Interne Kommunikation verbessern: Die 5 besten Instrumente 2024
In diesem Artikel:
- Interne Kommunikation Definition
- Grundpfeiler der internen Kommunikation
- Interne Kommunikation verbessern: Die 5 besten Instrumente
- Digitale Kommunikationsstrategien erfolgreich umsetzen
- Interne Kommunikation verbessern: Maßnahmen zur Messung der Effektivität
- Interne Kommunikation Beispiele
- Fazit
Mit der voranschreitenden Digitalisierung setzen Unternehmen auf neue Strategien, um die Kundenkommunikation zu verbessern. Laut Statistik nutzen im Jahr 2024 ungefähr 19 % die Vorteile digitaler Tools, um mit Kunden zu kommunizieren – 2023 waren es nur 11 %.
Doch auch in der internen Kommunikation sollten Unternehmen digitale Methoden priorisieren, um Effektivität und Flexibilität zu erhöhen. Deshalb nennen wir nachfolgend die Best Practices für eine bessere Kommunikation im Team.
Das Wichtigste in Kürze
Digitale Tools versprechen eine effektive Kommunikation und fördern die Flexibilität sowie auch den Informationsaustausch zwischen Mitarbeitenden. Am besten eignen sich kollaborative Tools wie Slack und Asana, Digital Signage Anwendungen, E-Learning-Plattformen, Instant Messaging Services und Mobile Apps.
Um diese Instrumente erfolgreich zu etablieren, sollten Führungskräfte ihre Mitarbeiter schulen, mit Eingewöhnungsphasen planen und regelmäßiges Feedback einholen. Zudem sind in der internen Kommunikation bestimmte Herausforderungen zu beachten, beispielsweise technische Ausfälle und dass Tools nach ihrer Zweckmäßigkeit ausgewählt werden.
Interne Kommunikation Definition
Die interne Kommunikation beschreibt alle Methoden und Vorgehensweisen für den Informationsaustausch zwischen Mitarbeitenden. Hierbei etablieren Unternehmen verschiedene Instrumente, um den Austausch zu fördern, damit sich die Mitarbeitermotivation, die Teamarbeit und die Effektivität, beispielsweise bei der Zielsetzung, erhöhen.
Grundpfeiler der internen Kommunikation
Transparenz
Kommunikationsinstrumente sind nur hilfreich, wenn sie den offenen und transparenten Dialog zwischen Mitarbeitern fördern. Die interne Kommunikation darf nicht daran scheitern, dass ein unzureichender Austausch von Informationen besteht. Und dieses Problem ist in den meisten Firmen präsent: Laut einer Umfrage gaben 74 % an, dass die interne Kommunikation nicht gut genug ist und sie dadurch das Gefühl haben, keine Neuigkeiten zu erfahren.
Zweckorientierung
Kommunikation und der Unternehmenserfolg gehen Hand in Hand. Die interne Kommunikation verbessern klappt nur, wenn die ausgewählten Instrumente ein bestimmtes Ziel verfolgen oder Vorteile wie mehr Effizienz und Flexibilität versprechen.
Einbindung der Mitarbeiter
Mitarbeiter einzubinden bedeutet, dass man bei der Wahl der Kommunikationsinstrumente auch die verschiedenen Wünsche und Kenntnisse der Angestellten berücksichtigt. Beispiel: Wenn 15 von 20 Mitarbeitern bisher nur Asana genutzt haben, ist es wenig zielführend, Trello als Tool für das Projektmanagement zu etablieren. Umfragen und Feedback helfen dabei, die besten Instrumente der internen Kommunikation zu identifizieren.
Vielfältige Kommunikationswege
Für eine bessere Kommunikation sollten Teams verschiedene Instrumente nutzen, darunter Projektmanagement-Tools, E-Mails, Meeting-Tools oder sogar ein eigenes Social Intranet. Durch die Vielfalt ist es möglich, Informationen über verschiedene Wege auszutauschen.
Feedbackkultur
Die Möglichkeit, Feedback zu geben und zu erlangen, spielt eine wichtige Rolle in der internen Kommunikation. Führungskräften ist es dadurch möglich, auf die Wünsche der Mitarbeiter einzugehen, Ideen zu berücksichtigen und die Effektivität zu erhöhen.
