In diesem Artikel:

1. Was ist Monitoring und was bedeutet es?
2. Wie funktioniert Monitoring? + Beispiel
3. Die verschiedenen Arten im Überblick
   
4. Die Vor- und Nachteile von Monitoring
5. Monitoring-Tools und -Software: Die passenden Lösungen finden
6. Datenschutz und Wartungsvertrag: Was gibt es rechtlich zu beachten?

Das Wichtigste in Kürze:

• Monitoring beschreibt Überwachungsprozesse zur Messung und Auswertung von Daten.
• Die Ziele des Monitorings reichen von Dokumentation und Gewährleistung von Sicherheit bis hin zur Prozessoptimierung (z. B. im Marketing).
• Die Überwachung dieser Prozesse spielt bei der Auswertung von KPIs eine wichtige Rolle. Und auch, um Sicherheit zu gewährleisten und Anwendungen um wichtige Funktionen zu erweitern. 
• Es gibt verschiedene Arten des Monitorings, darunter Application Performance, Business Transaction und System Monitoring.
• Um mögliche Missverständnisse im Bereich Datenschutz zu vermeiden, empfehlen wir Unternehmen eine individuelle Rechtsberatung und Wartungsverträge mit Endkunden.

Definition: Was ist Monitoring?

Der Begriff “Monitoring” bedeutet auf Deutsch übersetzt “Überwachung” und beschreibt alle Prozesse zur Messung und Auswertung bestimmter Daten unter Einsatz technischer Hilfsmittel.
Die kontrollierten Vorgänge sind je nach Branche und Einsatzgebiet verschieden. Ziel des Monitorings ist die Erfassung, Messung und Beobachtung unternehmerischer Vorgänge, um Sicherheit und Qualitätsstandards zu gewährleisten sowie auch die Kosteneffizienz zu erhöhen und verlässliche Entscheidungsgrundlagen zu schaffen. 

Monitoring Beispiele:

• Gesundheitsmonitoring (Blutdruck, Herzfrequenz)
• Finanzmonitoring (Kontrolle von Umsatz und Ausgaben)
• Social Media Monitoring (Engagement-Raten, Aktivitäten der Zielgruppen)
• Besuchermonitoring (Aktivitäten anwesender Personen und Sicherheit)
• Verkehrsmonitoring (Unfälle und Verkehrsdichte)

Was ist der Unterschied zwischen Monitoring, Reporting und Controlling?

Die Begriffe Monitoring, Reporting und Controlling sind nicht als Synonyme zu verstehen, auch wenn sie laut Definition ähnlich klingen.

Monitoring: Beschreibt die kontinuierliche Echtzeitüberwachung von Prozessen mit dem Ziel, Probleme sofort zu erkennen und rasch zu beheben. Es dient der operativen Kontrolle und liefert Rohdaten über aktuelle Zustände, ohne diese strategisch auszuwerten.

Unterschied: Monitoring reagiert unmittelbar auf Ereignisse, während Controlling und Reporting eher auf Analyse und Planung ausgerichtet sind.

Reporting: Fasst gesammelte Daten in Berichten zusammen, analysiert Entwicklungen und bereitet Informationen verständlich auf. Es dient als Grundlage für Entscheidungen, ist jedoch retrospektiv und nicht steuernd.

Unterschied: Während Monitoring Echtzeit(roh-)daten liefert und Controlling Maßnahmen ableitet, beschränkt sich Reporting auf die strukturierte Aufbereitung und Analyse von Informationen.

Controlling: Ist ein übergeordneter Prozess, der Monitoring- und Reporting-Daten zur strategischen Planung, Steuerung und Kontrolle nutzt. Durch Soll-Ist-Vergleiche werden Optimierungspotenziale identifiziert und gezielte Maßnahmen eingeleitet.

Unterschied: Im Gegensatz zu Monitoring und Reporting steuert Controlling aktiv Prozesse und berücksichtigt nicht nur die Ist-, sondern auch die Soll-Situation. 

Wie funktioniert Monitoring?

Grundvoraussetzung des Monitorings ist die Verbindung zwischen Software und der Netzwerkinfrastruktur (z. B. Hardware), um ausgewählte Prozesse zu messen. 

