WAS IST DATENMANAGEMENT? STRATEGIE, AUFGABEN UND VORTEILE

In diesem Artikel

1. Definition: Was ist Datenmanagement?
2. Aufgaben des Datenmanagements
3. Drei Schritte für die erfolgreiche Umsetzung deiner Datenmanagement-Strategie
4. Das sind die Herausforderungen
5. Was sind die Vorteile vom Datenmanagement?
6. Tipps für deine Datenmanagement Strategie
   

 

DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE

• Die Ziele des Datenmanagements sind: Daten zu speichern, zu minimieren und zu archivieren. Außerdem sollen Fehler minimiert und mehr Transparenz geschaffen werden. 
• Die drei Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung: Datensätze verstehen, Daten richtig strukturieren und eine effektive Speicherumgebung einrichten.
• Datenmanagement bietet Vorteile in puncto Sicherheit, Kosten und Effizienz.
• Innovative Lösungen bereiten keine Problem im Bereich Datenschutz, aber bei der Erhebung personenbezogener Daten ist die DSGVO zu beachten. 

Bis 2028 sollen weltweit fast 400 Zettabyte an digitalen Daten generiert werden, also dreimal so viel wie noch 2023 (Quelle). Aus dieser prognostizierten Entwicklung geht hervor, dass Datenmanagement zunehmend an Relevanz gewinnt. Denn große Datenmengen erfordern eine effektive Verarbeitung.

-> In diesem Artikel befassen wir uns mit dem Datenmanagement und seinen Aufgaben. Wir zeigen dir Vor- und Nachteile sowie häufige Herausforderungen. Außerdem erwarten dich Praxistipps für die strategische Umsetzung.

 

DEFINITION: WAS IST DATENMANAGEMENT?

Datenmanagement bezeichnet den Prozess der Erfassung, Speicherung, Organisation, Pflege und Nutzung von Daten, um ihre Qualität, Verfügbarkeit, Sicherheit und Nutzbarkeit für verschiedene Anwendungen sicherzustellen. Das Datenmanagement umfasst eine breite Palette von Aktivitäten und Methoden, die darauf abzielen, Daten während ihres gesamten Lebenszyklus effizient zu verwalten.

 

AUFGABEN DES DATENMANAGEMENTS

Das Datenmanagement übernimmt folgende Aufgaben:

• Unkomplizierten Datenzugriff ermöglichen
• Mehr Transparenz
• Automatisierte und effiziente Arbeitsprozesse etablieren
• Sicherheit erhöhen und Datenverluste vermeiden
• Aufbewahrungspflichten nachkommen
• Nicht benötigte oder veraltete Daten eliminieren

Im Kern besteht die Aufgabe des Datenmanagements also darin, unternehmensrelevante Informationen transparent zu speichern und effektiv zu verarbeiten. Stakeholder bekommen dadurch exakte Einblicke in Daten und Strukturen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Außerdem minimieren Unternehmen ihre Fehlerquoten und setzen ihr Budget effizient ein.

Das Datenmanagement beschränkt sich nicht auf bestimmte Bereiche. Viele denken bei Datenspeicherung womöglich an Buchhaltung und Finanzen, aber auch die Auswertung von Marketing-KPIs und Faktoren zur Verbesserung des Qualitätsmanagements werden berücksichtigt.

-> In a Nutshell: Jeder Prozess, der Daten erhebt oder verarbeitet, erfordert ein Datenmanagement.

 

DREI SCHRITTE FÜR DIE ERFOLGREICHE UMSETZUNG DEINER DATENMANAGEMENT-STRATEGIE

Um eine Datenmanagement-Strategie erfolgreich in der Praxis umzusetzen, sind vorab wichtige Fragen bezüglich Datensätze, Datenstrukturierung und Datenspeicherung zu klären. Die folgenden drei Schritte helfen dir dabei.  

 

KENNE UND VERSTEHE DEINE DATENSÄTZE

Der erste Schritt einer Datenmanagement-Strategie erfordert Kenntnisse über Daten selbst. Ohne die Datensätze im Unternehmen zu verstehen, kannst du keine zielführende Strategie entwerfen. Eine systematische Analyse berücksichtigt drei Arten von Daten, nämlich personenbezogene Daten, “High-Value”-Firmendaten und öffentliche Daten.

