Hybrides Projektmanagement erfolgreich in der IT anwenden
In diesem Artikel:
- Definition hybrides Projektmanagement
- Exkurs: Unterschied zwischen klassischen und agilen Methoden
- Ansätze und Methoden aus dem hybriden Projektmanagement
- Hybrides Projektmanagement: Vorteile für die IT
- Herausforderungen im hybriden Projektmanagement
- Fazit
Laut Statistik setzen 20 % der Unternehmen ausschließlich auf hybrides Projektmanagement und fast 60 % kombinieren agile Methoden mit klassischen Ansätzen. Gründe dafür sind verschiedene Vorteile aus der Kombination der beiden Methoden. Welche das sind und wie sie IT-Unternehmen erfolgreich für verschiedene Projekte nutzen, erläutern wir in diesem Artikel.
Definition hybrides Projektmanagement
Hybrides Projektmanagement bezieht sich auf die Kombination von klassischen und agilen Methoden, um deren Vorteile für Projekte zu nutzen und mögliche Einschränkungen zu minimieren. Anstatt sich auf eine Methode festzulegen, zum Beispiel agile oder das Wasserfall-Modell, kombinieren Unternehmen die Stärken aus beiden Ansätzen. Ziel ist es, den spezifischen Anforderungen von Projekten gerecht zu werden und effektive Strategien zu entwickeln.
Exkurs: Unterschied zwischen klassischen und agilen Methoden
Der primäre Unterschied zwischen klassischen und agilen PM-Methoden besteht in der Flexibilität. Klassische Ansätze sehen vor, dass Teams einen klaren, strukturierten Ablauf befolgen und im Laufe des Prozesses wenig bis keine Veränderungen vorgenommen werden. Zudem liegt der Fokus mehr auf der Planung, denn Risiken werden bereits vor Projektbeginn identifiziert und Kundenfeedback ebenfalls vor dem Startschuss herangezogen.
Bei agilen Methoden sieht das anders aus. Der Fokus liegt auf Flexibilität. Die Planung ist weniger strikt, Risiken werden dauerhaft beobachtet und die Abläufe sind nicht linear. Teilziele sind wichtiger als das Endergebnis, deshalb kommunizieren Teams regelmäßig den Fortschritt und reagieren schnell auf Veränderungen. Bekannte Methoden wie Kanban oder Scrum zielen darauf ab, verschiedene Ansätze auszuprobieren und Entwicklungszyklen mit einer Dauer von ein bis vier Wochen umzusetzen. Letzteres verfolgt das Ziel, Projekte schneller umzusetzen und die besten Methoden in Erfahrung zu bringen.
Ein weiterer Unterschied besteht in der Hierarchie. Beim klassischen Ansatz trifft ein Projektleiter jede wichtige Entscheidung, bei einer agilen Projektmanagement-Methode ist jeder im Team gleichermaßen involviert. Generell sieht der agile Ansatz weniger strikte Hierarchen vor – so ist es keine Seltenheit, dass ein agiler Ansatz interdisziplinäre Stärken miteinander vereint und dass sich ein Team ohne Projektleiter organisiert.
Beispiele für klassische Projektmanagement-Methoden
Wasserfall-Modell
Die Wasserfall Methode ist ein lineares Planungsmodell, das in aufeinanderfolgenden Projektphasen aufgeteilt ist. Jede der Phasen hat einen festen Start- und Endtermin, in denen Aufgaben und Zwischenergebnisse gesetzt werden. Hierbei werden Anforderungen und Abläufe in jeder Phase relativ präzise beschrieben.
PRINCE2
PRINCE2 steht für „Projekte in kontrollierten Umgebungen“. Diese Methode setzt Rahmenbedingungen, indem große Projekte in kleinere, kontrollierbare Stufen aufgeteilt werden. Wichtig ist hier die gründliche Analyse der Strukturierung, Kapazitätsplanung und Kostenschätzung.
Beispiele für agile Projektmanagement-Methoden
Scrum
Scrum ist ein agiles Framework zur Entwicklung und Lieferung von Produkten in kurzen Zyklen, die auch „Sprints“ bekannt sind. Es fokussiert die Selbstorganisation, die enge Zusammenarbeit im Team und schnelles Feedback.
Kanban
Kanban ist eine agile Methode zur visuellen Darstellung von Prozessen. Es verwendet ein Kanban-Board, das Aufgaben in Spalten organisiert und den Workflow visualisiert. Kanban betont kontinuierliche Verbesserung, begrenzte Arbeitsmenge und Flexibilität, um den Arbeitsfluss zu optimieren und Engpässe zu identifizieren.
