Allgemein

Was ist Corporate Communication und welche Maßnahmen müssen Unternehmen ergreifen? Alles zur Definition und Ziele + Beispiele.

In diesem Artikel:

1. Corporate Communication Definition
2. Ziele der Corporate Communication
3. Unternehmenskommunikation als Teil von Corporate Behavior
4. Corporate Communication Beispiele
5. Kommunikationsregeln im Unternehmen
6. Checkliste interne Kommunikation verbessern
7. Sprachliche Hürden beachten und überwinden
8. Corporate Social Responsibility: Eine wichtige Botschaft für Unternehmen
9. Unser abschließender Tipp
10. Fazit
11. FAQ

DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE

• Corporate Communication befasst sich sowohl mit der internen als auch mit der externen Unternehmenskommunikation
• Eine zielgerichtete Corporate Communication verbessert das Arbeitsklima und die Interaktion innerhalb des Teams
• Gute Kommunikationsstrukturen wirken sich positiv auf das Unternehmensimage aus und versprechen Wettbewerbsvorteile

DIE CORPORATE COMMUNICATION ALS BASIS FÜR EIN FUNKTIONIERENDES UNTERNEHMEN

Wirtschaftlichkeit und Umsatz stehen bei der Zielsetzung immer ganz oben. Daran ist nichts verwerflich, denn nur wirtschaftlich starke Unternehmen überleben auf einem hart umkämpften Markt. Es kommt jedoch darauf an, unter welchen Rahmenbedingungen diese Ziele erreicht werden. In den vergangenen Jahrzehnten haben Unternehmen erkannt, dass die Mitarbeiterzufriedenheit nicht ausschließlich vom Geld abhängt, sondern andere Faktoren eine wichtige Rolle spielen. Dazu gehören auch gute Kommunikationsstrukturen. 

In diesem Artikel widmen wir uns der Corporate Communication und wie sie Unternehmen zu ihrem Vorteil nutzen. Außerdem gehen wir darauf ein, welche Rolle individuelle Ansätze und soziale Verantwortung spielen.

CORPORATE COMMUNICATION DEFINITION

Unter Corporate Communication (zu Deutsch: Unternehmenskommunikation) versteht man alle Maßnahmen zur Verbesserung der Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Das betrifft nicht ausschließlich die Kommunikation zwischen Unternehmen und Mitarbeitern (intern), sondern auch die Interaktion zwischen Unternehmen und Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten (extern).

ZIELE DER CORPORATE COMMUNICATION

Corporate Communication verfolgt das Ziel, stimmige Dialogstrukturen zwischen Unternehmen und ihren Akteuren zu schaffen. Es sprechen aber noch weitere Gründe für die Verbesserung der Kommunikationsstrukturen im Unternehmen.

Eine gute Corporate Communication verbessert das Betriebsklima und stärkt auch das Vertrauen zu den Mitarbeitern. Das wiederum wirkt sich positiv auf die Produktivität aus. Den internen Dialog zu fördern hat auch den Vorteil, dass es weniger Konflikte gibt und Unternehmen besser auf die Wünsche ihrer Mitarbeiter eingehen. Hieraus resultiert eine gesunde Unternehmenskultur mit offenen Dialogstrukturen und einem gestärkten Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitern.

Auf externer Ebene zählen vor allem solche Merkmale, die ein Unternehmen von anderen abhebt. Die Rede ist von der Corporate Identity. Die meisten bringen die Unternehmensidentität weniger mit Dialogen oder Informationsaustausch in Verbindung, sondern mit schönen Logos und aussagekräftigen Botschaften. Auch das ist eine Möglichkeit zu kommunizieren – Corporate Communication bedeutet nämlich nicht zwingend Dialoge zu suchen, denn auch visuelle Elemente oder Botschaften / Slogans tragen zu einer guten Unternehmenskommunikation bei. Das Ziel lautet daher, nicht nur offen und transparent zu kommunizieren, sondern auch die Vorteile visueller Elemente zu nutzen.

