WAS IST EIN USE CASE?

In diesem Artikel:

1. Definition: Was ist ein Use Case? 
   
2. Welchen Nutzen haben Use Cases?
3. Use Cases erstellen: Tipps und Fragen für die richtige Formulierung
   
4. Das sind die Vorteile
5. Umsetzung in der Praxis
6. Use Case Beispiel
   
7. Use Case vs. User Story: Was ist der Unterschied?
8. Fazit

Das Wichtigste zusammengefasst:

• Use Cases sind Anwendungsszenarien, welche das sichtbare Verhalten eines Systems aus der Nutzerperspektive beschreiben.
• Es gibt zwei bekannte Ansätze für Use Case-Szenarien, nämlich Spezifikation und Diagramme.
• Die Ziele von Anwendungsszenarien sind klar zu definieren.

Use Cases: Bilde das Fundament deiner Produkt- und Geschäftsmodellentwicklung

Was muss ein System leisten? Vor dieser Frage stehen Unternehmen häufig bei der Entwicklung neuer Produkte oder Geschäftsmodelle. Die Einbindung von Systemen, Akteuren und Systemgrenzen verschaffen einen guten Gesamtüberblick in der Entwicklungsphase, auch bei Systemen mit komplexen Anforderungen.

So wird durch Use Cases schlussendlich sichergestellt, dass es bei der Nutzung einer Anwendung keine unerwarteten Hürden oder gar gravierende Fehler gibt.

Use Cases: Nützlich für eine Vielzahl von Systemen | Quelle: Canva.com

Definition: Was ist ein Use Case?

Unter Use Cases (zu Deutsch: Anwendungsfälle) versteht man die Dokumentation von Systemfunktionen. Es spielt dabei keine Rolle, ob das System existiert oder sich in der Planungsphase befindet, denn unabhängig davon wird das Ziel verfolgt, das sichtbare Verhalten eines Systems aus der Nutzerperspektive zu beschreiben.

Ein Nutzer muss nicht zwingend eine Person sein, auch Systeme und Rollen kommen als Akteure für Anwendungsfälle in Frage. Diese Akteure interagieren mit dem System, um ein vordefiniertes Ziel zu erreichen. Der Prozess erfolgt nach einem festgelegten Ablauf unter der Berücksichtigung alternativer Abläufe.
Use Cases wurden ursprünglich vor allem in der Softwareentwicklung eingesetzt. Da die Anforderungen an Prozessen innerhalb eines Systems unabhängig von der Branche gestiegen sind, finden sie mittlerweile in allen möglichen Bereichen Anwendung.

Häufig gefragt: Was sind Business Use Cases?

Business Use Cases sind eine spezifizierte Abwandlung von klassischen Anwendungsfällen und beschreiben die Interaktion mit Geschäftsbereichen oder Geschäftsprozessen. Stakeholder definieren die Ziele und Business Use Cases sorgen dafür, diese Ziele zu verstehen und Lösungsansätze auszuarbeiten. Ein konkreter Unterschied zu klassischen Anwendungsszenarien ist die Dauer – System Use Cases sind meistens innerhalb kurzer Zeit abgeschlossen, die Business-Variante beansprucht durchaus mehrere Wochen oder gar Monate.

Welchen Nutzen haben Use Cases?

Use Cases verfolgen immer ein Ziel, meistens die Optimierung von bestehenden Systemen. Darin birgt jedoch die Gefahr, dass es zu einem Fehlschlag oder gar Abbruch kommt. Die Interaktion zwischen Akteur und System zielt darauf ab, alle Eventualitäten und möglichen Szenarien innerhalb eines Systems durchzuspielen, um die notwendigen Anforderungen zu ermitteln. Diese Szenarien sind jedoch nicht immer genau definiert, wodurch es oft zu Unterbrechungen während der Testphase kommt. Das verursacht schlussendlich auch höhere Kosten, wodurch die Szenarien unterbrochen oder nur teilweise abgeschlossen werden. Der Nutzen besteht also darin, Systeme aus Sicht von Testern / Akteuren zu optimieren, jedoch ist ein vordefiniertes Ziel oft nicht erreichbar, denn einer der getesteten Anwendungsfälle läuft unter Umständen darauf hinaus, dass die Anforderungen nicht erfüllt sind.

