Digital Signage Einführung: Leitfaden inkl. Checklisten
Die Einführung von Digital Signage klingt im ersten Moment simpel: Bildschirm anschließen und Inhalte abspielen. In der Praxis ist es aber komplexer. Viele Unternehmen unterschätzen, wie wichtig die technische Infrastruktur, ein durchdachtes Content-Konzept und klare Verantwortlichkeiten sind.
Damit die Implementierung von Anfang an erfolgreich verläuft, bekommst du in diesem Artikel einen kompakten Überblick über die wichtigsten Schritte, häufige Stolperfallen und bewährte Tipps aus der Praxis.
Der Leitfaden richtet sich vor allem an Unternehmen mit mehreren Standorten, Mitarbeitern in der internen Kommunikation oder Marketing-Teams, die Digital Signage zur Kundenansprache nutzen möchten.
Digital Signage: So klappt die Einführung + Checklisten
Technische Infrastruktur von Anfang an mitdenken
Noch vor der Auswahl der Software solltest du klären, wo die Displays stehen und ob es dort Strom sowie stabiles WLAN oder Netzwerkanschluss gibt. Auch die Lichtverhältnisse und die Sichtbarkeit der Displays sind wichtige Faktoren.
Hinweis: Bevor du in die Umsetzung gehst, solltest du dir sicher sein, welche Ziele du mit Digital Signage verfolgst und welche Inhalte du zeigen willst. Unser Artikel „7 wichtige Anforderungen für die Nutzung von Digital Signage“ hilft dir dabei, die strategische Grundlage für dein Projekt zu legen.
Checkliste für die technische Infrastruktur:
✅Gibt es an den geplanten Standorten ausreichend Stromanschlüsse?
✅Ist ein stabiles WLAN oder LAN verfügbar?
✅Sind die Lichtverhältnisse für den Bildschirm geeignet (z. B. keine direkte Sonneneinstrahlung)?
✅Müssen die Displays Outdoor-tauglich sein (z. B. wettergeschützt, besonders hell)?
✅Welche Bildschirmgröße ist passend für den Einsatzort?
✅Brauchen wir zusätzliche Hardware?
Schrittweise Einführung statt Komplett-Rollout
Gerade wenn du mehrere Standorte oder Abteilungen hast, empfiehlt sich ein stufenweiser Rollout. Beginne mit einem Pilotstandort, evaluiere die Ergebnisse und skaliere dann. So lassen sich technische und organisatorische Hürden frühzeitig erkennen und beheben.
Checkliste für den Rollout:
✅Ist ein Pilotprojekt sinnvoll?
✅Wo soll Digital Signage zuerst implementiert werden?
✅Wie kann man Messwerte aus dem Pilotprojekt erfassen und auswerten?
✅Welche Teams oder Standorte sind am besten geeignet für die erste Phase?
✅Welche Herausforderungen könnten beim Skalieren auftreten?
Frühzeitig Zuständigkeiten definieren
Lege klar fest, wer für die Inhalte verantwortlich ist, wer das System administriert und wer bei Problemen ansprechbar ist. Idealerweise gibt es eine interne Hauptverantwortung, die ggf. auf externe Partner und deren Support zurückgreift. So entsteht ein reibungsloser Workflow.
Checkliste zu den Zuständigkeiten:
✅Wer erstellt regelmäßig neuen Content?
✅Wer ist für die Freigabe und Qualitätssicherung verantwortlich?
✅Wer aktualisiert die Inhalte im System?
✅Wer übernimmt die technische Betreuung der Geräte?
✅Wer ist Ansprechpartner bei Störungen oder Problemen?
FRAMR bietet Support per Telefon, E-Mail und Chatbot, um technische Probleme schnell und einfach zu lösen
Inhalte & Workflows etablieren
Bereite Content-Templates und einen einfachen Redaktionsprozess vor, z. B. über ein freigegebenes Dokument oder CMS-Pläne. So können Inhalte schneller umgesetzt werden und du vermeidest Leerläufe auf den Displays.
Checkliste für die Content-Strategie:
✅Gibt es einen Redaktionsplan für Inhalte (z. B. wöchentliche Aktualisierung)?
✅Gibt es Designvorlagen oder Templates, die mehrfach genutzt werden können?
✅Ist das CMS für alle Beteiligten leicht verständlich und intuitiv bedienbar?
✅Gibt es eine einfache Möglichkeit zur Vorschau und Freigabe von Inhalten?
In FRAMR. können Inhalte und gesamte Playlisten vorausgeplant werden, um deine redaktionelle Strategie ideal zu unterstützen. Es können Vorlagen abgespeichert und jederzeit abgerufen werden. Das CMS ist für Desktop und mobile Geräte optimiert und benötigt keine Installation, sondern nur einen Webbrowser. Überzeuge dich selbst und teste es hier kostenlos.
Datenschutz und Sicherheit prüfen
Gerade bei On-Premise-Systemen mit sensiblen Daten ist es wichtig, frühzeitig IT- und Datenschutzbeauftragte einzubinden. Ein solides Sicherheitskonzept und technische Absicherung der Schnittstellen vermeiden spätere Probleme.
Checkliste zu Datenschutz und Sicherheit:
✅Werden personenbezogene Daten über die Displays verarbeitet?
✅Ist das System mit anderen IT-Systemen vernetzt?
✅Welche Zugriffsrechte haben verschiedene Mitarbeiter?
✅Sind die Geräte durch Firewalls, VPN oder authentifizierte Verbindungen abgesichert?
✅Sind Updates und Patches regelmäßig eingeplant?