Im Kern verfolgt Corporate Communication folgende Ziele:

• Verbesserung der Corporate Identity
• Mehr Transparenz für Mitarbeiter
• Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen
• Gutes Arbeitsklima etablieren
• Unternehmensziele fördern
• Wettbewerbsvorteile sichern
• Unternehmenskultur als Ganzes verbessern
• Kundenbindung und Kundengewinnung ausbauen sowie die Kundenerfahrungen mit dem Unternehmen verbessern
• Unternehmensimage stärken
• Geschäftsbeziehungen pflegen

UNTERNEHMENSKOMMUNIKATION ALS TEIL VON CORPORATE BEHAVIOR

Corporate Behavior (zu deutsch: Unternehmensverhalten) ist ein Teil der Corporate Identity und beschreibt das Verhalten eines Unternehmens seinen Akteuren gegenüber. Im Vordergrund der Corporate Behavior steht die Zielerreichung und ob sich Unternehmen so verhalten, wie sie es nach außen kommunizieren.

Corporate Communication wird als ein separater Bereich der Corporate Identity betrachtet, hat jedoch auch Einfluss auf die Zielerreichung und somit auch auf das Unternehmensverhalten.
Beispiel: Durch gute Kommunikationsstrukturen steigern Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeiter, denn offene Dialoge und Informationsaustausch schaffen Vertrauen und Zufriedenheit. Dadurch wird die Zielerreichung nachhaltig gefördert.

Prinzipiell hat Kommunikation immer einen positiven Einfluss auf das Unternehmensgeschehen. Mögliche Nachteile bestehen regelrecht, wenn eine Informationsflut den Handlungsspielraum einschränkt und den Weg zum Micromanagement ebnet.

CORPORATE COMMUNICATION BEISPIELE

Damit du ein Gespür für die praktische Umsetzung bekommst, schauen wir uns nachfolgend ein paar Beispiele an. Hier ist vor allem zwischen interner und externer Unternehmenskommunikation zu unterscheiden.

Corporate Communication Beispiele intern:

• Mitarbeitergespräche (präsenz oder online)
• Feedback Gespräche
• Regelmäßige Schulung zur Wissensförderung
• Transparenz beim Informationsaustausch (z. B. durch Digital Signage)
• Wünsche durch offene Dialoge ermitteln
• Ziele klar definieren und erreichte Teilziele offen kommunizieren (z. B. durch Monitoring)

Communication is key. Geh also offen auf deine Mitarbeiter zu und frage sie nach Feedback. Monatliche Mitarbeitergespräche helfen dabei, Wünsche in Erfahrung zu bringen und mögliche Konflikte aufzudecken. Corporate Communication bedeutet auch, ein gutes Arbeitsklima zu schaffen, indem dein Team Konflikte löst oder verhindert.

Jedes Unternehmen sucht idealerweise den Dialog mit seinen Mitarbeitern, um gezielt auf Wünsche und Bedürfnisse einzugehen. Schwierig gestaltet sich dieser Ansatz jedoch beim Informationsaustausch bezüglich Veranstaltungen oder Veränderungen. Hier helfen dir vor allem zentralisierte und automatisierte Kommunikationsstrukturen. Infoterminals sind zum Beispiel eine gute Möglichkeit, um alle Angestellten mit wenig Aufwand und zentralisiert über Neuigkeiten zu informieren. Auch monatliche Mitarbeiterversammlungen verbessern und automatisieren die interne Unternehmenskommunikation.

Auf externer Ebene ist zunächst zwischen PR und Marketing zu unterscheiden. Unternehmen haben die Möglichkeit, über Pressemitteilungen und Zeitungsartikel ihr Image auszubauen. Marketingmaßnahmen helfen hingegen dabei, die Corporate Identity zu stärken und die Kundengewinnung zu forcieren.

Corporate Communication Beispiele extern:

• Pressemitteilungen
• Social-Media-Kanäle
• Digitale Werbeanzeigen
• Interviews
• Use Cases für mehr Transparenz
• Sponsoring
• Plakate und Flyer
• Content Marketing
• Reporting / Berichte für Aktionäre und Geschäftspartner
• Werbespots

Unterschätze nicht die Wirkung von Sponsoring und Pressemitteilungen. Diese vermeintlich altbackenen PR-Maßnahmen haben starken Einfluss auf das Unternehmensimage. Sie bauen die Markenbekanntheit zwar nicht so gezielt aus wie zum Beispiel die Pflege der Social-Media-Kanäle, aber vor allem auf regionaler Ebene positioniert sich dein Unternehmen stärker.