Durch den Einsatz von Monitoring-Software haben Unternehmen die Möglichkeit, bestimmte Datensätze zu erheben, zu speichern und auszuwerten. In den meisten Fällen bieten Softwarelösungen eine integrierte Monitoring-Funktion an, um den aktuellen Status oder KPIs zu prüfen. Beispiel hierfür sind Marketing-Tools, welche die Performance analysieren oder IT-Anwendungen mit integrierter Netzwerküberwachung.

Praxistipp: Basis für effektives Monitoring bildet ein strukturiertes Datenmanagement. Das heißt, Datensätze verstehen, Daten richtig strukturieren und eine Speicherumgebung einrichten. In unserem Artikel „Was ist Datenmanagement?“ konkretisieren wir diesen Ansatz.

Monitoring am Beispiel Digital Signage

Die Datenerfassung für Digital Signage erfolgt über zwei Wege: Sensoren zur Messung der Zielgruppenaktivitäten und Monitoring-Tools (z. B. Software). Über beide Wege werden Daten an einen Server oder einer Cloud weitergeleitet und gespeichert. Anschließend werden Daten über z. B. Reports festgehalten und ausgewertet. 

Praktisches Beispiel: So löst FRAMR. das Monitoring
Die FRAMR. Player unserer Kunden kommunizieren direkt mit der Cloud und übermitteln z. B. den Status (Temperatur, Auslastung, Speicher). Hierbei stellen wir die Effizienz sicher, indem wir den Datenfluss optimieren und nur relevante Daten erheben sowie speichern. Denn zu viele Daten erschweren Analysen und erhöhen die Kosten für die Speicherung.
Unser Kunde „Internorm“ ist hierfür ein passendes Beispiel: Das Unternehmen nutzt 70 – 80 SIM-Player mit ca. 50 GB Datenvolumen. Beim Überschreiten dieser Datenmenge geht nichts verloren, aber die Kosten steigen und das Unternehmen müsste mehr irrelevante Daten verarbeiten. 

-> Take-away: Monitoring zielt auch darauf ab, die Effizienz zu steigern, indem Daten nach Relevanz sortiert und Kosten gering gehalten werden. 

Grundlage für diesen Prozess bilden die KPIs. Ohne eine klare Zielsetzung ist eine erfolgreiche Datenerhebung nicht möglich. Beispiele für Digital Signage sind die Anzahl der Besucher, Interaktionen mit Umfragebögen oder Effizienz der technischen Prozesse. In unserem Artikel „Digital Signage Erfolgsmessung: 5 wichtige KPIs“ gehen wir genauer auf diese KPIs ein. 

Die Arten des Monitorings

Die Monitoring-Prozesse laufen nicht immer gleich ab, es gibt nämlich unterschiedliche Arten des Monitorings. Nachfolgend nennen wir die gängigsten Methoden. 

Application Performance Monitoring

Ziel des Application Performance Monitoring ist die Überprüfung der Funktionalität von Anwendungen und Programmen, um das Benutzererlebnis zu verbessern. Die verwendeten Monitoring-Tools unterstützen dabei, Fehler zu entdecken und wichtige Informationen über die Datenübertragungsgeschwindigkeit oder Antwortzeiten eines Servers zu erlangen. Beispiel für das Application Performance Monitoring ist die Überwachung einer Software, um Fehler auf Code-Ebene zu identifizieren. Die Analyse findet also auf technischer/funktionaler Ebene statt. 

Business Transaction Monitoring

Beim Business Transaction Monitoring steht, wie der Name verrät, die Überwachung von Geschäftstransaktionen im Vordergrund. Ziel ist die Optimierung von Prozessen, welche direkt mit einer Geschäftstransaktion zusammenhängen. Der Fokus ist wie beim APM auch die User Experience, aber mehr auf den Business Impact (Transaktionen, Conversions) gerichtet als auf den technischen Aspekt. 

