiver.

Unsere Erfahrung: Im Bereich Digital Signage bevorzugen die meisten Unternehmen eine Cloud-Datenspeicherung. Nicht nur aus Gründen der Flexibilität, sondern vor allem wegen der Kosten. Eigenes Hosting erfordert den Aufbau von internem Know-How sowie eigene Wartung. On-Premise-Lösungen sind nur günstiger, wenn sie gefördert werden und wenig verändert/bearbeitet werden muss.

DAS SIND DIE HERAUSFORDERUNGEN

Datenmanagement hat viele Vorteile (dazu gleich mehr!), doch Unternehmen stehen bei der Etablierung vor einigen Herausforderungen, welche die Umsetzung erschweren. Darunter folgende:

• Fehlendes Know-how
• Datenvolumen
• Anforderungen von Stakeholdern

Fehlendes Know-How

Grundsätzlich ermöglicht das Datenmanagement finanzielle Einsparungen. Durch die Datenverarbeitung gewinnen Unternehmen wichtige Erkenntnisse, um Budget effizient einzusetzen und zielführende Ansätze zu ermitteln. Aber: Wenn niemand diese Daten verarbeiten kann, stehen große Datenmengen sogar im Weg. 

Unser Tipp: Baue internes Know-how für die Datenverarbeitung auf oder beauftrage externe Dienstleister. 

Datenvolumen

Bei zu großen Datenmengen geht die Transparenz möglicherweise verloren. Die meisten kennen das Sprichwort „Wer zu viel misst, misst Mist“ und es bewährt sich in diesem Zusammenhang, denn fast jeder Prozess kann gemessen werden und das erhöht auch die Komplexität.

Unser Tipp: Es sollten klare Ziel-KPIs definiert werden, um sich bei der Datenerhebung auf die wichtigsten Punkte zu konzentrieren. 

Anforderungen von Stakeholdern

Datenmanagement verfolgt das Ziel, lösungsorientierte sowie effiziente Unternehmens- und Arbeitsprozesse zu etablieren. Hierbei sind unter anderem die Anforderungen von Stakeholdern zu berücksichtigen, um gesammelte Daten zielgerichtet auszuwerten und bereitzustellen. Je größer das Unternehmen, desto komplexer sind die Anforderungen von Stakeholdern. Das erschwert möglicherweise ein zielgerichtetes Datenmanagement, denn die Wünsche und Vorstellungen von einzelnen Personen gehen zu weit auseinander.

Daher unser Tipp: Definiere die Anforderungen und wäge ab, was im Rahmen des Möglichen ist. Überschneiden sich die Anforderungen, musst du klar priorisieren und das Gespräch mit Stakeholdern suchen. 

WAS SIND DIE VORTEILE DES DATENMANAGEMENTS?

Die Präventivmaßnahmen für die Herausforderungen wurden eingeleitet? Dann profitiert dein Unternehmen definitiv von diesen Vorteilen:

• Transparenz
• Problemidentifikation
• Störfaktoren eliminieren
• Zielgerichtete Arbeitsprozesse
• Prozessautomatisierung
• Kostenersparnis
• Bessere User Experience
• Kundenbedürfnisse erkennen

Transparenz

Bei der Ansammlung von großen Datenmengen haben Unternehmen kaum Überblick und übersehen daher wichtige Datensätze. Durch eine gezielte Verwaltung verschaffen sich Unternehmen mehr Transparenz und können Daten gezielter auswerten sowie sortieren.

Problemidentifikation

Aus den transparenten Prozessen resultiert eine bessere Problemidentifikation. In Organisationen läuft eine Vielzahl an Interaktionen ab, sei es zwischen Softwareanwendungen oder Protokollen – und gutes Datenmanagement hilft dabei, die durch Prozesse entstandenen Probleme zu identifizieren.

Störfaktoren eliminieren

Das Monitoring der Daten ermöglicht eine unkomplizierte Behebung der Störfaktoren. Außerdem ist es für Unternehmen leichter, Präventionsmaßnahmen zu ergreifen, um weitere Schwierigkeiten in Zukunft zu vermeiden.

Zielgerichtete Arbeitsprozesse

Das primäre Ziel der Datenverwaltung besteht darin, Arbeitsprozesse zu optimieren. Durch transparente Datenauswertungen erkennen Unternehmen ihr Potential und schöpfen es aus. Ob in Personal, Marketing, Buchhaltung oder Qualitätsmanagement. Firmen erkennen über Tracking-Tools wie Matomo beispielsweise welche Marketing-Methoden die meisten Leads generieren . Oder über Umfragen, welche Benefits bei Mitarbeitern gut ankommen und können bestehende Prozesse dahingehend verbessern.