KOMMUNIKATIONSREGELN IM UNTERNEHMEN

Viele Unternehmen fokussieren die externe Kommunikation, weil sie damit Kunden gewinnen und neue Geschäftsbeziehungen eingehen. Die Schlüsselfaktoren für mehr Umsatz.
Aber ohne zufriedene und geschulte Mitarbeiter sinkt die Produktivität und dein Unternehmen hat einen Know-How-Nachteil im Wettbewerb. Deshalb solltest du die Corporate Communication als Ganzes optimieren.

Um die interne Unternehmenskommunikation zu verbessern, kannst du Regeln aufstellen, die für alle Mitarbeiter gleichermaßen gelten. Verbindliche Kommunikationsregeln sorgen für ein besseres Miteinander im Team und helfen dabei, Ziele zu erreichen.

Mit folgenden Kommunikationsregeln im Unternehmen verbessert sich die Corporate Communication:

• Konflikte offen ansprechen
• Mitarbeiter über Veränderungen informieren
• Monatliche Mitarbeiterversammlungen (um kollektive Herausforderungen anzusprechen)
• Verbindliche Schulungen für alle Fachbereiche einführen
• Wertschätzung gegenüber allen Meinungen zeigen

Für die Umsetzung gilt es zwei Dinge zu beachten. Zum einen solltet ihr das Ziel verfolgen, diese Regeln als Werte zu etablieren. Jeder im Team muss von den Regeln erfahren und erkennen, dass sie einen Sinn haben. Zum anderen dürfen finanzielle und zeitliche Aspekte nicht außer Acht gelassen werden. Es ist sicherzustellen, dass genug Zeit und Geld zur Verfügung steht, um Mitarbeiterschulungen oder -versammlungen umzusetzen.

CHECKLISTE INTERNE UNTERNEHMENSKOMMUNIKATION VERBESSERN

• Involviere alle Mitarbeiter in den Prozess
• Sprecht im Team über den Ist-Zustand und aktuelle Herausforderungen
• Definiert klare Ziele und welche Aufgaben zu erledigen sind
• Berücksichtigt die Budgetplanung und den Personaleinsatz
• Etabliert im Team feste Tage und Zeiten für Mitarbeitergespräche, Schulungen und Feedback Gespräche
• Gehe auf Bedenken mancher Mitarbeiter ein und überzeuge sie argumentativ
• Denkt auch an eure Geschäftspartner und Kunden
• Legt Kanäle fest, um unternehmensinterne Botschaften zu kommunizieren
• Keine leeren Versprechen geben, sondern realistische Maßstäbe setzen
• Besprecht regelmäßig die ergriffenen Maßnahmen und ob alle Mitarbeiter damit zufrieden sind
• Wiederholt die besagten Schritte und optimiert sie wo nötig

SPRACHLICHE HÜRDEN BEACHTEN UND ÜBERWINDEN

Corporate Communication richtet sich an unterschiedliche Personengruppen, doch genau diesen Aspekt ignorieren viele Unternehmen.
Gesetzliche Änderungen im Bereich Datenschutz müssen mit Angestellten der Personalabteilung anders kommuniziert werden als mit einem Datenschutzbeauftragten. Genauso hat es keinen Wert, nur Infoterminals als Kommunikationsquelle einzusetzen, wenn viele Mitarbeiter im Home-Office oder Außendienst arbeiten.

Sprachliche Barrieren hindern eine zielführende Corporate Communication. Stelle dir folgende Fragen, um mögliche Hürden bei der internen Unternehmenskommunikation zu beseitigen:

• Haben alle Mitarbeiter Zugang zu Informationen?
• Gibt es sprachliche Barrieren wegen verschiedener Nationalitäten?
• Verwenden wir zu viel Fachsprache?
• Kommunizieren wir aus der Perspektive unserer Mitarbeiter?
• Wachsen wir schneller, als dass wir unsere Kommunikationsstrukturen verbessern können?

Bei der externen Unternehmenskommunikation gilt es vor allem die Grundsätze des Marketings zu beachten. Eine grundlegende Unterscheidung zwischen B2B- und B2C-Kunden ist ein guter Anfang, doch eine tiefergehende Selektierung hilft langfristig gesehen mehr.