Beispiele für einen Online-Shop:
1. Relevante Transaktionen identifizieren (z. B. Checkout-Prozess)
2. KPIs ermitteln (z. B. Abbruchquote geringer als 5%)
3. Monitoring-Tools auswählen (z. B. Google Analytics)
4. Datenerfassung über Google Analytics-Dashboard
5. Datenanalyse zur Problemermittlung
6. Benachrichtigung an das Webhosting-Team bei Überschreitung der Schwellwerte
7. Monatlicher Performance-Report und Maßnahmen umsetzen (z. B. Responsive Design anpassen)

System Monitoring

Ziel des System Monitors ist die Leistungsüberprüfung von z. B. Hardware oder Betriebssystemen. Im ersten Schritt werden Maßstäbe vordefiniert, beispielsweise die Leistung eines Netzwerks oder die verfügbare Menge an Arbeitsspeicher. Unter Berücksichtigung dieser Vorgaben erfolgt schließlich die Datenerfassung und -auswertung.

Ein Beispiel hierfür ist die Überwachung eines Unternehmensnetzwerkes, um sicherzustellen, dass die Netzwerkbandbreite nicht überlastet ist und die Ressourcen effektiv genutzt werden. Der Fokus des System Monitorings ist also rein technisch. 

Was sind die Vorteile von Monitoring?

Die Vorteile vom Monitoring bestehen darin, die Qualität und Sicherheit der überwachten Prozesse sicherzustellen. Des Weiteren ermöglicht das Monitoring eine schnelle Reaktion auf Ausfälle und Aktualisierungs- sowie Wartungsarbeiten. Auch im Bereich Marketing profitieren Unternehmen, denn relevante KPIs sind leichter auszuwerten.

Die Vorteile von Monitoring im Überblick:

• Sicherheit gewährleisten
• Marketing KPIs auswerten
• Verbesserungspotential erkennen
• Updates durchführen
• Schnell auf Ausfälle reagieren
• Bereitstellung von wichtigen Funktionen
• Prävention von Gefahren und Störungen

Sicherheit gewährleisten

Mit einer gezielten Überwachung werden Gefahren effektiv abgewehrt und mögliche Bedrohungen frühzeitig erkannt. Das Monitoring verhindert somit die Störung unternehmensinterner Abläufe und gewährleistet reibungslose Abläufe.

Marketing KPIs auswerten

Digitalisierung verspricht mehr Messbarkeit. Unternehmen bekommen Insights zu KPIs wie Conversion-Raten, Verweildauer auf der Website, Engagement-Raten und Klickzahlen. 

Verbesserungspotential erkennen

Unternehmen haben durch Monitoring die Möglichkeit, interne Prozesse zu optimieren. Darunter die Fehlererkennung und -behebung, den effizienten Budgeteinsatz durch Ermittlung von KPIs oder die Dokumentation aufgrund der transparenten Datenerhebung. 

Updates durchführen

Updates gewährleisten eine bessere Performance und dass Sicherheitsstandards eingehalten werden. Durch Monitoring erkennen Unternehmen den Handlungsbedarf bezüglich Updates und können diese rechtzeitig durchführen. 

Schnell auf Ausfälle reagieren

Ausfälle sind bei Software nicht auszuschließen. Die gezielte Überwachung schafft schnelle Reaktionsmöglichkeiten und die zuständigen Akteure bringen die Systeme wieder zum Laufen.

Bereitstellung wichtiger Funktionen

Dieser Vorteil betrifft die Fernwartung über einen Software-Drittanbieter. Bei der Durchführung von Updates erfolgt eine unkomplizierte Erweiterung über eine zentrale Stelle. Updates müssen also nicht eigenständig oder von einem internen Team durchgeführt werden, das übernimmt ein IT-Dienstleister.

-> Du möchtest mehr über die Vorteile der Fernwartung wissen? Dann empfehlen wir dir unseren Artikel zum Thema „Cloud-basierte Lösungen„.

Prävention von Gefahren und Störungen

Probleme oder Ressourcenengpässe sollten nicht erst behoben werden, wenn sie präsent sind. Idealerweise erkennen Unternehmen frühzeitig Probleme und reagieren direkt – und genau hier setzt das Monitoring an und verspricht die notwendige Transparenz. 

Das sind die (möglichen) Nachteile

Datenschutz

Das Monitoring ist keine Grauzone, sofern man rücksichtsvoll mit sensiblen Daten umgeht. Doch das ist genau der Punkt: Um mögliche Datenschutzverletzungen zu vermeiden, müssen Unternehmen die DSGVO beachten und Wartungsverträge schließen (dazu unten mehr!). 

