In diesem Artikel

1. Definition: Was ist Datenmanagement?
2. Aufgaben des Datenmanagements
3. Drei Schritte für die erfolgreiche Umsetzung deiner Datenmanagement-Strategie
4. Das sind die Herausforderungen
5. Was sind die Vorteile vom Datenmanagement?
6. Tipps für deine Datenmanagement Strategie
7. Fazit

 

DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE

• Datenmanagement bietet viele Vorteile in puncto Sicherheit, Kosten und Effizienz
• Innovative Lösungen bereiten keine Problem im Bereich Datenschutz
• Viele Unternehmen beklagen fehlende Transparenz im Datenmanagement

 

DEFINITION: WAS IST DATENMANAGEMENT?

Das Datenmanagement gehört zu den digitalen Kompetenzen und verbindet alle Elemente der Informationsvermittlung innerhalb eines Unternehmens. Ziel ist die Etablierung von Methoden und Prozessen, um Daten effizient zu speichern, zu minimieren und zu archivieren.

Viele Unternehmen haben bereits ein Datenmanagement etabliert, um Arbeitsprozesse zu automatisieren und Personal zu entlasten. Darüber hinaus wird das Ziel verfolgt, Fehler zu minimieren und mehr Transparenz zu gewährleisten. Letzteres ist besonders wichtig, denn nur unter Berücksichtigung aktueller Daten haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Prozesse nachhaltig zu optimieren.

In diesem Artikel befassen wir uns mit dem Datenmanagement und seinen Aufgaben. Wir zeigen dir alle Vor- und Nachteile sowie häufige Herausforderungen, außerdem beantworten wir Fragen zu Datenschutz und Strategie.

 

AUFGABEN DATENMANAGEMENT

Im Kern besteht die Aufgabe des Datenmanagements darin, unternehmensrelevante Informationen transparent zu speichern. Stakeholder bekommen dadurch exakte Einblicke in Daten und Strukturen, um lösungsorientierte Entscheidungen zu treffen. Außerdem minimieren Unternehmen ihre Fehlerquoten und setzen ihr Budget effizient ein.

Das Datenmanagement beschränkt sich nicht auf bestimmte Bereiche. Viele denken bei Datenspeicherung womöglich an Buchhaltung und Finanzen, aber auch die Auswertung von Marketing-KPIs und Faktoren zur Verbesserung des Qualitätsmanagements werden berücksichtigt.

Datenmanagement ist ein ganzheitlicher Prozess, der folgende Aufgaben übernimmt:

• Unkomplizierten Datenzugriff ermöglichen
• Mehr Transparenz
• Automatisierte und effiziente Arbeitsprozesse etablieren
• Sicherheit erhöhen und Datenverluste vermeiden
• Aufbewahrungspflichten nachkommen
• Nicht benötigte oder veraltete Daten eliminieren

 

DREI SCHRITTE FÜR DIE ERFOLGREICHE UMSETZUNG DEINER DATENMANAGEMENT-STRATEGIE

Um eine Datenmanagement-Strategie erfolgreich in der Praxis umzusetzen, sind vorab wichtige Fragen bezüglich Datensätze, Datenstrukturierung und Datenspeicherung zu klären. Die folgenden drei Schritte helfen dir dabei.  

 

KENNE UND VERSTEHE DEINE DATENSÄTZE

Der erste Schritt einer Datenmanagement-Strategie erfordert Kenntnisse über Daten selbst. Ohne die Datensätze im Unternehmen zu verstehen, kannst du keine zielführende Strategie entwerfen. Eine systematische Analyse berücksichtigt drei Arten von Daten, nämlich personenbezogene Daten, “High-Value”-Firmendaten und öffentliche Daten.

Personenbezogene Daten umfassen alle Datensätze, die deine Zielgruppe und andere natürliche Personen betreffen. Dazu gehören unter anderem Name, Adresse und E-Mail. Für diese Datensätze gilt es die Anforderungen an die DSGVO zwingend zu beachten.

Bei “High-Value”-Firmendaten handelt es sich um sensible Unternehmensdaten. Dazu gehören buchhalterische Daten, Steuerunterlagen und Finanzdaten. Die Verschlüsselung dieser Daten hat höchste Priorität.

Öffentliche Daten sind für jedermann zugänglich und betreffen vor allem den Marketingbereich. Durch Transparenz bezüglich Marketing-KPIs (Social Follows, Website-Besucher etc.) haben Unternehmen leicht Zugang zu relevanten Daten, aber müssen auch darauf achten, Urheberverletzungen zu vermeiden.