Personenbezogene Daten umfassen alle Datensätze, die deine Zielgruppe und andere natürliche Personen betreffen. Dazu gehören unter anderem Name, Adresse und E-Mail. Für diese Datensätze gilt es die Anforderungen an die DSGVO zwingend zu beachten. In unserem Artikel „Was ist Monitoring?“ greifen wir diese Anforderungen auf und gehen auch auf die Parallelen zwischen Monitoring und Datenmanagement ein. 

Bei “High-Value”-Firmendaten handelt es sich um sensible Unternehmensdaten. Dazu gehören buchhalterische Daten, Steuerunterlagen und Finanzdaten. Die Verschlüsselung dieser Daten hat höchste Priorität.

Öffentliche Daten sind für jedermann zugänglich und betreffen vor allem den Marketingbereich. Unter diese Kategorie fallen beispielsweise Marketing-KPIs wie der Website-Traffic, den Dritte problemlos über Tools wie ahrefs abrufen können. 

 

STRUKTURIERE DATEN RICHTIG

Zu den bekanntesten Methoden der Datenspeicherung gehören Data-Lake und Data-Warehouse. Beim Data-Lake handelt es sich um einen großen Speicher für Rohdaten, deren Verwendung nicht festgelegt wurde. Hingegen ist das Data-Warehouse eine zentrale Sammlung von Geschäftsdaten, die an einen Zweck gebunden sind.

Data-Lakes sind leicht zugänglich und erfordern für die Modifikation neuer Daten kein spezifisches Wissen. Jedoch können Daten nur mit speziellen Tools oder durch Experten (z. B. Data-Scientists) abgerufen werden. Der Datenzugriff über ein Warehouse erfolgt wesentlich unkomplizierter, dafür ist die Datenänderung mit einem höheren Aufwand verbunden.

Viele Unternehmen nutzen beide Methoden, um deren Vorteile auszuschöpfen. Data-Warehouse erfordert beim Datenabruf weniger Expertise und ist sicherer. Dafür hat Data-Lake Vorteile in puncto Flexibilität und Datenspeicherung.

 

SPEICHERUMGEBUNG

Das bekannteste Modell der Datenspeicherung ist die Cloud. Diese bietet für Unternehmen eine Vielzahl an Vorteilen, darunter eine sichere Datenspeicherung, mehr Flexibilität und Ausfallsicherheit. Als Alternative greifen viele Unternehmen zu serverbasierten Computerprogrammen in Form einer internen Speicherumgebung – dieser Ansatz ist aber nur sinnvoll, wenn Unternehmen hochsensible Daten verarbeiten, denn in puncto Flexibilität und Kosten sind Cloud-Lösungen effektiver.

Unsere Erfahrung: Im Bereich Digital Signage bevorzugen die meisten Unternehmen eine Cloud-Datenspeicherung. Nicht nur aus Gründen der Flexibilität, sondern vor allem wegen der Kosten. Eigenes Hosting erfordert den Aufbau von internem Know-How sowie eigene Wartung. On-Premise-Lösungen sind nur günstiger, wenn sie gefördert werden und wenig verändert/bearbeitet werden muss.

 

DAS SIND DIE HERAUSFORDERUNGEN

Datenmanagement hat viele Vorteile (dazu gleich mehr!), doch Unternehmen stehen bei der Etablierung vor einigen Herausforderungen, welche die Umsetzung erschweren. Darunter folgende:

• Fehlendes Know-how
• Datenvolumen
• Anforderungen von Stakeholdern

 

Fehlendes Know-How

Grundsätzlich ermöglicht das Datenmanagement finanzielle Einsparungen. Durch die Datenverarbeitung gewinnen Unternehmen wichtige Erkenntnisse, um Budget effizient einzusetzen und zielführende Ansätze zu ermitteln. Aber: Wenn niemand diese Daten verarbeiten kann, stehen große Datenmengen sogar im Weg. 