CORPORATE SOCIAL RESPONSIBILITY: EINE WICHTIGE BOTSCHAFT FÜR UNTERNEHMEN

Externe Unternehmenskommunikation bedeutet im Jahr 2023 wesentlich mehr als Marketing und gute PR. Unternehmen zeigen vermehrt soziale Verantwortung, sei es durch eine bessere Compliance, Ansätze zum Ausbau umweltschonender Arbeitsprozesse oder mehr Barrierefreiheit.

Als Leitfaden für die Umsetzung dieser Maßnahmen gibt es unter anderem Gesetze. Aber auch andere objektive Maßstäbe unterstützen die Umsetzung, darunter die Grundsätze der Corporate Social Responsibility (CSR).

Im Kern beschreibt CSR den freiwilligen Beitrag von Unternehmen zu einer nachhaltigen Entwicklung der Wirtschaft. Dazu gehören neben Klimaschutz auch Maßnahmen gegen Korruption oder eine ethisch vertretbare Unternehmenskultur. Richtlinien verpflichten kapitalmarktorientierte Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern zur Umsetzung von CSR, für alle anderen ist der Beitrag freiwillig.

CSR sendet eine wichtige Botschaft an alle Unternehmen: Soziales Bewusstsein und Verantwortung gewinnen an Relevanz. Denke bei Corporate Communication nicht nur an vielversprechende Botschaften oder überzeugendes Marketing, sondern auch an soziale Aspekte.

UNSER ABSCHLIESSENDER TIP

Achte darauf, die Corporate Communication ganzheitlich zu verbessern. Viele Unternehmen fokussieren die externe Unternehmenskommunikation, weil Marketing mehr Umsatz und ein gutes Unternehmensimage verspricht. Die internen Aspekte geraten hierbei schnell in den Hintergrund. Dabei haben Mitarbeiterzufriedenheit und interne Konfliktbewältigung einen erheblichen Einfluss auf den Unternehmenserfolg.

Befasse dich vor Umsetzung der Corporate Communication-Maßnahmen mit der Frage, wie dein Team gleichermaßen interne und externe Strukturen aufbaut, um eine ganzheitliche Prozess- und Strukturoptimierung vorzunehmen. Um die Corporate Communication zu fördern, sollte dein Unternehmen auch den Ausbau digitaler Kompetenz forcieren, um effizientere Strukturen zu schaffen und auch die Kommunikationswege kürzer zu halten.

FAZIT: IM VORDERGRUND STEHT DER MENSCH

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass eine einheitliche Ansprache durch die Corporate Communication kaum möglich ist. Wegen der bereits erwähnten sprachlichen Hürden können Unternehmen ihre Kommunikationsprozesse daher nur bedingt automatisieren.

Unternehmen verfolgen idealerweise das Ziel, automatisierte Prozesse zu etablieren, die jedoch individuelle Kundenwünsche oder Mitarbeiterbedürfnisse berücksichtigen. Außerdem gilt es, sprachliche Hürden zu überwinden.

FAQ

Abschließend beantworten wir häufig gestellte Fragen zu Corporate Communication.

WAS IST DER UNTERSCHIED ZWISCHEN CORPORATE COMMUNICATION UND MARKETINGKOMMUNIKATION?

Marketingkommunikation bezieht sich auf die Vermarktung eines Produktes oder einer Dienstleistung. Corporate Communication berücksichtigt hingegen auch den Auftritt einer Marke und das Unternehmensimage.

WARUM IST CORPORATE COMMUNICATION WICHTIG?

Corporate Communication fokussiert nicht nur die Vorteile eines Produktes oder eine Dienstleistung, sondern trägt das Unternehmensimage nach außen. Auf interner Ebene verbessern Unternehmen die Mitarbeiterzufriedenheit und erhöhen sogar die Produktivität.

Seminarleitung

Lukas Aumair – Gründer FRAMR & CEO Megatechnik Multimedia Professional GmbH

FAQ

Für wen sind die Online-Webinare geeignet?

Die Online-Webinare eignen sich für alle, die ihre Arbeits- und Kommunikationsprozesse digitalisieren und automatisieren möchten. Es spielt dabei keine Rolle, ob du bereits Berührungspunkte mit Digital Signage hattest oder eine Heranführung zu der Anwendung suchst.