Metric Overload

Es ist ein schmaler Grat zwischen „Wir messen wichtige KPIs“ und „Wir verlieren uns in unnötigen Analysen“. Der Metric Overload tritt ein, wenn Unternehmen zu viele Prozesse messen und sich damit die Entscheidungsprozesse verlangsamen und zeitliche Ressourcen verschwendet werden. Daher ist es wichtig, klare Ziel-KPIs zu definieren und diese zu priorisieren. 

Limitierte Aussagekraft bei fehlendem Know-how

Das Monitoring liefert Rohdaten, die ohne Auswertung kaum hilfreich sind. Heißt: Ohne Know-how im Team verliert sich dein Unternehmen in Analysen ohne Outcome. Die Lösung dazu sind entweder externe Dienstleister oder der Aufbau von Know-how. Beides erfordert Zeit und Geld. Auch wenn sich das Investment mittelfristig lohnt, können es viele Unternehmen nicht stemmen. 

Unsere Erfahrungen: Ein gutes Anforderungsmanagement stellt sicher, dass keine Nachteile bestehen. Stelle dir ein Team mit (externen) Experten zusammen und wäge vorab den Kosten-Nutzen-Faktor ab – dadurch bestehen keine Nachteile.

Monitoring-Tools und -Software: Die passenden Lösungen finden

Monitoring-Software

Es gibt viele Software-Monitoring-Varianten auf dem Markt und sie alle aufzuzählen sprengt den Rahmen. Daher unterscheiden wir nachfolgend zwischen den drei effektivsten Arten von Monitoring-Software: Software as a Service (SaaS), Proprietär und OpenSource.

Software as a Service (SaaS)

Das Software as a Service-Hosting definiert sich über die externe Verwaltung der Monitoring-Software über einen Drittanbieter. Durch ein Abonnement bekommt der Kunde Zugriff auf die Funktionen für die Datenverarbeitung. Der größte Vorteil des SaaS-Hostings besteht in der potentiellen Kostenersparnis für Unternehmen, denn es handelt sich um eine Fernwartung, wodurch ein IT-Dienstleister Updates, Installationen, Wartungsarbeiten und Sicherheitsmaßnahmen vornimmt. 

Proprietäres Monitoring

Erfolgt das Monitoring nicht über die Fernwartung eines externen Anbieters, bieten Lizenzmodelle eine alternative Lösung. Beim proprietären Monitoring bekommen Unternehmen eine Monitoring-Software im Austausch gegen eine monatliche Gebühr. Dadurch haben Unternehmen mehr Kontrolle, während notwendige Updates und Problembehebungen weiterhin vom Lizenzgeber durchgeführt werden. 

Open Source Monitoring

Open Source Monitoring Software ist ähnlich dem proprietären Monitoring, jedoch mit einem Unterschied: Die zur Verfügung gestellten Tools sind kostenlos. Notwendige Wartungen sind jedoch von Unternehmen selbst auszuführen und das Hosting gestaltet sich aufgrund von fehlendem Know-how durchaus kompliziert. 

Welche Variante ist die beste für mein Unternehmen?
Wenn dein Unternehmen begrenzte IT-Ressourcen hat und schnell eine zuverlässige Lösung benötigt, ist SaaS-Monitoring ideal. Benötigst du hingegen regelmäßigen Support und geprüfte Sicherheit, eignet sich proprietäres Monitoring. Open Source-Lösungen versprechen dir maximale Anpassungsfähigkeit, aber lohnt sich nur bei vorhandenem IT-Know-how. 

Monitoring-Tools

Es gibt verschiedene Monitoring-Tools, die für eine Vielzahl an Anwendungen und Szenarien entwickelt wurden. Am bekanntesten sind Marketing-Tracking-Tools wie Google Analytics und Matomo. Darüber hinaus gibt es auch noch Cloud-Monitoring-Tools, Server-Monitoring-Tools und Sicherheitslösungen.