 

STRUKTURIERE DATEN RICHTIG

Zu den bekanntesten Methoden der Datenspeicherung gehören Data-Lake und Data-Warehouse. Beim Data-Lake handelt es sich um einen großen Speicher für Rohdaten, deren Verwendung nicht festgelegt wurde. Hingegen ist das Data-Warehouse eine zentrale Sammlung von Geschäftsdaten, die an einen Zweck gebunden sind.

Data-Lakes sind leicht zugänglich und erfordern für die Modifikation neuer Daten kein Spezialwissen. Jedoch können Daten nur mit speziellen Tools oder durch Experten (z. B. Data-Scientists) abgerufen werden. Der Datenzugriff über ein Warehouse erfolgt wesentlich unkomplizierter, dafür ist die Datenänderung mit einem höheren Aufwand verbunden.

Viele Unternehmen nutzen beide Methoden, um deren Vorteile auszuschöpfen. Data-Warehouse erfordert beim Datenabruf weniger Expertise und ist sicherer. Dafür hat Data-Lake Vorteile in puncto Flexibilität und Datenspeicherung.

 

SPEICHERUMGEBUNG

Das bekannteste Modell der Datenspeicherung ist die Cloud. Diese bietet für Unternehmen eine Vielzahl an Vorteilen, darunter eine sichere Datenspeicherung, mehr Flexibilität und Ausfallsicherheit. Als Alternative greifen viele Unternehmen zu serverbasierten Computerprogrammen in Form einer internen Speicherumgebung. In puncto Sicherheit kaum zu überbieten, aber ohne Cloud-Service nicht zugänglich für Dritte.

Um bessere Schnittstellen zu bilden, gibt es auf dem Markt sogenannte “Data-Fabrics” als Speicherumgebung. Dieses Konzept vereint die Stärken von Cloud-Services mit denen von internen Speicherumgebungen und stattet sie mit zusätzlichen Funktionen aus, um mehr Sicherheit sowie Flexibilität zu gewährleisten.

 

DAS SIND DIE HERAUSFORDERUNGEN

Datenmanagement hat viele Vorteile (dazu gleich mehr!), doch Unternehmen stehen bei der Etablierung vor einigen Herausforderungen, welche die Umsetzung erschweren. Darunter folgende:

• Kosten
• Datenvolumen
• Anforderungen von Stakeholdern

 

KOSTEN

Die Datenverwaltung verursacht Kosten. Zwar ermöglicht das Datenmanagement viel Einsparpotenzial, doch eine Kosten-Nutzen-Abwägung ist dennoch vorzunehmen, um das Budget effizient einzusetzen. Es geht hier also weniger um die Frage, ob sich eine Datenmanagement-Strategie finanziell lohnt, sondern in welchem Umfang Ressourcen eingesetzt werden.

 

DATENVOLUMEN

Bei zu großen Datenmengen geht die Transparenz möglicherweise verloren. Der Einsatz von Datenmanagement Software reduziert dieses Risiko, aber die Verlustgefahr besteht dennoch. Ohne eine zielführende Organisation und Planung bestehen auch keine Vorteile hinsichtlich Transparenz und Effizienz, denn dein Unternehmen wertet möglicherweise die falschen Daten aus.

 

ANFORDERUNGEN VON STAKEHOLDERN

Datenmanagement verfolgt das Ziel, lösungsorientierte sowie effiziente Unternehmens- und Arbeitsprozesse zu etablieren. Hierbei sind unter anderem die Anforderungen von Stakeholdern zu berücksichtigen, um gesammelte Daten zielgerichtet auszuwerten.

Je größer das Unternehmen, desto komplexer sind die Anforderungen von Stakeholdern. Das erschwert möglicherweise ein zielgerichtetes Datenmanagement, denn die Wünsche und Vorstellungen von einzelnen Personen gehen zu weit auseinander, wodurch keine eindeutigen Ziele durch ermittelte Daten festgelegt werden können.

 

SO MEISTERN UNTERNEHMEN DIESE HERAUSFORDERUNGEN

Anforderungen klären, Ziele kennen, den Personaleinsatz zur Datenverwaltung richtig planen und eine hochwertige Software auswählen. Diese vier Schritte bilden die Basis für ein zielgerichtetes Datenmanagement. Vor allem die Stakeholder-Anforderungen und die Datenspeicherung stellen bei sorgfältiger Planung keine Hürden. Bezüglich der Kosten bestehen mit einer Datenmanagement-Strategie ohnehin Vorteile, doch eine unzureichende Kalkulation des Personaleinsatzes verschwendet möglicherweise finanzielle Ressourcen.