Worüber finden die Online-Webinare statt?

Die Teilnahme an den Webinaren erfolgt über Google Meet.

Welche Inhalte decken die Online-Webinare ab?

Wir verfolgen das Ziel, die Vorteile von Digital Signage aufzuzeigen und den Einstieg mit der Anwendung zu erleichtern. Außerdem sehen wir in den Online-Webinaren die Chance, mit Unternehmen, die Digital Signage bereits nutzen, zu interagieren.

Wie lange dauert das Webinar?

Unsere Webinare dauern zwischen 30 und 60 Minuten. Inhaltlich versuchen wir, nach 30 bis 45 Minuten fertig zu sein, um noch Zeit für Fragen zu haben.

Wie viele Personen können pro Webinar teilnehmen?

Wir legen uns auf keine genaue Teilnehmerzahl fest, daher ist bei uns jeder willkommen, der teilnehmen möchte!

Worum geht es in den ersten beiden Online-Webinaren?

Im Fachwebinar “Digital Signage und seine Funktionen” gewähren wir exklusive Einblicke in die Vorteile und Funktionen von Signage-Software und inwiefern Unternehmen davon profitieren. Im zweiten Webinar “Content Marketing in der Digitalisierung” thematisieren wir den Einfluss der Digitalisierung auf Werbung und strategische Marketingprozesse, außerdem erwarten dich wertvolle Impulse zu Trends und zukünftigen Entwicklungen. Die Webinare bauen nicht aufeinander auf, bewegen sich thematisch jedoch in eine ähnliche Richtung, um ein stimmiges Gesamtbild zu vermitteln.

→ KOSTENLOS ANMELDEN: Digital Signage und seine Funktionen

→ KOSTENLOS ANMELDEN: Content Marketing in der Digitalisierung 

Nachfolgend erfährst du alles, was du über Use Cases wissen musst. Definition, Vorteile, Beispiele und mehr.

In diesem Artikel:

1. Use Cases: Definition 
2. Was sind Business Use Cases?
3. Welchen Nutzen haben Use Cases?
4. Use Case Beschreibung: Tipps für die richtige Formulierung
5. Wichtige Fragen für die Formulierung 
6. Das sind die Vorteile
7. Umsetzung in der Praxis
8. Use Case Beispiel
9. Abschließender Tipp für die Anwendung 
10. Fazit
11. FAQ

Das Wichtigste zusammengefasst:

• Use Cases sind Anwendungsszenarien, welche das sichtbare Verhalten eines Systems aus der Nutzerperspektive beschreiben
• Use Cases sind praktikabel und leicht umzusetzen
• Es gibt zwei bekannte Ansätze für solche Szenarien
• Die Ziele von Anwendungsszenarien sind klar zu definieren

Bilde das Fundament deiner Produkt- und Geschäftsmodellentwicklung

Was muss ein System leisten? Vor dieser Frage stehen Unternehmen häufig bei der Entwicklung neuer Produkte oder Geschäftsmodelle. Die Einbindung von Systemen, Akteuren und Systemgrenzen verschaffen einen guten Gesamtüberblick in der Entwicklungsphase, auch bei Systemen mit komplexen Anforderungen. So wird schlussendlich sichergestellt, dass es bei der Nutzung einer Anwendung keine unerwarteten Hürden oder gar gravierende Fehler gibt.

Use Cases: Nützlich für eine Vielzahl von Systemen | Quelle: Canva.com

Die Möglichkeiten Use Cases durchzuführen sind verschieden, doch gerne werden dafür Diagramme verwendet, denn sie verschaffen Übersicht. Außerdem bieten Diagramme den Vorteil, Anforderungen und relevante Details visuell abzubilden. Damit ergibt sich das perfekte Fundament für die Entwicklung deiner Produkte oder Geschäftsmodelle. Doch vorab ist es wichtig zu wissen, was es mit Anwendungsszenarien auf sich hat, welchen Nutzen Unternehmen daraus haben, wie die Anforderungen richtig zu definieren sind und wie sie in der Praxis funktionieren.