Ansätze und Methoden aus dem hybriden Projektmanagement
Agile-Wasserfall-Hybridlösung
Das Wasserfall-Modell beschreibt einen linearen Ansatz aus dem Projektmanagement. Hierbei wird ein strukturierter Entwicklungsprozess abgebildet, der alle Phasen von A bis Z durchläuft. Für die Webentwicklung wären das beispielsweise die Phasen: Anforderungsanalyse, Grundkonzept, Design und UX, Umsetzung, Testing und Launch. Im Rahmen dieser Methode wird ein strikter Ablauf mit Endziel definiert.
In Kombination mit agilen Methoden wie Kanban oder Scrum optimieren Unternehmen die einzelnen Phasen der Vorgehensweise. Ein Beispiel hierfür ist ein zweiwöchiger Sprint, um die Benutzerregistrierung zu implementieren und zu testen. Und dieser Scrum-Ansatz kann wiederum durch ein Kanban-Board erweitert werden, um die verschiedenen Phasen dieses Sprints detailliert abzubilden. Aber auch, um den Prozess zu visualisieren und die maximale Anzahl an Aufgaben abzubilden.
Dieser Projektmanagement-Ansatz zeigt gut, dass die Kombination aus klassischen und agilen Methoden diverse Vorteile verspricht. Eine strikte Planung der Vorgehensweise gibt eine genaue Richtung vor, während agile Ansätze die Projektphasen genau abbilden und flexibel gestalten. Das Team erfüllt die Anforderungen und zugleich optimiert es einzelne Phasen für ein besseres Endergebnis.
PRINCE2 Agile
Bei PRINCE2 handelt es sich um eine prozessbasierte Methode für effektives Projektmanagement. Der Ansatz ist vollständig skalierbar und ermöglicht eine exakte Planung von Projekten. Im Fokus steht, verschiedene W-Fragen zu beantworten, welche über die sogenannten „7 Themen“ definiert werden. Diese sind:
- Business Case (Warum?): Zeigt, wie sich eine anfängliche Idee zu einem realisierbaren Investitionsvorschlag für die Organisation entwickelt.
- Organisation (Wer?): Beschreibt die Rollen und Verantwortlichkeiten im Team.
- Qualität (Was?): Klärung der Qualitätskriterien und wie diese erreicht werden müssen.
- Pläne (Wie und wann?): Bilden die Grundlage für Kommunikation und Steuerung und geben vor, wie die einzelnen Schritte ablaufen.
- Risiken (Was, wenn?): Abwägung, welche möglichen Risiken den Projektablauf stören.
- Änderungen (Was sind die Auswirkungen?): Beschreibt, wie das Projektmanagement mögliche Probleme oder Störfaktoren behandelt.
- Fortschritt (Wo stehen wir jetzt?): Befasst sich mit der fortlaufenden Kontrolle des Projektes.
Diese Themen werden wiederum um einen detaillierten Prozess ergänzt, der aus Vorbereitung, Lenken, Initiieren, Steuern, Managen und Abschluss besteht. Es handelt sich also um eine detaillierte Methode, um das Projekt Schritt-für-Schritt voranzubringen.
Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten, um diesen Projekt-Ansatz mit agilen Methoden zu kombinieren. Die erste Möglichkeit besteht im Aufbau eines agilen Teams. Die Organisation von interdisziplinären Teams, die sich auf kurze Iterationen fokussieren, verbessert die Zusammenarbeit und Kommunikation.
Der Fokus liegt auf Selbstorganisation ohne Hierarchien und kurze Entwicklungszyklen für schnelles Feedback. Dadurch wird das Projekt zügiger abgeschlossen und verschiedene Ansätze ausprobiert, um die beste Methode für effektives Arbeiten in Erfahrung zu bringen.
Die zweite Möglichkeit führt über iterative Entwicklungsschleifen. Durch Methoden wie Kanban und Scrum optimieren Unternehmen den Arbeitsfluss und unterteilen das gesamte Projekt in einzelne Phasen zur Verbesserung der Qualität und um Risiken zu identifizieren.
Hybrides Projektmanagement: Vorteile für die IT
Mit dem hybriden Projektmanagement haben Unternehmen diverse Vorteile für ihre IT-Projekte. Von besserer Kommunikation über mehr Flexibilität bis hin zur Optimierung einzelner Projektphasen. Im Kern profitieren Unternehmen wie folgt vom hybriden Projektmanagement:
Flexibilität
IT-Projekte bestehen immer aus mehreren Phasen. Eine strikte Planung ist daher nicht immer sinnvoll, denn Unternehmen können schlechter auf Risiken oder Herausforderungen reagieren. Zudem ist es durch einen flexiblen Ansatz möglich, verschiedene Vorgehensweisen zu testen und Teilbereiche einer Software zu optimieren.