Interne Kommunikation verbessern: Die 5 besten Instrumente
Kollaborative Plattformen
Anwendungen wie Slack oder Asana sind zielführende Maßnahmen, um die interne Kommunikation zu verbessern. Das Team tauscht sich untereinander aus und hat die Möglichkeit, Gruppen für verschiedene Projekte zu erstellen. Zudem erfolgt der Dialog ortsunabhängig und Mitarbeiter können flexibel auf Nachrichten reagieren. Auch Team-Calls und das Erstellen von To-do-Listen ist möglich, um die Zusammenarbeit zu fördern.
Slack-Dashboard | Quelle: https://slack.com/intl/de-de/resources/using-slack/apps-and-workflows
Bei der Nutzung dieser Tools ist es wichtig, die Organisation zu berücksichtigen. Aufgaben geraten schnell durcheinander und wenn sich nicht jeder um die Pflege seines Boards kümmert, werden indirekt falsche Informationen kommuniziert.
Ein Beispiel hierfür ist die To-do-Liste von Asana – Mitarbeiter können ihre Aufgaben abhaken, um anderen mitteilen, dass sie erledigt sind. Kümmern sich einzelne aber nicht darum, bleibt der Rest des Teams in Ungewissheit oder denkt, dass die Aufgaben noch zu erledigen sind. Deshalb ist es wichtig, jeden Mitarbeiter zu unterweisen, sodass derartige Missverständnisse ausbleiben.
Kanban-Board von Asana | Quelle: https://blog.asana.com/2016/11/introducing-boards/
Zu den Kommunikations-Tools zählen auch Anwendungen wie Teams, Google Meet oder Zoom. Diese ermöglichen Mitarbeitern die ortsunabhängige Teilnahme an Meetings, wodurch das Team flexibler arbeitet.
Mobile Apps
Durch hauseigene Mobile Apps verbessern Unternehmen die interne Kommunikation. Warnhinweise und Neuigkeiten erreichen viele Personen, zudem können sich die Mitarbeitenden von überall aus für Veranstaltungen anmelden. Hierbei ist die Programmierung einer eigenen App nicht notwendig, denn über Anwendungen wie Staffbase ist es möglich, ein Intranet aufzubauen.
Staffbase | Quelle: https://staffbase.com/en/sharepoint-integrations/
Die Vorteile für die interne Kommunikation liegen auf der Hand: Mitarbeiter haben schnell Zugang zu Neuigkeiten und können diese flexibel abrufen. Mobile Apps versprechen auch einen besseren Informationsfluss als Zeitungen oder Magazine, denn sie sind ortsunabhängig zugänglich. Darüber hinaus verbessert sich auch das Engagement, denn Mitarbeiter können sich direkt und mit wenigen Klicks für Veranstaltungen anmelden.
Ein weiterer Vorteil ist die Langlebigkeit der Informationen. Magazine oder Zeitungen bekommen regelmäßig neue Auflagen, hingegen sind ältere Neuigkeiten jederzeit über mobile Apps abrufbar. Von dieser Flexibilität profitieren auch die Firmen, denn sie müssen keine Magazine in den Druck geben – sie sparen Geld und Neuigkeiten werden innerhalb weniger Minuten über die App bereitgestellt. Letzteres ist vor allem bei akuten Hinweisen sinnvoll, beispielsweise zu Hygienevorschriften.
Ebenfalls möglich ist die Erweiterung um Gamification-Elemente. Firmen können ihre Angestellten mit Punkten belohnen, wenn sie an Veranstaltungen teilnehmen. Das wirkt sich laut einer Umfrage positiv auf die Produktivität aus.
Digital Signage
Eine zentrale Herausforderung digitaler Kommunikationsinstrumente besteht darin, dass sie nicht jeder im Team nutzt. Dadurch profitieren nicht alle vom Informationsfluss oder ihnen entgehen die aktuellen Nachrichten. Unternehmen können jedoch nicht überwachen, ob alle Mitarbeitenden sich über die Mobile App informieren – und das wirkt sich nachteilig auf die Kommunikation aus.
Viele unserer Kunden haben diese Erfahrungen gemacht und nutzen deshalb die Stärken von Digital Signage. Displays, zum Beispiel in Pausenräumen, stellen den Informationsfluss sicher und werten das Unternehmensimage auf.