Use Cases: Definition

Unter Use Cases (zu Deutsch: Anwendungsfälle) versteht man die Dokumentation von Systemfunktionen. Es spielt dabei keine Rolle, ob das System existiert oder sich in der Planungsphase befindet, denn unabhängig davon wird das Ziel verfolgt, das sichtbare Verhalten eines Systems aus der Nutzerperspektive zu beschreiben.

Ein Nutzer muss nicht zwingend eine Person sein, auch Systeme und Rollen kommen als Akteure für Anwendungsfälle in Frage. Diese Akteure interagieren mit dem System, um ein vordefiniertes Ziel zu erreichen. Der Prozess erfolgt nach einem festgelegten Ablauf unter der Berücksichtigung alternativer Abläufe.

Use Cases wurden ursprünglich vor allem in der Softwareentwicklung eingesetzt. Da die Anforderungen an Prozessen innerhalb eines Systems unabhängig von der Branche gestiegen sind, finden sie mittlerweile in allen möglichen Bereichen Anwendung.

Was sind Business Use Cases?

Business Use Cases sind eine spezifizierte Abwandlung von klassischen Anwendungsfällen und beschreiben die Interaktion mit Geschäftsbereichen oder Geschäftsprozessen. Stakeholder definieren die Ziele und Business Use Cases sorgen dafür, diese Ziele zu verstehen und Lösungsansätze auszuarbeiten. Ein konkreter Unterschied zu klassischen Anwendungsszenarien ist die Dauer – System Use Cases sind meistens innerhalb kurzer Zeit abgeschlossen, die Business-Variante beansprucht durchaus mehrere Wochen oder gar Monate.

Business Use Case in Form eines Diagramms | Quelle: Canva.com

Welchen Nutzen haben Use Cases?

Use Cases verfolgen immer ein Ziel, meistens die Optimierung von bestehenden Systemen. Darin birgt jedoch die Gefahr, dass es zu einem Fehlschlag oder gar Abbruch kommt. Die Interaktion zwischen Akteur und System zielt darauf ab, alle Eventualitäten und möglichen Szenarien innerhalb eines Systems durchzuspielen, um die notwendigen Anforderungen zu ermitteln. Diese Szenarien sind jedoch nicht immer genau definiert, wodurch es oft zu Unterbrechungen während der Testphase kommt. Das verursacht schlussendlich auch höhere Kosten, wodurch die Szenarien unterbrochen oder nur teilweise abgeschlossen werden. Der Nutzen besteht also darin, Systeme aus Sicht von Testern / Akteuren zu optimieren, jedoch ist ein vordefiniertes Ziel oft nicht erreichbar, denn einer der getesteten Anwendungsfälle läuft unter Umständen darauf hinaus, dass die Anforderungen nicht erfüllt sind.

Uses Cases: Ein wichtiger Bestandteil funktionsfähiger Strategien für Systeme jeglicher Art | Quelle: Canva.com

Use Case Beschreibung: Tipps für die richtige Formulierung

Das von Ivar Jacobson im Jahr 1987 geschaffene Konzept lässt sich in zwei Ansätzen unterteilen.

Der erste Ansatz ist die Spezifikation, bei der natürlich-sprachliche Informationen enthalten sind, sogenannte “Narratives”. Diese Informationen werden als textliche Vorlage verfasst, und beinhaltet folgende Elemente:

• Name des Anwendungsfalls
• Akteure
• Auslöser / Trigger Event
• Beschreibung des Ablaufs
• Detaillierte Beschreibung der einzelnen Arbeitsschritte
• Beschreibung alternativer Abfolgen
• Bedingungen, die vor und nach dem Use Case relevant sind
• Darstellung der Hürden und möglicher Fehler

Der zweite Ansatz erfolgt über Diagramme. Diese Vorgehensweise ist systematisch gesehen dieselbe, doch Diagramme sind aufgrund ihrer Visualisierung leichter zu verstehen. Ein weiterer Unterschied zu der Spezifikation liegt darin, dass die Beschreibungen sich nicht auf Abläufe beziehen, sondern auf die Zusammenhänge zwischen einer Menge von Anwendungsfällen und den involvierten Akteuren.