→ Einfach ausgedrückt: Planung ist alles!

 

SO STELLST DU EINE DATENSCHUTZKONFORME UMSETZUNG SICHER

Im Mai 2018 hat die Europäische Union die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erlassen und damit einen gesetzlichen Rahmen für die Datenverarbeitung geschaffen. Dieser gesetzliche Rahmen basiert auf Grundsätzen wie Verarbeitung nach Treu und Glauben, Rechtmäßigkeit, Angemessenheit der Datenverarbeitung, Integrität, Zweckbindung und Richtigkeit.

Unternehmen sind in der Verantwortung, diese Grundsätze in ihrem Datenmanagement zu gewährleisten. Doch in der Praxis ist das gar nicht so leicht. Bereits eine falsche Einstellung beim Cookie-Banner der Webseite führt möglicherweise schon zur unrechtmäßigen Datenverarbeitung. Eine gute Compliance verhindert derartige Schwierigkeiten.

Einwilligungserklärungen bilden die Basis für eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung. Darüber hinaus müssen Unternehmen ihren Verwaltungspflichten nachgehen und Daten auf Wunsch löschen. Eine sich regelmäßig ändernde Gesetzeslage erschwert diesen Prozess, daher müssen Personal und beteiligte Akteure regelmäßig geschult werden.

 

WAS SIND DIE VORTEILE VOM DATENMANAGEMENT?

Trotz der genannten Hürden und Herausforderungen, hat ein zielführendes Datenmanagement viele Vorteile für Unternehmen. Darunter folgende:

• Transparenz
• Problemidentifikation
• Störfaktoren eliminieren
• Zielgerichtete Arbeitsprozesse
• Prozessautomatisierung
• Kostenersparnis
• Bessere User Experience
• Kundenbedürfnisse erkennen

 

TRANSPARENZ

Bei der Ansammlung von großen Datenmengen haben Unternehmen kaum Überblick und übersehen daher wichtige Datensätze. Durch eine gezielte Verwaltung verschaffen sich Unternehmen Transparenz und können Daten gezielter auswerten sowie sortieren.

 

PROBLEMIDENTIFIKATION

Aus den transparenten Prozessen resultiert eine bessere Problemidentifikation. In Organisationen läuft eine Vielzahl an Interaktionen ab, sei es zwischen Softwareanwendungen oder Protokollen – und gutes Datenmanagement hilft dabei, die durch Prozesse entstandenen Probleme zu identifizieren.

 

STÖRFAKTOREN ELIMINIEREN

Die Problemidentifikation ermöglicht eine unkomplizierte Behebung der Störfaktoren. Außerdem ist es für Unternehmen leichter, Präventionsmaßnahmen zu ergreifen, um weitere Schwierigkeiten in Zukunft zu vermeiden.

 

ZIELGERICHTETE ARBEITSPROZESSE

Das primäre Ziel der Datenverwaltung besteht darin, Arbeitsprozesse zu optimieren. Durch transparente Datenauswertungen erkennen Unternehmen ihr Potential und schöpfen es aus. Egal ob in Personal, Marketing, Buchhaltung oder Qualitätsmanagement. Firmen erkennen zum Beispiel, welche Marketing-Methoden die meisten Leads generieren oder welche Benefits bei Mitarbeitern gut ankommen und können bestehende Prozesse dahingehend verbessern.

 

PROZESSAUTOMATISIERUNG

Durch Leistungs- und Prozessüberwachung können solche Methoden und Maßnahmen eingestellt werden, die Ressourcen aufbrauchen. Das schafft wiederum Möglichkeiten im Bereich der Prozessautomatisierung.

Beispiel: Versuchen Unternehmen, zu viele Marketingmaßnahmen umzusetzen, dauert die Testphase länger und erfordert viele Ressourcen. Durch mehr Transparenz bezüglich der zielführenden Marketingmaßnahmen besteht zum Beispiel die Möglichkeit, die Lead-Generierung zu optimieren und zu automatisieren. Unternehmen erkennen nämlich, worin ihr Marketing-Team Zeit investiert und verlagert den Fokus dadurch auf die zielführenden Prozesse.