-> Praxistipp: Wenn du passende Tools für deine Anforderungen finden möchtest, empfehlen wir dir einen ChatGPT-Workflow. Stelle einen Prompt, der folgende Punkte berücksichtigt: Ziele, Budget/Kosten, Skalierbarkeit, gewünschte Features, Sicherheit/Datenschutz, Usability, Support, Flexibilität und Hosting. Anschließend kannst du passende Anbieter über eine Google-Suche vergleichen. Das ist effektiver, als wenn wir dir hier eine Liste mit 100 Tools präsentieren. 

Datenschutz beim Monitoring: Das ist die Rechtslage

Die Rechtslage rund um Monitoring wird durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geregelt, sofern dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dazu gehören unter anderem IP-Adressen, Nutzeraktivitäten, Logfiles oder Daten zur Analyse des Nutzerverhaltens.

Hierbei greifen folgende Artikel der DSGVO:

• Art. 6 DSGVO (Rechtmäßigkeit der Verarbeitung): Die Datenverarbeitung muss auf einer gültigen Rechtsgrundlage basieren. Häufig ist dies eine Einwilligung, ein berechtigtes Interesse oder die Erfüllung eines Vertrags.

• Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung): Es sind geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um ein angemessenes Schutzniveau der Daten zu gewährleisten.

• Art. 5 DSGVO (Grundsätze der Verarbeitung): Daten müssen zweckgebunden, transparent und sicher verarbeitet werden.

Solange ausschließlich technische Daten ohne Personenbezug erfasst werden (z. B. Systemstatus, Performance-Metriken), greift die DSGVO nicht. Wird jedoch Monitoring eingesetzt, das personenbezogene Daten erhebt oder verarbeitet, müssen diese rechtlichen Vorgaben beachtet werden.

Wie kann man hier Klarheit schaffen?
Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Zum einen empfehlen wir immer eine individuelle Rechtsberatung, denn jedes Unternehmen hat verschiedene Anforderungen. Die zweite Möglichkeit ist ein Wartungsvertrag mit Endkunden. Ein solcher ist hilfreich, da er klar definiert, welche Daten erhoben werden, wie diese geschützt werden und welche Verantwortlichkeiten zwischen Dienstleister und Kunde bestehen. 

Was muss ein Wartungsvertrag beinhalten?

Ein rechtssicherer Wartungsvertrag lässt im Idealfall keinen Spielraum für wage Interpretationen und beantwortet die wichtigsten Fragen zu einer Kooperation zwischen Unternehmen.

Das sind die wichtigsten Bestandteile eines Wartungsvertrags im Überblick*:

• Wartungsgegenstand
• Rechte und Pflichten der Vertragsparteien
• Vertragslaufzeit
• Kündigung + Fristen
• Leistungsumfang
• Mängelhaftung und Gewährleistung
• Instandhaltungen
• Salvatorische Klausel

Die Bausteine eines rechtssicheren Vertrags sind immer individuell zu klären und festzulegen. Für die Erstellung eines solchen Vertrags gibt es diverse Vorlagen, doch am effektivsten ist die Rücksprache mit einem Anwalt. Verstöße gegen die DSGVO kosten viel Geld und nur eine umfangreiche Rechtsberatung sorgt für Klarheit.

*Rechtlicher Hinweis: Alle Angaben in diesem Artikel dienen nur der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar und können und sollen eine solche nicht ersetzen.

Abschließender Tipp: Nutze Backup-Software

Der Einsatz von Software bringt immer gewisse Risiken mit sich, auch wenn Entwicklungsteams hohe Standards berücksichtigen und qualifizierte Software-Tester das Ergebnis überprüfen. Deshalb empfehlen wir, beim Einsatz von Monitoring-Software ein regelmäßiges Backup durchzuführen.

Bei Backup Software handelt es sich um ein zusätzliches Speichermedium, das eine Sicherheitskopie der existierenden Daten vornimmt. Insbesondere im Monitoring kann die Sicherung relevanter Daten ein entscheidender Faktor sein, denn manche Auswertungen (z. B. KPIs) sind für die wirtschaftliche Entwicklung eines Unternehmens wichtig.

Quellen:

https://www.acronis.com/de-de/articles/monitoring-tools/
https://www.juraforum.de/muster-vorlagen/wartungsvertrag