Die Wahl muss aber nicht zwingend auf entweder Spezifikation oder Use Case Diagramme fallen. Die beiden Methoden und ihre Vorgehensweisen ergänzen sich im Use Case Prozess und liefern in Kombination eine genaue Auswertung der Ziele zur Ermittlung der Anforderungen an ein System.

Wichtige Fragen für die Formulierung

Um Use Cases richtig zu definieren, kannst du bestimmte Fragen heranziehen, um den Prozess so effektiv und zielführend wie möglich zu erstellen.

Folgende 10 Fragen helfen bei der Erstellung von Anwendungsfällen:

• Welche Akteure nutzen das System und was sind ihre Ziele?
• Wie komplex sind die Anforderungen, mit denen sich ein Akteur befassen muss?
• Welches Ziel muss erreicht werden?
• Wie oft wird das Testszenario durchgeführt?
• Welche Bedingungen müssen erfüllt sein?
• Was sind die Bedingungen für einen erfolgreichen Abschluss?
• Welche Szenarien und welche Alternativen Szenarien sind ersichtlich?
• Was sind die möglichen Fehler bei jedem Schritt des Anwendungsfalls?
• Welche Schritte muss der Akteur durchlaufen?
• Was sind die Reaktionen des Systems auf die vom Akteur vorgenommenen Schritte?

Was sind die Vorteile von Use Cases?

Use Cases sorgen in erster Linie für Klarheit. Die Interaktion zwischen Akteur und System sorgt dafür, dass das Systemverhalten für Nutzer und Personen verständlich kommuniziert und die Anforderungen an ein System mit Beziehungen klar werden. Anwendungsfälle sind leicht zu erstellen und gut verständlich für alle beteiligten Akteure. Das verschafft für Unternehmen Flexibilität bei der Definition von Systemzielen und der anschließenden Umsetzung.

Die gute Gesamtübersicht gewährt zudem Einblicke in Details, zum Beispiel Informationen über einen Use Case oder ein System. Diese Einblicke verschaffen den involvierten Akteuren ein bessere Orientierung, wodurch die Anforderungen schlussendlich besser definiert werden.

Das Zusammenspiel aus Spezifikation und Diagramm ermöglicht zudem eine transparente Vermittlung von Details, welche aufgrund der Visualisierung leicht verstanden werden.

Umsetzung in der Praxis

Beziehungen, Systeme, Akteure – das ganze Konzept klingt zunächst eher theoretisch. Da ist die Frage nach den Praxisbezügen durchaus berechtigt. Prinzipiell weisen Anwendungsszenarien immer eine praktische Komponente auf, denn die Zielsetzung sieht vor, dass Funktionen innerhalb eines Systems getestet werden. Anwendungsbeispiele reichen von der Bedienung einer Kaffeemaschine bis hin zum Software Testing, daher erfüllen alle systematischen Funktionsweisen die Voraussetzungen für einen Anwendungsfall. Für dich ist als Take-Away für die Praxis wichtig: Bei Use Cases wird immer ein Ziel verfolgt, das die Beziehung zwischen System und Akteur überprüft. Sobald die beiden Voraussetzungen, also System und Akteur, gegeben sind, ist ein Use Case möglich.

Beispiel für Use Cases

Um dir ein besseres Gespür für die Praxis zu vermitteln, schauen wir uns als Beispiel den Anwendungsfall “Digital Signage Speisekarte im Restaurant bedienen und Bestellung aufgeben” an.

Name: Digital Signage Speisekarte im Restaurant bedienen und Bestellung aufgeben.

Akteure: Zwei Testpersonen. Eine geht regelmäßig im Restaurant essen, die andere zum ersten Mal.

Auslöser / Trigger Event: Womöglich ist die Speisekarte nicht intuitiv genug.

Kurzbeschreibung: Zwei Akteure testen die Funktionsweise der Speisekarte, dessen Bedienung womöglich fehlerhaft oder nicht intuitiv ist.

Beschreibung der einzelnen Schritte: Der Akteur geht zur Speisekarte / Hardware. Er bedient die Hardware mit seinen Fingern und wählt die Speisen seiner Wahl. Über ein Feld gelangt er zum Kassenbereich. Er schließt die Bestellung ab und bezahlt. Der Akteur bekommt eine Bestellnummer zugeteilt.