Prozessautomatisierung

Durch Leistungs- und Prozessüberwachung können solche Methoden und Maßnahmen eingestellt werden, die zu viele Ressourcen verbrauchen. Das schafft wiederum Möglichkeiten im Bereich der Prozessautomatisierung.

Beispiel: Bei der Evaluierung von Marketing-Daten erkennen Unternehmen möglicherweise, dass einzelne Schritte oder Testphasen unnötig waren. Diese Prozesse werden zukünftig eingestellt und somit Ressourcen gespart.

Kostenersparnis

Durch die Eliminierung nicht zielführender Prozesse resultieren finanzielle Vorteile. Unternehmen fokussieren sich weniger auf solche Aufgaben und Vorgehensweisen, die keine Erfolge versprechen. Außerdem reduzieren sie den Aufwand für Testphasen und somit auch das finanzielle Investment.

Bessere User Experience

Die Datenverwaltung gibt Aufschluss über Kundenwünsche oder welche technischen Probleme eine Website hat. Auch auf Trends reagieren Unternehmen schneller. Hieraus resultieren Vorteile im Bereich der User Experience und Zielgruppenansprache.

Kundenbedürfnisse erkennen

Feedback und Bewertungen gehören zu den wichtigsten Quellen für Unternehmen, um ihre Zielgruppen besser zu verstehen und Kundenwünsche zu identifizieren. Strukturiertes Datenmanagement hilft dabei, alle gesammelten Datensätze (z. B. Umfragen oder Feedbackbögen) effektiv auszuwerten und Kundenwünsche entsprechend zu erkennen.

TIPPS FÜR DEINE DATENMANAGEMENT-STRATEGIE

Entwickle eine umfassende Strategie

Eine gute und zielgerichtete Planung ist das A und O. Ohne die Anforderungen oder die Ziele von Stakeholdern zu kennen, sammelt dein Unternehmen viele irrelevante Daten. Befasse dich vorab auch mit Fragen bezüglich Speicherorte, Dateiformate,  Monitoring der KPIs und welche datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten sind.

Eine zielführende Strategie beinhaltet folgende Elemente:

• Rollen und Verantwortlichkeiten im Team klären
• Rechtliche Aspekte und Compliance beachten
• Maßnahmen festlegen und planen
• Kriterien für die Auswahl externer Geschäftspartner festlegen

Finde die passende Software

Nutze nur Software, die mit deinen Unternehmenszielen übereinstimmt. Das Angebot auf dem Markt wächst und es gibt Anbieter für verschiedene Zielsetzungen. Befasse dich mit folgenden Fragen, um die richtige Datenmanagement-Software zu finden:

• Was sind unsere Unternehmensziele?
• Welches Budget haben wir?
• Welche Anforderungen muss eine Software erfüllen?
• Erfüllt die Software gesetzliche Voraussetzungen?

Die letzte Frage spielt bei deutscher Software kaum eine Rolle. Englischsprachige Anbieter erfüllen aber möglicherweise nicht die Anforderungen an die DSGVO und dein Unternehmen riskiert dadurch eine Abmahnung. Daher unser Tipp: Zur Not mit einem Anwalt sprechen!

Berücksichtige Veränderungen

Im Bereich Datenmanagement ist in den letzten Jahren viel passiert. Es gibt unterschiedliche Software-Anbieter auf dem Markt, die Ziele von Stakeholdern ändern sich und Kundenbedürfnisse befinden sich in einem dauerhaften Wandel. Datenmanagement bedeutet nicht, einmalig Strukturen für die Datenauswertung und -Verwaltung zu schaffen. Stattdessen erfordern zielgerichtete Prozesse eine regelmäßige Optimierung, um langfristige Ergebnisse sicherzustellen.

10 BEST PRACTICES FÜR DEINE DATENMANAGEMENT STRATEGIE

• Wäge Kosten und Nutzen ab
• Kenne deine Unternehmensziele
• Nutze Datenbanken, welche den Anforderungen deines Unternehmens entsprechen
• Zentralisiere die Kommunikation mit beteiligten Akteuren
• Schule dein Personal
• Informiere Stakeholder und arbeite transparent
• Nutze Data Discovery, um Prozesse nachzuverfolgen und eine gute Compliance zu gewährleisten
• Handle bei der Prozessoptimierung zielstrebig, aber überlegt
• Denke nicht nur an Unternehmensprozesse, sondern auch an die Wirkung auf Kunden
• Verliere dich nicht in Zahlen, sondern orientiere dich auch an die Wünsche deiner Zielgruppe