Uses Cases: Ein wichtiger Bestandteil funktionsfähiger Strategien für Systeme jeglicher Art | Quelle: Canva.com

Use Case Beschreibung: Tipps und Fragen für die richtige Formulierung

Das von Ivar Jacobson im Jahr 1987 geschaffene Konzept lässt sich in zwei Ansätzen unterteilen.

Der erste Ansatz ist die Spezifikation, bei der natürlich-sprachliche Informationen enthalten sind, sogenannte “Narratives”. Diese Informationen werden als textliche Vorlage verfasst, und beinhaltet folgende Elemente:

• Name des Anwendungsfalls
• Akteure
• Auslöser / Trigger Event
• Beschreibung des Ablaufs
• Detaillierte Beschreibung der einzelnen Arbeitsschritte
• Beschreibung alternativer Abfolgen
• Bedingungen, die vor und nach dem Use Case relevant sind
• Darstellung der Hürden und möglicher Fehler

Der zweite Ansatz erfolgt über Diagramme. Diese Vorgehensweise ist systematisch gesehen dieselbe, doch Diagramme sind aufgrund ihrer Visualisierung leichter zu verstehen. Ein weiterer Unterschied zu der Spezifikation liegt darin, dass die Beschreibungen sich nicht auf Abläufe beziehen, sondern auf die Zusammenhänge zwischen einer Menge von Anwendungsfällen und den involvierten Akteuren.

Die Wahl muss aber nicht zwingend auf entweder Spezifikation oder Use Case Diagramme fallen. Die beiden Methoden und ihre Vorgehensweisen ergänzen sich im Use Case Prozess und liefern in Kombination eine genaue Auswertung der Ziele zur Ermittlung der Anforderungen an ein System.

Um Use Cases richtig zu definieren, kannst du bestimmte Fragen heranziehen, um den Prozess so effektiv und zielführend wie möglich zu erstellen.

Folgende 10 Fragen helfen bei der Erstellung von Anwendungsfällen:

• Welche Akteure nutzen das System und was sind ihre Ziele?
• Wie komplex sind die Anforderungen, mit denen sich ein Akteur befassen muss?
• Welches Ziel muss erreicht werden?
• Wie oft wird das Testszenario durchgeführt?
• Welche Bedingungen müssen erfüllt sein?
• Was sind die Bedingungen für einen erfolgreichen Abschluss?
• Welche Szenarien und welche Alternativen Szenarien sind ersichtlich?
• Was sind die möglichen Fehler bei jedem Schritt des Anwendungsfalls?
• Welche Schritte muss der Akteur durchlaufen?
• Was sind die Reaktionen des Systems auf die vom Akteur vorgenommenen Schritte?

-> Hier geht es zu mehr Insights des Use Cases

Was sind die Vorteile von Use Cases?

Use Cases sorgen in erster Linie für Klarheit. Die Interaktion zwischen Akteur und System sorgt dafür, dass das Systemverhalten für Nutzer und Personen verständlich kommuniziert und die Anforderungen an ein System mit Beziehungen klar werden. Anwendungsfälle sind leicht zu erstellen und gut verständlich für alle beteiligten Akteure. Das verschafft für Unternehmen Flexibilität bei der Definition von Systemzielen und der anschließenden Umsetzung.

Die gute Gesamtübersicht gewährt zudem Einblicke in Details, zum Beispiel Informationen über einen Use Case oder ein System. Diese Einblicke verschaffen den involvierten Akteuren ein bessere Orientierung, wodurch die Anforderungen schlussendlich besser definiert werden.

Das Zusammenspiel aus Spezifikation und Diagramm ermöglicht zudem eine transparente Vermittlung von Details, welche aufgrund der Visualisierung leicht verstanden werden.

Gibt es auch Nachteile?

Je nach Voraussetzungen und Anforderungen bestehen mit Use Cases auch Nachteile. Der Fokus von Use Cases liegt auf der Hauptfunktionalität, deshalb werden Details vernachlässigt und unerwartete Szenarien bleiben dadurch übersehen.