Beschreibung alternative Schritte: Der Akteur wählt versehentlich das falsche Gericht und muss in das Menü zurück. Er möchte nochmal den Kassenbereich verlassen und seine Bestellung erweitern.

Vor- und Nachbedingungen: Es soll möglich sein, einfach und intuitiv seine Bestellung aufzugeben.

Systemgrenzen und Fehler: Touchscreen übernehmen die Eingabe nicht richtig.

Das Beispiel ist eher vereinfacht dargestellt, doch das spielt keine Rolle. Mit dem Beispiel sollst du letztendlich ein Gespür dafür entwickeln, wie Anwendungsfälle in der Praxis aussehen und vor allem funktionieren. Insbesondere komplexe Anwendungen erfordern eine detaillierte Beschreibung mit mehreren Akteuren und definierten Alternativszenarien.

Probiere es selbst: Überlege dir ein Szenario passend zu deinem Unternehmen und bringe es textuell auf’s Papier! Du wirst überrascht sein, welche Alternativen dir einfallen und wie genau ein solcher Prozess beschrieben werden kann.

Unser abschließender Tipp

Planung und Transparenz sind für erfolgreiche Anwendungsfälle wichtig. Lege den beteiligten Akteuren alle relevanten Informationen vor und involviere so viele Mitarbeiter wie nötig. Mehr Mitarbeiter bedeutet auch, dass die Prozesse komplexer werden, doch die Ergebnisse versprechen eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen.

Versetze dich in die Akteure und welche Ziele sie verfolgen. Daraus erkennst du die Beziehung zwischen den Beteiligten und dem System. Darüber hinaus ist es wichtig, die Vor- und Nachbedingungen richtig festzulegen. Hierbei ist genau zu definieren, welche Bedingungen zu Beginn und nach Abschluss erfüllt sein müssen.

Je genauer die Arbeitsabläufe vorab definiert sind, desto besser. Es ist nicht zu empfehlen, automatisierte oder vordefinierte / standardisierte Prozesse zu nutzen, denn sie ermöglichen keine individuelle Beurteilung der Anforderungen. 

-> Leseempfehlungen: 7 Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen 

Fazit

Use Cases bieten eine gute Möglichkeit, Systeme und ihre Funktionsweisen zu definieren und besser zu verstehen. Die komplexen Anforderungen an Systemen bringen die Gefahr von Ausfällen oder Hindernissen mit sich, doch mit Hilfe von Anwendungsfällen können diese Eventualitäten vorab getestet und die dahinterstehenden Prozesse optimiert werden. Vor allem die Optimierung von Geschäftsprozessen verschafft Vorteile, denn Unternehmen können gezielter auf die Wünsche und Ziele ihrer Stakeholdern eingehen.

FAQ

Abschließend beantworten wir häufig gestellte Fragen zum Thema.

Wie sehen Use Cases aus?

Die Gestaltung von Anwendungsfällen unterliegt keinem festgelegten Format. In der Regel werden sie als Diagramm oder textueller Workflow dargestellt. Beide Methoden ergänzen sich, um die Anforderungen an ein System so genau wie möglich zu ermitteln.

Was sind Stakeholder?

Unter Stakeholdern versteht man interne und externe Personengruppen, die ein Interesse an den Tätigkeiten und zukünftigen Entwicklungen eines Unternehmens haben. Beispiele für Stakeholder sind Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Kapitalgeber.

Was ist Black Box Testing?

Black Box Testing definiert, was ein System leisten soll. Der Fokus liegt darauf zu zeigen, wie ein System von außen auf Nutzer wirkt und in welchen Beziehungen die Systeme zueinander stehen.

Was ist White Box Testing?

White Box Testing definiert, welche Komponenten, Klassen oder Schnittstellen im Use Case eingesetzt werden, um die gewünschte Funktionalität zu gewähren.

Quellen:

https://asana.com/de/resources/what-is-a-use-case

https://www.microtool.de/objectif-rpm-anwenden/business-use-cases-da-ist-noch-jede-menge-musik-drin/#:~:text=Business%20Use%20Case%20(Spezialisierung%20von,einem%20Gesch%C3%A4ftsservice%20oder%20einem%20Gesch%C3%A4ftsprozess.

https://www.microtool.de/wissen-online/was-sind-use-cases/

Bilder: © Canva.com