Doch Unternehmen profitieren beim Einsatz von Digital Signage nicht nur von einem Verteiler für Intranet-Neuigkeiten. So ist es beispielsweise auch möglich, die Displays als Connector für kollaborative Anwendungen zu nutzen, um Mitteilungen aus Slack oder Teams zu kommunizieren.
Zudem können interne Stellen ausgeschrieben werden, um sie mit bestehenden Mitarbeitern zu besetzen und die Fluktuationsrate zu verringern. Und durch die Touchscreen-Funktion können Mitarbeiter direkt eine Bewerbung oder auch digitale Feedbackbögen ausfüllen.
-> Hier erfährst du mehr über die Vorteile von Digital Signage für die Mitarbeiterkommunikation
Der größte Vorteil von Digital Signage Displays besteht jedoch in der Reichweite. Mobile Apps erfordern ein aktives Handeln, denn Mitarbeiter müssen sie selbst öffnen – Displays stehen hingegen an ausgewählten Standorten, um Aufmerksamkeit zu gewinnen. Digital Signage ist somit eine passive Ergänzung der Kommunikationsstrategie und erreicht das Team an Standorten mit viel Personenverkehr (z. B. Kantine oder Pausenräume).
Digitale Schulungen und E-Learning
Die interne Kommunikation verbessern bedeutet auch, Mitarbeiter gleichermaßen zu fördern. Und hierfür eignen sich digitale Schulungen. Es gibt verschiedene E-Learning-Plattformen für Unternehmen, darunter iSpring Learn LMS, Talent LMS oder Litmos. Theoretisch besteht auch die Möglichkeit, Kurse über Udemy zu veröffentlichen und sie dem Team kostenlos bereitzustellen.
Der primäre Vorteil solcher Plattformen besteht in der Flexibilität. Digitale Schulungen finden nicht live statt – stattdessen können sie einmal aufgenommen und dann jederzeit abgerufen werden. Langfristig sparen Firmen finanzielle und zeitliche Ressourcen, denn sie müssen keine Veranstaltungen organisieren. Es ist regelrecht notwendig, die Schulungen in das Portal hochzuladen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden innerhalb einer gesetzten Frist daran teilnehmen.
Instant Messaging Tools
Instant Messaging Tools wie WhatsApp oder Telegram verknüpfen die Mitarbeitenden über Gruppenchats. Sie unterstützen die Unternehmensziele durch flexible Kommunikation und Absprachen im Team. Und so gut wie jeder Angestellte weiß mit solchen Diensten umzugehen – denn immerhin nutzen mehr als 80 % der Bevölkerung WhatsApp (Quelle). Und das ist ein entscheidender Faktor, denn Mitarbeiter müssen die Instrumente für eine zweckorientierte Nutzung verstehen.
WhatsApp-Gruppen eignen sich, um Veranstaltungen oder wichtige Hinweise zu kommunizieren. Sie ersetzen jedoch keine Anwendungen für das Projektmanagement oder Meetings. Sie sollten daher nur ergänzend eingesetzt werden.
Digitale Kommunikationsstrategien erfolgreich umsetzen
Um besagte Maßnahmen erfolgreich zu nutzen, sind bestimmte Aspekte zu beachten. Es ist nämlich sicherzustellen, dass eine Kommunikationsstrategie für die gesamte Belegschaft funktioniert und niemand außen vor bleibt.
Einführungen und Schulungen
Die verschiedenen Instrumente der internen Kommunikation haben eines gemeinsam: Nicht alle Mitarbeitenden sind mit ihnen vertraut. Die meisten haben Erfahrung im Umgang mit Online-Meeting-Anwendungen oder Instant Messaging Services, aber nicht mit E-Learning-Plattformen oder Projektmanagement-Dienste.
Betrachte die Mitarbeitenden wie Zielgruppen, die verschiedene Bedürfnisse haben und deren Kenntnisstand sich unterscheidet. Deshalb sind Workshops, Inhouse-Schulungen, Meetings oder Schritt-für-Schritt-Leitfäden wichtig, damit alle Mitarbeitenden ein Gespür für die Nutzung digitaler Instrumente entwickeln.