Unser Tipp: Baue internes Know-how für die Datenverarbeitung auf oder beauftrage externe Dienstleister. 

 

Datenvolumen

Bei zu großen Datenmengen geht die Transparenz möglicherweise verloren. Die meisten kennen das Sprichwort „Wer zu viel misst, misst Mist“ und es bewährt sich in diesem Zusammenhang, denn fast jeder Prozess kann gemessen werden und das erhöht auch die Komplexität.

Unser Tipp: Es sollten klare Ziel-KPIs definiert werden, um sich bei der Datenerhebung auf die wichtigsten Punkte zu konzentrieren. 

 

Anforderungen von Stakeholdern

Datenmanagement verfolgt das Ziel, lösungsorientierte sowie effiziente Unternehmens- und Arbeitsprozesse zu etablieren. Hierbei sind unter anderem die Anforderungen von Stakeholdern zu berücksichtigen, um gesammelte Daten zielgerichtet auszuwerten und bereitzustellen. Je größer das Unternehmen, desto komplexer sind die Anforderungen von Stakeholdern. Das erschwert möglicherweise ein zielgerichtetes Datenmanagement, denn die Wünsche und Vorstellungen von einzelnen Personen gehen zu weit auseinander.

Daher unser Tipp: Definiere die Anforderungen und wäge ab, was im Rahmen des Möglichen ist. Überschneiden sich die Anforderungen, musst du klar priorisieren und das Gespräch mit Stakeholdern suchen. 

 

WAS SIND DIE VORTEILE DES DATENMANAGEMENTS?

Die Präventivmaßnahmen für die Herausforderungen wurden eingeleitet? Dann profitiert dein Unternehmen definitiv von diesen Vorteilen:

• Transparenz
• Problemidentifikation
• Störfaktoren eliminieren
• Zielgerichtete Arbeitsprozesse
• Prozessautomatisierung
• Kostenersparnis
• Bessere User Experience
• Kundenbedürfnisse erkennen

 

Transparenz

Bei der Ansammlung von großen Datenmengen haben Unternehmen kaum Überblick und übersehen daher wichtige Datensätze. Durch eine gezielte Verwaltung verschaffen sich Unternehmen mehr Transparenz und können Daten gezielter auswerten sowie sortieren.

 

Problemidentifikation

Aus den transparenten Prozessen resultiert eine bessere Problemidentifikation. In Organisationen läuft eine Vielzahl an Interaktionen ab, sei es zwischen Softwareanwendungen oder Protokollen – und gutes Datenmanagement hilft dabei, die durch Prozesse entstandenen Probleme zu identifizieren.

 

Störfaktoren eliminieren

Das Monitoring der Daten ermöglicht eine unkomplizierte Behebung der Störfaktoren. Außerdem ist es für Unternehmen leichter, Präventionsmaßnahmen zu ergreifen, um weitere Schwierigkeiten in Zukunft zu vermeiden.

 

Zielgerichtete Arbeitsprozesse

Das primäre Ziel der Datenverwaltung besteht darin, Arbeitsprozesse zu optimieren. Durch transparente Datenauswertungen erkennen Unternehmen ihr Potential und schöpfen es aus. Ob in Personal, Marketing, Buchhaltung oder Qualitätsmanagement. Firmen erkennen über Tracking-Tools wie Matomo beispielsweise welche Marketing-Methoden die meisten Leads generieren . Oder über Umfragen, welche Benefits bei Mitarbeitern gut ankommen und können bestehende Prozesse dahingehend verbessern.

 

Prozessautomatisierung

Durch Leistungs- und Prozessüberwachung können solche Methoden und Maßnahmen eingestellt werden, die zu viele Ressourcen verbrauchen. Das schafft wiederum Möglichkeiten im Bereich der Prozessautomatisierung.

Beispiel: Bei der Evaluierung von Marketing-Daten erkennen Unternehmen möglicherweise, dass einzelne Schritte oder Testphasen unnötig waren. Diese Prozesse werden zukünftig eingestellt und somit Ressourcen gespart.