 

KOSTENERSPARNIS

Durch die Eliminierung nicht zielführender Prozesse resultieren finanzielle Vorteile. Unternehmen fokussieren sich weniger auf solche Aufgaben und Vorgehensweisen, die keine Erfolge versprechen. Außerdem reduzieren sie den Aufwand für Testphasen.

 

BESSERE USER EXPERIENCE

Die Vorteile des Datenmanagements bestehen nicht nur unternehmensintern. Datenverwaltung gibt Aufschluss über Kundenwünsche und welche Werbung am besten ankommt. Auch auf Trends reagieren Unternehmen schneller. Hieraus resultieren Vorteile im Bereich der User Experience und Zielgruppenansprache.

 

KUNDENBEDÜRFNISSE ERKENNEN

Feedback und Bewertungen gehören zu den wichtigsten Quellen für Unternehmen, um ihre Zielgruppe besser kennenzulernen und Kundenwünsche zu identifizieren. Strukturiertes Datenmanagement hilft dabei, alle gesammelten Datensätze besser auszuwerten und Kundenwünsche entsprechend zu erkennen.

 

TIPPS FÜR DEINE DATENMANAGEMENT STRATEGIE

ENTWICKLE EINE UMFASSENDE UND WASSERDICHTE STRATEGIE

Eine gute und zielgerichtete Planung ist das A und O. Ohne die Anforderungen oder die Ziele von Stakeholdern zu kennen, sammelt dein Unternehmen viele irrelevante Daten. Befasse dich vorab auch mit Fragen bezüglich Speicherorte, Dateiformate,  Monitoring der KPIs und welche datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten sind.

Eine zielführende Strategie beinhaltet folgende Elemente:

• Rollen und Verantwortlichkeiten im Team klären
• Rechtliche Aspekte und Compliance beachten
• Maßnahmen festlegen und planen
• Kriterien für die Auswahl externer Geschäftspartner festlegen

 

FINDE DIE PASSENDE DATENMANAGEMENT SOFTWARE

Nutze nur Software, welche mit deinen Unternehmenszielen übereinstimmt. Das Angebot auf dem Markt wächst und es gibt Anbieter für verschiedene Zielsetzungen. Befasse dich mit folgenden Fragen, um die richtige Datenmanagement Software zu finden:

• Was sind unsere Unternehmensziele?
• Welches Budget haben wir?
• Welche Anforderungen muss eine Software erfüllen?
• Erfüllt die Software gesetzliche Voraussetzungen?

Die letzte Frage spielt bei deutscher Software kaum eine Rolle. Englischsprachige Anbieter erfüllen aber möglicherweise nicht die Anforderungen an die DSGVO und dein Unternehmen riskiert dadurch eine Abmahnung.

 

BERÜCKSICHTIGE VERÄNDERUNGEN

Im Bereich Datenmanagement ist in den letzten Jahren viel passiert. Es gibt unterschiedliche Software-Anbieter auf dem Markt, die Ziele von Stakeholdern ändern sich und Kundenbedürfnisse befinden sich in einem dauerhaften Wandel. Datenmanagement bedeutet nicht, einmalig Strukturen für die Datenauswertung und -Verwaltung zu schaffen. Stattdessen erfordern zielgerichtete Prozesse eine regelmäßige Optimierung, um langfristige Ergebnisse sicherzustellen.

 

10 BEST PRACTICES FÜR DEINE DATENMANAGEMENT STRATEGIE

• Wäge Kosten und Nutzen ab
• Kenne deine Unternehmensziele
• Nutze Datenbanken, welche den Anforderungen deines Unternehmens entsprechen
• Zentralisiere die Kommunikation mit beteiligten Akteuren
• Schule dein Personal
• Informiere Stakeholder und arbeite transparent
• Nutze Data Discovery, um Prozesse nachzuverfolgen und eine gute Compliance zu gewährleisten
• Handle bei der Prozessoptimierung zielstrebig, aber überlegt
• Denke nicht nur an Unternehmensprozesse, sondern auch an die Wirkung auf Kunden
• Verliere dich nicht in Zahlen, sondern orientiere dich auch an die Wünsche deiner Zielgruppe

 

FAZIT: DATEN SIND DIGITALES GOLD

Zielführendes Datenmanagement verspricht Transparenz, Prozessoptimierung und Kostenersparnis. Vorab sind aber Fragen zu Software-Anbietern und Verantwortlichkeiten zu klären. Bei Datenmanagement handelt es sich um einen Unternehmensprozess, entsprechend bildet eine zielführende Strategie das Fundament für die erfolgreiche Umsetzung.

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