Ein weitere Nachteil besteht in der komplexen, teils statistischen Natur von Use Cases. Die Anzahl an Anwendungsfällen und deren Interaktionen steigen schnell an, was das Management erschwert. Noch komplizierter wird es durch den Umstand, dass Use Cases nicht alle Änderungen erfassen. 

Umsetzung in der Praxis

Beziehungen, Systeme, Akteure – das ganze Konzept klingt zunächst eher theoretisch. Da ist die Frage nach den Praxisbezügen durchaus berechtigt. Prinzipiell weisen Anwendungsszenarien immer eine praktische Komponente auf, denn die Zielsetzung sieht vor, dass Funktionen innerhalb eines Systems getestet werden. Anwendungsbeispiele reichen von der Bedienung einer Kaffeemaschine bis hin zum Software Testing, daher erfüllen alle systematischen Funktionsweisen die Voraussetzungen für einen Anwendungsfall. Für dich ist als Take-Away für die Praxis wichtig: Bei Use Cases wird immer ein Ziel verfolgt, das die Beziehung zwischen System und Akteur überprüft. Sobald die beiden Voraussetzungen, also System und Akteur, gegeben sind, ist ein Use Case möglich.

Use Case Beispiel

Um dir ein besseres Gespür für die Praxis zu vermitteln, schauen wir uns als Beispiel den Anwendungsfall “Digitale Werbetafel” an.

Name: Digitale Werbetafel im Einkaufszentrum. 

Akteure: Drei Beteiligte. Das Einkaufszentrum als Betreiber, werbetreibende Unternehmen (z. B. Restaurants in einer Mall) und Besucher/Kunden. 

Auslöser / Trigger Event: Werbetreibende buchen eine Werbefläche über die Plattform des Einkaufszentrums und laden die Inhalte für die digitale Werbetafel hoch.

Kurzbeschreibung: Die digitale Werbetafel im Einkaufszentrum wird verwendet, um zeitgesteuerte und zielgerichtete Werbeanzeigen für verschiedene Unternehmen abzuspielen. Die Anzeigen werden über eine zentrale Plattform hochgeladen, zeitlich geplant und dynamisch an den Kundenstrom angepasst.

Beschreibung der einzelnen Schritte:

• Werbetreibende erstellen Inhalte: Unternehmen erstellen Werbematerialien wie Videos oder Bilder.
• Buchung und Upload: Unternehmen buchen einen Zeitslot über die Plattform und laden die Inhalte hoch.
• Inhalte anpassen: Die Plattform passt die Anzeigen je nach Zeit, Ort und Zielgruppe an.
• Anzeige auf Werbetafel: Inhalte werden auf der digitalen Werbetafel zur gebuchten Zeit angezeigt.
• Datenanalyse und Optimierung: Nach der Anzeige erhalten die Werbetreibenden Berichte zur Wirksamkeit der Kampagne.

Beschreibung alternative Schritte: 

• Alternative Buchung: Falls ein Zeitslot bereits belegt ist, können Unternehmen alternative Slots buchen.
• Anpassung in Echtzeit: Falls Werbeinhalte kurzfristig geändert werden müssen (z. B. auf Basis von Besucherstrom-Änderungen), erfolgt dies automatisch durch die Plattform.

Vor- und Nachbedingungen: 

• Vorbedingungen: Werbetreibende müssen über einen Zugang zur Buchungsplattform verfügen, Inhalte müssen in kompatiblen Formaten vorliegen.
• Nachbedingungen: Nach der Anzeige der Werbung erhalten die Werbetreibenden einen Report zur Performance der Kampagne (z. B. Anzahl der Ansichten).

Systemgrenzen und Fehler: 

• Systemgrenzen: Die Plattform kann möglicherweise nur eine bestimmte Anzahl von Anzeigen gleichzeitig verarbeiten. Bei Überlastung könnte es zu Verzögerungen kommen.
• Fehlerfälle: Mögliche Fehler sind fehlerhafte Uploads, Anzeigeprobleme auf den Bildschirmen oder technische Ausfälle der Werbetafeln. In solchen Fällen müssen Inhalte neu hochgeladen oder Hardware-Probleme behoben werden.