Eingewöhnungsphasen beachten
Die interne Kommunikation ist ein Erfolgsfaktor des Unternehmens, denn nur mit transparenter Kommunikation ist die zielgerichtete Umsetzung von Projekten möglich. Doch wenn neue Instrumente der internen Kommunikation etabliert werden, ist mit einer Eingewöhnungsphase zu planen.
Das Team muss zunächst einen Workflow entwickeln, um Informationen effektiv auszutauschen. Nicht jeder denkt von Anfang an daran, seine Aufgaben in Asana oder Trello abzuhaken – und nicht jeder informiert sich über die hauseigene Mobile App bezüglich Veranstaltungen oder Neuigkeiten. Ein verbindlicher Leitfaden oder ein strukturiertes Konzept hilft dabei, feste Routinen in der Kommunikation zu etablieren.
Ausfälle vorbeugen
Eine Herausforderung der internen Kommunikation mit digitalen Medien besteht in dem Ausfallrisiko. Internetprobleme und Serverüberlastungen erschweren die Kommunikation oder dass Mitarbeiter an Meetings teilnehmen. Deshalb ist es sinnvoll, alternative Lösungen zu etablieren, um Ausfällen vorzubeugen.
Eine Möglichkeit besteht darin, dass wichtige Meetings nur vor Ort im Unternehmen stattfinden. Zudem sollten wichtige Informationen nicht nur über Slack, sondern auch über WhatsApp kommuniziert werden. Das erhöht zwar den Aufwand, aber nur minimal und dein Team ist auf der sicheren Seite.
Feedback einholen
Führungskräfte sollten sich regelmäßig Feedback ihrer Mitarbeiter einholen. Damit stellen Unternehmen sicher, dass jeder die Instrumente effektiv nutzt und sie versteht. Feedbackbögen oder digitale Umfragen sind zielführende Maßnahmen für die Auswertung, ob Mitarbeiter die Anwendungen als sinnvoll betrachten oder wie sie die interne Kommunikation bewerten.
Ganz wichtig: Feedback gilt es zu berücksichtigen. Umfragen durchzuführen ist nicht zielführend, wenn sie Unternehmen nicht zur Verbesserung der Kommunikation heranziehen. Suche das Gespräch mit den Angestellten und erkenne das Optimierungspotenzial.
Ressourcen prüfen
Unternehmen müssen sich bei der Wahl der Instrumente auch damit befassen, wie viele Ressourcen zur Verfügung stehen. Nicht nur finanzielle Ressourcen für beispielsweise Digital Signage Displays, sondern auch personelle Ressourcen für die Contenterstellung. Die hauseigene Mobile App oder Digital Signage Anwendungen verbessern die interne Kommunikation nur, wenn sie ansprechende Inhalte kommunizieren.
Im Kern müssen sich Unternehmen mit folgenden Fragen befassen:
- Haben wir genug finanzielle Ressourcen für die Anschaffung oder Programmierung von Anwendungen?
- Über welches Know-how verfügen wir, um Content zu erstellen oder Schulungen für die Anwendungen durchzuführen?
- Wer kümmert sich längerfristig darum, Content zu erstellen?
- Wie stellen wir sicher, dass Mitarbeiter an verpflichtenden Online-Schulungen teilnehmen? Wer prüft das?
Die Kleinigkeiten beachten
Die interne Kommunikation scheitert oft an Kleinigkeiten. Zum Beispiel, dass Mitarbeiter versehentlich ihre Push-Benachrichtigungen deaktivieren. Hierbei geht die Transparenz verloren und einzelne Mitarbeiter können sich nicht am Dialog beteiligen. Derartige Hürden sind von Anfang zu beseitigen – deshalb empfehlen wir ein Konzept, das nicht nur die Anforderungen definiert, sondern auch mögliche Hürden im Umgang mit digitalen Anwendungen aufzeigt.
Verschiedene Instrumente vereinen
Um die interne Kommunikation ganzheitlich zu optimieren, sollten Unternehmen verschiedene Instrumente und Anwendungen miteinander kombinieren. Digital Signage ist beispielsweise eine zielführende Maßnahme, um Informationen aus der Mobile App zu ergänzen. Und mit WhatsApp-Gruppen stellt das Team sicher, dass wichtige Neuigkeiten nicht verloren gehen, weil jemand die Push-Benachrichtigungen von Asana deaktiviert hat.