 

Kostenersparnis

Durch die Eliminierung nicht zielführender Prozesse resultieren finanzielle Vorteile. Unternehmen fokussieren sich weniger auf solche Aufgaben und Vorgehensweisen, die keine Erfolge versprechen. Außerdem reduzieren sie den Aufwand für Testphasen und somit auch das finanzielle Investment.

 

Bessere User Experience

Die Datenverwaltung gibt Aufschluss über Kundenwünsche oder welche technischen Probleme eine Website hat. Auch auf Trends reagieren Unternehmen schneller. Hieraus resultieren Vorteile im Bereich der User Experience und Zielgruppenansprache.

 

Kundenbedürfnisse erkennen

Feedback und Bewertungen gehören zu den wichtigsten Quellen für Unternehmen, um ihre Zielgruppen besser zu verstehen und Kundenwünsche zu identifizieren. Strukturiertes Datenmanagement hilft dabei, alle gesammelten Datensätze (z. B. Umfragen oder Feedbackbögen) effektiv auszuwerten und Kundenwünsche entsprechend zu erkennen.

 

TIPPS FÜR DEINE DATENMANAGEMENT-STRATEGIE

Entwickle eine umfassende Strategie

Eine gute und zielgerichtete Planung ist das A und O. Ohne die Anforderungen oder die Ziele von Stakeholdern zu kennen, sammelt dein Unternehmen viele irrelevante Daten. Befasse dich vorab auch mit Fragen bezüglich Speicherorte, Dateiformate,  Monitoring der KPIs und welche datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten sind.

Eine zielführende Strategie beinhaltet folgende Elemente:

• Rollen und Verantwortlichkeiten im Team klären
• Rechtliche Aspekte und Compliance beachten
• Maßnahmen festlegen und planen
• Kriterien für die Auswahl externer Geschäftspartner festlegen

 

Finde die passende Software

Nutze nur Software, die mit deinen Unternehmenszielen übereinstimmt. Das Angebot auf dem Markt wächst und es gibt Anbieter für verschiedene Zielsetzungen. Befasse dich mit folgenden Fragen, um die richtige Datenmanagement-Software zu finden:

• Was sind unsere Unternehmensziele?
• Welches Budget haben wir?
• Welche Anforderungen muss eine Software erfüllen?
• Erfüllt die Software gesetzliche Voraussetzungen?

Die letzte Frage spielt bei deutscher Software kaum eine Rolle. Englischsprachige Anbieter erfüllen aber möglicherweise nicht die Anforderungen an die DSGVO und dein Unternehmen riskiert dadurch eine Abmahnung. Daher unser Tipp: Zur Not mit einem Anwalt sprechen!

 

Berücksichtige Veränderungen

Im Bereich Datenmanagement ist in den letzten Jahren viel passiert. Es gibt unterschiedliche Software-Anbieter auf dem Markt, die Ziele von Stakeholdern ändern sich und Kundenbedürfnisse befinden sich in einem dauerhaften Wandel. Datenmanagement bedeutet nicht, einmalig Strukturen für die Datenauswertung und -Verwaltung zu schaffen. Stattdessen erfordern zielgerichtete Prozesse eine regelmäßige Optimierung, um langfristige Ergebnisse sicherzustellen.

 

10 BEST PRACTICES FÜR DEINE DATENMANAGEMENT STRATEGIE

• Wäge Kosten und Nutzen ab
• Kenne deine Unternehmensziele
• Nutze Datenbanken, welche den Anforderungen deines Unternehmens entsprechen
• Zentralisiere die Kommunikation mit beteiligten Akteuren
• Schule dein Personal
• Informiere Stakeholder und arbeite transparent
• Nutze Data Discovery, um Prozesse nachzuverfolgen und eine gute Compliance zu gewährleisten
• Handle bei der Prozessoptimierung zielstrebig, aber überlegt
• Denke nicht nur an Unternehmensprozesse, sondern auch an die Wirkung auf Kunden
• Verliere dich nicht in Zahlen, sondern orientiere dich auch an die Wünsche deiner Zielgruppe