Insbesondere der IT-Sektor profitiert davon, denn Projekte sind anspruchsvoll und durchlaufen verschiedene Phasen. Je nach Projekt sind es um die sieben bis neun Phasen, die verschiedene Aspekte der Technik und User Experience berücksichtigen. Es hat hier nur Vorteile, einen strukturellen Ansatz mit agilen PM-Methoden zu vereinen.
Höhere Kundenzufriedenheit
Mit einem stärkeren Fokus auf den Prozess und durch mehr Flexibilität werden auch Kunden besser in das Projektmanagement involviert. Sie können Feedback über alle Projektphasen hinweg geben und den Prozess begleiten. Dadurch entwickeln Teams ein besseres Verständnis für die Wünsche ihrer Kunden und können deren Zufriedenheit sicherstellen.
Mit Blick auf die Webentwicklung hat das vor allem Vorteile in puncto User Experience, denn Kunden verstehen ihre Zielgruppe besser und können den Entwicklern regelmäßig Feedback geben.
Effizienter Ressourceneinsatz
Vor allem in der Softwareentwicklung sind die Budgets oftmals knapp. Hybrides Projektmanagement ermöglicht jedoch eine Optimierung des Ressourceneinsatzes, indem Unternehmen die Stärken verschiedener Methoden nutzen. Eine strikte Planung nach klassischen Ansätzen ermöglicht einen geplanten Ressourceneinsatz, hingegen versprechen agile Methoden eine flexible Reaktion auf kostspielige oder zeitintensive Prozesse, um diese anzupassen.
Besseres Risikomanagement
Mit dem hybriden Projektmanagement ist es leichter, auf mögliche Risiken zu reagieren und das Vorgehen anzupassen. Eine klare Planung wendet Risiken und Herausforderungen präventiv ab, hingegen ermöglichen agile Methoden eine schnelle Reaktion auf neue oder aufkommende Risiken.
Schnellere Markteinführung
Die Kombination aus klassischen und agilen Projektmanagement-Methoden ermöglicht eine schnellere Markteinführung von Software, Hardware oder neuer IT-Infrastruktur. Mit einer genauen Projektplanung und Rollenverteilung errichtet das Team ein zielführendes Management, während es durch einen agilen Ansatz schnell auf Hürden und Veränderungen reagiert.
Qualitätsstandards
Die Aufteilung in klassische und agile Projektmanagementmethoden stellt einen hohen Qualitätsstandard sicher. Strukturierte Phasen ermöglichen eine gründliche Planung und Qualitätskontrolle, während iterative Methoden schnelle Testphasen und eine flexible Implementierung ermöglichen.
Bessere Kommunikation im Team
Vor allem agile Methoden überzeugen in puncto Kommunikation. Es gibt keine Rollen und in Meetings sprechen Mitarbeiter regelmäßig über den Fortschritt. Das setzt neue Impulse und Ideen werden gemeinsam erarbeitet. In Kombination mit einem strukturierten Ansatz, mit dem regelmäßige Meetings geplant und Teilziele definiert werden, arbeitet das Team effektiver zusammen.
Herausforderungen im hybriden Projektmanagement
Komplexität bei der Integration
Um verschiedene Methoden aus dem Projektmanagement zu vereinen, ist ein tiefes Verständnis zu den jeweiligen Ansätzen erforderlich. In der Theorie klingt Kombination aus verschiedenen Projektmanagement-Methoden leicht, aber die Umsetzung erfordert viel Wissen und praktische Fähigkeiten.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Die Kombination aus verschiedenen Projektmanagement-Methoden führt dazu, dass Teammitglieder verschiedene Rollen im jeweiligen Ansatz einnehmen. Eine strukturierte Planung ist daher Pflicht, damit es zu keinen Schwierigkeiten in der Organisation kommt.
Kommunikation und Zusammenarbeit
Hybrides Projektemanagement hat prinzipiell nur Vorteile für die Zusammenarbeit. Jedoch nur unter der Voraussetzung, dass alle Beteiligten an einer offenen Kommunikation festhalten. Hybrides Projektmanagement involviert Teams, Stakeholder, die Projektleitung und Kunden – bei so vielen Beteiligten ist es nicht leicht, effektive Kommunikationsstrukturen zu etablieren. Wöchentliche Meetings sind eine Möglichkeit, um diese Herausforderung zu meistern.
Fazit
Hybrides Projektmanagement vereint das Beste aus zwei Vorgehensweisen. Die strukturellen Ansätze klassischer Methoden und die Flexibilität des agilen Projektmanagements. Bei der Umsetzung sind jedoch mögliche Hürden zu beachten, darunter die Komplexität und die Rollen. Nur unter Berücksichtigung dieser Aspekte etablieren Teams das hybride Projektmanagement erfolgreich.