Das Beispiel ist eher vereinfacht dargestellt, doch das spielt keine Rolle. Mit dem Beispiel sollst du letztendlich ein Gespür dafür entwickeln, wie Anwendungsfälle in der Praxis aussehen und vor allem funktionieren. Insbesondere komplexe Anwendungen erfordern eine detaillierte Beschreibung mit mehreren Akteuren und definierten Alternativszenarien.

Probiere es selbst: Überlege dir ein Szenario passend zu deinem Unternehmen und bringe es textuell auf’s Papier! Du wirst überrascht sein, welche Alternativen dir einfallen und wie genau ein solcher Prozess beschrieben werden kann.

Use Case vs. User Story: Was ist der Unterschied?

Bei Use Cases und User Storys handelt es sich um zwei verschiedene Techniken aus der Softwareentwicklung, um Anforderungen und Funktionalitäten zu beschreiben. Beide Techniken zielen darauf ab, die Bedürfnisse von Nutzern zu verstehen und die Entwicklung von Softwareprodukten zu planen. 

Die unterschiede basieren auf vier Ebenen:

• Abstraktionsebene: Use Cases beschreiben die Interaktion zwischen Nutzern und Systemen über mehrere Schritte und Szenarien. User Stories sind hingegen weniger abstrakt und fokussieren eine bestimmte Nutzeranforderung. 
• Struktur: Use Cases sind gut strukturiert mit einer Beschreibung, Vorbedingung, Auslöser, Hauptablauf und alternativen Abläufen. User Stories sind hingegen weniger strukturiert und werden oft nach dem Format “Als [Benutzer] möchte ich [Funktion], damit [Nutzen].
• Details: Use Cases sind sehr detailliert und umfassen meistens mehrere Szenarien. User Stories sind weniger detailliert, damit sie anpassungsfähiger bleiben. 
• Verwendung in der agilen Entwicklung: Bei agilen Entwicklungsmethoden wie Scrum kommen Use Cases eher weniger zum Einsatz. Sie sind dafür zu umfangreich. User Stories werden hingegen häufiger eingesetzt, weil sie flexibel sind und in kurzen Entwicklungszyklen leicht umgesetzt werden können. 

Abzugrenzen ist der Use Case auch von der Case Study. Hierbei handelt es sich um eine Fallstudie, die ein Ereignis oder einen bestimmten Fall von der Ausgangslage bis hin zu den Lösungsansätzen schildert. 

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Unser abschließender Tipp

Planung und Transparenz sind für erfolgreiche Anwendungsfälle wichtig. Lege den beteiligten Akteuren alle relevanten Informationen vor und involviere so viele Mitarbeiter wie nötig. Mehr Mitarbeiter bedeutet auch, dass die Prozesse komplexer werden, doch die Ergebnisse versprechen eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen.

Versetze dich in die Akteure und welche Ziele sie verfolgen. Daraus erkennst du die Beziehung zwischen den Beteiligten und dem System. Darüber hinaus ist es wichtig, die Vor- und Nachbedingungen richtig festzulegen. Hierbei ist genau zu definieren, welche Bedingungen zu Beginn und nach Abschluss erfüllt sein müssen.

Je genauer die Arbeitsabläufe vorab definiert sind, desto besser. Es ist nicht zu empfehlen, automatisierte oder vordefinierte / standardisierte Prozesse zu nutzen, denn sie ermöglichen keine individuelle Beurteilung der Anforderungen. 

-> Leseempfehlungen: 7 Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen

Fazit

Use Cases bieten eine gute Möglichkeit, Systeme und ihre Funktionsweisen zu definieren und besser zu verstehen. Die komplexen Anforderungen an Systemen bringen die Gefahr von Ausfällen oder Hindernissen mit sich, doch mit Hilfe von Anwendungsfällen können diese Eventualitäten vorab getestet und die dahinterstehenden Prozesse optimiert werden. Vor allem die Optimierung von Geschäftsprozessen verschafft Vorteile, denn Unternehmen können gezielter auf die Wünsche und Ziele ihrer Stakeholdern eingehen.

Quellen:

https://asana.com/de/resources/what-is-a-use-case

https://www.microtool.de/wissen-online/was-sind-use-cases/

Bilder: © Canva.com