✅Wird ein Wartungsvertrag mit dem Anbieter benötigt (bei Cloud-Lösungen)?
Bei FRAMR können personenbezogene Daten, die beispielsweise in einem Aufrufsystem angezeigt werden, trotz Verwaltung und Content-Planung in der Cloud auch ohne Übermittlung der personenbezogenen Daten in die Cloud dargestellt werden. Damit bist du immer DSGVO-konform. Mit der Benutzerverwaltung kannst du deine Benutzer-Rechte-Struktur ganz individuell anpassen. Player unterstützen verschiedene Arten von Netzwerkkonfiguration, um für die Kunden-Infrastruktur vorbereitet zu sein.
Mitarbeiter aktiv einbeziehen
Digital Signage ist nur dann erfolgreich, wenn alle mitziehen. Informiere Mitarbeiter frühzeitig über neue Inhalte oder Abläufe. Sowohl diejenigen, die mit dem System arbeiten, als auch die, die über die Screens erreicht werden sollen. Kommuniziere den Mehrwert klar, etwa durch persönliche Beispiele, Feedback-Möglichkeiten oder interne Präsentationen. So steigen Akzeptanz und Nutzung.
Checkliste zur Einbindung der Mitarbeiter:
✅Sind Mitarbeiter über Ziele und Inhalte informiert?
✅Gibt es ein Onboarding für Content-Teams und Admins?
✅Wurde kommuniziert, welche Infos regelmäßig über Displays laufen?
✅Können Mitarbeiter Inhalte vorschlagen oder Feedback geben?
✅Wird Digital Signage aktiv in die interne Kommunikation eingebunden?
Viele Inhalte für das Onboarding findest du unter help.framr.tv, um den Einstieg für dich und Mitarbeiter möglichst einfach zu gestalten.
Schulung & Support mitdenken
Damit dein Team effektiv mit Digital Signage arbeiten kann, sollten grundlegende Schulungen stattfinden. Das betrifft sowohl die Content-Erstellung als auch den Umgang mit der Technik. Plane außerdem, wie du bei Problemen unterstützt wirst, etwa durch einen Anbieter-Support (bei FRAMR. bekommst du den!) oder eine interne IT-Hotline.
Checkliste Schulung & Support:
✅ Gibt es eine Schulung für Content-Admins und Redakteure?
✅ Kennen die zuständigen Mitarbeiter die wichtigsten Funktionen?
✅ Gibt es eine Support-Struktur bei Problemen?
✅ Wurde die Nutzung schriftlich dokumentiert (z. B. Wiki, PDF)?
✅ Wie wird der Wissenstransfer bei Personalwechsel geregelt?
Mit FRAMR. Schulungsvideos auf unserem Youtube-Kanal können alle wichtigen Skills auch selbstständig erlernt werden. Ansonsten findest du alle Infos im Helpdesk unter help.framr.tv.
Monitoring & Optimierung nach der Einführung
Digital Signage ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess. Plane von Anfang an, wie du technische Fehler erkennst, Inhalte verbesserst und Nutzerverhalten analysierst.
Checkliste Monitoring:
✅ Gibt es einen Verantwortlichen für technische Funktionskontrolle?
✅ Werden KPIs (z. B. Interaktionen, Aufmerksamkeit) regelmäßig ausgewertet?
✅ Gibt es Feedbackschleifen mit Nutzern oder Mitarbeitern?
✅ Werden veraltete Inhalte regelmäßig gelöscht oder überarbeitet?
✅ Gibt es automatische Systemmeldungen bei Störungen?
FRAMR überprüft alle aktiven Player laufend und warnt automatisch bei Problemen. Diese Warnungen können auch in ein Ticketsystem deines IT-Helpdesk übertragen werden. Veraltete Inhalte können automatisiert ausgeblendet oder gelöscht werden.
Falls du dir bzgl. Maßstäbe und Kennzahlen für das Monitoring unsicher bist, empfehlen wir dir unseren Artikel “Erfolgsmessung von Digital Signage: 5 wichtige KPIs”
So läuft die Implementierung mit FRAMR. ab
Nach dem Kauf unterstützen wir dich Schritt für Schritt bei der Einrichtung deines Digital Signage Systems. Zunächst wählst du Hardware, die am besten zu deinem Einsatz passt – vom Player über Displays bis hin zu Halterungen. Ebenso prüfen wir schon im Vorfeld wichtige Rahmenbedingungen wie Montageort, Netzwerkzugang und Stromversorgung.
Sobald alles abgestimmt ist, definieren wir mit dir die gewünschten Inhalte und Layouts, damit dein Screen von Beginn an optimal genutzt wird. Anschließend bestellen wir die benötigten Geräte und Zubehörteile und stimmen einen passenden Liefertermin mit dir ab.
Die eigentliche Installation erfolgt vor Ort: Wir oder dein Montagepartner montieren Displays und Halterungen, kümmern uns um die Verkabelung, schließen den Player an und stellen in Absprache mit deiner IT die Netzwerkverbindung her. Danach richten wir die Software ein und testen das System umfassend. Sobald die ersten Inhalte aufgespielt sind, prüfen wir gemeinsam mit dir die vollständige Funktionalität und nehmen letzte Anpassungen vor.
Zum Abschluss erhältst du eine kurze Einschulung, damit du die Bedienung deiner Lösung problemlos selbst übernehmen kannst. Auf Wunsch erstellen wir ein Abnahmeprotokoll und bieten dir darüber hinaus Support, Wartung sowie – falls gewünscht – eine laufende Contentpflege oder Monitoring deiner Screens an.