Für die Kombination diverser Instrumente spricht, dass Unternehmen verschiedene Stärken miteinander kombinieren. Slack nutzen viele für die Team-Kommunikation, doch kaum jemand für Anrufe. Hierbei ist es möglich, auf Anwendungen wie Zoom zurückzugreifen.
Interne Kommunikation verbessern: Maßnahmen zur Messung der Effektivität
Engagement der Mitarbeiter
Die Engagement-Rate gibt Auskunft darüber, wie viele Mitarbeiter an Umfragen teilnehmen oder sich für interne Stellenausschreibungen bewerben. Doch auch die Teilnehmerzahl für Online-Schulungen oder die Anzahl erledigter Aufgaben im Projektmanagement-System sind aussagekräftige Maßstäbe.
Relevant ist letztendlich die Qualität des Engagements. Teilnahmen an Online-Schulungen sind nicht aussagekräftig, wenn nur wenige Mitarbeiter die Weiterbildung abschließen. Und Umfragen bieten dem Unternehmen auch keinen Mehrwert, wenn sie keine Erkenntnisse liefern. Hier sind Maßnahmen einzuleiten, um die Engagement-Qualität zu verbessern, beispielsweise die bestehenden Fragebögen anzupassen.
Warum ist diese KPI wichtig?
Die Engagement-Rate gibt Aufschluss über die Schwächen der internen Kommunikation. Bei einem zu schlechten Engagement erreichen Nachrichten oder Content möglicherweise nicht genug Personen oder es fehlt an Transparenz in der Kommunikation. Auch deaktivierte Push-Benachrichtigungen sind möglicherweise der Grund. Hier müssen Unternehmen ansetzen und die Hintergründe in Erfahrung bringen, beispielsweise durch Umfragen oder verbindliche Meetings.
Mitarbeiterzufriedenheit
Zur Bewertung der internen Kommunikation ist die Mitarbeiterzufriedenheit der wichtigste Maßstab. Durch Umfragen und Feedbackbögen erfährt das Unternehmen, ob Mitarbeiter mit der Kommunikationsstrategie zufrieden sind und wo es noch Verbesserungspotenzial gibt.
Warum ist diese KPI wichtig?
Die interne Kommunikation funktioniert nur, wenn alle an einem Strang ziehen. Die Anwendungen müssen für alle funktionieren, denn nur so ist ein effektiver Austausch möglich. Es ist nicht zielführend, wenn einzelne Personen mit den Anwendungen überfordert sind oder sie die Tools gar nicht nutzen. Durch Feedback erfährst du, weshalb es Schwierigkeiten in der Kommunikation gibt.
Wirksamkeit und Informationsdurchdringung
Dieser KPI misst, wie gut die Informationen von der Führungsebene zu allen Mitarbeitern durchdringen. In der digitalen Kommunikation ist es schwieriger, den Informationsfluss sicherzustellen, denn es findet kein persönlicher Austausch zwischen den Betroffenen statt.
Rückfragen in Meetings oder auch in Gruppenchats helfen dabei, eine effektive interne Kommunikation sicherzustellen. Und auch regelmäßige Hinweise zu Veranstaltungen sind hilfreich. Doch Unternehmen sollten Wege finden, um den zusätzlichen Aufwand für Rückfragen oder Hinweise zu minimieren – auch hier verweisen wir nochmal auf das bereits erwähnte Konzept oder einen verbindlichen Leitfaden.
Warum ist diese KPI wichtig?
Wie bereits erwähnt, funktioniert die interne Kommunikation nur, wenn alle an einem Strang ziehen. Alle Mitarbeitenden müssen Informationen erlangen, um sich aktiv an der Teamarbeit zu beteiligen.
Interne Kommunikation Beispiele
Die oben gezeigten Beispiele für interne Kommunikation sind Kunden unserer Digital-Signage-Software. Sie kombinieren Social-Media-Module, Text und Visuals für einprägende Botschaften, um die Mitarbeiterkommunikation zu verbessern.
Fazit
Die interne Kommunikation ist ein wichtiger Aspekt der Zusammenarbeit. Vor allem digitale Maßnahmen sind zielführend, um den Dialog zwischen Mitarbeitern zu fördern und die Kommunikation effizienter zu gestalten. Es ist jedoch zu beachten, dass die Kommunikation transparent erfolgt und alle Angestellten die Tools auch bedienen können.
